Ancak itiraf edelim, bunu bazen başarabilir bazen de başaramayız. İşlerimizi daha kurumsal yapıda yürütelim isteriz, ama birçok zaman kendimizi konudan konuya, problemden probleme koştururken buluruz. Problemleri bastıran, yangın söndürmek için yangından yangına koşan bir haldeyizdir birçok zaman. Bu da uzun vadeye odaklanma, problemleri daha problem oluşmadan bertaraf edebilme, sürdürülebilir başarılı işler yapma gibi fırsatları kaçırmamıza neden olur.

Şirketinizin sürdürülebilir finansal başarı yakalayabilmesi için çalışma düzeninizi iyileştirmeniz şart.

Çalışma düzeninizi iyileştirebilmeniz için yapmanız gerekenleriyse 3 ana başlığa toplayabiliriz:

• Süreçlerinizle ilgili yapmanız gereken iyileştirmeler,
• Sistemlerinizle ilgili yapmanız gereken iyileştirmeler,
• İnsan kaynağınızla ilgili yapmanız gereken iyileştirmeler.

Gelin 3 ana başlığa da kısaca göz atalım.

Süreç yönetimiyle ilgili yapmanız gereken iyileştirmeler

Yaptığınız işleri bir süreç şeklinde anlatamıyorsanız, ne iş yaptığınızı bilmiyorsunuz demektir! Süreçlerinizi ne kadar iyi bildiğinizi düşünün. Evet, belki siz süreçlerinizi anlatabilirsiniz ama sizinle aynı birimde çalışan başka bir kişi süreçlerinizi aynı şekilde anlatabilir mi? Veya bir süreci neden şu anki şekliyle yönetiyorsunuz da başka şekillerde yönetmiyorsunuz? Daha önce nasıl yönetiyordunuz, sürecinizde değişiklik yapmanızı ne tetikledi?

Süreçlerinizi dokümante etmelisiniz. Süreçlerinizi dokümante ederken süreçlerinizi daha iyi anlayacak, süreçlerinizin üzerinde daha fazla düşünerek nerelerin aksadığını, nerelerin iyileştirilebileceğini görebilirsiniz.

Süreçlerinizin üzerinde bu çalışmayı bir kere yapmanız yetmez. Şirket olarak süreç-odaklı düşünmeyi bir kültür haline getirmelisiniz. Belirli aralıklarla değerlendirmeler yaparak süreçlerinizi yeniden değerlendirmeli ve üzerlerinde nasıl iyileştirmeler yapabileceğinizi tartışmalısınız.

Sistem yönetimiyle ilgili yapmanız gereken iyileştirmeler

Şirketinizde kullandığınız yazılım sistemlerini, donanım ve iletişim sistemlerini ele alın. Neler kullanıyorsunuz? Kullandığınız sistemlerin kapasitesi nedir? Siz ne kadarını kullanıyorsunuz? Ne gibi gelişmeler yapabilirsiniz?

Süreçlerinizi kağıt tabanlı bir şekilde yönetmeniz günümüz teknoloji ortamında pek de makul gözükmüyor. Eğer hala ERP sistemi, İş Akışı Yönetimi sistemi gibi süreç yönetimi sistemlerine geçmediyseniz bir an önce geçmenizi tavsiye ederiz.

Sistemleriniz süreçlerinizi yönetmenize imkan sunan ve şirket içi iş birliğini artıran varlıklarınızdır.  Sistemlerinizi kullanılır tutmalı, yaşatmalı ve sürekli geliştirmelisiniz.

Süreçlerinizi, şirketinizin performansını ölçebilmeniz için kullandığınız raporları da sistemlerinizden almalısınız. Çalışanlarınız kimi zaman yanlışlıkla kimi zamansa art niyetle (üzücü ama gerçek) yönetiminize akan raporlarda hatalar yapabilir. Veya raporlara kaynak olan verileri toplamak maliyetli olabilir, verileri toplamak uzun sürebilir. O yüzden yönetiminizin kullandığı raporların kaynağı sistemleriniz olmalıdır. Sistemlerinizin üzerinde manipülasyon yapılması daha güçtür (malesef imkansız değil) ve manipülasyonların tespiti daha kolaydır (log mekanizmalarıyla ve çeşitli çapraz kontrollerle).

İnsan kaynağınızla ilgili yapmanız gerekenler

Çalışanlarınız şirketinizin başarısında kritik paya sahipler.

İnsan kaynağı politikasınızı gözden geçirmeniz gerekli. Malesef birçok firma hala insan kaynağı ile ilgili faaliyetleri ikinci, hatta üçüncü plana atıyor. Bu hataya düşmeyin. İş yürütme şeklinizi iyileştirmeniz için bu işi yürütecek çalışanlarınızın katkısına ihtiyacınız var.

İnsan kaynağınızla ilgili prosedürler oluşturun. Yeni işe alınan bir çalışana ne eğitimleri verilecek gözden geçirin. Tabi ki yeni aldığınız bir çalışanı bir an önce sahaya sürmeli ve ondan faydalanmayı beklemelisiniz. Ancak gerektiği kadar oryantasyonu sağlamayı unutmayın. Süreçlerinizi çok iyi öğretmelisiniz. Sistemlerinizi çok iyi öğretmelisiniz.

Eğer süreçlerinizi ve sistemlerinizi iyi öğretmez, süreç ve sistem bilincini oluşturmazsanız çalışanlarınızın kendi süreçlerini kuracaklarını, kendi sistemlerini oluşturmaya çalışacaklarını ve bütün bunların size telafisi güç büyük bir mali kayıp doğuracağını aklınızdan çıkarmayın.

Bu arada tabii ki çalışanlarınızın fikirlerini daha fazla ifade edebilecekleri, tavsiyelerini daha fazla dile getirebilecekleri bir ortam oluşturun. Süreçlerinizi her gün yürüten, işlerinizi her gün yapan, müşterilerinizle ve tedarikçilerinizle sürekli temas halinde olan çalışanlarınızın önerilerini ve zaman zaman uyarılarını değerlendirirseniz, çok kıymetli bilgilere rastlayabilirsiniz.

Daha detaylı bilgi için 444 54 92 no’lu telefondan e-MOR ekibine ulaşın.