Projelerinizin maliyetlerini kısa zamanda daha iyi takip eder hale gelebilirsiniz.

Bunun için merkezi bir proje bütçe ve maliyet kontrol sistemi kurmanız ve çalışanlarınıza prosedürleri öğretmeniz gerekli.

Proje bütçe ve maliyet sistemi kurun

Projelerinizin bütçelerini oluşturduğunuz sistemle gerçekleşen maliyetleri tuttuğunuz sistemin birbirinden farklı olması büyük sıkıntılara yol açar. Bütçeleri ve maliyetleri takip edebilmeniz için planlama ve gerçekleşme kısımlarını entegre etmelisiniz. Örneğin, e-MOR ERP sistemi MS Project ve Primavera planlama araçlarıyla tam entegredir. e-MOR’un hazır entegrasyonunu kullanarak MS Project ve Primavera’da yaptığınız bütçeleri ERP sistemine aktarabilir, gerçekleşenleri bütçelerle kıyaslayabilir ve detaylı raporlar alabilirsiniz. Proje bütçe ve maliyet sistemi temel olarak 3 bileşenden oluşur: Yazılım sistemi (veya birden fazla yazılım sistemi ve bu sistemlerin entegrasyonu), prosedürler (talep nasıl oluşturulacak, personel puantajı nasıl toplanacak, ekipman puantajı nasıl toplanacak, sipariş nasıl kaydedilecek, fatura nasıl işlenecek, hakediş nasıl hesaplanacak, vb.), görev paylaşımı, raporlar (bütçe ve maliyet takibi rapor formatlarının oluşturulması, raporların oluşturulması, vb.)

Şantiyelerinizle merkeziniz arasındaki veri akışını artırın

Şantiyelerinizle merkeziniz arasındaki veri akışı maliyet takibiniz için hayati önem taşıyor.

Şantiyeleriniz bütçelerinizin revize olmuş hallerini görebilmeli, bütçelerine göre taleplerini, siparişlerini oluşturabilmeliler. Faturalarını işlediklerinde bunu merkezinizden takip edebilmelisiniz. Gerçekleştirilen işlemlerden merkez muhasebenizin anında haberi olması gerekir. Maliyet doğuran her türlü hareketi merkezinizden rahatça izleyebilmeniz ve gerekli yerlerde müdahale edebilmeniz gerekir.

Tüm bunları kağıt ortamında gerçekleştiremezsiniz. Şantiyelerinizle merkez ofisinizi entegre etmeli, aynı yazılım sistemini kullanmalarını sağlamalısınız.

Şantiyeleriniz taleplerini sisteminiz üzerinden göndersin

Satınalma, sipariş, fatura, ödeme, avans gibi taleplerinizin kağıt ortamında veya email üzerinden gelmesi birçok aksaklığa yol açmıyor mu?

Kağıt ortamında veya email ortamında gelen talepler süreçlerin işleyişini yavaşlatır. Talepler kişilerin önünde uzun süre bekleyebilir. Kaybolabilir. Takip edilmesi yoğun çaba gerektirebilir. Eğer talep sürecinizi hızlandırmak ve kolaylaştırmak istiyorsanız şantiyeleriniz taleplerini merkeze sisteminiz üzerinden göndermeli. Bu sayede taleplerin bütçeyle uyumunu kontrol edebilir ve bütçe uyumsuzluklarını daha rahat fark edebilirsiniz.

Gerçekleşen maliyet raporlarını sisteminizden alın

Gerçekleşen maliyetlerinizi takip edebilmeniz için ihtiyaç duyduğunuz raporları sisteminizden almanız en sağlıklı yöntemdir.

Maliyet verileri sisteminizin veritabanında saklandığı için daha tutarlıdır. Ayrıca, üzerinde manipülasyon yapılması çok zordur. Verilerde kimin ne değişiklik yaptığı görülebilir. Bu sayede maliyetlerinizi sisteminizden aldığınız raporlarla takip etmelisiniz.

Ayrıca, birçok yöneticiniz her an ofiste değil. Ofis dışında da proje maliyet verilerini takip etmek istemeleri son derece doğal. e-MOR ERP sisteminin tablet tabanlı Yönetici Bilgi Panoları (Dashboards) çözümü ile yöneticileriniz tabletlerinden proje maliyet verilerine rahatça erişebilirler.

Genel giderlerinizi sisteminizde takip edin ve aktivitelere otomatik dağıtın

Evet, genel giderleriniz sizin önemli maliyet kalemleriniz. Ve genel giderlerinizi rahat bir şekilde proje aktivitelerine yansıtmak istemeniz son derece doğal.

Genel giderlerinizi proje aktivitelerine dağıtabilmek için genel giderlerinizi sisteminizde takip etmeli ve aktivitelere dağıtabilmelisiniz. Genel gider dağıtım katsayıları oluşturarak genel giderlerinizi sisteminiz içerisinde otomatik olarak aktivitelere dağıtabilirsiniz.

Bu sayede genel giderlerinizi de aktivite bazında takip etmenizdeki zorlukları ortadan kaldırabilirsiniz.

Personel maliyetlerinizi sistemden takip edin ve aktivitelere kolayca dağıtın

Hangi personeliniz hangi aktivitede ne kadar süre çalıştı bilgisini sisteminizde takip etmeniz gerekli.

Personel puantaj formu kullanarak personellerin hangi aktivitede ne kadar çalıştıkları bilgisini toplayabilirsiniz.

Personel puantajlarından hareketle sisteminiz otomatik olarak personel maliyetlerini proje aktivitelerine dağıtabilir. Siz de personel maliyetlerinizin aktivitelerinize yansımasını rahatça görebilirsiniz.

Makina-ekipman maliyetlerinizi sistemden takip edin ve aktivitelere kolayca dağıtın

Tıpkı personel maliyetlerinizi aktivite bazında takip ettiğiniz gibi makina ekipman maliyetlerinizi de aktivite bazında takip etmeniz gerekli.

Hangi makinanızın hangi aktivitede ne kadar süre çalıştığı bilgisiniz sisteminizde takip etmelisiniz.

Makina ekipman puantaj formu kullanarak makinaların hangi aktivitelerde ne kadar çalıştıkları bilgisini toplayabilirsiniz.

Makina ekipman puantajlarından hareketle sisteminiz otomatik olarak makina ekipman maliyetlerini proje aktivitelerine dağıtabilir.

Prosedürlerinizi ekibinize benimsetin

Proje maliyetlerinizi daha iyi takip edebilmeniz için sistemlerinizi kurmanız yetmez.

Sistemlerinizi çalıştıracak, prosedürlerinizi uygulayacak motive çalışanlara ihtiyacınız var.

Günün sonunda, sisteme ne verirseniz onu alırsınız. Şantiye ve merkez ofis çalışanlarınızın görev ve sorumluluklarını belirleyin. Maliyet verilerini toplayadığınız prosedürlerinizi, örneğin puantajlar, hakedişler, faturalar, siparişler, vb. çalışanlarınıza çok iyi benimsetin. Sistemin kullanımını da çok iyi öğretin.

Bugün çok sayıda irili ufaklı Türk inşaat şirketi uluslararası pazarlarda projeler gerçekleştiriyor.

Ve hepsinin yaşadığı ortak bir sıkıntı var. Yurt dışındaki projeleri takip etmek yurt içindeki projeleri takip etmekten daha zor.

İletişim ve ulaşım imkanları her ne kadar artmış olsa da, yabancı bir ülkede organizasyon kurmak, şantiye kurmak, yapılan imalatı ve maliyetleri takip etmek hala yurt içine kıyasla daha sıkıntılı.

Özellikle de projelerin imalatlarını ve maliyetlerini takip etme, güncel ve güvenilir bilgileri edinme noktasında çok iyi bir sisteme sahip olmalısınız.

Bu yazımızda işin proje maliyet takibi konusuna değiniyoruz. İmalat takibineyse başka bir yazımızda yer vereceğiz.

Proje bütçe yönetimi ve maliyet takibi sistemi

Farklı ülkelerdeki projelerinizin maliyetlerini takip edip etkili yönetebilmeniz için şantiyelerinizle merkeziniz arasında veri alış verişini sağlayacak entegrasyonu kurmanız şart.

Sıkı maliyet takibi için şantiyeleriniz ve merkeziniz aynı maliyet dilini konuşmalı. Merkeziniz şantiyelerine farklı farklı bakmak yerine hepsine tek bir yöntemle bakmalı. Ve projelerin maliyetlerini konsolide olarak görebilmeli. Bunun için şantiyelerinizin başına buyruk bir maliyet takip modeli geliştirmeleri yerine tüm projelerinizde kullanacağınız maliyet takip şablonu vermeniz önemli.

Proje bütçe yönetimi ve maliyet takibi için kağıt tabanlı veya Excel benzeri spreadsheet dosyaları tabanlı bir sistem sizi çok uzun süre destekleyemez. Sizce de böyle yöntemler farklı ülkelerde iş yapan inşaat şirketleri için meşakkatli ve ilkel yöntemler değil mi?

Projelerinizin bütçelerini ve maliyetlerini yöneteceğiniz sistem merkezi bir sistem olmalı. Farklı ülkelerdeki şantiyeleriniz bu sisteme bağlanarak işlemlerini gerçekleştirmeli. Maliyet kontrol ekibiniz ve yönetiminiz de kullandıkları raporları bütçe ve maliyet takip sisteminizden çekmeli.

Hangi projenizin hangi aktivitesine hangi kaynaktan ne kadar planlamıştınız, şu ana kadar ne kadar gerçekleşmiş diye takip edebilmenizi sağlayan iyi bir sistem kurduğunuzda hem şantiyelerinizi disipline edecek hem de kötü gidişatları erken tespit edip gerekli önlemleri alabileceksiniz.

Satınalma yönetimi ve onay sistemi

Malzeme ve hizmet satın alımlarını hem daha iyi takip edebilmek hem de şantiyeleri belirli bir disiplinde tutabilmek için şantiyelerinizle merkezinizi entegre eden bir satınalma sistemi kurmalısınız.

Talep, teklif toplama, teklif değerlendirme, sözleşme, sipariş, hakediş, fatura, depo girişi gibi süreçlerinizde şantiyelerinizle merkezinizin entegrasyonu şart.

Ayrıca, satınalma sürecinizdeki adımlarla ilgili onay sistemleri kurarak merkez ofisinizin çeşitli işleri değerlendirip onaylamasına imkan vermelisiniz. Kağıt ortamında veya email ortamında yapılan onay taleplerinin ne kadar uzun sürebildiğini, yanlışlıklara ve karışıklıklara sebep olabildiğini, sonradan geriye dönüp incelemenin ne kadar zor olduğunu tecrübe edinmişsinizdir.

Hem şantiyelerinizin hızlanması, hem de maliyetlerin kontrol altında tutulması için dijital ortamda bir satınalma onay sistemini şirketinize kazandırmalısınız.