Bugün çok sayıda irili ufaklı Türk inşaat şirketi uluslararası pazarlarda projeler gerçekleştiriyor.

Ve hepsinin yaşadığı ortak bir sıkıntı var. Yurt dışındaki projeleri takip etmek yurt içindeki projeleri takip etmekten daha zor.

İletişim ve ulaşım imkanları her ne kadar artmış olsa da, yabancı bir ülkede organizasyon kurmak, şantiye kurmak, yapılan imalatı ve maliyetleri takip etmek hala yurt içine kıyasla daha sıkıntılı.

Özellikle de projelerin imalatlarını ve maliyetlerini takip etme, güncel ve güvenilir bilgileri edinme noktasında çok iyi bir sisteme sahip olmalısınız.

Bu yazımızda işin proje maliyet takibi konusuna değiniyoruz. İmalat takibineyse başka bir yazımızda yer vereceğiz.

Proje bütçe yönetimi ve maliyet takibi sistemi

Farklı ülkelerdeki projelerinizin maliyetlerini takip edip etkili yönetebilmeniz için şantiyelerinizle merkeziniz arasında veri alış verişini sağlayacak entegrasyonu kurmanız şart.

Sıkı maliyet takibi için şantiyeleriniz ve merkeziniz aynı maliyet dilini konuşmalı. Merkeziniz şantiyelerine farklı farklı bakmak yerine hepsine tek bir yöntemle bakmalı. Ve projelerin maliyetlerini konsolide olarak görebilmeli. Bunun için şantiyelerinizin başına buyruk bir maliyet takip modeli geliştirmeleri yerine tüm projelerinizde kullanacağınız maliyet takip şablonu vermeniz önemli.

Proje bütçe yönetimi ve maliyet takibi için kağıt tabanlı veya Excel benzeri spreadsheet dosyaları tabanlı bir sistem sizi çok uzun süre destekleyemez. Sizce de böyle yöntemler farklı ülkelerde iş yapan inşaat şirketleri için meşakkatli ve ilkel yöntemler değil mi?

Projelerinizin bütçelerini ve maliyetlerini yöneteceğiniz sistem merkezi bir sistem olmalı. Farklı ülkelerdeki şantiyeleriniz bu sisteme bağlanarak işlemlerini gerçekleştirmeli. Maliyet kontrol ekibiniz ve yönetiminiz de kullandıkları raporları bütçe ve maliyet takip sisteminizden çekmeli.

Hangi projenizin hangi aktivitesine hangi kaynaktan ne kadar planlamıştınız, şu ana kadar ne kadar gerçekleşmiş diye takip edebilmenizi sağlayan iyi bir sistem kurduğunuzda hem şantiyelerinizi disipline edecek hem de kötü gidişatları erken tespit edip gerekli önlemleri alabileceksiniz.

Satınalma yönetimi ve onay sistemi

Malzeme ve hizmet satın alımlarını hem daha iyi takip edebilmek hem de şantiyeleri belirli bir disiplinde tutabilmek için şantiyelerinizle merkezinizi entegre eden bir satınalma sistemi kurmalısınız.

Talep, teklif toplama, teklif değerlendirme, sözleşme, sipariş, hakediş, fatura, depo girişi gibi süreçlerinizde şantiyelerinizle merkezinizin entegrasyonu şart.

Ayrıca, satınalma sürecinizdeki adımlarla ilgili onay sistemleri kurarak merkez ofisinizin çeşitli işleri değerlendirip onaylamasına imkan vermelisiniz. Kağıt ortamında veya email ortamında yapılan onay taleplerinin ne kadar uzun sürebildiğini, yanlışlıklara ve karışıklıklara sebep olabildiğini, sonradan geriye dönüp incelemenin ne kadar zor olduğunu tecrübe edinmişsinizdir.

Hem şantiyelerinizin hızlanması, hem de maliyetlerin kontrol altında tutulması için dijital ortamda bir satınalma onay sistemini şirketinize kazandırmalısınız.