İnşaat proje maliyetlerinizi kısa zamanda nasıl daha iyi takip eder hale gelebilirsiniz?
Projelerinizin maliyetlerini kısa zamanda daha iyi takip eder hale gelebilirsiniz.
Bunun için merkezi bir proje bütçe ve maliyet kontrol sistemi kurmanız ve çalışanlarınıza prosedürleri öğretmeniz gerekli.
Proje bütçe ve maliyet sistemi kurun
Projelerinizin bütçelerini oluşturduğunuz sistemle gerçekleşen maliyetleri tuttuğunuz sistemin birbirinden farklı olması büyük sıkıntılara yol açar. Bütçeleri ve maliyetleri takip edebilmeniz için planlama ve gerçekleşme kısımlarını entegre etmelisiniz. Örneğin, e-MOR ERP sistemi MS Project ve Primavera planlama araçlarıyla tam entegredir. e-MOR’un hazır entegrasyonunu kullanarak MS Project ve Primavera’da yaptığınız bütçeleri ERP sistemine aktarabilir, gerçekleşenleri bütçelerle kıyaslayabilir ve detaylı raporlar alabilirsiniz. Proje bütçe ve maliyet sistemi temel olarak 3 bileşenden oluşur: Yazılım sistemi (veya birden fazla yazılım sistemi ve bu sistemlerin entegrasyonu), prosedürler (talep nasıl oluşturulacak, personel puantajı nasıl toplanacak, ekipman puantajı nasıl toplanacak, sipariş nasıl kaydedilecek, fatura nasıl işlenecek, hakediş nasıl hesaplanacak, vb.), görev paylaşımı, raporlar (bütçe ve maliyet takibi rapor formatlarının oluşturulması, raporların oluşturulması, vb.)
Şantiyelerinizle merkeziniz arasındaki veri akışını artırın
Şantiyelerinizle merkeziniz arasındaki veri akışı maliyet takibiniz için hayati önem taşıyor.
Şantiyeleriniz bütçelerinizin revize olmuş hallerini görebilmeli, bütçelerine göre taleplerini, siparişlerini oluşturabilmeliler. Faturalarını işlediklerinde bunu merkezinizden takip edebilmelisiniz. Gerçekleştirilen işlemlerden merkez muhasebenizin anında haberi olması gerekir. Maliyet doğuran her türlü hareketi merkezinizden rahatça izleyebilmeniz ve gerekli yerlerde müdahale edebilmeniz gerekir.
Tüm bunları kağıt ortamında gerçekleştiremezsiniz. Şantiyelerinizle merkez ofisinizi entegre etmeli, aynı yazılım sistemini kullanmalarını sağlamalısınız.
Şantiyeleriniz taleplerini sisteminiz üzerinden göndersin
Satınalma, sipariş, fatura, ödeme, avans gibi taleplerinizin kağıt ortamında veya email üzerinden gelmesi birçok aksaklığa yol açmıyor mu?
Kağıt ortamında veya email ortamında gelen talepler süreçlerin işleyişini yavaşlatır. Talepler kişilerin önünde uzun süre bekleyebilir. Kaybolabilir. Takip edilmesi yoğun çaba gerektirebilir. Eğer talep sürecinizi hızlandırmak ve kolaylaştırmak istiyorsanız şantiyeleriniz taleplerini merkeze sisteminiz üzerinden göndermeli. Bu sayede taleplerin bütçeyle uyumunu kontrol edebilir ve bütçe uyumsuzluklarını daha rahat fark edebilirsiniz.
Gerçekleşen maliyet raporlarını sisteminizden alın
Gerçekleşen maliyetlerinizi takip edebilmeniz için ihtiyaç duyduğunuz raporları sisteminizden almanız en sağlıklı yöntemdir.
Maliyet verileri sisteminizin veritabanında saklandığı için daha tutarlıdır. Ayrıca, üzerinde manipülasyon yapılması çok zordur. Verilerde kimin ne değişiklik yaptığı görülebilir. Bu sayede maliyetlerinizi sisteminizden aldığınız raporlarla takip etmelisiniz.
Ayrıca, birçok yöneticiniz her an ofiste değil. Ofis dışında da proje maliyet verilerini takip etmek istemeleri son derece doğal. e-MOR ERP sisteminin tablet tabanlı Yönetici Bilgi Panoları (Dashboards) çözümü ile yöneticileriniz tabletlerinden proje maliyet verilerine rahatça erişebilirler.
Genel giderlerinizi sisteminizde takip edin ve aktivitelere otomatik dağıtın
Evet, genel giderleriniz sizin önemli maliyet kalemleriniz. Ve genel giderlerinizi rahat bir şekilde proje aktivitelerine yansıtmak istemeniz son derece doğal.
Genel giderlerinizi proje aktivitelerine dağıtabilmek için genel giderlerinizi sisteminizde takip etmeli ve aktivitelere dağıtabilmelisiniz. Genel gider dağıtım katsayıları oluşturarak genel giderlerinizi sisteminiz içerisinde otomatik olarak aktivitelere dağıtabilirsiniz.
Bu sayede genel giderlerinizi de aktivite bazında takip etmenizdeki zorlukları ortadan kaldırabilirsiniz.
Personel maliyetlerinizi sistemden takip edin ve aktivitelere kolayca dağıtın
Hangi personeliniz hangi aktivitede ne kadar süre çalıştı bilgisini sisteminizde takip etmeniz gerekli.
Personel puantaj formu kullanarak personellerin hangi aktivitede ne kadar çalıştıkları bilgisini toplayabilirsiniz.
Personel puantajlarından hareketle sisteminiz otomatik olarak personel maliyetlerini proje aktivitelerine dağıtabilir. Siz de personel maliyetlerinizin aktivitelerinize yansımasını rahatça görebilirsiniz.
Makina-ekipman maliyetlerinizi sistemden takip edin ve aktivitelere kolayca dağıtın
Tıpkı personel maliyetlerinizi aktivite bazında takip ettiğiniz gibi makina ekipman maliyetlerinizi de aktivite bazında takip etmeniz gerekli.
Hangi makinanızın hangi aktivitede ne kadar süre çalıştığı bilgisiniz sisteminizde takip etmelisiniz.
Makina ekipman puantaj formu kullanarak makinaların hangi aktivitelerde ne kadar çalıştıkları bilgisini toplayabilirsiniz.
Makina ekipman puantajlarından hareketle sisteminiz otomatik olarak makina ekipman maliyetlerini proje aktivitelerine dağıtabilir.
Prosedürlerinizi ekibinize benimsetin
Proje maliyetlerinizi daha iyi takip edebilmeniz için sistemlerinizi kurmanız yetmez.
Sistemlerinizi çalıştıracak, prosedürlerinizi uygulayacak motive çalışanlara ihtiyacınız var.
Günün sonunda, sisteme ne verirseniz onu alırsınız. Şantiye ve merkez ofis çalışanlarınızın görev ve sorumluluklarını belirleyin. Maliyet verilerini toplayadığınız prosedürlerinizi, örneğin puantajlar, hakedişler, faturalar, siparişler, vb. çalışanlarınıza çok iyi benimsetin. Sistemin kullanımını da çok iyi öğretin.
