Gerçekleştirdiğiniz projelerin maliyetlerini yakından sağlıklı bir şekilde takip edebilmeniz hayati değer taşır.

Ancak maalesef birçok inşaat şirketi proje bütçe kontrolü ve maliyet takibi alanında yeterli olgunluğa ulaşmış değil.

İnşaat şirketlerine yönelik ERP sistemleri alanında Türkiye lideri olan ekip olarak, bu yazımızda proje maliyetlerinizi daha iyi takip edebilmeniz için önerilerimizi sizinle paylaşıyoruz.

1. Bütçe kontrol ekibinizi oluşturun ve sürecinizi tanımlayın

Bütçe kontrol ve maliyet takibini sağlıklı yapabilmeniz için bütçe kontrol ekibinizi oluşturmakla işe başlayabilirsiniz. İşe bütçe kontrol faaliyetlerini merkezinizde kim yapacak, şantiyelerinizde kim yapacak belirlemekle başlayın. Sürecinizi ekibinizle beraber tanımlayın.

2. ERP sistemi kurarak süreçlerinizi muhasebe süreçlerinizle entegre edin

Bütçe kontrol ve maliyet takibi yapabilmeniz için sürecinize uygun bir entegre ERP sistemi kurmanız şart. ERP sistemi sayesinde aktivite bütçelerinizi tanımlayabilir, satınalma, depo, hakediş, ekipman, personel, muhasebe, finans süreçlerinizi entegre edebilirsiniz. Bu sayede bütçe ve maliyet takibi gerçekleştirebileceğiniz bir platforma kavuşabilirsiniz.

3. Taşeron hakedişlerinizi bütçe kalemlerine istinaden gerçekleştirin

Eğer projelerinizde taşeronlar kullanıyorsanız, bütçe takibini detaylı yapmak gözünüzü korkutmasın. Taşeron hakedişlerini proje aktivitelerinizin bütçelerine istinaden takip etmeniz için ERP sisteminiz size yardımcı olacaktır.

4. Malzeme kullanım fişleri ile malzeme maliyetlerini aktivite bütçe kalemlerine dağıtın

Malzeme maliyetlerinizi aktivite bazında takip etmenizin en doğru yolu, malzeme kullanım fişleri kullanarak hangi aktivitede hangi malzemeden ne kadar kullanıldığını kayıt altına almaktır. Malzeme maliyetlerini bu sayede aktivite bütçelerinize yansıtabilirsiniz.

5. Personel puantajlarınızı aktivite bazında tutarak aktivite bütçelerinize yansıtın

Direkt işçilik giderlerinizi projelerinizin aktivite bütçelerinize sağlıklı yansıtabilmeniz için personel puantajlarınızı aktivite bazında tutmalısınız. Hangi aktivitede hangi personel kaç saat çalışmış kayıt altına aldığınızda, işçilik giderlerinizi de maliyetlerinizde rahatça takip edebilirsiniz.

6. Ekipman puantajlarınızı aktivite bazında tutarak aktivite bütçelerinize yansıtın

Ekipman kullandığınız aktivitelerinizde ekipman puantajlarınızı aktivite bazında tutmalısınız. Hangi aktivitenizde hangi ekipmanınız kaç saat çalıştı, ne kadar yakıt harcadı bilgilerini kayıt altına alarak ekipman giderlerinizi bütçelerinizde rahatça takip edebilirsiniz.

7. Genel giderleriniz için katsayılar belirleyerek aktivite bütçelerinize dağıtın

Proje maliyetlerinizin içinde genel giderleriniz de yer alır. Genel giderleriniz için katsayı dağıtım anahtarı belirleyerek genel giderlerinizi aktivite maliyetlerinize dağıtabilirsiniz. Bu sayede aktivitelerinizin maliyetlerini daha doğru ölçebilir, bütçelerinizi kontrol altına alabilirsiniz.

Proje Planlarınızı Yönetin

İnşaat projelerinizde yakaladığınız karı artırmak istiyorsanız, iyi bir proje planlama süreci yürütmeniz şart. Planlamayı az mı detaylı yapacaksınız, çok mu detaylı tutacaksınız, orası size kalmış. e-MOR İnşaat ERP sistemi ister çok detaylı, isterseniz az detaylı olan proje planlarınızı başarıyla oluşturup yönetmeniz için güçlü bir platform sunar. Üstelik, proje planlarınızı MS Project veya Primavera planlama araçlarında geliştirebilir, hazır entegrasyon sayesinde planlarınızı otomatik bir şekilde e-MOR ERP sistemine çekebilirsiniz.

Bütçelerinizi, Aktivitelerinizi ve Kaynaklarınızı Yönetin

Projelerinizde gerçekleştireceğiniz aktiviteleri, bu aktivitelerin bütçelerini ve aktivitelerde kullanılacak kaynakları planlayabilirsiniz. e-MOR ERP sistemi bütçe, aktivite ve kaynak yönetimi ile ilgili size çok sayıda imkanlar sunar.

Bütçelerinizi Kontrol Altında Tutun

Bütçelerinizi oluşturduktan sonra bütçelerinizi kontrol altında tutabilmeniz için mekanizmalar kurabilirsiniz. Örneğin, belirli bir bütçeniz var ve bu bütçede kullanacağınız kaynakların satın alınmasını talep ediyorsunuz. e-MOR ERP sistemi talep esnasında ilgili bütçe kontrollerini gerçekleştirerek talebin bütçeye uygun olup olmadığını sorgular. Bütçe aşımı ise gerçekleşecek ise bütçelerinizin revizyonunu oluşturmanız konusunda sizi uyaracaktır.

Gerçekleşen Maliyetleri ve İmalatları Takip Edin

e-MOR sayesinde proje aktivitelerinizin gerçekleşen maliyetlerini ve gerçekleşen imalatları yakından takip edebilirsiniz. Maliyetleriniz aktivite bazlı olarak satınalma siparişinden veya malzeme kullanım fişlerinden (depo çıkışları), taşeron hakedişlerinden, personel giderlerinden, makina ekipman giderlerinden ve genel giderler gibi tüm ilgili gider kalemlerinizden otomatik hesaplanır. İmalatlarınızı da e-MOR’daki saha ilerleme fişlerini kullanarak takip edebilirsiniz.

Zamanında Müdahaleler Yaparak Projelerinizi Rayında Tutun

Projelerinizin rayından çıkmaması için iyi bir takip ve kontrol sistemine ihtiyacınız var. e-MOR ERP sistemi tam da bu konuda size aradığınız çözümü sunuyor. Projelerinizin gidişatını takip edebilir, detaylı raporların inceleyebilirsiniz. Süreçlerin izlenebilirliği sayesinde bir maliyetin geçmişini sorgulayabilirsiniz. Örneğin, bir ödeme talebini oluşturan faturanın depo girişini, depo girişinin siparişini, siparişin tekliflerini, teklifin toplandığı satın alma talebini bir zincir halinde sorgulayabilirsiniz. Ayrıca, gereksiz malzeme satın alınmasının önüne geçmenize yardımcı uygulamalardan, gereksiz ödemelerin önüne geçmenize yardımcı uygulamalardan faydalanabilirsiniz.

Planlanan-Gerçekleşen Takibi Yapın

Projelerinizin plananan-gerçekleşen takibini detaylı olarak gerçekleştirebilirsiniz. e-MOR ERP sisteminde aktivite ve kaynak bazında planlanan bütçe, gerçekleşen maliyet takibini yapabilirsiniz. Bütçe revizyonlarınızı da takip edebilirsiniz.

Proje Yönetimi Raporları ve Proje Takip Panoları (Dashboard)

Projelerinizi çeşitli proje yönetim raporları aracılığıyla gerek detaylı (tek tek proje bazında), gerekse konsolide (proje portföyü bazında) takip edebilirsiniz. e-MOR’un bütçe, kaynak, maliyet, ilerleme, aktivite, nakit akışı gibi alanlarda sunduğu raporlara tek bir tuşla erişmenin konforunu yaşayabilirsiniz. Ayrıca, proje takip panoları oluşturarak önemli proje verilerinizi tablolar ve grafikler halinde tabletlerinizden görüntüleyebilirsiniz.

İnşaat şirketinizin farklı coğrafyalarda yürüttüğü projeleri yakından takip edebilmeniz için iyi bir veri toplama ve proje yönetimi raporlama sistemine ihtiyacınız var.

Merkezi olmayan dağınık yazılımlarıyla, Excel dosyalarıyla verileri toplamaya çalışmak, verileri kopyala yapıştır yaparak Excel’ler arasında taşımak ve yönetime sunmak pek de modern bir yaklaşım değil. Ayrıca, verilerde hata yapmaya açık bir iş yapış yöntemi bu.

Projelerinizle ilgili verileri belirli standart formatlarda ve şirket içinde belirlediğiniz iş kuralları doğrultusunda toplayabilmeniz için birimlerinizi entegre eden bir ERP sistemi kullanmanız şart.

Ayrıca, farklı birimlerinizin projelerinizle ilgili topladıkları veriler merkezi veritabanınızda yer almalı, raporlama sisteminiz bu verileri kullanarak proje yönetimi raporları oluşturmalı.

e-MOR ERP sistemi sayesinde hem güncel proje verilerinizi standart şablonlarla sağlıklı bir şekilde toplayabilir, hem de verilerden hareketle proje yönetimi raporlarına tek tuşla erişebilirsiniz.

İnşaat şirketleri için e-MOR ERP sistemini kullanarak aşağıdaki 5 kategorideki proje yönetim raporlarına erişebilirsiniz.

Proje Özet Raporları

Projelerinizle ilgili görmek istediğiniz özet bilgileri aldığınız raporlardır. Bu türdeki raporlara bakarak projenizin genel gidişatına hızlı bir şekilde vakıf olabilirsiniz.

Konsolide – Firma Bazında Raporlar

Tek bir projenize değil, birden fazla projenize ait bilgileri görebildiğiniz raporlardır. Bu sayede proje portföyünüzle ilgili konsolide bir bakış açısına sahip olabilirsiniz.

Bütçe ve Nakit Akışı Raporları

Projenizin bütçeleriyle ve nakit akışıyla ilgili bilgileri görebildiğiniz raporlardır. Bütçenizin neresinde olduğunuzu, aşıp aşmadığınızı detaylı olarak görebilirsiniz.

Aktivite / Mahal Raporları

Projelerinizin aktiviteleri ve mahalleriyle ilgili bilgileri görebildiğiniz raporlardır. Hangi aktivitede ne kadar bütçe planlamıştınız, ne kadar maliyet gerçekleşti görebilirsiniz. Aktivitelerinizi sadece maliyet bazında değil, ilerleme bazında da takip edebilirsiniz.

Kaynak Raporları

Projelerinizde kullandığınız kaynaklarla ilgili raporlardır. Ne kadar kaynak planlamıştınız, ne kadar kaynak kullandığınız, ne zaman hangi kaynaktan ne kadar ihtiyaç duyacaksınız, gibi birçok bilgiyi takip edebilirsiniz.

ERP sistemine geçecek olan inşaat şirketlerinin yöneticilerine ve çalışanlarına yönelik hazırladığımız yazı dizinin 5. parçasını okuyorsunuz.

21. İmplementasyon sonasında 3 aylık veya 6 aylık değerlendirme toplantıları yapın

ERP sisteminiz sizin şirketinizin artık ayrılmaz bir parçası.

En az 15 yıl projelerinizi bu sistemle yönetecek, kullandığınız raporları bu sistemden alacak, maliyetlerinizi bu sistemden takip edeceksiniz.

Önümüzdeki 15 yıl boyunca birçok çalışanınız ve yöneticiniz şirketinizden ayrılacak, yerine başkaları gelecek ancak sisteminiz hep sizinle olacak.

Bu nedenle sisteminizi her daim güncel ve işler halde tutmalısınız.

Bir bahçeyi ele alın. Eğer bahçeyi sulamazsanız, gübrelemezseniz, ilaçlamazsanız, yeni çiçekler ve ağaçlar dikmezseniz zaman içerisinde ne hale gelir?

Veya bir aracı ele alın. Araca periyodik bakım yaptırmadıkça, yağını suyunu kontrol etmedikçe, lastiklerini gerektiğinde değiştirmedikçe o araçtan hayır gelir mi?

Evet, ERP sistemi de böyledir. Bakımını yapmalısınız. İşler halde tutmalısınız.

ERP sisteminiz geliştirilebilir bir sistem olduğu için zaman içerisinde ihtiyaç duyduğunuz değişiklikleri de üzerinde gerçekleştirebilirsiniz. Yani iş süreçlerinizde yenilikler yapmanız gerektiğinde bunları ERP sisteminize yansıtabilirsiniz.

Bu bir fırsattır. Şirketinizinde süreç yönetimi kültürünü artırmanız için bir fırsat. Peki, bu durumu nasıl değerlendirebilirsiniz?

Periyodik olarak ERP sistemi ve süreçler teması altında toplantılar gerçekleştirin. Bu toplantılara iş süreçlerinize yön veren çalışanlarınızın ve yöneticilerinizin yanında ERP sağlayıcınızın danışmanlarını da katın. ERP sağlayıcınızın danışmanları başka şirketlerde de projeler gerçekleştirdikleri ve sürekli bir süreç Ar-Ge çalışmasının parçası oldukları için size aktaracakları know-how vardır. Onların know-how’ından faydalanın.

3 ayda (veya 6 ayda) bir yaptığınız değerlendirme toplantılarının ajandası şu başlıklardan oluşacaktır: Sistemin kullanılışıyla ilgili sıkıntılar nedir ve bunlar nasıl aşılmalı, önümüzdeki dönemde hangi süreçlerinizle ilgili yapmayı hedeflediğiniz iyileştirmeler nelerdir, kanunlarda ve mevzuatlarda değişiklikler olacak mı olacaksa bunlara nasıl hazırlık yapılacak, personeliniz sistem kullanımıyla ilgili durumu nedir ve aksaklıklar oluyorsa bunu nasıl gidereceksiniz, sisteminizin güncellemeleri nelerdir ve güncellemelerin hangilerini şirketinize adapte edeceksiniz, vb.

Eğer periyodik değerlendirme toplantıları gerçekleştirir ve aldığınız kararları aksiyona dönüştürürseniz emin olun ERP sisteminizi maksimum düzeyde kullanacak ve şirketinizin işleyişini iyileştirerek rakiplerinize kıyasla büyük avantajlar sağlayacaksınız.

22. Şantiyelerinizde kimsenin derebeyliği ilan etmesine izin vermeyin

İnşaat şirketinizde ERP sistemi kullanmanızın ana sebeplerinden birisi şantiyelerinizle merkezinizi entegre etmek istemeniz değil miydi?

Şantiyelerde işlerin nasıl gittiğini takip edebilmek? Herhangi bir aksaklık varsa bunu önceden tespit edebilmek? Koordinasyonsuzluk nedeniyle şantiyelerin yavaşlamasını engellemek? Maliyetleri daha yakından takip ederek maliyetleri kontrol altına almak?

Evet, şantiyelerinizle merkez entegrasyonunuz çok önemli. Ancak şantiye açık kapatıyor, personel çıkarıp yerine yeni personel alıyorsunuz. Bu arada yeni gelen bazı şantiyeler sisteminizi benimsemek istemeyebilir. Çeşitli nedenler ve bahaneler üretebilir. Bunlara aldanmayın. Şirketinizin bir işleyişi var ve her şantiyeniz bu işleyişe uymak zorunda. Her şantiyeniz en azından belirlediğiniz verileri asgari şekilde sisteme girmeli.

Şantiyelerinizden bazıları sistem dışına çıkmak istediklerinde neler olabileceğini düşündünüz mü?

ERP sisteminiz sayesinde projelerinizin maliyetlerini kontrol ediyorsunuz. ERP sisteminin dışına çıkan şantiyelerin maliyetlerini kontrol edemeyeceksiniz. Belki gereksiz bir sürü satınalma yapacaklar ve siz bunu şantiye kapatılıncaya kadar fark edemeyeceksiniz. Belki bazı taşeronlarınıza gereksiz ödemeler yaptıracaklar ve siz bunu tespit edemeyeceksiniz. Eğer maliyet kontrol sisteminizin düzgün işlemesini istiyorsanız şantiyelerinizin kendi derebeyliklerini ilan etmelerine izin vermeyin.

Şantiyelerinizin derebeyliği ilan etmemeleri için yapmanız gereken işlerin başında şantiyeye sisteminizi bilen muhasebe, depo, teknik ofis, personel birimlerinin iyi çalışanlarını kaydırmalısınız. Eğer şantiyede yeni birisi işe alınıyorsa oryantasyon için ona hızlı bir şekilde süreçlerinizin ve sisteminizin eğitimini sağlamalısınız.

23. Çalışanlarınızı Excel gibi spreadsheet uygulamalarından mümkün olduğunca uzak durmaya motive edin

İtiraf edelim. Hepimiz Excel gibi spreadsheet uygulamalarını seviyoruz. Kolay ve pratik.

Ancak unutmayalım ki spreadsheet uygulamaları kişisel uygulamalar, kurumsal uygulamalar değil.

Yapılan araştırmalar çalışanların Excel dosyalarında çok sayıda yanlışlar yaptıklarını, bu yanlışların da firmalara büyük mali kayıplara yol açabildiğini gösteriyor. Ayrıca, bu gibi uygulamalar kurumsal uygulamalara göre üzerinde veri manipülasyonu ve veri kaybı yapılmaya çok daha müsait.

Yapmanız gereken, çalışanlarınıza Excel gibi spreadsheetlerin kullanımını azaltmaları konusunda yön göstermeniz.

ERP sisteminiz birçok veriyi içeriyor. Verilere buradan bakabilmeliler. Birçok ERP sisteminde kullanıcılar kendi raporlarını veri setleri içerisinden oluşturabiliyor. Bu durum da Excel’e olan ihtiyacı azaltıyor.

Eğer çalışanlarınızın ERP sistemi alışkanlığını artırır ve Excel alışkanlığını azaltırsanız sisteminizin verimli kullanılması için gerekli ortamı sağlamış olursunuz. Aksi takdirde insanlar Excel kullanmaya devam eder ve ERP sistemine yaptığınız yatırımdan beklediğiniz geri dönüşü alamayabilirsiniz.

24. Teklif hazırlama ekibinize ERP sisteminizin veritabanında yer alan önceki projelerde gerçekleşmiş satınalma fiyatlarından ve gerçekleşmiş aktivite maliyet verilerinden yararlanma imkanı sunun

Teklif hazırlama ekibinizin sağlıklı teklifler hazırlaması ve size kar edebileceğiniz ihaleler kazandırması şart.

Hepsi çok çalışkan ve kısa zamanda çok sayıda teklif hazırlamak için ellerinden geleni yapıyorlar. Ve iyi işler de çıkarıyorlar.

Şimdi onlara şu soruyu sormanızı istiyoruz:

Geçmiş projelerinizde gerçekleşmiş satınalma maliyetlerini, birim fiyatlarını, aktivitelere harcanan işçilik maliyetlerini, makina maliyetlerini, genel gider maliyetlerini görme imkanı isterler mi? Bu veriler işlerine yarar mı?

Evet, lütfen gidin ve sorun. Bu soruya istemiyoruz yanıtı verecek bir teklif ekibi yoktur. Gözlerinin içindeki parıldamayı gördünüz mü?

ERP sisteminiz sizin gerçekleşen maliyetlerinizi detaylı bir şekilde tutmaktadır.

Teklif ekibiniz yeni bir ihaleye hazırlanırken yapacağı çalışmada ERP sisteminde yer alan verileri kullanabilir. Daha önce benzer projede hangi kalem ne kadar maliyet doğurmuştu, birim maliyetler ne olmuştu, aynı coğrafyada bir önceki projede işçilik maliyeti ne olmuştu, vb. birçok kıymetli bilgiyi analiz edebilirler. Bu sayede daha başarılı teklifler hazırlayabilir, size daha karlı ve daha fazla iş kazandırabilirler.

25. Yöneticilerinize tabletlerinden erişebilecekleri yönetici bilgi panoları (dashboard) sunun

ERP sisteminiz sizin projelerinizle, maliyetlerinizle ve faaliyetlerinizle ilgili bilgileri topladığınız ana sisteminizdir.

Yöneticilerinize ulaşan raporların verilerinin kaynağı ERP sisteminiz olmalıdır.

Artık mobilite çağında yaşıyoruz. Herkesin elinde akıllı telefonlar ve tabletler var.

Yöneticileriniz her an şirket içinde değiller. Sıkça seyahat halindeler. Onlara ihtiyaç duydukları bilgilere her an rahatça erişebilme imkanı sunmalısınız.

Kabul edelim. Yöneticilerinizin ihtiyaç duydukları veriler belli.

Üst düzey bir yönetici asla büyük bir bilgi kalabalığına bakmak istemez.

Görmek istediği bilgiler bellidir.

Hangi bilgileri hangi formatta görmek istiyorsa onu sunmalısınız.

Bunu da tabletlerinden erişebilecekleri yönetici bilgi panoları (dashboard) aracılığıyla sağlayabilirsiniz.

Yönetici bilgi panolarında hangi bilgileri tablo, hangilerini nasıl grafikler olarak görmek istiyorlarsa belirleyin.

Yöneticilerinize sunduğunuz mobil yönetici bilgi panolarınız sizin ERP sisteminizin görülen yüzü olacaktır. Üst yönetiminizin sisteminize daha fazla sahip çıkmasını sağlayacaktır.

ERP sistemine geçecek olan inşaat şirketlerinin yöneticilerine ve çalışanlarına yönelik hazırladığımız yazı dizinin 4. parçasını okuyorsunuz.

16. Organizasyon şemanızı ve şantiye yönetim şemanızı gözden geçirin ve iyileştirin

İmplementasyon sırasında önemli kararlar almanız gerekli.

Organizasyon şemanızla ilgili alacağınız kararlar da bu önemli kararlar arasında.

ERP sistemine geçmeden önce zaten bir organizasyon şemanız var. Bu şema belki çok net ve anlaşılabilir belki de tam olarak kimin hangi konudan sorumlu olduğu ve yetkileri o kadar da net değil.

ERP implementasyonu organizasyon şemanızı gözden geçirmeniz ve iyileştirmeniz için en büyük fırsatınız.

İmplementasyon sırasında organizasyon şemanız ERP sisteminde kurgulanacak.

Merak etmeyin, ERP sistemine aktardığınız organizasyon şemanızda zaman içerisinde değişiklikler yapabileceksiniz. Ancak en başta işleyen ve sağlıklı bir organizasyon şeması oluşturmaya ve bu şemanın sizin şirket ve proje gerçekliğinizi yansıtmanısına özen gösterin.

ERP sistemi seçerken sistemin size proje bazında farklı organizasyon şemaları kullanmanıza imkan verdiğinden emin olun.

Yönettiğiniz projeler tip ve büyüklük bakımından birbirinden farklılık gösterecektir. 10 milyon dolarlık bir projeyle 100 milyon dolarlık bir proje aynı şantiye organizasyon şemasıyla yönetilemez. İçinde yer alan kadro pozisyonları farklıdır, onay hiyerarşisi farklıdır. Bu nedenle ERP sisteminizi seçerken ve kurarken birbirinden tip ve büyüklük bakımından farklı olan projelerinizi nasıl yöneteceğinize iyi karar verin. (e-MOR’un inşaat şirketleri için geliştirdiği ERP sistemi bu konuda bulabileceğiniz en güçlü çözüme sahip. e-MOR’da proje organizasyon şablonu oluşturabiliyorsunuz, daha sonra her bir yeni projenizde bu şablondan hareketle farklı organizasyon şemaları oluşturabiliyorsunuz.)

Organizasyon şemanızda almanız gereken en önemli kararlar onay süreçleriyle ilgilidir.

Malzeme satınalma talepleri, taşeron talepleri, teklif değerlendirme tabloları, siparişler, hakedişler, faturalar, ödemeler, izinler, vb. alanlarda onay süreçlerinizin nasıl olacağının kurallarını kesinleştirin. Unutmayın, bu aldığınız kararları sonradan güncelleyebilirsiniz, ancak kararları ne kadar erken düşünmeye başlar ve ne kadar erken yürürlüğe alırsanız implementasyonunuz o kadar hızlı gerçekleşecek.

Onay süreçlerinizi kurgularken aklınızdan çıkmaması gereken şey, onay sürecinizi yavaşlatacak, dolayısıyla şantiyenizi yavaşlatacak bir kurgudan kaçınmanızdır.

17. Çalışanlarınıza ERP sistemine neden geçiş yaptığınızı iyi benimsetin

Gerek seçim, gerek implementasyon, gerekse kullanım aşamalarında çalışanlarınızın ERP sistemi ile ilgili yeterli bilince sahip olmaları gerekiyor.

Neden ERP sistemi kullanıyorsunuz. Size ne faydalar getiriyor. Planlamadan ödemeye (procure-to-pay) süreçlerinizi nasıl yürütüyorsunuz. Hangi veriler neden belirli bir formatta işleniyor. Neden eksik veri işlemek kabul edilmiyor. Üst yönetime çıkan raporlar hangi formatta çıkıyor ve hangi verileri içeriyor. Yönetime çıkan raporların aksamaması için nelere dikkat etmek gereli. Bu saydıklarımız gibi birçok konuyu nedenleriyle beraber çalışanlarınıza aktarmanız gerekiyor.

Eskilerin bir sözü var, emeksiz yemek olmaz diye.

Evet, biliyoruz. Personel sirkülasyonunuz yüksek.

Biliyoruz sürekli şantiye açıp kapatıyor, çok sayıda yeni personel işe alıyorsunuz. Böylesine bir sirkülasyonda her kullanıcınızı aynı bilince kavuşturmanız zor gözüküyor.

Zor gözükebilir, ancak bunu yapmak zorundasınız. Sonuçta bu sizin şirketiniz, sizin projeleriniz, sizin geleceğiniz. Siz kendi şirketinizde profesyonel bir yapı kurmak zorundasınız, aksi takdirde şirkette kaos olur ve büyümeyi sürdüremezsiniz. Potansiyelinizi yakalayabilmeniz süreçlerinizi oturtabilmenize bağlıdır.

Hatırlayın, hep söylediğimiz bir şey var. ERP sistemi projesi bir Bilgi Teknolojileri projesi değildir. Bir Yönetim projesidir. Şu 3 alanla ilgilidir:

• Süreçler,
• Sistemler,
• İnsanlar.

Personelinizi ERP sistemini belirlediğiniz yöntemlerle kullanır hale getirmelisiniz.

Oryantasyon programınızı gözden geçirin. Muhasebeye yeni bir kişi işe aldığınız zaman nasıl bir oryantasyondan geçiriyorsunuz. Proje müdürü aldığınızda nasıl bir oryantasyondan geçiriyorsunuz. Planlamacı aldığınızda, depocu aldığınızda nasıl bir oryantasyondan geçiriyorsunuz.

Oryantasyon programınıza ERP sistemini de ekleyin. Oryantasyon sırasında hem ERP sistemi ve işleyişiyle ilgili bilgilendirme, hem de sistemin kullanımıyla ilgili eğitim sunabilirsiniz.

Eğitim kitapçıkları ve eğitim videoları hazırlayın. Bu dünyada inşaat şirketlerinin en sık uyguladığı yöntem. Yeni işe aldıkları çalışanlara oryantasyon sırasında ERP sisteminin işleyişini benimseten eğitim kitapçıkları ve sistemin kullanımını anlatan kısa videolar veriyorlar. Siz de öyle yapın ve kitapçıklar ve eğitim videoları oluşturun, bunları yeni işe aldığınız çalışanlarınıza verin.

Ayrıca, anahtar kullanıcılarınızı yeni işe alınan personele destek olmaları konusunda görevlendirin ve motive edin. Anahtar kullanıcı bir departmanda o departmanın ERP kullanımına hakim kişidir. Örneğin, muhasebe departmanında bir anahtar kullanıcı bulunur, personel departmanında bir anahtar kullanıcı bulunur, teknik ofiste bir anahtar kullanıcı bulunur, satınalma departmanında bir anahtar kullanıcı bulunur, vb.

18. ERP implementasyonu sırasında projeyi yönetecek bir kişiyi mutlaka bulundurun

ERP implementasyonu iyi yönetilirse zevkli ve tatmin edici, kötü yönetilirse kaotik ve yorucu bir süreçtir.

Siz ve çalışanlarınız zaten projelerle ilgili yoğunluk nedeniyle koştururken bir de üstüne ERP sisteminin implementasyonuna zaman ayırmak kulağa ilk etapta hoş gelmeyebilir.

Unutmayın, koşuşturmanızın bir çoğu ERP sisteminiz olmadığı için harcadığınız gereksiz enerjidir. Eğer sistemleriniz ve süreçleriniz oturmuş olsaydı koşuşturmanızın en azından bir kısmı azalmaz mıydı?

Evet, azalırdı. Bu nedenle ERP implementasyonuna zaman ayırmayı dert edinmeyin. Kendinize öncelik edinin.

ERP implementasyon ekibinde ERP sağlayıcınızdan da sizin yöneticilerinizden ve çalışanlarınızdan da kişiler bulunur.

Sakın bütün işi ERP sağlayıcısının yapacağı, sizin bir şey yapmayacağınız yanılgısına düşmeyin. Tam tersi, ERP sisteminizin başarısını belirleyecek olan sizsiniz. ERP sağlayıcınız (eğer doğru ve deneyimli sağlayıcıyı seçtiyseniz tabi ki) daha önce sizin gibi birçok firmaya implementasyon yapmıştır ancak sizin şirketinizin ilk deneyimi olması bakımından neyi nasıl yapmanız gerektiğini tam olarak siz bilmeyebilirsiniz. Ayrıca, ERP sağlayıcınız size örnekler gösterecek ve neyin nasıl olması gerektiğiyle ilgili elinizden tutup size yön gösterecektir.

ERP implementasyonlarını derinden etkileyen şey otorite ve sorumluluk boşluğudur. Sizin şirketinizden bir kişinin kendi içinizde implementasyonla ilgili faaliyetleri koordine etmesi ve yönetmesi gerekli. Hangi departman hangi işi hazırlayacak, kim ne zaman eğitim alacak, hangi evraklar ne zamana kadar hazırlanacak, ilerleme ne durumda, şantiyelerdeki hazırlıklar ne alemde, nerede takılmıştık nasıl aşarız, üst yönetim hangi konulara müdahale etmeli gibi işlerin takibi kritik. Eğer içinizden bir kişiyi bunları yönetmeye ve koordine etmeye atarsanız rahatlayacaksınız. İnsanımız belirsizlikten hoşlanmaz, atılması gereken adımları ve yapılması gereken şeyleri belirleyen, insanlara bildiren ve takip eden bir kişinin implementasyonu sizin adınıza yönetmesi ve koordine etmes şart. Bu çalışanınız ERP sağlayıcınızın gönderdiği danışmanlarla yakın koordinasyon içinde olacaktır. İmplementasyonun planlanan zamanda planlanan bütçeyle tamamlanmasında hayati rol oynayacaktır. Ayrıca, bu yazı dizimizdeki daha önceki yazılarımızda bahsettiğimiz kapsam kayması riskini öngörecek ve kapsam kayması oluşturabilecek konuları üst yönetiminizdeki proje sponsorunun önüne getirecektir.

ERP projesini yönetecek çalışanınızın iyi iletişim becerilerine sahip olması şart. Gerek ERP sağlayıcınızın danışmanlarıyla gerekse kendi içinizdeki her kademedeki kişilerle görüşme halinde olacağı için pozitif ilişkiler kullanabilen, karşısındaki kişinin anlattığını özenle dinleyip anlamaya çalışan, kendi düşüncelerini de çok iyi ifade edebilen bir kişi olmalıdır.

19. İmplementasyon sırasında periyodik değerlendirme toplantıları yapın

ERP implementasyonunuz bir projedir. Ve bir proje gibi yönetilmelidir.

Bütçesi vardır, atanan kaynakları vardır, yapılacak aktiviteleri vardır, kilometre taşları vardır ve zamansal hedefleri vardır.

İmplementasyon sürecinde periyodik olarak değerlendirme toplantıları gerçekleştirmelisiniz. ERP implementasyon ekibiniz günlük işlere yetişmeye çalışırken kafasını kaldırıp ne durumda olduğunu, hangi aşamaya geldiğini, önünde ne engeller kaldığını göremeyebilir.

Periyodik değerlendirme toplantıları düzenleyerek ne durumda olduğunuzu, planladığınız ilerlemelerin neresine geldiğinizi, nerelerde sıkışıklıklar yaşadığınızı tespit edebilirsiniz. Ve önünüzdeki dönem için proje planında gerekli revizyonları yapabilirsiniz. Gerekli kaynaklar ayrılmıyorsa proje sponsoruna bu durumu bildirerek gerekli aksiyonu almasını sağlayabilirsiniz. Veya ek kaynağa ihtiyaç duyuyorsanız proje sponsorunun onayına sunabilirsiniz.

Periyodik değerlendirme toplantılarınızı aylık veya ayda iki kere olacak şekilde organize edebilirsiniz. Değerlendirme toplantılarınıza hem proje implementasyon ekibinizi (gerek ERP sağlayıcınızın danışmanları ve proje yöneticisi, gerekse kendi çalışanlarınızı) ve proje sponsoru olan yöneticinizi dahil etmelisiniz.

Toplantı sırasında istenirse implemente edilmiş kısımların demosunu da gerçekleştirebilirsiniz. Bu sayede proje sponsorunuz da somut olarak ilerlemeyi görmüş ve diğer üst düzey yöneticilerle konuşurken ilerlemeyi daha rahat paylaşabilmiş olur.

20. ERP kullanımı sırasında kullanıcıların sorunlarına cevap verecek, sistemi ayakta tutup işlerliğini devam ettirecek, ERP sağlayıcısıyla yürüyen teknik işlerin takibini yapacak (en az bir) personeli bünyenizde bulundurun

ERP sisteminizi iyi kötü bir şekilde implemente ettiniz. Belki beklentilerinizin ötesinde belki de beklentilerinizin biraz altında bir implementasyon oldu. Ama kullanılabilir, ne olursa olsun sizi eskisine göre çok daha iyi bir seviyeye taşıyan bir sisteminiz var artık.

Sıra geldi sisteminizi kullanmaya.

Unutmayın, şirketiniz yaşayan bir organizmadır. Çevre şartlarınız değişir, kanunlar değişir, regülasyonlar değişir, çalışanlarınız ve yöneticileriniz değişir. Sisteminiz zaman içerisinde bu değişikliklere cevap verebilmeli. Sisteminizin zaman içerisinde yaşanan değişikliklere cevap verebilmesi, güncel ihtiyaçlarınıza cevap verebilmesi için onunla ilgilenmelisiniz.

Nasıl ki bir bahçeyi ektikten sonra ona bakım yapmalı, sulamalı, gübrelemeli, ilaçlamalı, budamalı, bazı yerlerini yeniden düzenleyerek daha da güzelleştirmeliyseniz, ERP sisteminizi de aynı şekilde güncel tutmalı, bakımını yapmalı, kullanılırlığını sağlamalı, daha da güzelleştirmelisiniz.

Kullanım sırasında birçok durumla karşılaşacaksınız. Belki yeni bir mevzuat çıkacak, belki bir şantiyenizi farklı bir şekilde yönetmeniz gerekecek, belki bir sürecinizi daha iyi yönetebilmenin yöntemini keşfedecek, belki de yöneticileriniz aldıkları raporlarda değişiklikler isteyecek. Çalışanlarınızın bazıları değişecek ve yeni çalışanlarınız gelecek. Bu gibi durumlarda ERP sisteminin kullanılırlığını, yaygınlığını ve gelişimini sağlayacak bir kişiye ihtiyacınız var.

Kullanıcılarınız sistemi kullanırken bazı verileri yanlış işleyecekler, işledikleri zaman bu kişiye sorup doğrusunu öğrenecek ve düzeltecekler. Onay sürecinizde değişiklik yapmaya karar verdiğiniz zaman bu kişi sistemde bu değişikliği gerçekleştirecek. Sistemde daha önce olmayan yeni bir rapor yapılmasını istediğinizde bu kişi raporun yapılmasını ve testlerden geçmesini koordine edecek. Gerekirse yeni işe aldığınız çalışanlarınıza sistem kullanım eğitimleri verecek. ERP sağlayıcınıza aktardığınız taleplerinizin durumlarını bu çalışanınız takip edecek.

Evet, bir söz vardır, hayatta 3 seçenek vardır. Ya ileri gidersiniz, ya yerinizde durursunuz ya da geri gidersiniz. Ancak iş hayatında 3 seçenek yoktur, 2 seçenek vardır. Ya ileri gidersiniz ya da geri gidersiniz. Ortası yoktur. ERP sisteminizin kullanım seviyesi de bu şekildedir. Sürekli ileriye taşımanız gerekir. Çünkü sistemin ne kadar yaygınlaştırırsanız o kadar büyük fayda sağlarsınız. Maliyetlerinizi o kadar çok azaltırsınız. Karınızı o kadar çok artırırsınız.

Zaman içerisinde yeni şantiyelerinizden bazıları sistemi kullanmak istemeyebilir, buna müsaade etmeyin. Bu şirketinizin sistemi ve tüm şantiyelerinizde kullanılması lazım.

Zaman içerisinde bazı departmanlarınız sistemi daha az işlem için kullanmak isteyebilir, buna müsaade etmeyin.

Siz bu gibi şeylere müsaade etmezseniz göreceksiniz, ERP sisteminizi kullanmaya başladığınızda aslında birçok kişi kullanımın artması ve daha da yaygınlaşması için öneriler getirecek.

Şu işleri ERP sisteminden takip ediyoruz, tıpkı onlar gibi bu işlerimizi de ERP sisteminden takip edelim. Şu tarihe kadar bunları da sistemden alalım. Şu bilgileri de sisteme işleyelim. Şu raporu da sistemden alalım gibi birçok öneri önünüze gelecek.

Kullanımı korumak ve yaymak için en az bir personeli bünyenizde bulundurmalısınız. Eğer uluslararası işler yapan ve belirli bir ölçeğe ulaşmış bir inşaat şirketiyseniz bir personel bile yetmeyecektir, bu işleri yönetecek bir departman ve birkaç personele ihtiyacınız olacaktır. Merak etmeyin, bu kişilere yapacağınız maliyeti kat kat kar olarak alacaksınız.