Yönetimsel Muhasebe ve Finansal Muhasebe Yönetimi

e-MOR ERP sisteminin içerisinde hem yönetimsel muhasebe hem de finansal muhasebe yönetimi çözümü mevcuttur. Hesap planlarınızı isterseniz çok detaylı, isterseniz az detaylı olarak takip edebilirsiniz. Yönetimsel muhasebenizi detaylı olarak tutabilir, birçok alt detayı takip ve kontrol etmek isteyebilirsiniz. Finansal muhasebeniziyse daha az detaylı, yatırımcıların ve devletin istediği standart detayda takip edebilirsiniz.

Muhasebe Yönetimi ve Diğer Tüm Süreçlerin Tam Entegrasyonu

e-MOR ERP sisteminde muhasebe yönetimi süreçleriyle diğer iş süreçleriniz arasında tam bir entegrasyon vardır. e-MOR’da bilgiler süreçlerden muhasebeye akar. Yani muhasebe bir işlemin geldiği son duraktır ve işlemin geçmişini sistemden sorgulayabilir, denetleyebilirsiniz. Örneğin, gelen bir faturanın hangi irsaliyle ilgili olduğunu, depo girişinin hangi siparişe istinaden olduğunu, siparişin öncesindeki teklifin ne olduğunu, talebin ne olduğunu kontrol edebilirsiniz. Bu entegrasyon sayesinde muhasebe departmanınızın yükü de hafifleyecek. Ve daha denetleyici bir yapıya kavuşacak.

Fatura Yönetimi

Satınalma faturalarınızı, iade faturalarınızı, satış faturalarınızı, hakediş faturalarınızı, fiyat farkı faturalarınızı, gider yansıtma faturalarınızı, farklı tipteki faturalarınızı e-MOR ERP sisteminin muhasebe yönetimi sistemi sayesinde kayıt altına alıp kolayca takip edebilirsiniz.

e-Fatura, e-Defter ve e-Arşiv Çözümleri

e-MOR ERP sistemi e-Fatura, e-Defter ve e-Arşiv süreçlerinizi destekleyen tam bir muhasebe yönetimi çözümü sunmaktadır. e-Fatura çözümü sayesinde efatura mükelleflerine fiziksel fatura kesmez, efatura keser ve anlaşmalı özel entegratörler üzerinden efaturanızın otomatik gönderimini gerçekleştirirsiniz. Eğer gelen efaturalarınızı da anlaşmalı özel entegratörlerden sisteminize otomatik çekmek isterseniz bunu da e-MOR e-fatura çözümünün opsiyonel versiyonuyla gerçekleştirebilirsiniz. e-MOR ERP sistemi ile e-deftere uygun kayıtlar oluşturabilir, kayıtlarınızı anlaşmalı özel entegratörlerin sistemine göndererek e-defterlerinizi oluşturabilir ve bildirebilirsiniz. Eğer müşterilerinize e-arşiv faturaları oluşturup göndermek isterseniz, bunları da e-MOR’un e-Arşiv çözümü ve anlaşmalı özel entegratörler üzerinden rahatça oluşturup gönderebilirsiniz.

Proje Hesap Planları

Projelerinizin hesap planlarını, gider şablonlarını ve gider kalemlerini kolayca oluşturup takip edebilirsiniz. Proje hesap planlarınızı ve gider şablonlarınızı standartlaştırarak hem kurumsal bir iş yapma standardı yakalayabilir, hem de konsolide raporlamalarınızı rahatça gerçekleştirebilirsiniz. e-MOR ERP sistemi projelerinizin maliyetlerini detaylı bir şekilde takip etmenize yardımcı özellikler sunmaktadır.

Sigorta Poliçeleri

Sigorta poliçelerinizi oluşturup takip edebilirsiniz. Aynı şekilde, sigorta poliçelerinize zeyilnameler de yapabilir ve sigorta poliçesi zeyilnamelerinizi de rahat bir şekilde takip edebilirsiniz. Sigorta poliçelerinizi ve masraflarınızı projelerinizle, masraf merkezlerinizle ilişkilendirebilirsiniz.

Amortismanlar

Sahip olduğunuz duran varlıkların amortismanlarını da e-MOR ERP sistemi ile takip edebilirsiniz. Amortismana tabi varlıklarınızı tanımlayabilir, amortismanlarınızı oluşturup takip edebilir ve amortisman maliyetlerinizi ilgili projelerin aktivitelerine dağıtabilirsiniz.

Depolarınızı Kontrol Altına Alın

e-MOR ERP sistemini kullanarak iyi bir depo ve stok yönetimi yapın ve depolarınıza tam anlamıyla hakim olun. Şantiyeleriniz dünyanın neresinde olursa olsun, şantiyelerinizin depolarıyla ilgili durumu sorgulayabilirsiniz. e-MOR ERP sistemi, inşaat şirketinizin merkez, bölge ve şantiye depolarını daha iyi yönetmenize yardımcıdır. Depolarınızdaki durumu takip edebilir, malzemelerinizin hareketleri takip edebilir, etkili bir depo yönetimi yapabilirsiniz.

Malzemelerinizi Daha Etkili Yönetin

Malzeme maliyetleri inşaat projelerinin önemli maliyet kalemlerindendir. Birçok inşaat şirketi gereksiz malzeme satın aldıklarını ancak ve ancak şantiye kapanırken fark etmekte ve iş işten geçmektedir. Gereksiz malzeme maliyetlerinin önüne geçmek, sahada ihtiyaç duyulandan çok daha fazla stoğu bünyede bulundurmamak için malzemelerinizi daha etkili yönetebilirsiniz.

Planlama – Satınalma – Depo – Muhasebe – Finans Entegrasyonunuzu Kurun

e-MOR ERP sistemi inşaat şirketinizde planlama, satınalma, depo, muhasebe, finans süreçlerinizi entegre etmenizi sağlar. Bu sayede hem gereksiz malzeme satın alımlarının önüne geçebilir, hem de ihtiyaç duyulan kadar malzemenin zamanında ilgili deponuzda olmasını sağlayabilirsiniz. Planlamadan başlayıp ödemeye kadar uzanan süreç zincirinizi entegre yönettiğinizde depolarınızla ilgili risklerinizi de hafifletmiş olacaksınız. Hangi deponuzda hangi malzemeden ne kadar var, hangi aktivitede hangi malzemeden ne kadar ihtiyaç var, ne kadar kullanıldı, tedarikçiye yapılması istenen ödeme talebinin faturası, depo girişi, sözleşme ve sipariş kıyaslamasında eksiklik var mı takip edebilirsiniz.

Kolay Kullanım

Depolarınızda ERP sistemini kullanacak eleman bulmakta zorlanacağınızı kara kara düşünmeyin. e-MOR ERP sisteminde depocularınızın kullanacakları depo yönetimi ekranları bellidir ve sadedir. Depocularınız yalnızca bu ekranları kullanırlar. Ekranlar kolay kullanım için ergonomilere sahiptir. Ve kısa sürede öğrenilebilmektedir.

Depo Girişleri

Depo girişlerinizi kolayca yönetebilirsiniz. Depo girişi sırasında teslim alınmamış siparişlerden seçerek ilgili siparişte beklenen malzemeleri ekrana getirebilir, onların girişini kolayca yapabilirsiniz. Tam teslimatların depo girişini gerçekleştirebildiğiniz gibi, parçalı teslimatların da depo girişlerini çok rahat gerçekleştirebilirsiniz.

Depo Çıkışları

Deponuzdan malzeme çıkışlarını gerçekleştirebilirsiniz. Malzemeyi bir deponuzdan çıkıp başka bir yere gönderebilirsiniz. Hangi tarihte hangi malzemelerin çıkışı olmuş rahatlıkla görebilirsiniz.

Malzeme Kullanımları

Malzemeleri ‘Malzeme Kullanım Fişi’ aracılığıyla sahada kullanıma verebilirsiniz. e-MOR ERP sistemi aktivite bazlı proje maliyet takibi yapmanızı sağlayan bir sistemdir. Eğer isterseniz hangi malzemeyi hangi aktivitede kullanıma çıktığınızı Malzeme Kullanım Fişi’nde işleyebilirsiniz. Bu sayede hangi aktivitede hangi malzemeden ne kadar kullanılacaktı, ne kadar kullanıldı mukayesesini e-MOR’daki proje yönetim raporları aracılığıyla yapabilirsiniz.

Depo Rezervasyonları

Bir şantiyenizde bir malzemeye ihtiyacınız var, ve bu malzeme başka bir deponuzda var. Eğer malzemeyi satın almak istemiyorsanız, depo rezervasyon sürecini kullanarak malzemenin bulunduğu depoda o malzemeyi rezerve edebilirsiniz. Rezervasyon talebi malzemenin bulunduğu deponun ilgili yetkilisinin önüne düşecek, uygun bulunduğu takdirde rezervasyon onaylanarak diğer depoya transfer edilecektir. Bu sayede stoklarınızı daha verimli kullanabilirsiniz.

Depo Stok Raporları

e-MOR ERP sistemi içerisinde çok sayıda depo ve stok yönetimi raporu barındırmaktadır. Depolarınızla ve malzemelerinizle ilgili çok sayıda bilgiye bu raporlar sayesinde ulaşabilirsiniz. Bu sayede depolarınıza ve malzemelerinize tam anlamıyla hakim olur, iyi bir depo ve malzeme kontrol sistemi kurmuş olur, gereksiz maliyetlerin önüne geçebilirsiniz.

Proje Planlarınızı Yönetin

İnşaat projelerinizde yakaladığınız karı artırmak istiyorsanız, iyi bir proje planlama süreci yürütmeniz şart. Planlamayı az mı detaylı yapacaksınız, çok mu detaylı tutacaksınız, orası size kalmış. e-MOR İnşaat ERP sistemi ister çok detaylı, isterseniz az detaylı olan proje planlarınızı başarıyla oluşturup yönetmeniz için güçlü bir platform sunar. Üstelik, proje planlarınızı MS Project veya Primavera planlama araçlarında geliştirebilir, hazır entegrasyon sayesinde planlarınızı otomatik bir şekilde e-MOR ERP sistemine çekebilirsiniz.

Bütçelerinizi, Aktivitelerinizi ve Kaynaklarınızı Yönetin

Projelerinizde gerçekleştireceğiniz aktiviteleri, bu aktivitelerin bütçelerini ve aktivitelerde kullanılacak kaynakları planlayabilirsiniz. e-MOR ERP sistemi bütçe, aktivite ve kaynak yönetimi ile ilgili size çok sayıda imkanlar sunar.

Bütçelerinizi Kontrol Altında Tutun

Bütçelerinizi oluşturduktan sonra bütçelerinizi kontrol altında tutabilmeniz için mekanizmalar kurabilirsiniz. Örneğin, belirli bir bütçeniz var ve bu bütçede kullanacağınız kaynakların satın alınmasını talep ediyorsunuz. e-MOR ERP sistemi talep esnasında ilgili bütçe kontrollerini gerçekleştirerek talebin bütçeye uygun olup olmadığını sorgular. Bütçe aşımı ise gerçekleşecek ise bütçelerinizin revizyonunu oluşturmanız konusunda sizi uyaracaktır.

Gerçekleşen Maliyetleri ve İmalatları Takip Edin

e-MOR sayesinde proje aktivitelerinizin gerçekleşen maliyetlerini ve gerçekleşen imalatları yakından takip edebilirsiniz. Maliyetleriniz aktivite bazlı olarak satınalma siparişinden veya malzeme kullanım fişlerinden (depo çıkışları), taşeron hakedişlerinden, personel giderlerinden, makina ekipman giderlerinden ve genel giderler gibi tüm ilgili gider kalemlerinizden otomatik hesaplanır. İmalatlarınızı da e-MOR’daki saha ilerleme fişlerini kullanarak takip edebilirsiniz.

Zamanında Müdahaleler Yaparak Projelerinizi Rayında Tutun

Projelerinizin rayından çıkmaması için iyi bir takip ve kontrol sistemine ihtiyacınız var. e-MOR ERP sistemi tam da bu konuda size aradığınız çözümü sunuyor. Projelerinizin gidişatını takip edebilir, detaylı raporların inceleyebilirsiniz. Süreçlerin izlenebilirliği sayesinde bir maliyetin geçmişini sorgulayabilirsiniz. Örneğin, bir ödeme talebini oluşturan faturanın depo girişini, depo girişinin siparişini, siparişin tekliflerini, teklifin toplandığı satın alma talebini bir zincir halinde sorgulayabilirsiniz. Ayrıca, gereksiz malzeme satın alınmasının önüne geçmenize yardımcı uygulamalardan, gereksiz ödemelerin önüne geçmenize yardımcı uygulamalardan faydalanabilirsiniz.

Planlanan-Gerçekleşen Takibi Yapın

Projelerinizin plananan-gerçekleşen takibini detaylı olarak gerçekleştirebilirsiniz. e-MOR ERP sisteminde aktivite ve kaynak bazında planlanan bütçe, gerçekleşen maliyet takibini yapabilirsiniz. Bütçe revizyonlarınızı da takip edebilirsiniz.

Proje Yönetimi Raporları ve Proje Takip Panoları (Dashboard)

Projelerinizi çeşitli proje yönetim raporları aracılığıyla gerek detaylı (tek tek proje bazında), gerekse konsolide (proje portföyü bazında) takip edebilirsiniz. e-MOR’un bütçe, kaynak, maliyet, ilerleme, aktivite, nakit akışı gibi alanlarda sunduğu raporlara tek bir tuşla erişmenin konforunu yaşayabilirsiniz. Ayrıca, proje takip panoları oluşturarak önemli proje verilerinizi tablolar ve grafikler halinde tabletlerinizden görüntüleyebilirsiniz.

İnşaat şirketinizi büyütürken birçok sorunla karşı karşıya kalabilirsiniz.

Süreçlerinizi kontrol altında tutamamaktan kaynaklanan bu sorunlar sizi ciddi mali kayıplara sürükleyebilir. Ve ne kadar kaybettiğinizin farkına iş işten geçtikten sonra varırsınız, kayıpları telafi etmenizin bir yolu olmaz.

Eğer büyüme trendinde olan bir inşaat şirketiyseniz, hızla şu 9 süreci kontrol altına almalı ve kayıplara-kaçaklara müsaade etmemelisiniz.

1. Satınalma sürecinin ERP sistemiyle kontrol altına alınması.

Projelerinizdeki maliyetlerinizin önemli bir kısmını malzeme maliyetleriniz oluşturur. Satın alma maliyetlerinizi kontrol altına almazsanız hiç beklemediğiniz kayıplara ve kaçaklara maruz kalabilirsiniz. Satınalma maliyetlerinizin hızla kontrolden çıkmaması için talep, teklif toplama, teklif değerlendirme, sipariş, depo girişi, malzeme kullanım, fatura, ödeme zincirinizi entegre etmelisiniz. Bu sayede satın alma süreçlerinizde mali kayıp risklerini minimize etmiş olursunuz.

2.Depo sürecinin ERP sistemiyle kontrol altına alınması.

Eğer birden fazla projeyi aynı anda yürütüyorsanız, depolarınıza tam anlamıyla hakim olmanız gerektiğinin farkındasınızdır. Hangi deponuzda hangi malzemeden ne kadar var sisteminizde görebilmelisiniz. Bu sayede eksik malzeme yüzünden şantiyeniz durmaz. Eksik malzeme yüzünden acil sipariş açmak zorunda kalmaz ve acil siparişlerin getireceği yüksek maliyetlerden kurtulursunuz. Eksik malzeme riskine karşılık emniyet stokunuzu da yüksek tutmanıza ve fazladan malzeme sipariş etmenize gerek kalmaz.

3.Taşeron sözleşmelerinin ERP sistemiyle kontrol altına alınması.

Taşeronlarınızla olan sözleşmelerinizi ve zeyilnamelerinizi sistematik bir şekilde yürütebilmelisiniz. Sözleşmelerinizi standartlaştırmalısınız. Sözleşmelerinizi standartlaştırmazsanız birçok nokta gözünüzden kaçabilir, farklı projelerde farklı uygulamalara gidebilir, mali ve hukuki risklere maruz kalabilirsiniz.

4.Taşeron hakedişlerinin ERP sistemiyle kontrol altına alınması.

Taşeron hakedişlerinizi etkili bir biçimde yönetmelisiniz. Taşeronlarınıza gereksiz ödeme yapmamak için proje planı, sözleşme, hakediş, fatura, ödeme zincirini entegre etmelisiniz. Hakedişte gerekli kesintileri otomatik olarak yansıtabilmeniz, hakedişinizi şirket içinde dijital ortamda onayda dolaştırabilmeniz taşeron hakedişlerinizle ilgili mali ve hukuki risklerinizi azaltacaktır.

5.Ödemelerin ERP sistemiyle kontrol altına alınması.

İş hayatında popüler bir deyiş vardır. Karsızlık kanser gibidir, şirketi yavaş yavaş öldürür; nakit problemiyse kalp krizi gibidir, şirket ödemelerini yapamaz ve birden ölür. Çok sayıda tedarikçi ve taşerona yapacağınız ödemeleri kontrol altına almalısınız. Kime ne kadar borcunuz var, ne zaman ne kadar ödemeniz gerekiyor bunları çok iyi takip edebilmelisiniz. Ödeme sürecinizi diğer iş süreçlerinizle entegre ederek ödeme sürecinizde oluşabilecek risklerin önüne geçebilirsiniz.

6.Bütçelerin ERP sistemiyle kontrol altına alınması.

Projelerinizin bütçelerini detaylı olarak takip edebilmelisiniz. Hangi aktiviteye ne kadar bütçe ayırdınız, hangi aktivitede hangi kaynaktan ne kadar kullanılacak, bugüne kadar aktiviteye ne kadar harcandı, bundan sonra ne kadar harcanabilir takip edebilmelisiniz. Bütçe aşımlarıyla ilgili kontrol ve denetim mekanizmaları kurabilmelisiniz. Bu sayede bütçe disiplini yakalayabilirsiniz.

7.İş makinalarının ve ekipmanların ERP sistemiyle kontrol altına alınması.

Eğer çok sayıda iş makinanız varsa, makinalarınızla ilgili maliyetlerinizi etkili bir şekilde takip edebilmelisiniz. Yakıt masrafları, bakım ve onarım masrafları gibi masraflarınızı takip edebilmeli, bu alanlarda kayıp ve kaçakları engellemelisiniz. İş makinalarınızın puantajlarını da tutarak hangi aktivitede ne kadar iş yaptıklarını sisteminizde kayıt altına almalısınız. Bu sayede bütçelerinizi daha iyi takip edebilirsiniz.

8.Personelin ERP sistemiyle kontrol altına alınması.

Personelinizle ilgili maliyetlerinizi yakından takip edebilmelisiniz. Hangi aktivitede hangi personel kaç saat çalıştı, personelin maliyeti nedir, aktiviteye yansıtılan maliyeti nedir çok iyi görebilmelisiniz. Sadece mavi yaka personelinizin değil, beyaz yaka personelinizin de maliyetlerini proje aktivitelerine dağıtabilir, bütçe takip ve kontrolünüzü daha sağlıklı bir şekilde gerçekleştirebilirsiniz. Eğer yurt dışında da projeleriniz varsa, personelle süreçleriniz ve maliyetleriniz daha fazla çeşitlenmektedir. Personel seyahat süreçleri, seyahat masrafları, kamp süreçleri, kamp masrafları, taşeron personel maliyetleri, vb. birçok konuyu da kontrol altına almanız gerekir.

9.Satışın ERP sistemiyle kontrol altına alınması.

Eğer konut, ofis gibi üstyapılar üretiyor ve kendi satış ofisiniz üzerinden bunların satışını yapıyorsanız, satış sürecinizi ERP sisteminizle entegre etmelisiniz. Müşteri listenizi (customer master data), satış ofisinizde yapılan görüşmeleri, verilen teklifleri, yapılan sözleşmeleri, opsiyonları merkezinizden takip edebilmelisiniz. Teklif, opsiyon ve sözleşmeler için kurallar ve denetimler oluşturarak yanlışlıkların, kayıpların ve kaçakların önüne geçebilmelisiniz.

Satınalma sürecinizi iyileştirmeniz gerektiğine inanıyorsanız, işe önce satınalma taleplerinizi nasıl yönettiğinizi incelemekle başlayın.

Eğer şirketinizde,

• Satınalma taleplerinizi belirli bir dijital sistemde yönetmiyorsanız,
• Talepleriniz için gereken onay rotaları net değilse,
• Taleplerinizi kağıt ortamında dolaştırıyorsanız,
• Talebinizin ne durumda olduğunu öğrenmek için telefonlar açmanız, yetkililerin yanına gitmeniz gerekiyorsa,
• Satınalma talebi için yeterli bütçenin olup olmadığını takip edemiyorsanız,
• Hangi kaynak için ne zaman ne kadarlık talep yapmanız gerektiğini takip etmek için yoğun emek harcıyorsanız,

Satınalma taleplerinizi daha etkili yönetmenin yollarını bulmanız lazım.

e-MOR ekibi olarak inşaat, tarım, tekstil, üretim, ticaret, medikal, vb. çok sayıda farklı sektörden elde ettiğimiz deneyimlerden hareketle, sizin için satınalma taleplerinizi daha etkili yönetmenize yardımcı 5 kolay yöntemi listeliyoruz.

1. Talepleriniz için dijital onay sistemi kurun.

Satınalma taleplerinizi yönetebilmeniz için dijital bir onay sistemi kurmalısınız.

Personeliniz bir malzemeye, ekipmana, işçiliğe,kaynağa ihtiyaç duyduğunda taleplerini dijital bir forma doldurmalı ve yetkili mercilerin onayına sunmalı. Yetkili mercilerin onayından geçen talepler teklif toplama sürecine aktarılarak siparişe doğru adım adım ilerlemeli.

Satınalma taleplerinizi dijital ortamda yürüttüğünüz zaman taleplerinizle ilgili bir veritabanına sahip olmuş olursunuz.

Bu sayede, kim ne zaman hangi talebi yapmış, talep kimlerin onayından geçmiş, şu anda talebin onayı ne durumda, kimin önünde ne zamandır bekliyor, vb. sorularınıza cevap bulabileceksiniz. Sorgulama ve denetleme imkanınız artacak. Ayrıca, taleplerinizi takip etmek ve talepleri değerlendirmek çok daha pratik olacak.

2. Talep edilen malzemenin depolarınızda ne kadar olduğunun kontrolünü yapın.

Satınalma talebi yaparken veya yapılmış bir satınalma talebini değerlendirirken talep edilen malzemeden depolarınızda ne kadar olduğunun kontrolünü kolayca yapabilmelisiniz.

Hatırlayın. Deponuzda olan bir malzeme gereksiz yere satın alındığında neler hissetmiştiniz?

Aslında depolarınızda var olan bir malzeme için gereksiz yere satın alma talebi açılması riskini azaltmak için stok bilgilerinize hızla erişebilmelisiniz.

Örneğin, e-MOR ERP sisteminin satınalma talebi yönetimi uygulamasında talep yaparken veya yapılmış bir talebi değerlendirirken malzemeden hangi deponuzda ne kadar var görebilirsiniz. Bu sayede gereksiz talepleri açma ve onaylama riskinizi azaltabilirsiniz.

3. Depolararası rezervasyon sürecini hayata geçirin.

Satınalma talebi sırasında malzemeden hangi deponuzda ne kadar var görebiliyorsunuz.

Peki, bir adım sonrası ne olmalı?

Bir malzeme eğer bulunduğunuz depodan farklı bir depodaysa depolararası rezervasyon sürecini başlatabilmelisiniz.

Başka depoda olan bir malzemeyi o depodan talep edebilirsiniz.

Satın alma yapmak yerine depolararası transfer yapmak birçok durumda avantajdır. Stok optimizasyonu yapabilmenize ve gereksiz alımların önüne geçebilmenize yardımcı olur.

Depolar arası rezervasyon sürecinde bağlı bulunduğunuz depoya transfer edilmesi için, malzemeyi diğer depodan talep edersiniz. Eğer diğer deponun yetkilisi bu işleme onay verirse malzeme o depodan çıkıp sizin deponuza gönderilecektir.

4. Bütçeyle kıyaslayın.

Bütçe kontrolü ile mali disiplini sağlayabilmeniz için satınalma taleplerinizi bütçelerinizle kıyaslamanız şart.

Örneğin, satın alma talebinizin hangi aktivite bütçesine istinaden olduğunu talep sırasında belirtmelisiniz. Sisteminiz o aktivite bütçesine istinaden daha önce yapılmış maliyetleri de göz önünde bulundurarak satın alma talebinizin bütçe kontrolünü gerçekleştirerek size yön gösterir.

Bu sayede şirketinizde bütçe disiplinini sağlıklı bir şekilde oluşturabilir ve yürütebilirsiniz. Gereksiz maliyetlerin önüne geçebilir, kayıplarınızı azaltabilir ve karınızı yükseltebilirsiniz.

5. Satınalma taleplerinizi otomatik oluşturun.

Eğer diğer 4 yöntemi başarıyla uygulamaya aldıysanız, sıra geldi 5. ve en keyifli yönteme.

Satınalma taleplerinizi personeliniz oluşturabileceği gibi, sisteminiz de otomatik olarak oluşturabilir.

Projenizde planladığınız aktivitelerde ihtiyaç duyulan kaynaklara bakarak, üretim planınızdaki ihtiyaç duyulan kaynaklara bakarak, satış siparişlerinizdeki ihtiyaç duyulan kaynaklara bakarak, depolarınızı kontrol ederek, stok kritik seviyelerinizi kontrol ederek, minimum sipariş miktarlarını kontrol ederek sisteminiz otomatik olarak satınalma taleplerinizi oluşturup onaya sunabilir.

Bu sayede satınalma sürecinizi optimize edebilirsiniz. Zamanı gelmiş bir talebi açmayı gözden kaçırma riskinizi bertaraf edebilirsiniz. İşlerinizin tıkır tıkır yürümesini sağlayabilirsiniz.

Satınalma inşaat şirketlerinin en önemli maliyet kalemlerinden birisini oluşturuyor.

Büyüyen, farklı coğrafyalarda şantiyeleri bulunan inşaat şirketlerinin satınalma sürecini etkili bir şekilde yönetmesi zorlaşıyor. Gereksiz satın alımlar, tedarikçilere yapılan yanlış ödemeler, sahada zamanında gerekli malzemenin olmaması ve şantiyenin durması gibi risklerinizi yönetebilmelisiniz.

Kağıt tabanlı, telefonlaşmaya dayanan satınalma süreçleri, inşaat şirketlerine yönelik olmayan muhasebe programlarından yürütülen satın alımlar başınızı ağrıtmıyor mu?

Eğer satın alma sürecinizi iyileştirerek karlılığınızı artırmak istiyorsanız e-MOR’la tanışın.

e-MOR İnşaat ERP sistemi inşaat şirketlerine yönelik geliştirilmiş çok geniş kapsamlı bir sistemdir. Planlama, satın alma, depo, sözleşme, hakediş, muhasebe, finans, personel, bordro, makina gibi süreçlerinizi entegre eder. Şantiyelerinizle merkezinizi entegre eder.

e-MOR kullanarak satınalma sürecinizi çok etkili yönetebilirsiniz.

Talep, teklif toplama, teklif değerlendirme, sipariş, depo girişi süreçlerinizde yaşadığınız aksaklıkların önüne e-MOR sayesinde geçebilirsiniz.

Faydaları nelerdir?

• Bütçelerinizi daha iyi yönetmenizi sağlar,
• Gereksiz satınalmaların önüne geçmenize yardımcı olur,
• Satınalma maliyetlerinizi düşürmenize yardımcı olur,
• Onay süreçlerinizi hızlandırmanıza imkan sunar.

Neler Yapabilirsiniz?

Satınalma Taleplerinizi Oluşturun ve Onay Sisteminden Geçirin

e-MOR’da satınalma talebi yönetimi uygulaması çok güçlüdür.

Satınalma taleplerinizi aktivite bazlı oluşturabilirsiniz. Planlama ile talep adımlarının birbiriyle bağlantısı vardır. Örneğin, şantiyeniz satınalma talebini proje iş planınızdaki bir (veya birkaç) aktiviteye istinaden yapabilirsiniz.

Proje planındaki o aktiviteye ayrılmış bütçeyle kontrolleri yapılarak sizin koymuş olduğunuz kurallara göre (örneğin, bütçenin %10’unu aşmışsa bir daha malzeme talep edildiğinde sistem yetkililere uyarı versin, vb.) talep oluşur.

Talepler için onay sistemi kurabilirsiniz. Onay sisteminizde talebin niteliğine ve niceliğine göre farklı iş akışları (onay rotaları) oluşturabilirsiniz. Örneğin, şantiyenin 1,000TL’ye kadar onaylama yetkisi var, bunun üzerindeki değerler şantiyede onaylandıktan sonra merkez ofise onaya sunulur, 50,000 TL’nin üzerindekiler Genel Müdür’ün onayına sunulur, vb.

Talep onay sürecinde ilgili yetkililer talebi yapılan malzemeler hangi depoda ne kadar var görebilir ve gerekirse depo rezervasyon sürecini başlatarak malzemeyi satın almak yerine başka bir depodan transfer edilmesini sağlayabilir. Bu sayede şirketin stokları daha verimli kullanılmış olur.

Satınalma talebiniz ilgili yetkililerce onaylandıktan sonra teklif toplama ve değerlendirme sürecini başlatırsınız.

Tedarikçilerinizden, Taşeronlarınızdan Topladığınız Teklifleri ve Onlarla Yaptığınız Pazarlıkları Kayıt Altına Alın

Onaylanmış talep için tedarikçilerinizden veya taşeronlarınızdan teklifler toplamanız gerekli.

Topladığınız teklifleri e-MOR’da kayıt altına alabilirsiniz.

Aldığınız teklifin orjinal belgelerini de e-MOR’da teklife ataşlayabilirsiniz. Bu sayede teklifin tedarikçiden gelmiş orjinal belgesini de kolayca görüntüleyebilirsiniz.

Birçok inşaat şirketi daha iyi fiyatlar alabilmek adına bir satınalım kararı verilebilmesi için en az üç tedarikçiden teklif alınması gerektiği gibi kurallar uygular. e-MOR teklif toplama sürecinde bu tür iş kurallarını oluşturmanıza ve yönetmenize imkan sunar.

Aldığınız tekliflerle ilgili pazarlıklar yapabilirsiniz. Pazarlıklarınızı da e-MOR’da kayıt altına alabilirsiniz. Orjinal teklif neydi, birinci pazarlık sonucu ne oldu, ikinci pazarlık sonucu ne oldu gibi bir takibi yapabilirsiniz.

Tekliflerinizi topladıktan sonra teklif değerlendirme aşamasını başlatırsınız.

Aldığınız Teklifleri Etkili Bir Şekilde Değerlendirin ve Onay Sisteminden Geçirin

Tedarikçilerinizden ve taşeronlarınızdan aldığınız teklifleri mukayese etme ve birisine karar verme zamanı geldi.

e-MOR size teklifleri sağlıklı değerlendirebilmeniz için harika bir ortam sunar. e-MOR’da tekliflerinizi yanyana görebilir, fiyatlarını, birim fiyatlarını, toplam tutarlarını, nakliye koşullarını, ilgili malzemeyi daha önce ne kadara satın aldığınızı, vb. bilgileri rahatça kıyaslayabilirsiniz.

Şirketinizde kullandığınız teklif mukayese formunuzu gözünüzün önüne getirin.

Bu forma belki fiyat karşılaştırma formu, belki teklif değerlendirme formu, belki teklif mukayese tablosu, belki de başka bir isim veriyorsunuz.

e-MOR’daki bu formu görünce gözlerinize inanamayacaksınız, çünkü sizin hali hazırda kullandığınız kıyaslama tablosunun belki de aynısını (belki de hatta biraz daha gelişmişini) e-MOR’da hazır olarak bulacaksınız.

Teklif kıyaslama formunuzu şirket içinde onaya sunabilirsiniz. İlgili yöneticilerinizin onayladığı teklifleri siparişe dönüştürebilirsiniz.

Sözleşmelerinizi ve Zeyilnamelerinizi Yönetin

Malzeme satın alırken veya taşeronluk alırken sözleşme yapabilirsiniz.

Yaptığınız sözleşmeleri e-MOR’da kayıt altına alabilirsiniz. Sözleşmelerinizde zaman içerisinde zeyilnameler yapabilir, yaptığınız zeyilnameleri de kayıt altına alabilirsiniz.

Yaptığınız imzalı sözleşmeyi tarayıcıdan geçirerek e-MOR’da ilgili sözleşme kaydına ataşlayabilirsiniz.

Ayrıca, sözleşmeleriniz için de bir onay sistemi kurgulayabilirsiniz. Sözleşme yönetimiyle ilgili daha detaylı bilgiye e-MOR’un sözleşme yönetimi konusundaki makalelerinden ulaşabilirsiniz.

Siparişlerinizi Oluşturun

e-MOR’da satınalma siparişlerinizi rahatça oluşturabilirsiniz.

Eğer siparişiniz bir sözleşmeye bağlıysa, siparişinizi sözleşmeyle ilişkilendirebilir, hesaplamaları ve gerekli kontrolleri otomatik olarak gerçekleştirebilirsiniz.

Siparişinizin belgesini e-MOR’da otomatik olarak oluşturabilir, oluşan sipariş belgesini tedarikçinize gönderebilirsiniz.

Fatura – Depo Girişi – Sipariş Süreçlerinizi Entegre Edin

e-MOR sayesinde ödeme – fatura – depo girişi – sipariş bağınızı çok kuvvetli bir şekilde kurabilirsiniz.

Bir tedarikçiye gereğinden fazla ödeme yapmayı engellemek, yanlış ödeme yapmayı engellemek, alınmayan veya alındığından fazla faturalanan malzemelerin ödemesinin önüne geçmek için ihtiyaç duyduğunuz kontrol mekanizmasına e-MOR’la sahip olabilirsiniz.

Satınalma Sürecinizi Aktivite Bazında Yürütün

İnşaat projelerinizin aktivite bazında takibini gerçekleştirmeniz sizin için çok önemli. e-MOR inşaat projelerinizin aktivitelerinin ilerlemelerini ve maliyetlerini aktivite bazında takip etmenize imkan sunar.

Satınalma sürecinizde talepler, siparişler, sözleşmeler, depo girişleri gibi adımlarınızı aktivite bazında yürütebilirsiniz.

Bu sayede bütçelerinizi daha iyi yönetebilirsiniz. Hangi aktivitede hangi kaynaktan ne kadar planlamıştınız, ne kadar hangi aktivite için hangi kaynaktan ne kadar satın alma maliyeti gerçekleşti detaylı olarak takip edebilirsiniz.

Detaylı Raporlara Erişin

Satınalma faaliyetlerinizle ve maliyetlerinizle güncel, sağlıklı ve detaylı veriler içeren raporları e-MOR’da bulabilirsiniz.

e-MOR’un geniş kapsamlı raporlarında satınalma ile ilgili aradığınız verilere ulaşabilirsiniz.

Üst yönetiminiz e-MOR’un Yönetici Bilgi Panoları (dashboard) uygulamasını kullanarak satınalma ile ilgil tablolara ve grafiklere tabletlerinden erişmenin konforunu yaşayacak.

Süreç İzleme İmkanına Kavuşun

e-MOR’un size kazandıracağı en önemli katkıların başında süreç izleme kabiliyeti geliyor.

Satınalma sürecinizin hatalardan arınması, sorgulanabilmesi ve hızlanması için süreç izleme kabiliyeti kazanmanız şart.

Nedir süreç izleme? Örneğin, önünüze bir ödeme talebi geldi. Talebi onaylamadan önde talebin hangi faturayla ilgili olduğunu kontrol edersiniz. Sonra faturada geçen teslimatın yapılıp yapılmadığıyla ilgili depo giriş fişlerini kontrol etmek isteyebilirsiniz. Depo girişiyle faturayı kıyaslayabilirsiniz. Sonra depo girişinin ve faturanın siparişle eşleşip eşleşmediğine bakmak isteyebilirsiniz. Eğer siparişle de uyuşuyorsa, sipariş öncesi süreçlere bakmak, siparişin hangi teklife verildiğini, teklifin hangi tekliflerle karşılaştırıldığını, ilgili teklif mukayese tablosunu, kimin onayladığını kontrol etmek isteyebilirsiniz. İlgili satın alma talebinin ne olduğunu, talebin kimlerin onayından geçtiğini görmek isteyebilirsiniz.

Tüm bu zinciri görebilmeniz süreç izlemedir. Herhangi bir ödeme talebinden başlayıp geriye doğru gidebilmeniz. Bu sayede her bir satın alımını, her bir ödeme talebini sağlıklı bir denetimden geçirebilirsiniz. Yanlışlıkları önlemek, hatta art niyetli işlerin önüne geçmek için süreç izleme sizin en önemli kontrol silahınız olacak.

Sizin İçin Avantajları Nedir?

• e-MOR’da iş süreçleri birbiriyle tam entegredir. Örneğin, planlama – talep – teklif toplama – teklif değerlendirme – sözleşme – sipariş – depo girişi – fatura – ödeme talebi – ödeme süreçlerinizi entegre edebilirsiniz.
• Bütçelerinizi etkili yönetebilirsiniz. Hangi aktivitede hangi kaynaktan ne kadar maliyet planlamıştınız, bugüne kadar ne kadar gerçekleşti görebilirsiniz. Planlanan bütçe – gerçekleşen maliyet detaylarını planlanan ilerleme – gerçekleşen ilerleme detaylarıyla çapraz sorgulama yapabilirsiniz.
• Satınalma taleplerinizi, teklif seçimlerinizi, sözleşmelerinizi, siparişlerinizi, faturalarınızı ve ödeme taleplerinizi iş akışlarıyla onay rotalarından geçirebilirsiniz.
• Satınalma talebinde geçen malzemelerin hangi deponuzda ne kadar olduğunu kontrol edebilir, e-MOR’un depo rezervasyon yönetimi uygulaması üzerinden başka depolardan kaydırmalar yaparak gereksiz satınalmaların önüne geçebilirsiniz.
• Tedarikçilerinizin gönderdikleri teklifleri sağlıklı ve etkili bir biçimde kıyaslayabilir ve tedarikçi seçiminizi gerçekleştirebilirsiniz.
• Süreç izleme yapabilir, her satın alımınızı ve her ödemenizi sorgulayabilirsiniz. Bu sayede yapılabilecek yanlışların ve art niyetli işlemlerin önüne geçebilirsiniz.

Satınalma bütçelerinizle, maliyetlerinizle, kaynaklarınızla ilgili güncel, sağlıklı ve detaylı raporlara erişebilirsiniz.

İnşaat şirketinizin başarısını artırmak için çeşitli yazılım sistemleri kullanıyorsunuz.

Bu sistemlerin düzgün işlemesi gerekli. Sistemlerdeki verilerin tutarlı olması ve gerçeği yansıtması gerekli.

Şirketinizde kullandığınız sistemlerin sağlıklı işlemesi için en önemli konuların başında ana veri yönetimi (master data management) gelir.

Eğer yazılım sistemlerinizde ürün kaydı karmaşası, tedarikçi, müşteri kaydı karmaşası, veritabanında aynı üründen birden fazla olması, bir müşteri kaydı bir yazılım sisteminizde olup diğer yazılım sisteminizde olmaması, ve bunun gibi karmaşalarla verimlilik kaybetmek istemiyorsanız ana veri yönetimi ile ilgili hazırladığımız makaleye kulak verin.

İnşaat Şirketlerinde Ana Veri (Master Data) Yönetimi makalesini indirin

ANA VERİ YÖNETİMİ NEDİR?

Kurumlar, müşteriler, tedarikçiler, ürünler, projeler, aktiviteler şirketinizde kullandığınız sistemlerin önde gelen ana verileri arasındadır.

“Ana Verilerinizin Yönetimine Önem Vermelisiniz”

Tüm kurumsal yazılım sistemleri ana veri (master data) adı verilen veri yapılarını yoğun olarak kullanarak çalışır. Ana verilerin sistem içerisinde düzgün halde tutulması ve korunması, sisteminizi başarıyla kullanmanız için ön şarttır.

Kurumlar, müşteriler, tedarikçiler, ürünler, projeler, aktiviteler şirketinizde kullandığınız sistemin önde gelen ana verileri arasındadır.

Faturalar, malzeme talep formları, sözleşmeler, hakedişler gibi işlem ve belgeler ise ana veri değildir. Bunlar ana verileri kullanan nesnelerdir.

ERP sisteminizde, Primavera sisteminizde, muhasebe sisteminizde veya şirketinizde kullandığınız diğer yazılım sistemlerinde yer alan ana verilerinizin yönetimine büyük önem vermelisiniz.

İNŞAAT ŞİRKETLERİNDE ANA VERİ YÖNETİMİNDE BAŞARISIZLIK HANGİ PROBLEMLERE YOL AÇAR?

Ana veri yönetimini gerçekleştirmezseniz raporlarınız sağlıklı çalışmaz.”

Ana verilere gerekli önemi vermez, ana verilerin yönetimi için belirli konulara dikkat etmez ve belirli prosedürler kullanmazsanız bilgi akışını düzgün sağlayamaz, eksik veya yanlış raporlar alır ve süreçlerinizde karmaşa yaşarsınız.

Yazılım sistemlerinize yaptığınız yatırımların geri dönüşünü alamazsınız.

Verilerinizin tutarlılığın korumanız, verilerinizin gerçeği yansıtması, yazılımlarınızın kullanımının durdurmaması için ana veri yönetimi konusunda aktaracağımız bilgilere kulak verin.

Ana veri yönetimine önem vermezseniz başınıza gelebilecek zararların birkaçını inceleyelim.

Örneğin, eğer ana verilerinizi iyi yönetmezseniz stoklarınız tutmayacaktır. Hangi malzemeden hangi depoda ne kadar var, bunların mali değeri nedir diye sorguladığınız zaman aldığınız değerler gerçek değerleri yansıtmayacaktır.

Malzeme satın alım sürecinde tam bir kaos yaşanacaktır. Binlerce gereksiz ürün açılacak, yanlış ürünler talep edilecek, yanlış ürünlerin siparişi verilecek, gereksiz çok sayıda satın alım yapılarak şirket mali zarara uğrayacaktır. Halbuki yazılım sisteminizi kullanmaktaki amacınız bu tür gereksiz maliyetlerin önüne geçmektir. Binlerce gereksiz ürünün veritabanınızda yer alması sisteminizin performansını da düşürecektir.

Maliyetler doğru aktivitelere yazılmayacaktır. Ana veri yönetimi iyi gerçekleştirilmezse projelerinizdeki aktivitelerin maliyetleri birbiriyle karışacak, gerçek değerleri yansıtmayacaktır. Proje planında yapılan değişiklikler maliyet yönetim sisteminize doğru bir şekilde yansımayacağı için çakışmalar olacak ve aktivite maliyetlerinizi sağlıklı alamayacaksınız.

Yeni projelerde eski projelerde gerçekleştirilen aktivitelerin maliyet bilgisinden yararlanılamayacaktır. Ana veri yönetimi iyi gerçekleştirilmezse aktivitelerin maliyetleri ile ilgili bir veri havuzu oluşturulamayacak, yeni projelere hazırlanırken veya satın alımlar yaparken geçmiş maliyet bilgilerinden yararlanılamayacaktır. Aynı aktivite birden fazla kere açılacağından veya farklı şantiyelerinizde farklı isimlerle adlandırılacağından dolayı aktivite maliyet havuzu oluşturamayacak ve ve maliyet kayıpları yaşayacaksınız.

İlerlemeleriniz doğru aktiviteye yazılmayacaktır. Ana veri yönetimi iyi gerçekleştirilmezse projelerinizdeki aktivitelerinizin fiziksel iş ilerlemeleri birbiriyle karışacak, kullanıcılarınız yanlış aktivitelere ilerleme yazacak ve iş ilerlemeleriniz gerçek değerleri yansıtmayacaktır. Bu durum sadece proje yönetimi ile ilgili raporlar alırken sizi sıkıntıya sokmakla kalmayacak, aynı zamanda hakediş sürecinizde taşeronlarınızla ve işverenlerinizle olan süreçlerinizi de olumsuz etkileyecektir.

Cari hesaplarınız gerçeği yansıtmayacak, nakit akışınız tutarsız olacak, ödemelerinizde ve tahsilatlarınızda aksaklıklar yaşanacaktır. Ana veri yönetimi iyi gerçekleştirilmezse müşteri, tedarikçi cari hesaplarınız gerçeği yansıtmayacağından şirketinizin finansal sağlığını büyük riske atacaktır.

İNŞAAT ŞİRKETLERİNDE ANA VERİ YÖNETİMİ NASIL GERÇEKLEŞTİRİLİR?

Birimlerinizin birarada çalışabilmesi, süreçlerinizin rahat işleyebilmesi, sağlıklı raporlar alabilmeniz için yöntemler

Ana veri oluşturma, güncelleme ve silme yetkilerini tek bir yerde toplayın.”

Her bir ana veri ile ilgili yetkileri tek bir yerde toplayın. Örneğin, ürün açma, ürün güncelleme ve ürün silme yetkisini bir kişide toplayın. Bu kişi ürünleri en iyi tanıyan kişi olmalıdır. İnşaat şirketlerinde ürün ana verisi ile ilgili yeni ürün açma, güncelleme, silme işlemlerini satın alma departmanından bir kişinin yapması en uygun çözümlerden birisidir. Alternatif olarak merkez ambardan bir kişinin bu yetkilere sahip olması düşünülebilir. Her kullanıcı kendi kendine yeni ana veri oluşturamamalıdır.

Ana veri yönetimi ile ilgili alınan kararları yazılı hale getirin. Bir ürün nasıl açılır, ürün adlandırması nasıl yapılır, tedarikçi nasıl açılır, bir varlık nasıl açılır, varlığın adlandırması nasıl yapılır, ana veride bir güncelleme nasıl yapılır, vb. konularda şirket içinde kullanılan standartlar belirlenmeli ve yazıya dokülmelidir. Yazılı kayıt altına alınan güncel ana veri yönetimi protokolleri ve iş kuralları şirket içerisindeki kullanıcılarla paylaşılmalıdır.

“Ana veri oluşturma, güncelleme ve silme yetkilerini tek bir yerde toplayın.”

Ana veri yönetimi konusunda kullanıcılarınıza eğitimler verin.

endi yapacakları işlemlerle ilgili ana verileri nereden nasıl seçecekleri, ana verileri nasıl arayacakları, bir ana veri yoksa bunun oluşturulması ile ilgili kime nasıl talep açmaları gerektiği, vb. önemli konularla ilgili kullanıcı eğitimleri verilmelidir.

Örneğin, satın alma talepleri açanlara malzemeleri nasıl seçeceklerinin eğitimi iyi verilmelidir. Planlama ve maliyet kontrol ekiplerine proje aktivite havuzunun nasıl oluşturulacağının ve proje planı, proje bütçesi oluşturulurken aktivite havuzunun nasıl kullanılacağının eğitimleri çok iyi verilmelidir.

Kullanıcılara ana veri yönetimi konusunda dönem dönem bilgilendirme emailleri gönderilmelidir. Şirkete yeni katılan kullanıcılara sistem eğitimleri verilirken ana verilerle ilgili de eğitim sağlanmalıdır.

Yeni ürün açılması, yeni aktivite tanımlanması, yeni proje açılması, yeni personel açılması gibi taleplerin merkezdeki yetkiliye sistem üzerinden ulaştırılmasını sağlayın.

Bu taleplerin talebi yapan kişi tarafından yetkiliye telefonla oluşturulması ilk bakışta işleri hızlandıracak gibi görünse de taleplerin takibi ve şeffaflığı açısından taleplerin sistemde oluşturulması daha doğru bir yöntem olacaktır.

İnternet koşullarının yetersiz olduğu yerlerde her gece veri senkronizasyonu gerçekleştirin.

İnternet altyapısının yetersiz olduğu coğrafyalarda yer alan şantiyelerinizdeki ana verileri merkezdeki ana verilerle periyodik olarak senkronize edin.

Eğer internet altyapısının yetersiz olduğu yerlerde işleriniz varsa, oralara ayrı serverlar kurmak zorunda kalabilirsiniz.

Bilgi akışının sağlanması için periyodik olarak buralardaki ana verilerle merkezdeki ana verileri senkronize etmeniz gerekli. En az günde bir kere bu senkronizasyonu uygulamalısınız. Senkronizasyonu gerçekleştirmek için en iyi zaman hem şantiyedeki hem de merkezdeki sistem kullanımının en az olduğu zaman, yani gecedir. Geceleri bu senkronizasyon sırasında meydana gelecek çakışmaları gidermeli ve iki taraftaki ana verileri de aynı hale getirmelisiniz. Böylece zor koşullar altında çalışan şantiyelerinizde bile bilgi tutarlılığını ve merkeze sağlıklı bilgi akışını sağlayabilirsiniz.

İnternet koşullarının yetersiz olduğu yerlerde her gece veri senkronizasyonu gerçekleştirin.

Sistemlerinizde ana verilerinizi koruyacak uyarlamalar yapın.

Örneğin, gayrımenkul sektöründe faaliyet gösterip konut, ofis, AVM gibi mülklerin satışını veya kiralamasını yürüten şirketlerin satış ekipleri çok sayıda müşteriyle görüşmektedir. Müşterilerle olan görüşmelerini, müşterilere verdikleri teklifleri ve yaptıkları sözleşmeleri kayıt altına alırken müşteri ana verisini bilinçli bir şekilde oluşturmalı ve kullanmalıdırlar.

Örneğin, bir satış danışmanı bir müşteriyle görüşürken o müşterinin veritabanında kaydı var mı diye kontrol etmeli, eğer varsa o kaydı kullanmalı, yoksa yeni müşteri kaydı oluşturmalıdır.

Ayrıca, müşterinin cep telefonu numarası gibi ayırt edici bir bilgi biliniyorsa bu bilgi ana verinin özgünlüğünü oluşturan özellik kabul edilebilir ve yazılım sisteminiz aynı cep telefonu numarasına sahip müşterinin kaydının tekrardan oluşturulmasını engelleyecek şekilde uyarlanabilir.

Büyük bir şirketseniz ve çok sayıda farklı sistem kullanıyorsanız MDM çözümüyle bu entegrasyonu kolaylaştırabilirsiniz.

Tüm diğer sistemlerinizi MDM çözümüyle entegre edebilir, ana verilerinizle ilgili iş kuralları  oluşturabilir ve ana verilerinizin tutarlılığını yönetebilirsiniz.

MDM çözümleri genellikle uluslararası finans kuruluşları, büyük sigorta şirketleri, vb. bilgi yoğun sektörlerde büyük şirketler tarafından çok sayıda ülkedeki onlarca sistemin ana veri yönetimini kolaylaştırmak için kullanılmaktadır.

İnşaat şirketlerinde genellikle MDM çözümü kullanılmasına ihtiyaç duyulmamaktadır. Ancak eğer çok sayıda ülkede onlarca farklı sisteme sahipseniz bir MDM çözümü kullanmayı düşünebilirsiniz.

e-MOR’da ANA VERİ YÖNETİMİ İŞLERİNİZİ NASIL KOLAYLAŞTIRIR?

“e-MOR’da ana veri yönetimiyle ilgili gelişmiş bir yetki denetim mekanizması yer almaktadır.”

Projeler, ürünler, aktiviteler (işçilikler de aktivite olarak kabul edilebilir), personeller, müşteriler, tedarikçiler, bankalar, demirbaşlar, varlıklar, ekipmanlar, gayrımenkuller, vb. nesneler e-MOR master dataları arasında yer alır.

Gelişmiş yetki mekanizmaları sayesinde ana veri oluşturma, güncelleme ve silme yetkileri kolayca oluşturularak ilgili personellere verilir.

Örneğin, ürün açma yetkisi merkez satın alma çalışanlarından birisine veya merkez ambardan birisine verilir. Aktivite açma yetkisi planlama departmanından birisine verilir. Bu yetkili kişi dışındaki kullanıcıları ilgili ana veriler üzerinde kendi başlarına değişiklik yapmaları engellenir.

Eğer bir çalışan yeni bir ana veri açmak veya bir ana veride güncelleme yapmak isterse, bu talebini e-MOR’un içerisindeki şirket içi mesajlaşma platformu üzerinden ilgili yetkiliye iletebilir. İlgili yetkili bu isteği inceledikten sonra gerekiyorsa yeni ana veri oluşturabilir veya isteği yapan kullanıcıya neden bu isteğini gerçekleştirmediğini anlatarak mevcut hangi ana veriyi kullanması gerektiğini tarif edebilir.

Bazı ana verilerle ilgili ayırt edici özellikler vardır. Örneğin, vergi kimlik numarası tedarikçiler için ayırt edici bir özelliktir. Cep telefonu numarası müşteriler için ayırt edici bir özelliktir. Aynı cep telefonuyla birden fazla müşterinin oluşturulması engellenerek müşteri ana verisi korunur.

e-MOR sayesinde planlama biriminizle diğer birimlerinizi aynı dilde konuşturabilirsiniz.

Planlama ekibiniz Primavera veya MS Project kullanırken e-MOR aktivite havuzunu kullanabilirler.

Böylece planlama birimi ile diğer birimlerin tam olarak birbirine bağlanması sağlanır.

Projelerle ilgili maliyetlerin doğru aktivitelere yazması sağlanır.

Projelerle ilgili iş ilerlemelerinin doğru aktivitelere yazılması sağlanır.

Satın alma taleplerinin doğru aktivitelere ilişkilendirilmesi ve bütçe kontrolünün yapılabilmesi sağlanır.

e-MOR’da proje aktiviteleri ana verilerdir.

e-MOR’daki aktivite havuzu MS Project ve Primavera gibi planlama araçları tarafından da kullanılabilmektedir. Yeni bir proje oluşturulurken aktivite bu havuzdan seçilir.

Eğer seçilen bir aktivite daha önce başka projelerde kullanılmışsa geçmiş projelerdeki maliyetleri de incelenebilir.

Böylece bir aktiviteyi daha önce ne kadara mal ettiniz, daha önce hangi taşeron bu aktivite için ne kadar teklif vermişti gibi detayları rahatlıkla görebilirsiniz.

Aktivitelerinizin maliyetlerini çok iyi takip ettiğiniz için işverenlerinize vereceğiniz teklifleri daha sağlıklı fiyatlayabilir, daha gerçekçi planlama yapabilir, taşeronlarınızdan aldığınız teklifleri daha iyi değerlendirerek daha iyi pazarlıklar yapabilir, projelerinizin maliyetlerini daha iyi kontrol altına alabilirsiniz.

“e-MOR senkronizasyon çözümü bilgilerinizin sağlığını korur.”

İnternet altyapısının yetersiz olduğu bölgelerle olan iletişimi sağlamak için e-MOR’da gelişmiş bir senkronizasyon çözümü bulunmaktadır.

Eğer internet altyapısının yetersiz olduğu bölgelerde şantiyeleriniz varsa ve bu şantiyelere ayrı server kurmak zorunda kaldıysanız e-MOR’un barındırdığı senkronizasyon çözümünü kullanarak hem işlemlerinizi hem de ana verilerinizi sağlıklı bir şekilde yönetebilirsiniz.

Sistem kullanımının en az olduğu zamanlarda, geceleri çalıştırılan senkronizasyon çözümü sayesinde işlemlerin ve ana verilerin merkez server ile diğer serverlar arasında akışı ve tutarlılığı sağlanır. Böylece tüm şantiyeleriniz ve merkeziniz aynı dili konuşmaya devam eder, bilgilerinizin sağlığı ve güvenilirliği korunur.

e-MOR senkronizasyon çözümü bilgilerinizin sağlığını korur.”

e-MOR proje implementasyonunuz sırasında kilit süreçlerinizde karmaşanın engellenmesi için sık sorulan sorular dokümanı oluşturabilirsiniz.

Örneğin, malzeme talep ederken ürün nasıl seçmeliyim?

Aradığım ürünü bulamazsam ne yapmalıyım?

e-MOR danışmanlarının yardımıyla hazırlayacağınız bu dokümantasyon kullanıcılarınızın ana verilerle ilgili hata yapma risklerini azaltarak sisteminizin daha sağlıklı yürümesini sağlayacaktır.

ERP sistemi kullanmaya başlayacak olan inşaat şirketlerinin yöneticilerine ve çalışanlarına yönelik hazırladığımız yazı dizimizin 6. bölümünü okuyorsunuz.

26. ERP sisteminizde uyarlama yapmak istiyorsanız, uyarlamalarınızı ve değişikliklerinizi çok (hem de çok) iyi dokümante edin

Günümüzde birçok inşaat şirketinin malesef süreç yönetimine, yazılımsal desteğe ve sistem değişiklik yönetimine ayıracak departmanı veya ekibi yok. Böyle bir ekibe sahip olan inşaat şirketlerine rastlasak da, onların ekipleri bankacılık, sigortacılık, telekom sektörlerindeki benzeri ekiplerin sahip olduğu kaynaklara ve imkanlara sahip değil.

ERP sisteminizde uyarlama yapmak istemeniz doğal. Hatırlarsınız, size uyarlama konusunda optimum bir dengeyi yakalamayı, uyarlama isteklerinizi önem derecesine koymayı ve sizin için hayati olmayan alanlarda uyarlama yapmaktan kaçınmanızı tavsiye etmiştik. Sizin için önemli noktalarda tabii ki uyarlamalar yapmalısınız.

Peki, neden?

Çünkü ERP sisteminizde yaptığınız her değişiklik, her uyarlama sizi sistemin standardından uzaklaştırır. ERP sağlayıcınız yıl içerisinde sistemin yeni versiyonlarını yayınlayabilir. ERP sağlayıcınızın yaptığı yeni versiyonlar sadece sizin için değildir. Yeni versiyonlar ERP sağlayıcınızın sizin gibi birçok firmadan topladığı müşteri taleplerinin arasından seçtiği özellikler, formlar, raporlar ve işleyişleri barındırır. Bir standarttır. Sisteminizi güncellerken yeni standart versiyonu tekrar yüklemiş olursunuz. Ve sizin yaptığınız uyarlamaların bir kısmı yeni versiyonla uyumluluk sağlarken bir kısmı yüklenen yeni versiyonla çelişebilir. Hatalara yol açabilir. Sizin uyumsuz alanları tespit edip uyarlamalarınızı elden geçirmeniz ve düzeltmeniz gerekebilir. Az uyarlama yaptıysanız versiyon güncellemesi sonrası düzeltmelere o kadar az zaman ve para harcarsınız.

ERP sistemi çok geniş bir sistemdir.

Satınalma, muhasebe, depo, finans, personel, maliyet, hakediş, bütçe gibi çok sayıda sürecinizi barındırır.

Böyle geniş bir sistemde her güncelleme sonrasında sistemin her yerini her işleyişini kontrol edemezsiniz. Test senaryoları oluşturmanız lazım.

Ve öncelikli olarak yaptığınız uyarlamaların yeni versiyonla uyumluluğunu kontrol etmeniz lazım. Birçok şirket malesef implementasyon sırasında yaptığı uyarlamaları çok iyi dokümante etmiyor ve versiyon güncellemeleri sonrasında sıkıntılar yaşıyor.

Eğer uyarlamalarınızı çok iyi dokümante ederseniz güncelleme sonrasında nereleri kontrol etmeniz gerektiğini, uyarlamanın ne değişiklikler içerdiğini, veritabanında hangi tablolara nasıl etki ettiğini bilir ve güncelleme sürecinizi başınızı ağrıtmadan gerçekleştirebilirsiniz.

27. Farklı birimlerinizin birbirleriyle çelişki doğuracak istekleri olabilir, her değişiklik isteğine farklı birimlerin değişiklikten nasıl etkileneceği gözlüğüyle bakın

İş süreçleriniz birden fazla biriminizin işbirliği içinde çalışmasını gerektiriyor.

Örneğin, satınalma sürecinizi gözünüzde canlandırın. Sahadan gelen talebi, yöneticilerin onayında dolaşmasını, onaylandıktan sonra tekliflerin toplanmasını, siparişin verilmesini, depoya malzemenin girişini, muhasebeye faturasının gelmesini, finansa ödeme talebi yapılmasını. Gördüğünüz gibi birden fazla biriminiz birlikte çalışıyor.

ERP sistemi öncesi birimleriniz kendi içlerinde çalışmaya alışkındılar. Tabii ki diğer birimlerle de iletişim halindeydiler ama diğer birimleriyle veri alış verişi sınırlıydı ve sorunluydu. ERP sistemiyle beraber artık birimler arası veri akışı daha da arttı.

Çalışanlarınız artık şu durumla karşı karşıyalar: başka bir birimin ihtiyaç duyduğu verileri girmek. Kendi birimlerinde pek de kullanmadıkları verileri başka birimlerin kullanabilmesi için sisteme işlemek çalışanlarınızın bazılarına külfet gelecektir. Gelmesin. Çünkü eski haldeyken işlerinizde aksaklıklar oluyordu ve bu aksaklıkları giderebilmek için ERP sistemi kullanıyorsunuz. İşlerinize süreç şeklinde bakmayı benimsemeli ve alışkanlık haline getirmelisiniz. Tüm kadronuza da yaptıkları işleri kendi departmanlarının gözlüğüyle değil süreç gözlüğüyle bakmalarını benimsetmelisiniz.

ERP sisteminizi implemente ederken veya kullanırken çeşitli uyarlamalar veya prosedürlerde değişiklikler gündeme gelecektir.

Bu değişiklikleri değerlendirirken yapılabilecek en büyük yanlış değişikliğin ilgili sürecin tümüne nasıl bir yansıması olacağını irdelememektir.

Bir biriminiz bir istekte bulunabilir. Bu istek ilk etapta oldukça masumhane, hatta iyi bir fikir olarak görünebilir. Ancak diğer birimlere yansımalarının ne olacağını, diğer birimlerin ekstra hangi verileri girmeleri gerektiğini, diğer birimlerin girmeleri gereken yeni verilere sahip olup olmadığını, değişikliğin onay sistemine yansımalarının ne olacağını, kullanılan raporlara yansımalarının ne olacağını (kimi zaman masumhane görünen bir istek birçok raporunuzun bozulmasına neden olabilir) iyice ölçüp tartmalısınız.

Etraflıca değerlendirdikten sonra değişiklikleri doğru bir şekilde yapabilir, değişikliği devreye alırken sıkıntılar yaşamazsınız.

28. Sistemde ürün açma yetkisini tek bir kişiye (veya 2 kişiye) verin

ERP sisteminizde ana veri yönetimi (master data management) hayati bir kavramdır.

İnşaat şirketlerinde ana veri yönetimi için detaylı bir yazı (kitapçık) yayınlamıştık. Bu yazımızda fazla detaya girmeyeceğiz.

Kurum listeniz, ürün listeniz, tedarikçi listeniz, müşteri listeniz, proje listeniz, demirbaş listeniz, personel listeniz gibi listeleriniz ana veri yönetiminin ilgi alanıdır.

ERP sistemi sayesinde tüm şantiyelerinizi ve merkez ofisinizi tek bir sistemden yöneteceğiniz için ana verilerinizin yönetimine özen göstermelisiniz.

Çünkü ana verileriniz tüm şirketinizin aynı dili konuşmasını sağlar. Rapor alırken raporlarınızın sağlıklı veriler içermesini temin eder.

Örneğin, bir şantiyeniz bir malzeme için sipariş verecek. Malzemeyi ERP sisteminizdeki malzeme listesinden, siparişi geçeceği tedarikçiyi de ERP sisteminizdeki tedarikçi listesinden seçer ve siparişi oluşturur. Siparişi verirken malzeme sistemde kayıtlı olmasına rağmen malzeme sistemde kayıtlı değil deyip yeni bir malzeme oluşturursa, tedarikçi sistemde kayıtlı olmasına rağmen sistemde yok deyip yeni bir tedarikçi oluşturursa raporlarınızın ve hesaplarınızın nasıl karma karışık olacağını tahmin edebiliyor musunuz?

Bu nedenle ana veri oluşturma yetkilerini yönetmelisiniz.

Örneğin, ürün oluşturma yetkisini şirketinizden bir veya iki kişiye vermelisiniz. Kim olabilir? En uygun adaylar satınalma birimindeki kişiler, malzemeleri çok iyi tanıyan kişilerdir. Bir kullanıcınız bir malzemeyi sistemde bulamazsa yetkili kişiyi arayarak veya sisteminiz içinden mesaj göndererek malzeme açma talebi yapabilir, yetkili kişi gerekli görürüse malzemeyi açabilir, eğer malzeme zaten kayıtlıysa kullanıcıyı doğru malzemeye yönlendirebilir.

29. Fatura, sözleşme, vb. evrakları tarayıp ERP sisteminizde ilgili kayıtlarla ilişkilendirin

ERP sisteminiz sizin süreçlerinizle ilgili verilerinizi yönettiğiniz ana kumanda merkeziniz.

Süreçlerinizle ilgili birçok evrağa sahipsiniz.

Sözleşme, sipariş, irsaliye, fatura, teklif gibi çok sayıda evrak süreçlerinizin doğal bir parçası. Tedarikçilerinizle veya müşterilerinizle olan işlemlerinizi gösteren bu evraklarınıza kolay erişebilmeye ihtiyacınız var.

Örneğin, şantiyenize gelen bir faturayı ERP sisteminize işleyen şantiye muhasebeciniz faturayı tarayıcıdan geçirip ERP sistemindeki fatura kaydına ataşlayabilir. ERP sistemindeki fatura kaydına ataşladığı zaman merkez muhasebeniz sistemdeki fatura kaydına bakıp faturanın çıktısını da dijital olarak görüp fatura kontrollerini gerçekleştirebilir (faturanın fiziksel halinin merkeze gelmesini birkaç hafta beklemeye gerek kalmaz).

Çalışanlarınız önemli evrakları tarayıp ERP sisteminde ilgili kayda ataşlamaya alışkanlık kazandığında evrak aramakla kaybettiğiniz zamanı minimuma indirebileceksiniz.

30. Sisteme ne verirseniz onu alırsınız

Evet, sisteme ne verirseniz onu alırsınız.

Çalışanlarınız sisteme girmeleri gereken verileri girmiyor mu? Raporlarınız çalışmayacak.

Sisteme girmeleri gereken verileri çok düzgün bir şekilde giriyorlar mı? Raporlarınız harika çalışacak.

Yöneticileriniz incelemeleri gereken onay taleplerini zamanında incelemiyorlar mı? Süreçleriniz tıkanacak ve işleriniz yavaşlayacak.

Zamanında inceleyip onay veya red veriyorlar mı? Süreçleriniz çok hızlanacak.

Sisteme gerekli mali yatırımı yapmaya eriniyor musunuz? Sisteminiz sizi yarı yolda bırakacak.

Gerekli mali yatırımı yapıyor musunuz? Sisteminizi çok gelişmiş bir şekilde kuracaksınız.

ERP sağlayıcınızla bakım anlaşması yapmıyor musunuz? Sisteminiz işlerliği azalacak, bir süre sonra kullanılamaz hale gelecek ve tüm yatırımlarınız çöpe gidecek.

ERP sağlayıcınızla bakım anlaşmanızı yapıyor, gerektiğinde ücreti karşılığında özel destek ve hizmet alıyor musunuz? Sisteminiz çok iyi çalışacak, sürekli daha da gelişecek ve sizi sürekli daha da ileriye taşıyacak.

Ancak itiraf edelim, bunu bazen başarabilir bazen de başaramayız. İşlerimizi daha kurumsal yapıda yürütelim isteriz, ama birçok zaman kendimizi konudan konuya, problemden probleme koştururken buluruz. Problemleri bastıran, yangın söndürmek için yangından yangına koşan bir haldeyizdir birçok zaman. Bu da uzun vadeye odaklanma, problemleri daha problem oluşmadan bertaraf edebilme, sürdürülebilir başarılı işler yapma gibi fırsatları kaçırmamıza neden olur.

Şirketinizin sürdürülebilir finansal başarı yakalayabilmesi için çalışma düzeninizi iyileştirmeniz şart.

Çalışma düzeninizi iyileştirebilmeniz için yapmanız gerekenleriyse 3 ana başlığa toplayabiliriz:

• Süreçlerinizle ilgili yapmanız gereken iyileştirmeler,
• Sistemlerinizle ilgili yapmanız gereken iyileştirmeler,
• İnsan kaynağınızla ilgili yapmanız gereken iyileştirmeler.

Gelin 3 ana başlığa da kısaca göz atalım.

Süreç yönetimiyle ilgili yapmanız gereken iyileştirmeler

Yaptığınız işleri bir süreç şeklinde anlatamıyorsanız, ne iş yaptığınızı bilmiyorsunuz demektir! Süreçlerinizi ne kadar iyi bildiğinizi düşünün. Evet, belki siz süreçlerinizi anlatabilirsiniz ama sizinle aynı birimde çalışan başka bir kişi süreçlerinizi aynı şekilde anlatabilir mi? Veya bir süreci neden şu anki şekliyle yönetiyorsunuz da başka şekillerde yönetmiyorsunuz? Daha önce nasıl yönetiyordunuz, sürecinizde değişiklik yapmanızı ne tetikledi?

Süreçlerinizi dokümante etmelisiniz. Süreçlerinizi dokümante ederken süreçlerinizi daha iyi anlayacak, süreçlerinizin üzerinde daha fazla düşünerek nerelerin aksadığını, nerelerin iyileştirilebileceğini görebilirsiniz.

Süreçlerinizin üzerinde bu çalışmayı bir kere yapmanız yetmez. Şirket olarak süreç-odaklı düşünmeyi bir kültür haline getirmelisiniz. Belirli aralıklarla değerlendirmeler yaparak süreçlerinizi yeniden değerlendirmeli ve üzerlerinde nasıl iyileştirmeler yapabileceğinizi tartışmalısınız.

Sistem yönetimiyle ilgili yapmanız gereken iyileştirmeler

Şirketinizde kullandığınız yazılım sistemlerini, donanım ve iletişim sistemlerini ele alın. Neler kullanıyorsunuz? Kullandığınız sistemlerin kapasitesi nedir? Siz ne kadarını kullanıyorsunuz? Ne gibi gelişmeler yapabilirsiniz?

Süreçlerinizi kağıt tabanlı bir şekilde yönetmeniz günümüz teknoloji ortamında pek de makul gözükmüyor. Eğer hala ERP sistemi, İş Akışı Yönetimi sistemi gibi süreç yönetimi sistemlerine geçmediyseniz bir an önce geçmenizi tavsiye ederiz.

Sistemleriniz süreçlerinizi yönetmenize imkan sunan ve şirket içi iş birliğini artıran varlıklarınızdır.  Sistemlerinizi kullanılır tutmalı, yaşatmalı ve sürekli geliştirmelisiniz.

Süreçlerinizi, şirketinizin performansını ölçebilmeniz için kullandığınız raporları da sistemlerinizden almalısınız. Çalışanlarınız kimi zaman yanlışlıkla kimi zamansa art niyetle (üzücü ama gerçek) yönetiminize akan raporlarda hatalar yapabilir. Veya raporlara kaynak olan verileri toplamak maliyetli olabilir, verileri toplamak uzun sürebilir. O yüzden yönetiminizin kullandığı raporların kaynağı sistemleriniz olmalıdır. Sistemlerinizin üzerinde manipülasyon yapılması daha güçtür (malesef imkansız değil) ve manipülasyonların tespiti daha kolaydır (log mekanizmalarıyla ve çeşitli çapraz kontrollerle).

İnsan kaynağınızla ilgili yapmanız gerekenler

Çalışanlarınız şirketinizin başarısında kritik paya sahipler.

İnsan kaynağı politikasınızı gözden geçirmeniz gerekli. Malesef birçok firma hala insan kaynağı ile ilgili faaliyetleri ikinci, hatta üçüncü plana atıyor. Bu hataya düşmeyin. İş yürütme şeklinizi iyileştirmeniz için bu işi yürütecek çalışanlarınızın katkısına ihtiyacınız var.

İnsan kaynağınızla ilgili prosedürler oluşturun. Yeni işe alınan bir çalışana ne eğitimleri verilecek gözden geçirin. Tabi ki yeni aldığınız bir çalışanı bir an önce sahaya sürmeli ve ondan faydalanmayı beklemelisiniz. Ancak gerektiği kadar oryantasyonu sağlamayı unutmayın. Süreçlerinizi çok iyi öğretmelisiniz. Sistemlerinizi çok iyi öğretmelisiniz.

Eğer süreçlerinizi ve sistemlerinizi iyi öğretmez, süreç ve sistem bilincini oluşturmazsanız çalışanlarınızın kendi süreçlerini kuracaklarını, kendi sistemlerini oluşturmaya çalışacaklarını ve bütün bunların size telafisi güç büyük bir mali kayıp doğuracağını aklınızdan çıkarmayın.

Bu arada tabii ki çalışanlarınızın fikirlerini daha fazla ifade edebilecekleri, tavsiyelerini daha fazla dile getirebilecekleri bir ortam oluşturun. Süreçlerinizi her gün yürüten, işlerinizi her gün yapan, müşterilerinizle ve tedarikçilerinizle sürekli temas halinde olan çalışanlarınızın önerilerini ve zaman zaman uyarılarını değerlendirirseniz, çok kıymetli bilgilere rastlayabilirsiniz.

Daha detaylı bilgi için 444 54 92 no’lu telefondan e-MOR ekibine ulaşın.

Günümüzde ERP ve süreç entegrasyonunun önemli olduğunu kavramayan pek az yönetici vardır.

Ancak inşaat sektöründe süreç entegrasyonu konusunda atacak adımları olan şirketler hala çoğunlukta.

Eğer süreçlerinizi hala entegre etmediyseniz sizi harekete geçirecek bir haberimiz var.

Aberdeen Grubu’nun 2010 yayınladığı bir araştırmaya göre bir inşaat şirketi sadece birkaç sürecini entegre etse bile rakiplerine göre %50 kar avantajı sağlıyor *.

Evet, yanlış duymadınız. Sadece birkaç sürecinizi entegre etmeniz bile size büyük rekabet avantajı sağlıyor.

Sadece birkaç sürecinizi entegre etmeniz bile %50 karlılık avantajı sağlıyorsa tüm süreçlerinizi entegre etmenizin ne kadar karlılık avantajı sağlayacağını düşünün.

Rakiplerinize sağladığınız karlılık avantajıyla neler mi yapabilirsiniz? Maliyetleriniz düşük olduğundan iş alma konusunda daha agresif olabilirsiniz. İş teslimatlarınızı daha rahat gerçekleştirebilirsiniz. Daha kaliteli çalışanlar ve yöneticiler alabilirsiniz. Nakit akışınızı daha iyi yönettiğiniz için krizlere karşı daha sağlam durabilirsiniz. Ayrıca, hissedarlarınız daha fazla gelir elde edebilir ve başarının tadını çıkarabilirler.

Süreçlerinizi entegre etmemeniz nasıl oluyor da bir inşaat şirketine milyonlarca liraya mal olabiliyor?

Gelin nedenlerini birlikte inceleyelim.

Satınalma Maliyetlerinin Yönetimi

Süreçlerinizi entegre etmediğiniz zaman gereksiz malzeme satın alımları yapar, depo maliyetlerinizi yükseltirsiniz. Aslında alınmaması gereken birçok malzemeyi satın almış olursunuz ve bu durumu şantiyeniz kapanana kadar fark etmezsiniz. Veya malzemeyi zamanında sipariş etmeyi atlayabilir, bu nedenle yüksek fiyattan ve pahalı bir nakliyeyle malzemeyi sahaya yetiştirmek zorunda kalabilirsiniz.

Süreçlerinizi entegre ettiğiniz takdirde, gereksiz satın alma maliyetlerine katlanmak zorunda kalmazsınız. Malzeme siparişlerinizi zamanında verir ve malzemelerin olması gerektiği zamanda sahada olmasını sağlarsınız.

Taşeron Takibi

Süreçlerinizi entegre etmediğiniz zaman taşeronlarınızı takip etmekte zorlanırsınız. Sözleşme, buna bağlı hakedişler, faturalar ve ödemeler birbirine girer. Taşeronun gerçekte sahada yaptığı ilerlemeyi hakedişe yansıtmakta, kesintileri takip etmekte zorlanabilirsiniz. Hele bir de zeyilnameler olursa birçok mühendisiniz işin içinden çıkabilmek için zaman harcarlar. Ve unutmayın, ne kadar titiz çalışırlarsa çalışsınlar hatasız kul olmaz.

Eğer süreçlerinizi entegre ederseniz, taşeronlarınızı daha kolay takip edebilirsiniz. Sözleşmeler, zeyilnameler, hakedişler, faturalar ve ödemeler çok daha düzenli hale gelir.

Şantiye Yönetimi

Süreçlerinizi entegre etmediğiniz zaman şantiyelerinizin yavaşlaması ve durması riski yüksektir. Şantiyelerinizden birinin durma noktasına geldiğini, hatta durduğunu gözünüzün önüne getirin. Bir malzeme zamanında gelmemişti, veya taşeron işini zamanında yapmamıştı. Birçok nedeni olabilir.

Süreçlerinizi entegre ederseniz şantiyelerinizin yavaşlama ve durma riskini azaltabilirsiniz. Süreçlerinizi daha iyi yönettiğiniz ve birimleriniz birbirinden haberdar olduğu için gerekli kaynakların sahada zamanında var olmasını sağlayabilirsiniz. Şantiyeleriniz çalışmaya devam ettikleri için genel gider maliyetlerinizin artma riskini de, işverenlerinizin size ceza kesme riskini de azaltabilirsiniz.

Bütçe Kontrol Sistemi

Süreçlerinizi entegre etmezseniz proje bütçe kontrol sisteminizi kurmakta zorlanırsınız. Planlama biriminizle diğer birimleriniz birbirinden kopuk çalışırlar. Kopukluk nedeniyle bütçelerin planlananlarını ve gerçekleşmelerini takip etmekte büyük güçlük çekersiniz.

Eğer süreçlerinizi entegre ederseniz güçlü bir proje bütçe kontrol sistemi kurabilirsiniz. Planlanan bütçe – gerçekleşen maliyet kıyaslamalarını yapabilirsiniz. Maliyetlerin planlanan bütçeyi aşmaması için denetimler ve uyarılar devreye alabilirsiniz.

Ödeme Yönetimi Sistemi

Süreçlerinizi entegre etmezseniz ödeme sisteminizde yanlış ve gereksiz ödeme yapma risklerine maruz kalırsınız. Proje sayınız ve iş hacminiz fazlaysa ödeme sürecinizin yönettiği riskler de yüksektir. Birçok ödeme gözden kaçabilir, ödenmemesi gereken ödemeler ödenebilir, olması gerekenden daha fazla ödemeler yapılabilir, nakit akışı öngörülmekte zorlanılır ve beklenmeyen nakdi sıkışıklıklar yaşanabilir.

Eğer süreçlerinizi entegre ederseniz ödeme sisteminizdeki riskleri başarılı bir şekilde yönetebilirsiniz. Ödenmemesi gereken ödemeleri tespit ederek ödemeyi durdurabilir, ödemelerde gerekli ayarlamaları yapabilir, kime ne zaman ne kadar ödemeyi neden yapmanız gerektiğini elinizin altında bulabilirsiniz.

ERP ile Süreç Entegrasyonu

Peki, süreçlerinizi nasıl entegre edebilirsiniz?

Gelin size inşaat şirketleri için geliştirilmiş e-MOR İnşaat ERP sisteminden 2 tane örnek verelim. Bu 2 örnek e-MOR’da yer alan çok sayıda entegre süreç yönetiminden sadece ikisidir.

ERP ile malzeme satınalma yönetimi

ERP ile taşeron satınalma yönetimi

Daha fazla bilgi için 444 54 92 no’lu telefondan e-MOR ekibine ulaşın.

* “The Impact of Project Management Technology in the AEC Industry” Aberdeen Group, 2010.