ERP sistemine geçiş yapacak inşaat şirketi yöneticilerine yönelik yazı dizimizin ikinci parçasını okumaktasınız.
6. ERP ekibinizi deneyimli kişilerden oluşturun
Seçim sürecinizde de implementasyon sürecinizde de ekibinizi şirketinizi tanıyan deneyimli kişilerden oluşturmalısınız.
Hangi ERP sistemini seçeceğinizi belirlerken dikkat etmeniz gereken husus, sistemi kullanacak tüm birimlerin temsilcilerinin seçim sürecine katılmasıdır. Eğer bir biriminizi eksik bırakırsanız o biriminizin implementasyon sırasında problem çıkaracağından emin olun. ERP seçim sürecinde yer almamış olan biriminizin implementasyon sırasında problemler çıkarmasının altında iki neden yatacaktır. Birincisi, insanlar bir karar alınırken karar alma sürecinde kendileri de bulunur ve görüşleri sorulursa o zaman alınan karar kendi görüşleriyle uyuşmasa bile kararı kendi kararlarıymış gibi benimserler. Aidiyet duygusu oluşmuş olur. Eğer karar alınırken kendilerinin görüşü sorulmadıysa çıkan karar ne olursa olsun direnç göstermeye meyillidirler. İkincisi, seçim sürecinde yer vermediğiniz birimin işleyişi seçtiğiniz ERP sisteminde gerçekten yetersiz olabilir. Bu durumda direnç göstermelerinde haklılık payları vardır. Süreçlerinize yeterince uymayan bir sistem seçmişsiniz demektir. Bu iki durumu aşmanız için ERP seçim ekibinizde tüm birimlerinizin yer aldığından emin olmalısınız. Seçim ekibinde yer alacak kişiler kendi birimlerinde deneyimli ve kendi birimlerinin işleyişine çok hakim kişiler olmalıdır.
İmplementasyon ekibinizi de seçim ekibiniz gibi aynı özenle oluşturmalısınız.
Unutmayın, birçok ERP projesi implementasyon sırasında yeterli insan kaynağı ayrılmadığı için başarısız oluyor. Başarılı olmak için implementasyon ekibinizi özenle oluşturmanızda fayda var.
İmplementasyon ERP sisteminin şirketinize kurulması, size uyarlanması, testlerinin yapılması ve eğitimlerinin verilerek kullanıcıların sistemi kullanmaya başlaması sürecidir. Bu süreç ERP projesinin özelliğine göre 4 ay ile birkaç yıl arasında değişiklik gösterir.
Günümüzde hala bazı inşaat şirketlerinin implementasyon ekibine yeterli insan kaynağı ayırmadığını gözlemliyoruz. Bu hatayı yapmayın. Siz masaj yaptırmaya gitmiyorsunuz. Siz hiçbir şey yapmadan uzanacaksınız ve sağlayıcı firma her şeyi yapacak. Malesef böyle düşünüyorsanız yanılıyorsunuz. ERP projesi sizin projeniz. ERP sağlayıcınız size ERP sistemine geçiş sırasında yardımcı olmakla görevli. İşin belki de yarısından fazlasını siz yapacaksınız. Ekibinizi kuracak, ekibinizin sağlayıcı firmanızın gönderdiği danışmanlarla proje ekibi olarak verimli bir şekilde çalışmalarını sağlayacaksınız. Çalışanlarınız danışmanlık firmasına kendi işleyişlerini ve yaşadıkları sıkıntıları anlatacak. Danışmanlarınızsa bunları dinleyecek, size bu problemlerin nasıl aşılabileceğini anlatacak, örnekler gösterecek ve tavsiyelerde bulunacak. Birlikte bir karara varacaksınız ve iş süreçlerinizi kesinleştireceksiniz. Danışmanlık firmanız gerekli uyarlamaları yapacak. Sizin ekibiniz de test senaryoları ışığında gerekli testleri yapacak, girilmesi gereken verileri sisteme işleyecek. Çok titiz bir şekilde eğitimlerini alacak ve sisteme kısa sürede adapte olacak.
Boşta olan, yapacak pek işi olmayan kişileri implementasyon ekibine vermemelisiniz. Onlar zaten şirketinizin işleyişine hakim kişiler olmadığı için boştalar.
İmplementasyonda görev yapacak çalışanlarınızı birimlerinizin en iyi çalışanlarından seçmelisiniz. Ve implementasyona gerekli zamanı ayırabilmeliler. Eğer çalışanlarınız gerekli zamanı ayırmazsa danışmanlarınız boşu boşuna beklerler. Boş bir şekilde beklerler. Ancak paralarını almaya devam ederler. Ve siz para ve zaman kaybedersiniz. Kalifiye çalışanlarınızı implementasyonda görevlendirmeniz ve gerekli zamanı ayırmalarını sağlamanız ERP sistemine başarılı geçişiniz için o kadar önemli ki, ERP sağlayıcınız sözleşmede çalışanlarınızın mesaisinin en az %50’sini veya %70’ini ERP projesine ayırmalıdır diye bir madde koymaya kalkarsa şaşırmayın.
7. Üst Yönetimin Tam Desteğini Sağlayın
Bu yazı dizisinde vereceğimiz en önemli tavsiye üst yönetim desteğinin önemidir.
Hatırlayın. ERP projeniz bir Bilgi Teknolojileri projesi değildir. Bir Yönetim projesidir. Çalışanlarınızla, süreçlerinizle ve sistemlerinizle ilgilidir. Şirketinizin çalışma işleyişinin değişmesiyle ve iyileştirilmesiyle ilgilidir.
ERP sisteminizin başarısı için 3 alanı yönetmeniz gerekli:
- Süreçleriniz,
- Sistemleriniz,
- Çalışanlarınız.
Bu 3 alanda da aksaklıkları çözebilme gücünüzü üst yönetiminizin size verdiği destekten alabilirsiniz.
Gerekli kaynakların zamanında ve yeteri kadar ERP projenize atanması ancak ve ancak üst yönetimin tam desteği sayesinde olabilir.
Şirketinizde çalışanları ele alın.
Bir kısmı değişime çok açık, bir kısmıysa değişime kapalı değil mi? Kendi günlük rutin karmaşalarından dolayı gün içerisinde yoğun görünen çalışanlarınıza kim işlerinizi bugün yarım gün yapmayacaksınız, süreç workshopuna katılacaksınız, veya yazılım eğitimine katılacaksınız diyebilir? Ancak ve ancak üst yönetimin tam desteğini yanına almış bir yönetici bunu diyebilir. Farklı birimlerden birçok kişiyi üst yönetimin desteğini almış bir kişi biraraya getirebilir. Ve ortak bir amaca motive edebilir. Şantiyelerinizde karmaşa yaşanırken çalışanlarınızın ERP sisteminizle ilgili çalışmalara konsantre olmasını sağlayabilir.
Üst yönetiminiz projeyi tam desteklediğinin mesajlarını çalışanlarına net olarak verebilmeli.
Üst yönetimden bir kişi ERP projenizin sponsoru olmalı. Her türlü aşmanız gereken engeli açık bir şekilde sponsorunuza aktarabilmelisiniz. Sponsorunuz yaşadığınız sorunları değerlendirip gerekli kararların ve aksiyonların alınmasını sağlayabilir. Bu sayede projenizin yavaşlaması riskini azaltabilirsiniz.
Projenizin daha ilk gününden itibaren üst yönetiminizi düzenli olarak gidişatla ilgili bilgilendirmelisiniz. Ve üst yönetiminiz projenizin başında tüm çalışanlarına email göndererek ERP projenizle neleri hedeflediğini anlatmalı, bunun bir Bilgi Teknolojileri projesi olmadığını, bir yönetim projesi olduğunu vurgulamalı. Çalışanlarından beklentilerini anlatmalı. Beklentilerinin aksine davranan çalışanlarının şirketin geleceğinde yeri olmadığını da söylemeli. Ve beklentilerinin aksine davranan çalışanlarını, ERP projesine haksız bir şekilde direnen (haklı bir şekilde direnenler de olabilir, ERP implementasyonu sırasında yanlış bir kurgulama yanlış bir uyarlama yapılırsa işleri olumsuz olarak etkilenebilir, bu nedenle önce çok iyi dinleyin ve anlayın.) çalışanları da gerektiğinde işten çıkarmaktan çekinmemeli.
8. İmplementasyon öncesi kick-off meetinginizi gerçekleştirin
ERP sisteminizi seçtiniz, anlaşmanızı yaptınız ve implementasyona başlayacaksınız.
Bir işe nasıl başlarsanız öyle devam eder. Bir işe ciddi ve profesyonel bir şekilde başlarsanız o şekilde devam eder. Gayriciddi ve amatörce başlarsanız devamı da öyle gelecektir.
Kickoff toplantınız kritik. Sizin için bir fırsat. Hazırlıklarınızı iyi yaparsanız projeye iyi başlayacaksınız. Hazırlıksız olursanız kickoff toplantınız boşa gidecek.
Kickoff toplantısının temel amacı ERP projesine katkıda bulunacak olan çalışanlarınızı aynı amaca yöneltmektir.
Kickoff toplantınızda proje ekibinizle ERP projenizin amaçlarını ve hedeflerini somut bir şekilde paylaşın.
Projenin planını oluşturun ve ekibinizle revize edin. Kilometre taşlarını kesinleştirin. Hangi tarihte hangi şantiyelerinizi devreye alacaksını, hangi tarihte hangi süreçleriniz ERP sisteminden yürüyecek, hangi tarihte hangi raporlara ERP sisteminden bakacaksınız bunları netleştirmelisiniz. Ve bu kilometre taşlarını yakalamakla ilgili proje ekibinizi tam anlamıyla motive etmelisiniz.
Ayrıca, implementasyonda gerçekleşen ilerlemeleri de nasıl takip edeceğinizi ekibinizle paylaşın. İmplementasyon için gerçekleştirilecek aktiviteleri hangi planlama aracıyla nasıl takip edeceğinizi, günlük faaliyetlerin nasıl toplanacağını, toplanan faaliyet raporlarının neler içereceğini ekibinize öğretin.
Kickoff toplantınızda üzerinde en hassas bir şekilde durmanız gereken konu ise projede kimin ne sorumluluğu olduğu ve kimden nasıl davranmasını beklediğinizdir. Proje ekibinizde yer alan kişilerin sorumluluklarını net bir şekilde belirleyin. Projedeki önemlerini hissettirin. Projedeki rollerinin önemini hissettiklerinde projeyi daha çok sahipleneceklerdir. Bir sorunla karşılaştıklarında nasıl davranmaları gerektiğini aktarın. Sorumluluklarını yerine getirmedikleri takdirde ne gibi gerek tüm şirkete gerekse kendilerine ne gibi etkiler ve sonuçlar doğuracağını paylaşın.
9. İmplementasyon sırasında kapsam kaymasını engelleyin
İmplementasyon sırasında düşebileceğiniz en tehlikeli çukur kapsam kayması çukurudur.
Kapsam kayması baştan belirlediğiniz proje kapsamının implementasyon sırasında dışına çıkmaktır. İmplementasyonun başında bir kapsam belirlemiştiniz. İmplementasyon sırasında proje ekibinizin, hatta bazen üst yönetiminizin aklına yeni fikirler gelecektir. Şunu da şöyle yapalım, bunu da böyle yapalım diye. Bu doğaldır çünkü ERP sistemi mantığıyla düşünmeye başladınız ve aklınıza yeni fikirler gelmeye başladı. Bu gibi fikirleri nasıl yönettiğiniz önemli. Bu fikirlerin bir çoğu ilk etapta masum gibi gelebilir, ancak detaya inildikçe projeye artı değil eksi kattığı ortaya çıkabilir. O yüzden yeni gelen her fikri iyi değerlendirin.
Unutmayın, her yeni fikir proje zamanını uzatacak ve proje bütçesini artıracaktır. Eğer ERP sağlayıcınızla 100 adam-günlük bir kapsam anlaşması yaptıysanız, aynı bütçeyle 200 adam-günlük iş yapmasını bekleyemezsiniz. Bu nedenle proje bütçesini artıracak ve zamanı uzatacak şeyleri implementasyon bittikten sonraki fazlara bırakmanız ERP sektöründe deneyimli proje yöneticilerinden sık duyacağınız bir tavsiye olacaktır.
Sadece gerçekten önemli ve çok işe yarayacak şeyleri sonradan implementasyon kapsamına dahil edebilirsiniz. ERP implementasyonunuzu planladığınız zamanda planladığınız bütçeyle tamamlayıp şirket içinde kullanıma almanız buna bağlıdır. Kapsam kayması çukuruna düşerseniz bu işin sonu yok, ERP sisteminizi sonsuza kadar devreye alamayabilirsiniz.
10. ERP yazılımında mümkün olduğunca az uyarlama ve değişiklik yapın
Bu söylediğimiz ERP sistemi konusunda deneyimli kişiler için doğal ve anlaşılabilir bir söz. Ancak ERP sistemi deneyimi olmayan kişiler için radikal gelebilir.
ERP yazılımınızda mümkün olduğunca az uyarlama ve değişiklik yapmalısınız.
Şimdi yukarıdaki satırdaki cümleyi birkez daha okuyun.
Evet, uyarlamaları ve değişiklikleri ne kadar az tutarsanız gelecekte başınız o kadar az ağrıyacak.
ERP yazılımınız içerisinde çeşitli standartlarla gelir. Uyarlamalar yaparak bu standartların bir kısmını kendi şirketinize özelleştirirsiniz. Bir kısım standartlarıysa korur, kendi işleyişinizi bu standartlara göre revize edersiniz.
Uyarlama yapmanın avantajları da vardır dezavantajları da.
Avantajları, kendi işleyişinize göre ERP yazılımını değiştirerek kendi işleyişinizi korumaktır. Sonuçta aynı alanda faaliyet gösteren firmalar birbirine çok benzeseler de iç işleyiş olarak birçok farklılığa sahip olabilirler. Birbirinin tıpatıp aynısı iki tane firma dünyada yoktur. Dolayısıyla kendi işleyişinize çok dokunmadan ERP yazılımınızın kendinize ayak uydurmasını sağlayabilirsiniz.
Dezavantajları, eğer sektörünüzde uzman bir ERP sistemi ve ERP sağlayıcısı seçtiyseniz süreçlerinizin yönetimiyle ilgili size taşınabilecek know-how’ı elinizin tersiyle itmeniz ve uyarlama nedeniyle gelecekte oluşabilecek yazılımsal hatalara fırsat vermenizdir. ERP sisteminiz içerisinde birçok iyi yöntemi ve prosedürü barındırır ve bunlardan bir kısmı sizin mevcut işleyişinize kıyasla size daha faydalı olabilir. Bu nedenle bir know-how transferi fırsatı vardır. Ayrıca, uyarlamayı minimumda tutarsanız gelecekte ERP sisteminize gelecek güncellemeleri düşük maliyetle ve az hatayla hızla gerçekleştirebilirsiniz. ERP sisteminize zaman içerisinde gelecek güncellemeler, eğer çok fazla uyarlama yaptıysanız sizin uyarlamalarınızla çelişkilere girecektir. Ne kadar çok uyarlama yaptıysanız güncellemeler sırasında o kadar uyarlamayı tekrar elden geçirmeniz gerekecek. Bu da zaman ve maliyet demek.
Bu tavsiyemizden çıkarılacak en önemli ders, uyarlama ve değişiklik konularında optimum düzeyi yakalamaktır. Yani ne çok fazla uyarlama yapmalısınız ne de gerçekten olması gerekenden az.
Eğer bir süreçte uyarlama yapmanız gerekiyorsa önce bakın, standardına geçseniz size ne kazandıracak ve ne kaybettirecek. Eğer kazandıracakları çok fazlaysa uyarlamayı yapın, eğer değilse yapmayın.
