Artık ERP sistemine geçmenizin zamanı geldi.

Ekibinizin en azından bir kısmı buna çok istekli. Yönetiminiz sistemsizliğin getirdiği problemlerden bıkmış. Bir an önce bir sisteme geçilmesini istiyor.

ERP sağlayıcılarıyla görüşüyorsunuz. Teklifler istiyorsunuz. Ve size birbirine benzemeyen teklifler geliyor.

Tekliflerin dip toplamlarına bakarak tercihinizi yönlendirirseniz başınız çok ağrıyacak.

Eğer bir sıralama yapmanız gerekirse, önem sırasını şöyle belirleyin:

1. Süreç uyumu (ERP sistemi mevcut haliyle sizin işlerinizi ne kadar detaylı kapsıyor.)
2. Teknik destek (ERP sağlayıcısı size nasıl destek sağlıyor.)
3. Toplam sahip olma maliyeti (satın alma, implementasyon ve kullanım süresince sistemi kurma, ayakta tutma ve yeni ihtiyaçlara göre yeni geliştirmeler yaparak iyileştirme maliyeti)

Maliyet fiyat demek değildir. ERP tekliflerinde gizli maliyetler fiyata yansıtılmamış olabilir. Tetikte olun. Teklifleri en ince ayrıntısına kadar okuyun. Kimi teklifte implementasyon faaliyetleri fiyata dahildir, kiminde değildir. Kiminde 20 gün, kiminde 50, kiminde 100 gün dahildir. Kimi sistem 40 günde kurulabilirken kimi sistem 200 günde bile kurulamayabilir. Bunlarla ilgili çok iyi araştırma yapmanız ve satır aralarını dikkatli okumanız gerekli.

ERP tekliflerini mukayese ederken fiyata değil toplam sahip olma maliyetine bakmalısınız. Toplam sahip olma maliyeti, ERP sistemini aldığınızda, kurarken, ve yıllar boyu kullanırken (15 yıl iyi bir projeksiyondur) yapacağınız maliyetlerdir. Satır aralarını iyi okuyun. Bakım anlaşmalarının maliyetlerini, eğitim maliyetlerini, danışmanlık günlük maliyetlerini iyi hesaplayın.

Sisteme ilk baştan para vereyim sonra da bir daha para vermeyeceğim diye düşünüyorsanız yanılıyorsunuz.

Eğer ERP sisteminizin şirket içindeki kullanımının yaygın ve başarılı olmasını istiyor, fayda sağlamak istiyorsanız bakım anlaşmalarınızı düzenli yapacak, sistemi ayakta tutmak ve geliştirmek için düzenli olarak danışmanlık satın alacaksınız.

Teklifte sunulan ürün ve hizmetlerin içeriğini iyi inceleyin. Piyasadaki tüm ERP sistemleri birbirinden farklı. Hepsi her şeyi yaptığını iddia edebilir. Ancak bu doğru değil. İyi bir demo süreci geçirdiyseniz, hangi sistemin neler yapabildiğini kendi gözlerinizle görmüşsünüzdür. Tekliflerde geçen ürünlerin içeriğini bu gözle değerlendirin ve elmayla armudu kıyaslamayın. Bir sistem diğerine göre pahalıysa bunun bir sebebi vardır.

Teknik destek en önemli ve öncelikli kriteriniz olsun. İşleriniz çok kıymetli. Faturalarınızı, siparişlerinizi, stoklarınızı, varlıklarınızı, finansınızı, raporlarınızı, ve daha bir çok kritik işleminizi hep ERP sisteminiz üzerinden takip edeceksiniz. Sisteminizi ayakta tutabilmeniz, kendinize uyarlayabilmeniz, zaman içerisinde yeni ihtiyaçlarınıza uygun bir şekilde geliştirebilmeniz için teknik destek alabilmeniz şart. Araştırmanızı iyi yapın. En iyi teknik destek veren şirketle anlaşmaya çalışın. Göreceksiniz, başarınızın anahtarı teknik destekte.