ERP sistemine geçecek olan inşaat şirketlerinin yöneticilerine ve çalışanlarına yönelik hazırladığımız yazı dizinin 5. parçasını okuyorsunuz.

21. İmplementasyon sonasında 3 aylık veya 6 aylık değerlendirme toplantıları yapın

ERP sisteminiz sizin şirketinizin artık ayrılmaz bir parçası.

En az 15 yıl projelerinizi bu sistemle yönetecek, kullandığınız raporları bu sistemden alacak, maliyetlerinizi bu sistemden takip edeceksiniz.

Önümüzdeki 15 yıl boyunca birçok çalışanınız ve yöneticiniz şirketinizden ayrılacak, yerine başkaları gelecek ancak sisteminiz hep sizinle olacak.

Bu nedenle sisteminizi her daim güncel ve işler halde tutmalısınız.

Bir bahçeyi ele alın. Eğer bahçeyi sulamazsanız, gübrelemezseniz, ilaçlamazsanız, yeni çiçekler ve ağaçlar dikmezseniz zaman içerisinde ne hale gelir?

Veya bir aracı ele alın. Araca periyodik bakım yaptırmadıkça, yağını suyunu kontrol etmedikçe, lastiklerini gerektiğinde değiştirmedikçe o araçtan hayır gelir mi?

Evet, ERP sistemi de böyledir. Bakımını yapmalısınız. İşler halde tutmalısınız.

ERP sisteminiz geliştirilebilir bir sistem olduğu için zaman içerisinde ihtiyaç duyduğunuz değişiklikleri de üzerinde gerçekleştirebilirsiniz. Yani iş süreçlerinizde yenilikler yapmanız gerektiğinde bunları ERP sisteminize yansıtabilirsiniz.

Bu bir fırsattır. Şirketinizinde süreç yönetimi kültürünü artırmanız için bir fırsat. Peki, bu durumu nasıl değerlendirebilirsiniz?

Periyodik olarak ERP sistemi ve süreçler teması altında toplantılar gerçekleştirin. Bu toplantılara iş süreçlerinize yön veren çalışanlarınızın ve yöneticilerinizin yanında ERP sağlayıcınızın danışmanlarını da katın. ERP sağlayıcınızın danışmanları başka şirketlerde de projeler gerçekleştirdikleri ve sürekli bir süreç Ar-Ge çalışmasının parçası oldukları için size aktaracakları know-how vardır. Onların know-how’ından faydalanın.

3 ayda (veya 6 ayda) bir yaptığınız değerlendirme toplantılarının ajandası şu başlıklardan oluşacaktır: Sistemin kullanılışıyla ilgili sıkıntılar nedir ve bunlar nasıl aşılmalı, önümüzdeki dönemde hangi süreçlerinizle ilgili yapmayı hedeflediğiniz iyileştirmeler nelerdir, kanunlarda ve mevzuatlarda değişiklikler olacak mı olacaksa bunlara nasıl hazırlık yapılacak, personeliniz sistem kullanımıyla ilgili durumu nedir ve aksaklıklar oluyorsa bunu nasıl gidereceksiniz, sisteminizin güncellemeleri nelerdir ve güncellemelerin hangilerini şirketinize adapte edeceksiniz, vb.

Eğer periyodik değerlendirme toplantıları gerçekleştirir ve aldığınız kararları aksiyona dönüştürürseniz emin olun ERP sisteminizi maksimum düzeyde kullanacak ve şirketinizin işleyişini iyileştirerek rakiplerinize kıyasla büyük avantajlar sağlayacaksınız.

22. Şantiyelerinizde kimsenin derebeyliği ilan etmesine izin vermeyin

İnşaat şirketinizde ERP sistemi kullanmanızın ana sebeplerinden birisi şantiyelerinizle merkezinizi entegre etmek istemeniz değil miydi?

Şantiyelerde işlerin nasıl gittiğini takip edebilmek? Herhangi bir aksaklık varsa bunu önceden tespit edebilmek? Koordinasyonsuzluk nedeniyle şantiyelerin yavaşlamasını engellemek? Maliyetleri daha yakından takip ederek maliyetleri kontrol altına almak?

Evet, şantiyelerinizle merkez entegrasyonunuz çok önemli. Ancak şantiye açık kapatıyor, personel çıkarıp yerine yeni personel alıyorsunuz. Bu arada yeni gelen bazı şantiyeler sisteminizi benimsemek istemeyebilir. Çeşitli nedenler ve bahaneler üretebilir. Bunlara aldanmayın. Şirketinizin bir işleyişi var ve her şantiyeniz bu işleyişe uymak zorunda. Her şantiyeniz en azından belirlediğiniz verileri asgari şekilde sisteme girmeli.

Şantiyelerinizden bazıları sistem dışına çıkmak istediklerinde neler olabileceğini düşündünüz mü?

ERP sisteminiz sayesinde projelerinizin maliyetlerini kontrol ediyorsunuz. ERP sisteminin dışına çıkan şantiyelerin maliyetlerini kontrol edemeyeceksiniz. Belki gereksiz bir sürü satınalma yapacaklar ve siz bunu şantiye kapatılıncaya kadar fark edemeyeceksiniz. Belki bazı taşeronlarınıza gereksiz ödemeler yaptıracaklar ve siz bunu tespit edemeyeceksiniz. Eğer maliyet kontrol sisteminizin düzgün işlemesini istiyorsanız şantiyelerinizin kendi derebeyliklerini ilan etmelerine izin vermeyin.

Şantiyelerinizin derebeyliği ilan etmemeleri için yapmanız gereken işlerin başında şantiyeye sisteminizi bilen muhasebe, depo, teknik ofis, personel birimlerinin iyi çalışanlarını kaydırmalısınız. Eğer şantiyede yeni birisi işe alınıyorsa oryantasyon için ona hızlı bir şekilde süreçlerinizin ve sisteminizin eğitimini sağlamalısınız.

23. Çalışanlarınızı Excel gibi spreadsheet uygulamalarından mümkün olduğunca uzak durmaya motive edin

İtiraf edelim. Hepimiz Excel gibi spreadsheet uygulamalarını seviyoruz. Kolay ve pratik.

Ancak unutmayalım ki spreadsheet uygulamaları kişisel uygulamalar, kurumsal uygulamalar değil.

Yapılan araştırmalar çalışanların Excel dosyalarında çok sayıda yanlışlar yaptıklarını, bu yanlışların da firmalara büyük mali kayıplara yol açabildiğini gösteriyor. Ayrıca, bu gibi uygulamalar kurumsal uygulamalara göre üzerinde veri manipülasyonu ve veri kaybı yapılmaya çok daha müsait.

Yapmanız gereken, çalışanlarınıza Excel gibi spreadsheetlerin kullanımını azaltmaları konusunda yön göstermeniz.

ERP sisteminiz birçok veriyi içeriyor. Verilere buradan bakabilmeliler. Birçok ERP sisteminde kullanıcılar kendi raporlarını veri setleri içerisinden oluşturabiliyor. Bu durum da Excel’e olan ihtiyacı azaltıyor.

Eğer çalışanlarınızın ERP sistemi alışkanlığını artırır ve Excel alışkanlığını azaltırsanız sisteminizin verimli kullanılması için gerekli ortamı sağlamış olursunuz. Aksi takdirde insanlar Excel kullanmaya devam eder ve ERP sistemine yaptığınız yatırımdan beklediğiniz geri dönüşü alamayabilirsiniz.

24. Teklif hazırlama ekibinize ERP sisteminizin veritabanında yer alan önceki projelerde gerçekleşmiş satınalma fiyatlarından ve gerçekleşmiş aktivite maliyet verilerinden yararlanma imkanı sunun

Teklif hazırlama ekibinizin sağlıklı teklifler hazırlaması ve size kar edebileceğiniz ihaleler kazandırması şart.

Hepsi çok çalışkan ve kısa zamanda çok sayıda teklif hazırlamak için ellerinden geleni yapıyorlar. Ve iyi işler de çıkarıyorlar.

Şimdi onlara şu soruyu sormanızı istiyoruz:

Geçmiş projelerinizde gerçekleşmiş satınalma maliyetlerini, birim fiyatlarını, aktivitelere harcanan işçilik maliyetlerini, makina maliyetlerini, genel gider maliyetlerini görme imkanı isterler mi? Bu veriler işlerine yarar mı?

Evet, lütfen gidin ve sorun. Bu soruya istemiyoruz yanıtı verecek bir teklif ekibi yoktur. Gözlerinin içindeki parıldamayı gördünüz mü?

ERP sisteminiz sizin gerçekleşen maliyetlerinizi detaylı bir şekilde tutmaktadır.

Teklif ekibiniz yeni bir ihaleye hazırlanırken yapacağı çalışmada ERP sisteminde yer alan verileri kullanabilir. Daha önce benzer projede hangi kalem ne kadar maliyet doğurmuştu, birim maliyetler ne olmuştu, aynı coğrafyada bir önceki projede işçilik maliyeti ne olmuştu, vb. birçok kıymetli bilgiyi analiz edebilirler. Bu sayede daha başarılı teklifler hazırlayabilir, size daha karlı ve daha fazla iş kazandırabilirler.

25. Yöneticilerinize tabletlerinden erişebilecekleri yönetici bilgi panoları (dashboard) sunun

ERP sisteminiz sizin projelerinizle, maliyetlerinizle ve faaliyetlerinizle ilgili bilgileri topladığınız ana sisteminizdir.

Yöneticilerinize ulaşan raporların verilerinin kaynağı ERP sisteminiz olmalıdır.

Artık mobilite çağında yaşıyoruz. Herkesin elinde akıllı telefonlar ve tabletler var.

Yöneticileriniz her an şirket içinde değiller. Sıkça seyahat halindeler. Onlara ihtiyaç duydukları bilgilere her an rahatça erişebilme imkanı sunmalısınız.

Kabul edelim. Yöneticilerinizin ihtiyaç duydukları veriler belli.

Üst düzey bir yönetici asla büyük bir bilgi kalabalığına bakmak istemez.

Görmek istediği bilgiler bellidir.

Hangi bilgileri hangi formatta görmek istiyorsa onu sunmalısınız.

Bunu da tabletlerinden erişebilecekleri yönetici bilgi panoları (dashboard) aracılığıyla sağlayabilirsiniz.

Yönetici bilgi panolarında hangi bilgileri tablo, hangilerini nasıl grafikler olarak görmek istiyorlarsa belirleyin.

Yöneticilerinize sunduğunuz mobil yönetici bilgi panolarınız sizin ERP sisteminizin görülen yüzü olacaktır. Üst yönetiminizin sisteminize daha fazla sahip çıkmasını sağlayacaktır.

ERP sistemine geçecek olan inşaat şirketlerinin yöneticilerine ve çalışanlarına yönelik hazırladığımız yazı dizinin 4. parçasını okuyorsunuz.

16. Organizasyon şemanızı ve şantiye yönetim şemanızı gözden geçirin ve iyileştirin

İmplementasyon sırasında önemli kararlar almanız gerekli.

Organizasyon şemanızla ilgili alacağınız kararlar da bu önemli kararlar arasında.

ERP sistemine geçmeden önce zaten bir organizasyon şemanız var. Bu şema belki çok net ve anlaşılabilir belki de tam olarak kimin hangi konudan sorumlu olduğu ve yetkileri o kadar da net değil.

ERP implementasyonu organizasyon şemanızı gözden geçirmeniz ve iyileştirmeniz için en büyük fırsatınız.

İmplementasyon sırasında organizasyon şemanız ERP sisteminde kurgulanacak.

Merak etmeyin, ERP sistemine aktardığınız organizasyon şemanızda zaman içerisinde değişiklikler yapabileceksiniz. Ancak en başta işleyen ve sağlıklı bir organizasyon şeması oluşturmaya ve bu şemanın sizin şirket ve proje gerçekliğinizi yansıtmanısına özen gösterin.

ERP sistemi seçerken sistemin size proje bazında farklı organizasyon şemaları kullanmanıza imkan verdiğinden emin olun.

Yönettiğiniz projeler tip ve büyüklük bakımından birbirinden farklılık gösterecektir. 10 milyon dolarlık bir projeyle 100 milyon dolarlık bir proje aynı şantiye organizasyon şemasıyla yönetilemez. İçinde yer alan kadro pozisyonları farklıdır, onay hiyerarşisi farklıdır. Bu nedenle ERP sisteminizi seçerken ve kurarken birbirinden tip ve büyüklük bakımından farklı olan projelerinizi nasıl yöneteceğinize iyi karar verin. (e-MOR’un inşaat şirketleri için geliştirdiği ERP sistemi bu konuda bulabileceğiniz en güçlü çözüme sahip. e-MOR’da proje organizasyon şablonu oluşturabiliyorsunuz, daha sonra her bir yeni projenizde bu şablondan hareketle farklı organizasyon şemaları oluşturabiliyorsunuz.)

Organizasyon şemanızda almanız gereken en önemli kararlar onay süreçleriyle ilgilidir.

Malzeme satınalma talepleri, taşeron talepleri, teklif değerlendirme tabloları, siparişler, hakedişler, faturalar, ödemeler, izinler, vb. alanlarda onay süreçlerinizin nasıl olacağının kurallarını kesinleştirin. Unutmayın, bu aldığınız kararları sonradan güncelleyebilirsiniz, ancak kararları ne kadar erken düşünmeye başlar ve ne kadar erken yürürlüğe alırsanız implementasyonunuz o kadar hızlı gerçekleşecek.

Onay süreçlerinizi kurgularken aklınızdan çıkmaması gereken şey, onay sürecinizi yavaşlatacak, dolayısıyla şantiyenizi yavaşlatacak bir kurgudan kaçınmanızdır.

17. Çalışanlarınıza ERP sistemine neden geçiş yaptığınızı iyi benimsetin

Gerek seçim, gerek implementasyon, gerekse kullanım aşamalarında çalışanlarınızın ERP sistemi ile ilgili yeterli bilince sahip olmaları gerekiyor.

Neden ERP sistemi kullanıyorsunuz. Size ne faydalar getiriyor. Planlamadan ödemeye (procure-to-pay) süreçlerinizi nasıl yürütüyorsunuz. Hangi veriler neden belirli bir formatta işleniyor. Neden eksik veri işlemek kabul edilmiyor. Üst yönetime çıkan raporlar hangi formatta çıkıyor ve hangi verileri içeriyor. Yönetime çıkan raporların aksamaması için nelere dikkat etmek gereli. Bu saydıklarımız gibi birçok konuyu nedenleriyle beraber çalışanlarınıza aktarmanız gerekiyor.

Eskilerin bir sözü var, emeksiz yemek olmaz diye.

Evet, biliyoruz. Personel sirkülasyonunuz yüksek.

Biliyoruz sürekli şantiye açıp kapatıyor, çok sayıda yeni personel işe alıyorsunuz. Böylesine bir sirkülasyonda her kullanıcınızı aynı bilince kavuşturmanız zor gözüküyor.

Zor gözükebilir, ancak bunu yapmak zorundasınız. Sonuçta bu sizin şirketiniz, sizin projeleriniz, sizin geleceğiniz. Siz kendi şirketinizde profesyonel bir yapı kurmak zorundasınız, aksi takdirde şirkette kaos olur ve büyümeyi sürdüremezsiniz. Potansiyelinizi yakalayabilmeniz süreçlerinizi oturtabilmenize bağlıdır.

Hatırlayın, hep söylediğimiz bir şey var. ERP sistemi projesi bir Bilgi Teknolojileri projesi değildir. Bir Yönetim projesidir. Şu 3 alanla ilgilidir:

• Süreçler,
• Sistemler,
• İnsanlar.

Personelinizi ERP sistemini belirlediğiniz yöntemlerle kullanır hale getirmelisiniz.

Oryantasyon programınızı gözden geçirin. Muhasebeye yeni bir kişi işe aldığınız zaman nasıl bir oryantasyondan geçiriyorsunuz. Proje müdürü aldığınızda nasıl bir oryantasyondan geçiriyorsunuz. Planlamacı aldığınızda, depocu aldığınızda nasıl bir oryantasyondan geçiriyorsunuz.

Oryantasyon programınıza ERP sistemini de ekleyin. Oryantasyon sırasında hem ERP sistemi ve işleyişiyle ilgili bilgilendirme, hem de sistemin kullanımıyla ilgili eğitim sunabilirsiniz.

Eğitim kitapçıkları ve eğitim videoları hazırlayın. Bu dünyada inşaat şirketlerinin en sık uyguladığı yöntem. Yeni işe aldıkları çalışanlara oryantasyon sırasında ERP sisteminin işleyişini benimseten eğitim kitapçıkları ve sistemin kullanımını anlatan kısa videolar veriyorlar. Siz de öyle yapın ve kitapçıklar ve eğitim videoları oluşturun, bunları yeni işe aldığınız çalışanlarınıza verin.

Ayrıca, anahtar kullanıcılarınızı yeni işe alınan personele destek olmaları konusunda görevlendirin ve motive edin. Anahtar kullanıcı bir departmanda o departmanın ERP kullanımına hakim kişidir. Örneğin, muhasebe departmanında bir anahtar kullanıcı bulunur, personel departmanında bir anahtar kullanıcı bulunur, teknik ofiste bir anahtar kullanıcı bulunur, satınalma departmanında bir anahtar kullanıcı bulunur, vb.

18. ERP implementasyonu sırasında projeyi yönetecek bir kişiyi mutlaka bulundurun

ERP implementasyonu iyi yönetilirse zevkli ve tatmin edici, kötü yönetilirse kaotik ve yorucu bir süreçtir.

Siz ve çalışanlarınız zaten projelerle ilgili yoğunluk nedeniyle koştururken bir de üstüne ERP sisteminin implementasyonuna zaman ayırmak kulağa ilk etapta hoş gelmeyebilir.

Unutmayın, koşuşturmanızın bir çoğu ERP sisteminiz olmadığı için harcadığınız gereksiz enerjidir. Eğer sistemleriniz ve süreçleriniz oturmuş olsaydı koşuşturmanızın en azından bir kısmı azalmaz mıydı?

Evet, azalırdı. Bu nedenle ERP implementasyonuna zaman ayırmayı dert edinmeyin. Kendinize öncelik edinin.

ERP implementasyon ekibinde ERP sağlayıcınızdan da sizin yöneticilerinizden ve çalışanlarınızdan da kişiler bulunur.

Sakın bütün işi ERP sağlayıcısının yapacağı, sizin bir şey yapmayacağınız yanılgısına düşmeyin. Tam tersi, ERP sisteminizin başarısını belirleyecek olan sizsiniz. ERP sağlayıcınız (eğer doğru ve deneyimli sağlayıcıyı seçtiyseniz tabi ki) daha önce sizin gibi birçok firmaya implementasyon yapmıştır ancak sizin şirketinizin ilk deneyimi olması bakımından neyi nasıl yapmanız gerektiğini tam olarak siz bilmeyebilirsiniz. Ayrıca, ERP sağlayıcınız size örnekler gösterecek ve neyin nasıl olması gerektiğiyle ilgili elinizden tutup size yön gösterecektir.

ERP implementasyonlarını derinden etkileyen şey otorite ve sorumluluk boşluğudur. Sizin şirketinizden bir kişinin kendi içinizde implementasyonla ilgili faaliyetleri koordine etmesi ve yönetmesi gerekli. Hangi departman hangi işi hazırlayacak, kim ne zaman eğitim alacak, hangi evraklar ne zamana kadar hazırlanacak, ilerleme ne durumda, şantiyelerdeki hazırlıklar ne alemde, nerede takılmıştık nasıl aşarız, üst yönetim hangi konulara müdahale etmeli gibi işlerin takibi kritik. Eğer içinizden bir kişiyi bunları yönetmeye ve koordine etmeye atarsanız rahatlayacaksınız. İnsanımız belirsizlikten hoşlanmaz, atılması gereken adımları ve yapılması gereken şeyleri belirleyen, insanlara bildiren ve takip eden bir kişinin implementasyonu sizin adınıza yönetmesi ve koordine etmes şart. Bu çalışanınız ERP sağlayıcınızın gönderdiği danışmanlarla yakın koordinasyon içinde olacaktır. İmplementasyonun planlanan zamanda planlanan bütçeyle tamamlanmasında hayati rol oynayacaktır. Ayrıca, bu yazı dizimizdeki daha önceki yazılarımızda bahsettiğimiz kapsam kayması riskini öngörecek ve kapsam kayması oluşturabilecek konuları üst yönetiminizdeki proje sponsorunun önüne getirecektir.

ERP projesini yönetecek çalışanınızın iyi iletişim becerilerine sahip olması şart. Gerek ERP sağlayıcınızın danışmanlarıyla gerekse kendi içinizdeki her kademedeki kişilerle görüşme halinde olacağı için pozitif ilişkiler kullanabilen, karşısındaki kişinin anlattığını özenle dinleyip anlamaya çalışan, kendi düşüncelerini de çok iyi ifade edebilen bir kişi olmalıdır.

19. İmplementasyon sırasında periyodik değerlendirme toplantıları yapın

ERP implementasyonunuz bir projedir. Ve bir proje gibi yönetilmelidir.

Bütçesi vardır, atanan kaynakları vardır, yapılacak aktiviteleri vardır, kilometre taşları vardır ve zamansal hedefleri vardır.

İmplementasyon sürecinde periyodik olarak değerlendirme toplantıları gerçekleştirmelisiniz. ERP implementasyon ekibiniz günlük işlere yetişmeye çalışırken kafasını kaldırıp ne durumda olduğunu, hangi aşamaya geldiğini, önünde ne engeller kaldığını göremeyebilir.

Periyodik değerlendirme toplantıları düzenleyerek ne durumda olduğunuzu, planladığınız ilerlemelerin neresine geldiğinizi, nerelerde sıkışıklıklar yaşadığınızı tespit edebilirsiniz. Ve önünüzdeki dönem için proje planında gerekli revizyonları yapabilirsiniz. Gerekli kaynaklar ayrılmıyorsa proje sponsoruna bu durumu bildirerek gerekli aksiyonu almasını sağlayabilirsiniz. Veya ek kaynağa ihtiyaç duyuyorsanız proje sponsorunun onayına sunabilirsiniz.

Periyodik değerlendirme toplantılarınızı aylık veya ayda iki kere olacak şekilde organize edebilirsiniz. Değerlendirme toplantılarınıza hem proje implementasyon ekibinizi (gerek ERP sağlayıcınızın danışmanları ve proje yöneticisi, gerekse kendi çalışanlarınızı) ve proje sponsoru olan yöneticinizi dahil etmelisiniz.

Toplantı sırasında istenirse implemente edilmiş kısımların demosunu da gerçekleştirebilirsiniz. Bu sayede proje sponsorunuz da somut olarak ilerlemeyi görmüş ve diğer üst düzey yöneticilerle konuşurken ilerlemeyi daha rahat paylaşabilmiş olur.

20. ERP kullanımı sırasında kullanıcıların sorunlarına cevap verecek, sistemi ayakta tutup işlerliğini devam ettirecek, ERP sağlayıcısıyla yürüyen teknik işlerin takibini yapacak (en az bir) personeli bünyenizde bulundurun

ERP sisteminizi iyi kötü bir şekilde implemente ettiniz. Belki beklentilerinizin ötesinde belki de beklentilerinizin biraz altında bir implementasyon oldu. Ama kullanılabilir, ne olursa olsun sizi eskisine göre çok daha iyi bir seviyeye taşıyan bir sisteminiz var artık.

Sıra geldi sisteminizi kullanmaya.

Unutmayın, şirketiniz yaşayan bir organizmadır. Çevre şartlarınız değişir, kanunlar değişir, regülasyonlar değişir, çalışanlarınız ve yöneticileriniz değişir. Sisteminiz zaman içerisinde bu değişikliklere cevap verebilmeli. Sisteminizin zaman içerisinde yaşanan değişikliklere cevap verebilmesi, güncel ihtiyaçlarınıza cevap verebilmesi için onunla ilgilenmelisiniz.

Nasıl ki bir bahçeyi ektikten sonra ona bakım yapmalı, sulamalı, gübrelemeli, ilaçlamalı, budamalı, bazı yerlerini yeniden düzenleyerek daha da güzelleştirmeliyseniz, ERP sisteminizi de aynı şekilde güncel tutmalı, bakımını yapmalı, kullanılırlığını sağlamalı, daha da güzelleştirmelisiniz.

Kullanım sırasında birçok durumla karşılaşacaksınız. Belki yeni bir mevzuat çıkacak, belki bir şantiyenizi farklı bir şekilde yönetmeniz gerekecek, belki bir sürecinizi daha iyi yönetebilmenin yöntemini keşfedecek, belki de yöneticileriniz aldıkları raporlarda değişiklikler isteyecek. Çalışanlarınızın bazıları değişecek ve yeni çalışanlarınız gelecek. Bu gibi durumlarda ERP sisteminin kullanılırlığını, yaygınlığını ve gelişimini sağlayacak bir kişiye ihtiyacınız var.

Kullanıcılarınız sistemi kullanırken bazı verileri yanlış işleyecekler, işledikleri zaman bu kişiye sorup doğrusunu öğrenecek ve düzeltecekler. Onay sürecinizde değişiklik yapmaya karar verdiğiniz zaman bu kişi sistemde bu değişikliği gerçekleştirecek. Sistemde daha önce olmayan yeni bir rapor yapılmasını istediğinizde bu kişi raporun yapılmasını ve testlerden geçmesini koordine edecek. Gerekirse yeni işe aldığınız çalışanlarınıza sistem kullanım eğitimleri verecek. ERP sağlayıcınıza aktardığınız taleplerinizin durumlarını bu çalışanınız takip edecek.

Evet, bir söz vardır, hayatta 3 seçenek vardır. Ya ileri gidersiniz, ya yerinizde durursunuz ya da geri gidersiniz. Ancak iş hayatında 3 seçenek yoktur, 2 seçenek vardır. Ya ileri gidersiniz ya da geri gidersiniz. Ortası yoktur. ERP sisteminizin kullanım seviyesi de bu şekildedir. Sürekli ileriye taşımanız gerekir. Çünkü sistemin ne kadar yaygınlaştırırsanız o kadar büyük fayda sağlarsınız. Maliyetlerinizi o kadar çok azaltırsınız. Karınızı o kadar çok artırırsınız.

Zaman içerisinde yeni şantiyelerinizden bazıları sistemi kullanmak istemeyebilir, buna müsaade etmeyin. Bu şirketinizin sistemi ve tüm şantiyelerinizde kullanılması lazım.

Zaman içerisinde bazı departmanlarınız sistemi daha az işlem için kullanmak isteyebilir, buna müsaade etmeyin.

Siz bu gibi şeylere müsaade etmezseniz göreceksiniz, ERP sisteminizi kullanmaya başladığınızda aslında birçok kişi kullanımın artması ve daha da yaygınlaşması için öneriler getirecek.

Şu işleri ERP sisteminden takip ediyoruz, tıpkı onlar gibi bu işlerimizi de ERP sisteminden takip edelim. Şu tarihe kadar bunları da sistemden alalım. Şu bilgileri de sisteme işleyelim. Şu raporu da sistemden alalım gibi birçok öneri önünüze gelecek.

Kullanımı korumak ve yaymak için en az bir personeli bünyenizde bulundurmalısınız. Eğer uluslararası işler yapan ve belirli bir ölçeğe ulaşmış bir inşaat şirketiyseniz bir personel bile yetmeyecektir, bu işleri yönetecek bir departman ve birkaç personele ihtiyacınız olacaktır. Merak etmeyin, bu kişilere yapacağınız maliyeti kat kat kar olarak alacaksınız.

ERP sistemine geçecek inşaat şirketlerinin yöneticilerine yönelik hazırladığımız yazı dizisinin 3. parçasını okumaktasınız.

11. ERP sistemine direnç gösteren departmanlarınıza sempati göstermeyin, empati kurun

Geçtiğimiz günlerde çok güzel bir anektod yayınlandı. Sempatinin ve empatinin farkını anlatan.

Düşünün, bir gemidesiniz. Doktorsunuz. Yolculardan birisinin midesi bulandı. Midesi bulanan yolcunun yanına gittiniz ve bir doktor olarak müdahale ettiniz. Yolcu size üzgün ve acı çeker bir halde midesinin bulandığını anlattı ve istifra etmeye başladı. Eğer siz de o yolcununun haline üzülüp acı çeker ve bir doktor olarak onunla beraber istifra etmeye başlarsanız bunun adı sempati kurmaktır. Eğer siz yolcunun haline üzülür, ancak onun midesinin neden bulanabileceğini tespit eder ve ona gerekli müdahaleyi yapar, şunu yap bunu ye şu şekilde otur şu ilacı kullan diye ona yön gösterirseniz bu empati kurmaktır.

ERP sisteminizin implementasyonu sırasında bazı departmanlarınız istekli davranacak ve sisteme hızla geçiş yapacak, bazı departmanlarınızsa isteksiz görünecek ve direnç gösterecektir.

Direnç gösteren departmanlarınızın yöneticileriyle toplantı yapın. Problemlerini ve görüşlerini dinleyin. Anlattıklarının altındaki nedenleri anlamaya çalışın. Sempati kurmayın, empati kurun.

Direnç gösteren departmanın yöneticilerinin anlattıkları arasından bazıları gerçekten çözülmesi gereken konular olabilir. Bunları değerlendirin ve implementasyonunuzda bu durumlara yer verin. Ancak bazı konular ise farklı motivasyonlar nedeniyle ortaya çıkıyor olabilir. Direnç gösteren departmanın yöneticisini çok iyi motive etmeniz gerekli ki o da kendi çalışanlarını doğru yola motive edebilsin. ERP sistemine art niyetle karşı çıkan yöneticilerin ve çalışanların koltuklarının tehlikede oldukları mesajını net bir şekilde verin. İnsanlar alışkanlıklarını terk etmek istemezler. Ancak siz de şirketinizin yatırımını ve geleceğini tehlikeye atmak istemezsiniz. Bu nedenle art niyetten veya tembellikten kaynaklanan dirençleri kararlı bir şekilde kırmalısınız. Direnç gösteren departmanların şikayetlerini yazılı olarak toplayın ve bunları kategorilendirin. Hangileri gerçekten ERP projesine katkıda bulunacak ve işlerin iyileştirilmesini sağlayacaksa onları çözün, hangileri katkıda bulunmayacaksa reddedin. ERP implementasyonunun bir proje olduğunu, planlanan bir zamanı ve bütçesi olduğunu direnç gösteren departmanlarla paylaşın. Zamanı ve bütçeyi etkilememeleri için onların bilinçlendirin.

12. Her şeye rağmen ERP’ye direnen departmanlarınıza (veya şantiyelerinize) üst yönetim baskısı oluşturun

Her türlü iyi niyetli çabalarınıza rağmen bazı departmanlarınız (veya bazı şantiyeleriniz) olabilir.

Art niyetli direnci aşmanızın bir tek yolu var:

Üst yönetimin gücünü kullanmak.

Yazı dizimizin başında da dediğimiz gibi. Eğer bu yazı dizisinden aklınızda kalması gereken en önemli konu üst yönetimin desteğidir.

Üst yönetiminizin desteğini ve gücünü kullanma vakti geldi.

Bunu yapmaktan çekinmeyin.

Çünkü art niyetle direnen departmanlar, şantiyeler, yöneticiler ve çalışanlar şirketinize kötülük yapıyor. Şirketinizin  daha da büyümesini, karlılığını artırmasını, geleceğine yatırım yapmasını engelliyor.

Belki bir kısmı yaptıkları (veya yapacakları) çeşitli uygunsuz işin üstünü örtmek istiyor ve bu nedenle ERP sistemi gibi raporlanabilir ve yönetim tarafından izlenebilir bir sistemde yer almak istemiyor. Belki bir kısmı kendi işlerinde pek de başarılı değil, ancak kötü performanslarının ortaya çıkmasını istemiyor, çünkü ortaya çıkarsa gelirleri ve işleri tehlikeye girebilir. Belki bir kısmı yolsuzluk yaptı (evet, malesef bazı şantiyelerde yaşanan ve hiç istenmeyen bir gerçek) ve bunun ortaya çıkma riskinden kaçınıyor. Belki de direnenlerin bir kısmı tembel ve yeni bir düzene geçmeyi kişisel rahatlarının bozulması olarak görüyor.

Evet, her ne sebepten olsun, direncin aşılması gerekli. Ve eğer her türlü çabanıza rağmen bazı departmanlar veya şantiyeler dirence devam ediyorsa bu isyan demektir.

Üst yönetiminize şu soruyu sorun. Şirketinizi kim yönetiyor? Üst yönetim mi? Yoksa direnen isyancılar mı? Bu soruya şu şantiyedeki çalışanlar yönetiyor diyecek bir üst düzey yönetici tanımıyorum.

Üst yönetiminiz derhal bu departmanlarla ve şantiyelerle ilgili harekete geçmeli ve gerekirse işten çıkarmalar yapmaktan çekinmemeli.

Üst yönetiminiz implementasyonun başında ERP projesine olan desteğini ve kararlılığını vurgulayıcı bir email attığında tüm çalışanlarınıza iyi bir motivasyon vermiş olur. Dirençler olduğunda da email yayınlamaktan çekinmemeliler. Üst yönetimin emailleri artan direnci ve azalan motivasyonu kıracak, implementasyona olumlu bir enerji şırınga edecektir.

13. Üst yönetimin her türlü raporu ERP sisteminden alacağını tüm çalışanlarınıza duyurun

ERP projesi bir Bilgi Teknolojileri projesi değildir. Bir Yönetim projesidir.

Çalışanlarınızın konforu için değil, üst yönetiminizin şirketi daha sağlıklı idare edebilmesi, süreçlerin iyileştirilmesi ve şirketinizin geleceği içindir.

ERP sistemi öncesi insanlar kendi başlarına Excel gibi çeşitli araçlar kullanarak raporlama yapmaya alışmıştır. Ancak ERP sistemi aynı zamanda size çok güçlü bir raporlama imkanı sunmaktadır. Üstelik Excel’de yer alan veriler kolayca değiştirilebilir ve manipüle edilebilir durumdadır. ERP sisteminizin veritabanı ise sağlıklı verilerle doludur ve bir veya birkaç çalışanınızın ERP sisteminizi manipüle etmesi oldukça güçtür.

Raporlar farklı birimlerin işlediği verilerin aktığı bir veritabanı üzerinden alınır.  Ve raporlarda yer alan bilgiler sorgulanabilir verilerdir. Verilerin hangi işlemlerden kaynaklandığı yetkili kişiler tarafından kolayca tespit edilebilir.

Bazı çalışanlarınız daha önce hiçbir sisteme düzenli olarak veri işlemiyorlardı. Veya çok az sayıda veriyi işliyorlardı.

ERP sistemi sayesindeyse veri toplama imkanınız arttı. Artık şantiyelerinizden birçok farklı veriyi istediğiniz şekilde toplayabilirsiniz.

Daha önceki yazılarımızda da belirttiğimiz gibi ERP sisteminde başarı için 3 alana dikkat etmelisiniz:

• Süreçler,
• Sistemler,
• İnsanlar.

Çalışanlarınız verileri işlemekte direnç gösterebilirler. Bazıları ne kadar anlatırsanız anlatın düzenli veri işlemeyi külfet olarak görebilir. Hatta bazı çalışanlarınız veri işlemeyi kendilerine yakıştıramayabilirler bile (evet, şaşırtıcı ama gerçek.)

Bu durumu yenmek zorundasınız.

Üst yönetiminizin gözünü ERP sisteminin üzerinde tutarak bunu gerçekleştirebilirsiniz.

Üst yönetiminiz şirket içinde kullanılan raporların ERP sisteminden çekilmesi direktifini verebilir. Şirketinizde kullanılan tüm raporlar sisteminizden alınır. Ayrıca, üst yönetime çıkan tüm raporlar da ERP sistemi üzerinden alınır. Hatta üst yönetim günlük olarak tabletlerinden ERP sistemindeki raporları incelediğini duyurabilir.

Çalışanlarınız üst yönetime çıkan raporların ERP sisteminizden alındığını bilirse veri işlemeye daha fazla özen gösterebilir.

Evet, belki bir kısmı korkudan belki bir kısmı yönetimin gözüne girmek için veri işlemeye özen gösterecektir ama sorun değil. Yeter ki herkes girmesi gereken veriyi girmesi gereken şekilde sisteme girsin ve sisteminiz işlesin, raporlarınız doğru çalışsın. Günün sonunda istediğimiz bu değil mi?

14. Tedarikçilerinize yapacağınız ödemeleri sistemden gerçekleştireceğinizi tüm şirketinize duyurun

ERP sistemine geçme nedenlerinizden birisi de ödeme sisteminizi düzene sokmak değil mi?

Birçok farklı coğrafyada aynı anda projeler yürütüyor olabilirsiniz.

Projeleriniz büyük. Ödemeleriniz de.

Çok sayıda tedarikçiye, çok sayıda taşerona büyük küçük çok fazla ödeme işlemi gerçekleştiriyorsunuz.

Özellikle de işleriniz büyürken ödeme sürecinizin ne kadar karmaşıklaştığına şahit oldunuz.

ERP sisteminiz ödeme sürecinizi düzene sokmanızda ve risklerinizi minimuma indirmenizde en büyük yardımcınızdır.

Ödeme süreciniz diğer süreçlerinizle entegre olmalıdır.

Malzeme satınalma sürecinizi ele alalım. Planlama ekibinizin yaptığı bir proje planı var. Şantiyenizden bu plandaki bir bütçeye istinaden malzeme talebi yapılıyor. Bu malzeme talebini miktarına (ve belki de malzeme cinsine göre) uygun bir onay rotasında dolaştırıyorsunuz. Önce şantiyenizde proje müdürünün onayından geçiyor, sonrasında merkeze gelip merkezde onaylara sunuyorsunuz. Merkezde talep onaylandıktan sonra satınalma ekibiniz bu malzemenin teminiyle ilgili tedarikçilerden teklifler topluyor, pazarlıklar yapıyor. Tedarikçilerden gelen teklifleri bir mukayese formuna döküyorsunuz, teklifleri onaya sunuyorsunuz. Yönetiminizin seçtiği teklifin siparişini veriyorsunuz. Siparişinize istinaden belirli bir süre içinde şantiyenize malzeme teslim ediliyor. Sonra faturası geliyor. Sonra da ödemesi yapılıyor. Bu süreçte bütün halkalar ERP sistemiyle birlikte tam bir zincir halinde entegre olmalıdır. Ödemenizi hangi faturaya ve depo girişine istinaden yaptığınızı sorgulayabilmelisiniz. Bu sayede ödeme-fatura-irsaliye üçlü kontrolünü başarıyla gerçekleştirebilirsiniz. Tedarikçilere göndermedikleri bir malzemenin bedelini ödemek zorunda kalmazsınız.

Benzer bir senaryo taşeronlarınıza yaptığınız ödeme için de geçerli. Taşeronlarınızın hakedişine istinaden kestikleri hakediş faturasının ödeme planına bağlı bir ödeme yapmanız gerekli. Taşeronlarınızdan gerekli kesintileri yaptığınızdan ve hakedişi doğru oluşturduktan sonra ödemeyi yapabilirsiniz. ERP sisteminiz size proje planı – sözleşme – hakediş – fatura – ödeme bağını kurma imkanı sağlar.

Tedarikçilerinize ve taşeronlarınıza yapacağınız ödemeleri ERP sistemi üzerinden takip etmelisiniz. ERP sisteminizde görünmeyen bir ödemeyi kesinlikle gerçekleştirmemelisiniz.

Bunun üç sebebi var.

Birincisi, ödemelerinizdeki riskleri minimuma indirmektir. Gelmeyen bir malzemenin ödemesini yapmak, alınmamış bir hizmetin ödemesini yapmak, ödemeyi yanlış hesaplamak, gerekli kesintileri yapmayı atlamak gibi riskleri minimuma indirebilirsiniz.

İkincisi, tedarikçileriniz ve taşeronlarınız sizin bir sisteminiz olduğunu bilirse ona göre davranırlar. Eğer sisteminiz varsa sizinle olan ilişkilerinde daha dikkatli davranırlar, sizi yanlış yönlendirmeye ve düzensizliğinizden yararlanmaya kalkışmazlar.

Üçüncüsü, çalışanlarınız ödemelerin ERP sistemi üzerinden yönetildiğini bilirlerse kendileriyle ilgili verileri sisteme girmek zorunda kalacaklar ve bu sayede ERP sisteminizin şirketinizde kullanım verimliliği korunacak. Çünkü tedarikçileriniz ve taşeronlarınız ödeme alamadıklarında sizin çalışanlarınıza baskı yapmaya başlayacak, ne olursa olsun ödemelerin ERP dışı kanallarla yapılamayacaklarını sonunda anlayacak ve işlerin yürümesi için sisteme veri girişi yapmaya mecbur kalacaklardır.

15. Muhasebe sisteminizi ERP sisteminizden ayrı düşünmeyin, çünkü içinde muhasebe olmayan bir sisteme ERP denmez

ERP sisteminin ortasında muhasebe vardır.

ERP sisteminizde veriler iş süreçlerinizden muhasebenize otomatik olarak akacaktır. Muhasebeniz birçok karmaşık ve birbirinden kopuk belgeleri işleme karışıklığından kurtulacaktır.

İş süreçlerinizde oluşan veriler muhasebe sisteminize akacağı için muhasebe biriminiz daha denetleyici, daha kontrol edici üst düzey bir role kavuşacaktır.

Bu sayede maliyetlerinizi çok daha detaylı ve doğru bir şekilde görebileceksiniz.

Birçok inşaat şirketi ERP sistemi konusunda karar alırken şunu tartışır: muhasebemiz olduğu gibi eski düzende mi gitsin yoksa eski muhasebe sistemimizi bırakıp ERP sisteminin barındırdığı muhasebe sistemine mi geçelim.

Muhasebe biriminiz ERP sisteminize geçmediği sürece bir ayağınız hep eksik kalacak. Ya da muhasebe biriminiz manuel olarak çift veri işlemek zorunda kalacak ki, ülkemizde buna itiraz etmeyecek muhasebeci tanımıyorum.

Muhasebenizi satınalma biriminizle ayrı düşünemezsiniz. Deponuzla ayrı düşünemezsiniz. Personel biriminizle ayrı düşünemezsiniz. Taşeron yönetimini ele alalım, muhasebenizi taşeron yönetiminizden de ayrı düşünemezsiniz.

Bu durumda ERP sisteminizi bir fırsata çevirin ve muhasebe biriminizin diğer birimlerle entegrasyonunu sağlayın.

Piyasada içerisinde muhasebe (en azından sağlıklı ve piyasada kullanılan bir muhasebe modülü) barındırmayan inşaat yazılımları kendilerini size ERP sistemi gibi tanıtabilirler, buna dikkat edin. Sizin muhasebe biriminizi de entegre edeceğiniz tam ve gerçek bir ERP sistemine ihtiyacınız var.

Maliyetlerinizi ancak ve ancak entegrasyon sayesinde çok detaylı olarak takip edebilirsiniz. Ödemelerinizi ancak ve ancak entegrasyon sayesinde sağlıklı yürütebilirsiniz.

Hele de günümüzde e-fatura, e-defter, e-arşiv gibi e-dönüşümün yaşandığı bu dönemde muhasebe sisteminizi kesinlikle ERP projenizin içinde tutmalısınız. Kestiğiniz faturalar, aldığınız faturalar e-fatura mevzuatına olarak size ulaştırılacak, bunları süreçlerinizle entegre etmeniz şart.

İnsanlarda muhasebe birimleri genelde yeniliğe kapalıdır diye bir kanı hakim. Bu kanı tam olarak gerçeği yansıtmıyor. Karşılaştığımız birçok inşaat şirketinde muhasebe birimleri ERP ihtiyacının farkındalar ve veri işleme, belirli kurallara uygun çalışma formasyonu ve adaptasyon bakımından diğer birimlerin önüne geçebiliyor.

Siz siz olun, muhasebe biriminizi ERP sisteminize entegre edin, süreç entegrasyonunuzu tamamlayın.