ERP sistemi seçimi yaparken değerlendireceğiniz birçok kriter var. Değerlendirdiğiniz yazılımların,

• Hangisinin hangi iş süreçlerinize hazır bir şekilde cevap verebildiği,
• Hangi iş süreçleriniz için yazılımsal uyarlama yapmanız gerektiği,
• Yazılımsal uyarlamanın hangi yazılımda ne kadar kolay olduğu,
• Hangisinin sektörünüzdeki başka firmalar tarafından ne kadar kullanıldığı,
• Danışmanlık ekibinin sektörünüzün iş süreçlerinize ne kadar hakim olduğu,
• Lisanslama, implementasyon, bakım, destek modelleri,
• Kullanım kolaylığı,
• Fiyat skalası,

vb. birçok kriteri detaylı olarak ele almalısınız.

Hepimiz daha az maliyet yapmayı severiz. Bu nedenle düşük fiyatlı yazılımlar sizi daha çok cezbedebilir.

ERP sistemi seçimi yaparken yapacağınız en büyük hata da bu olur.

Düşük fiyatlı yazılımla işlerinizi çözebileceğiniz yanılgısı sizi aslında daha büyük maliyetlere ve zaman kayıplarına sürükleyecektir. Yazılım sizin iş süreçlerinizi yeterince kapsamayacak, size yeterince uyum sağlayamayacaktır. Uyarlamalar yaparken büyük maliyetlerle karşılaşmanıza yol açacaktır. Tüm uyarlama çabalarınıza rağmen hayalleriniz suya düşebilir ve beklentilerinizi karşılamayan bir sistemle karşılaşabilirsiniz.

Hangi ERP sistemine yatırım yapacağınızı belirlerken,

• İş süreçlerinizi hazır bir şekilde en çok kapsayan yazılımı,
• İş süreçlerinizde gelecekte yaşanabilecek değişimlere en hızlı ayak uydurabilecek yazılımı,
• Yıllar boyunca destek alabileceğiniz, uzman, profesyonel ERP yazılım sağlayıcısını

seçmeniz gerektiğini hep aklınızda bulundurun.

Artık ERP sistemine geçmenizin zamanı geldi.

Ekibinizin en azından bir kısmı buna çok istekli. Yönetiminiz sistemsizliğin getirdiği problemlerden bıkmış. Bir an önce bir sisteme geçilmesini istiyor.

ERP sağlayıcılarıyla görüşüyorsunuz. Teklifler istiyorsunuz. Ve size birbirine benzemeyen teklifler geliyor.

Tekliflerin dip toplamlarına bakarak tercihinizi yönlendirirseniz başınız çok ağrıyacak.

Eğer bir sıralama yapmanız gerekirse, önem sırasını şöyle belirleyin:

1. Süreç uyumu (ERP sistemi mevcut haliyle sizin işlerinizi ne kadar detaylı kapsıyor.)
2. Teknik destek (ERP sağlayıcısı size nasıl destek sağlıyor.)
3. Toplam sahip olma maliyeti (satın alma, implementasyon ve kullanım süresince sistemi kurma, ayakta tutma ve yeni ihtiyaçlara göre yeni geliştirmeler yaparak iyileştirme maliyeti)

Maliyet fiyat demek değildir. ERP tekliflerinde gizli maliyetler fiyata yansıtılmamış olabilir. Tetikte olun. Teklifleri en ince ayrıntısına kadar okuyun. Kimi teklifte implementasyon faaliyetleri fiyata dahildir, kiminde değildir. Kiminde 20 gün, kiminde 50, kiminde 100 gün dahildir. Kimi sistem 40 günde kurulabilirken kimi sistem 200 günde bile kurulamayabilir. Bunlarla ilgili çok iyi araştırma yapmanız ve satır aralarını dikkatli okumanız gerekli.

ERP tekliflerini mukayese ederken fiyata değil toplam sahip olma maliyetine bakmalısınız. Toplam sahip olma maliyeti, ERP sistemini aldığınızda, kurarken, ve yıllar boyu kullanırken (15 yıl iyi bir projeksiyondur) yapacağınız maliyetlerdir. Satır aralarını iyi okuyun. Bakım anlaşmalarının maliyetlerini, eğitim maliyetlerini, danışmanlık günlük maliyetlerini iyi hesaplayın.

Sisteme ilk baştan para vereyim sonra da bir daha para vermeyeceğim diye düşünüyorsanız yanılıyorsunuz.

Eğer ERP sisteminizin şirket içindeki kullanımının yaygın ve başarılı olmasını istiyor, fayda sağlamak istiyorsanız bakım anlaşmalarınızı düzenli yapacak, sistemi ayakta tutmak ve geliştirmek için düzenli olarak danışmanlık satın alacaksınız.

Teklifte sunulan ürün ve hizmetlerin içeriğini iyi inceleyin. Piyasadaki tüm ERP sistemleri birbirinden farklı. Hepsi her şeyi yaptığını iddia edebilir. Ancak bu doğru değil. İyi bir demo süreci geçirdiyseniz, hangi sistemin neler yapabildiğini kendi gözlerinizle görmüşsünüzdür. Tekliflerde geçen ürünlerin içeriğini bu gözle değerlendirin ve elmayla armudu kıyaslamayın. Bir sistem diğerine göre pahalıysa bunun bir sebebi vardır.

Teknik destek en önemli ve öncelikli kriteriniz olsun. İşleriniz çok kıymetli. Faturalarınızı, siparişlerinizi, stoklarınızı, varlıklarınızı, finansınızı, raporlarınızı, ve daha bir çok kritik işleminizi hep ERP sisteminiz üzerinden takip edeceksiniz. Sisteminizi ayakta tutabilmeniz, kendinize uyarlayabilmeniz, zaman içerisinde yeni ihtiyaçlarınıza uygun bir şekilde geliştirebilmeniz için teknik destek alabilmeniz şart. Araştırmanızı iyi yapın. En iyi teknik destek veren şirketle anlaşmaya çalışın. Göreceksiniz, başarınızın anahtarı teknik destekte.

İnşaat şirketinizi ERP sistemine geçirmeyi düşünüyorsunuz.

Sizin için bir yazı dizisi başlattık. ERP seçimi, kurulumu ve kullanımı sırasında nelere dikkat etmeli ve neyi nasıl yapmalısınız sizinle paylaşıyoruz. Bu yazımızda ilk 5 tavsiyemizi paylaşıyoruz. Geri kalan tavsiyelerimizi de diğer yazılarımızda takip edebilirsiniz.

1. Problemlerinizi ve hedeflerinizi iyi belirleyin

Piyasada duyuyorsunuz. Şu firma ERP kullanmaya başlamış, şu firmada şu sistem varmış diye. Hep duydunuz, belki daha önce çalıştığınız firmada da kullandınız. Şimdi çalıştığınız firmadaysa ciddi ciddi düşünüyorsunuz, firmayı ERP sistemine geçirme zamanı geldi diye.

İşleriniz büyüyor. Şantiye sayınız artıyor. İşlerinizi takip etmek zorlaşıyor. Şirketinizin yakın zamanda gerçekleştirdiği projelerde çeşitli sıkıntılar ve kayıplar yaşandı. Bu tür aksaklıkların ve kayıpların bir daha olmamasını istiyorsunuz.

Önünüzde büyük ve önemli projeler var. Bunlara başlarken çalışma sisteminizi iyileştirmenin tam zamanı, ERP sistemine geçmenin tam zamanı diye düşünüyorsunuz.

ERP sistemi şirketinize ve projelerinize çok sayıda fayda getirecek. Ancak unutmamak gerekir ki ERP sistemi, veya herhangi başka bir yazılım sihirli bir değnek değil. ERP sistemine yapacağınız yatırımdan maksimum fayda sağlamak için atmanız gereken ilk adımlar şunlar:

• yaşadığınız problemleri incelemek ,
• bu problemleri nasıl çözmek istediğinizi düşünmek,
• amaçlarınızı belirlemek
• ve hedefler koymaktır.

ERP sistemi bir tedavidir. Bir çözümdür.

Probleminizi tespit etmeden, hastalığınızı teşhis etmeden tedaviye başlayamazsınız.

Bu nedenle problemlerinizi belirlemeli, iyileştirmek istediğiniz alanlara karar vermelisiniz. Şu anda hangi alanlarda ne sıkıntılar yaşıyorsunuz, bunlar nelere mal oluyor. Hangi alanlar size para kaybettiriyor, hangi alanlar size zaman kaybettiriyor, hangi alanlar risklere açık tespit etmelisiniz.

Tıpkı tıpta olduğu gibi, eğer şirketinize doğru tanı koyarsanız doğru tedaviye başlayabilirsiniz.

Bu nedenle belirleyin. Satınalma sürecinizde ne aksaklıklar var. Maliyetlerinizi takip ederken hangi sıkıntılarla karşılaşıyorsunuz. Ödeme sürecinizdeki problemler nelerdir. Depolarınızdaki malzemelere ne kadar hakimsiniz. Taşeronlarınızla ilgili ne gibi dertler yaşıyorsunuz.

Problemlerinizi belirledikten sonra amaçlarınızı oluşturabilirsiniz. Ödeme sürecinizi nasıl iyileştirmek istiyorsunuz, depolarınızı nasıl takip edebilirsiniz. Düzeninizin nasıl olmasını istediğinizi belirleyebilirsiniz.

Örneğin, yurt dışı merkezli bir uluslararası müteahhit olan bir müşterimiz, personelinin yurt dışına çıkış, seyahat süreçlerinin takibi alanında büyük finansal risklere sahip olduklarını ERP arayışına daha hiç geçmeden belirlemişti. Bu alandaki problemlerini çok iyi anlamıştı. Ve amaçlarını belirlemişti, 5,000’i aşkın personelin takip edildiği seyahat sürecindeki en önemli riskleri kapatacaktı. Bu amacı ERP implementasyon amaçlarının içerisine yerleştirdik, implementasyonda planlamasını yaptık ve implementasyon sonunda da bu amaca ulaşıp ulaşamadığımızı kontrol ettik. Artık şirket günümüzde 7,000’i aşkın personelinin seyahat süreçlerindeki riskleri minimize etmiş, yıllık potansiyel onbinlerce dolarlık kaybın önüne geçmişti.

2. Süreçlerinizi iyi anlayın

Evet. Daha sistematik çalışmanız gerektiğinin farkındasınız. Şartlar sizi kaçınılmaz bir şekilde iş yapma biçiminizi iyileştirmeye zorluyor.

Peki, işinizi şu anda nasıl yürütüyorsunuz? Bir malzemenin satın alımını nasıl gerçekleştiriyorsunuz? Farklı büyüklükteki şantiyelerinizde farklı satınalma prosedürleriniz var m? Veya malzeme grubu bazında onay rotası değişiklikleriniz? Şantiyelerinizden talepler nasıl akıyor? Hangi işlem kimin tarafından ne kadar sürede gerçekleştiriliyor? ERP projenize başlamadan önce bu gibi detaylara hakim olmanız gerekli. Neyi neden yaptığınıza, şartlarınıza hakim olmanız gerekli.

İşletme okullarında ilk öğrettikleri kural şudur: “Satış problemi diye bir şey yoktur, üretim problemi diye bir şey yoktur, İK problemi diye bir şey yoktur, bunların hepsi birbirine bağlıdır. İşletme problemi diye bir şey vardır. Problemleri tek boyutuyla ele alamazsınız, tüm boyutlarıyla ele alırsanız çözebilirsiniz.”

Bir inşaat şirketi yöneticisi olarak süreçlerinizde dikkat etmeniz gereken belki de en önemli unsur süreçlerinizde birden fazla birimin rol aldığıdır.

Örneğin, satınalma maliyetlerinizi düşürmek isterseniz sadece satınalma biriminizin kendi içinde yürüttüğü işlerle sınırlı kalmamalısınız. Planlama biriminiz, teknik ofisiniz, depolarınız, muhasebe biriminiz ve satınalma biriminiz iç içedir. Bu saydığımız bütün birimlerin satınalma maliyetlerine etkisi vardır. Eğer gereksiz satınalmaları engellemek istiyorsanız, planlama biriminizin planladığı malzemelere ve bütçelere göre satınalma gerçekleştirmelisiniz. Bunu gerçekleştirmek için satınalma biriminizle planlama biriminiz, teknik ofisiniz ve depolarınız arasındaki iletişim had safhada olmalıdır.

Birimlerinizden bir tanesi bu tür bir veri akışını kurmamakta direnebilir. Veya bu bilgileri bir sistem aracılığıyla paylaşmaya üşenebilir. Bu gibi bir yaklaşıma müsaade etmeyin. Unutmayın, süreçleriniz birbiriyle bağlı ve birden fazla birimin koordinasyonuyla yürüyor. Dört tekerlekli bir araba nasıl üç tekerlekle yol alamazsa, süreçler de eksik birimler olursa verimli yürüyemez.

Çok ince detaylı olmasa bile süreç haritalarınızı çıkartırsanız, hangi süreçlerin ve bu süreçlerin hangi adımlarının önemli olduğunu, nerelerde aksaklık olduğunu ve nereleri düzeltmek istediğinizi belirleyebilirsiniz.

Bu sayede teşhisi iyi koyabilir, tedaviye başlayabilirsiniz

3. Beklentilerinizi ve bütçenizi gerçekçi oluşturun

ERP projenizden beklentilerinizi ve bu işe yapacağınız yatırımı oluştururken gerçekçi olun.

ERP sistemi şirketinize birçok fayda getirecek. Eğer verimli kullanırsanız şirketinize çağ atlatacak. Şirket tarihçeniz ERP sistemi öncesi ve ERP sistemi sonrası olarak ikiye ayrılacak. Çalışanlarınız ERP sistemi öncesi biz nasıl iş yapıyormuşuz diye kendi kendilerine soracak ve daha önce işleri nasıl yürütebildiklerine şaşıracaklar.

Ancak ERP sisteminin bir dönüşüm projesi olduğunu unutmayın. Bu dönüşüm bir günde gerçekleşmiyor. Zaman alıyor. Emek ve bütçe gerektiriyor.

ERP sistemine ne verirseniz onu alırsınız. Ne kadar emek verirseniz sisteminiz o kadar başarılı geri dönüş alırsınız. Ne kadar bütçe ayırırsanız o kadar başarılı olursunuz.

Eğer bu kılavuzumuzda yer alan diğer maddeleri de okuduysanız ve uyguladıysanız, beklentileriniz daha somut ve gerçekçi hale gelmiştir. Maliyet takip sisteminizin nasıl olacağını, şantiyelerden hangi verilerin nasıl akacağını, raporlama sisteminizin nasıl olacağını, onay sisteminizin nasıl olacağını, ödemeleri nasıl kontrol altına alacağınızı belirlemişsinizdir.

ERP sisteminizi on beş yıl ve belki de daha uzun süre kullanacaksınız. Zaman içerisinde çalışma yöntemleriniz değişecek, buna bağlı olarak da istekleriniz ve ihtiyaçlarınız da değişecek.

Bu şu anlama geliyor: ERP sistemine düzenli olarak yatırım yapmanız gerek. Nasıl ki bahçenizi düzenli olarak sular, düzenli olarak bakımını yapar, zaman zaman bahçe içinde yeni düzenlemeler gerçekleştirirseniz, sisteminizi de düzenli olarak gözden geçirir, aksayan noktaları tespit edip düzeltir, yeni düzenlemeler yaparsınız. Bu nedenler ERP sistemi yalnızca bir defa yatırım yapılıp sonra unutulan ve bir daha ilgilenilmeyen bir varlığınız değildir.

Bütçenizi bu gerçeği göz önünde bulundurarak oluşturmalısınız.

Bütçenizi de ne kadar kısmaya çalışırsanız, o kadar başarısız olursunuz ve yatırımlarınız boşa gider.

4. Süreçlerinize uygun bir ERP sistemi seçin

ERP sistemi seçerken 3 tane hedefiniz olmalı:

• Süreçlerinize en uygun sistemi seçmek,
• Üzerinde uyarlama ve geliştirme yapılması kolay bir sistem seçmek,
• Sizi anlayan, size benzer firmalarada defalarca kurulum yapmış bir ERP sağlayıcısını seçmek.

Başarılı olmak istiyorsanız yukarıdaki 3 hedefe de erişmelisiniz. Bir tanesini bile eksik bıraksanız başınız ağrır.

ERP sistemi seçimi sırasında yapabileceğiniz en büyük yanlış seçiminizi yaparken ihtiyaçlarınıza bakmamak ve modaya uymak.

Ne demek istiyoruz?

Hiçbir firma birbiriyle birebir aynı değildir. Sizinle aynı sektörde aynı ürünleri/hizmetleri üreten bir rakibinizle bile birebir aynı değilsiniz. Evet, benzerlikleriniz var. Ancak birebir aynı değilsiniz. Bu nedenle ERP seçiminizi yaparken başkası da şu sistemi aldı veya şu marka çok popüler şeklinde davranmamalısınız.

Sistemleri detaylı olarak incelemelisiniz. Sizin iş süreçlerinizi nasıl karşılıyor, hedeflerinize nasıl cevap verecek, hangi alanlarda ne kadar uyarlama gerektirecek, ne gibi raporlar alabileceksiniz, yazılım ne kadar geliştirilebilir, uyarlaması ne kadar kolay, yazılım sağlayıcısı sizinle aynı dilden konuşabiliyor ve sizin dertlerinizi anlıyor mu bu gibi kriterleri sorgulamalısınız.

Bir teknoloji veya bir marka popüler oldu diyerek seçim kararınızı buna göre yönlendirirseniz kaçınılmaz felakete hazırlıklı olun.

Örneğin, inşaat şirketlerinin çalışma biçimine uygun olmayan, başka sektörler için üretilmiş ancak inşaat sektöründeki şirketlere de satılmaya çalışılan sistemlerden uzak durmalısınız. Bunları kendinize uyarlamanız çok uzun zaman alır ve gereksiz maliyetlere yol açar, ayrıca çıkan sonuç da büyük ihtimalle başarısız olacaktır. Veya ihtiyaçlarınızdan çok uzak olan ancak sırf web tabanlı ve arayüzleri biraz daha albenili diye bir seçim yaparsanız da felakete davetiye çıkarmış olursunuz. Bu gibi yazılımları çok iyi ve ciddi bir stres testinden geçirmeniz gerekiyor.

Size önerimiz, genel bir demo aldıktan sonra tedarikçilere belirlediğiniz senaryoları vermeniz.

Ve onların verdiğiniz senaryoları canlı olarak uygulamaları. İstediğiniz raporları gösterebilmeleri.

Örneğin, bir inşaat projenizin planını verin. Bunu sisteme aktarsınlar. Proje planınızda yer alan aktivitelerin birisini kendiniz imal edin, diğerini ise bir taşerona verin. Makina çalıştırın, işçi çalıştırın, maaşlar ödeyin. Malzeme satın alın. Taşeron seçin. Hakediş oluşturun, hakediş faturasını muhasebenize işleyin. Ödeme talebi oluşturun. Talebi onaya sunun. Ve bütün senaryoyu yürütürken bakın, kendi imal ettiğiniz aktiviteyi ne kadara planlamıştınız, ne kadara gerçekleşmiş. Taşere ettiğiniz aktiviteyi ne kadara planlamıştınız ne kadara gerçekleşmiş.

Gerçek bir senaryoyu size baştan sonra gösteremeyen bir sistemi seçmemenizi tavsiye ederiz.

5. Yakın çalışabileceğiniz, sizinle aynı dili konuşan, size iyi destek verebilecek bir ERP sağlayıcısı seçin

Siz bir ekipsiniz. Çalışanlarınız, yönetiminiz, ve tabi ki ERP sağlayıcınız.

ERP’de başarı yakalamak için hem yönetiminizin hem çalışanlarınızın hem de ERP sağlayıcınızın bir ekip olarak kendi üzerlerine düşen sorumlulukları yerine getirmesi gerekir.

Piyasada bir çok ERP sistemi ve birçok ERP sağlayıcısı vardır.

İtalya’yı ele alalım. İtalya’da irili ufaklı toplam 2,000’in üzerinde ERP sağlayıcısı var. Bu kadar çok seçenek varken doğru tercihi yapmak çok önemli.

Ülkemizde de İtalya’daki kadar yüksek sayıda seçenek olmasa da çok sayıda seçenek mevcut. Peki herhangi bir ERP sağlayıcısını seçebilir misiniz? Hayır, bu riski göze almak istemezsiniz.

ERP sağlayıcılarıyla konuştuğunuzda, görüştüğünüzde anlayacaksınız. Sizi anlayan, süreçlerinizde uzman en fazla birkaç tane ERP sağlayıcısı bulabileceksiniz.

Çünkü inşaat sektörü başka sektörlere benzemez.

Kendi dinamikleri vardır. Kendi jargonları vardır. Kendine özgü işleyişleri vardır.

İş süreçleri başka sektörlere göre çok farklıdır. Problemleri başkadır. Prosedürleri başkadır.

Bu nedenle başka sektörlerde uzman ERP sağlayıcıları inşaat sektöründe başarılı olamazlar. İnşaat şirketinizin karşılaştığı problemleri öğrenmeleri, anlamaları ve ona uygun çözümler üretmeleri çok zaman alır. Ve tabi çok büyük maliyetler alır. Bu büyük maliyet kayıplarını yaşamak istemiyorsanız inşaat şirketlerinde uzman ve deneyimli bir sağlayıcı seçmelisiniz.