İnşaat şirketinizi büyütürken birçok sorunla karşı karşıya kalabilirsiniz.

Süreçlerinizi kontrol altında tutamamaktan kaynaklanan bu sorunlar sizi ciddi mali kayıplara sürükleyebilir. Ve ne kadar kaybettiğinizin farkına iş işten geçtikten sonra varırsınız, kayıpları telafi etmenizin bir yolu olmaz.

Eğer büyüme trendinde olan bir inşaat şirketiyseniz, hızla şu 9 süreci kontrol altına almalı ve kayıplara-kaçaklara müsaade etmemelisiniz.

1. Satınalma sürecinin ERP sistemiyle kontrol altına alınması.

Projelerinizdeki maliyetlerinizin önemli bir kısmını malzeme maliyetleriniz oluşturur. Satın alma maliyetlerinizi kontrol altına almazsanız hiç beklemediğiniz kayıplara ve kaçaklara maruz kalabilirsiniz. Satınalma maliyetlerinizin hızla kontrolden çıkmaması için talep, teklif toplama, teklif değerlendirme, sipariş, depo girişi, malzeme kullanım, fatura, ödeme zincirinizi entegre etmelisiniz. Bu sayede satın alma süreçlerinizde mali kayıp risklerini minimize etmiş olursunuz.

2.Depo sürecinin ERP sistemiyle kontrol altına alınması.

Eğer birden fazla projeyi aynı anda yürütüyorsanız, depolarınıza tam anlamıyla hakim olmanız gerektiğinin farkındasınızdır. Hangi deponuzda hangi malzemeden ne kadar var sisteminizde görebilmelisiniz. Bu sayede eksik malzeme yüzünden şantiyeniz durmaz. Eksik malzeme yüzünden acil sipariş açmak zorunda kalmaz ve acil siparişlerin getireceği yüksek maliyetlerden kurtulursunuz. Eksik malzeme riskine karşılık emniyet stokunuzu da yüksek tutmanıza ve fazladan malzeme sipariş etmenize gerek kalmaz.

3.Taşeron sözleşmelerinin ERP sistemiyle kontrol altına alınması.

Taşeronlarınızla olan sözleşmelerinizi ve zeyilnamelerinizi sistematik bir şekilde yürütebilmelisiniz. Sözleşmelerinizi standartlaştırmalısınız. Sözleşmelerinizi standartlaştırmazsanız birçok nokta gözünüzden kaçabilir, farklı projelerde farklı uygulamalara gidebilir, mali ve hukuki risklere maruz kalabilirsiniz.

4.Taşeron hakedişlerinin ERP sistemiyle kontrol altına alınması.

Taşeron hakedişlerinizi etkili bir biçimde yönetmelisiniz. Taşeronlarınıza gereksiz ödeme yapmamak için proje planı, sözleşme, hakediş, fatura, ödeme zincirini entegre etmelisiniz. Hakedişte gerekli kesintileri otomatik olarak yansıtabilmeniz, hakedişinizi şirket içinde dijital ortamda onayda dolaştırabilmeniz taşeron hakedişlerinizle ilgili mali ve hukuki risklerinizi azaltacaktır.

5.Ödemelerin ERP sistemiyle kontrol altına alınması.

İş hayatında popüler bir deyiş vardır. Karsızlık kanser gibidir, şirketi yavaş yavaş öldürür; nakit problemiyse kalp krizi gibidir, şirket ödemelerini yapamaz ve birden ölür. Çok sayıda tedarikçi ve taşerona yapacağınız ödemeleri kontrol altına almalısınız. Kime ne kadar borcunuz var, ne zaman ne kadar ödemeniz gerekiyor bunları çok iyi takip edebilmelisiniz. Ödeme sürecinizi diğer iş süreçlerinizle entegre ederek ödeme sürecinizde oluşabilecek risklerin önüne geçebilirsiniz.

6.Bütçelerin ERP sistemiyle kontrol altına alınması.

Projelerinizin bütçelerini detaylı olarak takip edebilmelisiniz. Hangi aktiviteye ne kadar bütçe ayırdınız, hangi aktivitede hangi kaynaktan ne kadar kullanılacak, bugüne kadar aktiviteye ne kadar harcandı, bundan sonra ne kadar harcanabilir takip edebilmelisiniz. Bütçe aşımlarıyla ilgili kontrol ve denetim mekanizmaları kurabilmelisiniz. Bu sayede bütçe disiplini yakalayabilirsiniz.

7.İş makinalarının ve ekipmanların ERP sistemiyle kontrol altına alınması.

Eğer çok sayıda iş makinanız varsa, makinalarınızla ilgili maliyetlerinizi etkili bir şekilde takip edebilmelisiniz. Yakıt masrafları, bakım ve onarım masrafları gibi masraflarınızı takip edebilmeli, bu alanlarda kayıp ve kaçakları engellemelisiniz. İş makinalarınızın puantajlarını da tutarak hangi aktivitede ne kadar iş yaptıklarını sisteminizde kayıt altına almalısınız. Bu sayede bütçelerinizi daha iyi takip edebilirsiniz.

8.Personelin ERP sistemiyle kontrol altına alınması.

Personelinizle ilgili maliyetlerinizi yakından takip edebilmelisiniz. Hangi aktivitede hangi personel kaç saat çalıştı, personelin maliyeti nedir, aktiviteye yansıtılan maliyeti nedir çok iyi görebilmelisiniz. Sadece mavi yaka personelinizin değil, beyaz yaka personelinizin de maliyetlerini proje aktivitelerine dağıtabilir, bütçe takip ve kontrolünüzü daha sağlıklı bir şekilde gerçekleştirebilirsiniz. Eğer yurt dışında da projeleriniz varsa, personelle süreçleriniz ve maliyetleriniz daha fazla çeşitlenmektedir. Personel seyahat süreçleri, seyahat masrafları, kamp süreçleri, kamp masrafları, taşeron personel maliyetleri, vb. birçok konuyu da kontrol altına almanız gerekir.

9.Satışın ERP sistemiyle kontrol altına alınması.

Eğer konut, ofis gibi üstyapılar üretiyor ve kendi satış ofisiniz üzerinden bunların satışını yapıyorsanız, satış sürecinizi ERP sisteminizle entegre etmelisiniz. Müşteri listenizi (customer master data), satış ofisinizde yapılan görüşmeleri, verilen teklifleri, yapılan sözleşmeleri, opsiyonları merkezinizden takip edebilmelisiniz. Teklif, opsiyon ve sözleşmeler için kurallar ve denetimler oluşturarak yanlışlıkların, kayıpların ve kaçakların önüne geçebilmelisiniz.

Projelerinizin maliyetlerini kısa zamanda daha iyi takip eder hale gelebilirsiniz.

Bunun için merkezi bir proje bütçe ve maliyet kontrol sistemi kurmanız ve çalışanlarınıza prosedürleri öğretmeniz gerekli.

Proje bütçe ve maliyet sistemi kurun

Projelerinizin bütçelerini oluşturduğunuz sistemle gerçekleşen maliyetleri tuttuğunuz sistemin birbirinden farklı olması büyük sıkıntılara yol açar. Bütçeleri ve maliyetleri takip edebilmeniz için planlama ve gerçekleşme kısımlarını entegre etmelisiniz. Örneğin, e-MOR ERP sistemi MS Project ve Primavera planlama araçlarıyla tam entegredir. e-MOR’un hazır entegrasyonunu kullanarak MS Project ve Primavera’da yaptığınız bütçeleri ERP sistemine aktarabilir, gerçekleşenleri bütçelerle kıyaslayabilir ve detaylı raporlar alabilirsiniz. Proje bütçe ve maliyet sistemi temel olarak 3 bileşenden oluşur: Yazılım sistemi (veya birden fazla yazılım sistemi ve bu sistemlerin entegrasyonu), prosedürler (talep nasıl oluşturulacak, personel puantajı nasıl toplanacak, ekipman puantajı nasıl toplanacak, sipariş nasıl kaydedilecek, fatura nasıl işlenecek, hakediş nasıl hesaplanacak, vb.), görev paylaşımı, raporlar (bütçe ve maliyet takibi rapor formatlarının oluşturulması, raporların oluşturulması, vb.)

Şantiyelerinizle merkeziniz arasındaki veri akışını artırın

Şantiyelerinizle merkeziniz arasındaki veri akışı maliyet takibiniz için hayati önem taşıyor.

Şantiyeleriniz bütçelerinizin revize olmuş hallerini görebilmeli, bütçelerine göre taleplerini, siparişlerini oluşturabilmeliler. Faturalarını işlediklerinde bunu merkezinizden takip edebilmelisiniz. Gerçekleştirilen işlemlerden merkez muhasebenizin anında haberi olması gerekir. Maliyet doğuran her türlü hareketi merkezinizden rahatça izleyebilmeniz ve gerekli yerlerde müdahale edebilmeniz gerekir.

Tüm bunları kağıt ortamında gerçekleştiremezsiniz. Şantiyelerinizle merkez ofisinizi entegre etmeli, aynı yazılım sistemini kullanmalarını sağlamalısınız.

Şantiyeleriniz taleplerini sisteminiz üzerinden göndersin

Satınalma, sipariş, fatura, ödeme, avans gibi taleplerinizin kağıt ortamında veya email üzerinden gelmesi birçok aksaklığa yol açmıyor mu?

Kağıt ortamında veya email ortamında gelen talepler süreçlerin işleyişini yavaşlatır. Talepler kişilerin önünde uzun süre bekleyebilir. Kaybolabilir. Takip edilmesi yoğun çaba gerektirebilir. Eğer talep sürecinizi hızlandırmak ve kolaylaştırmak istiyorsanız şantiyeleriniz taleplerini merkeze sisteminiz üzerinden göndermeli. Bu sayede taleplerin bütçeyle uyumunu kontrol edebilir ve bütçe uyumsuzluklarını daha rahat fark edebilirsiniz.

Gerçekleşen maliyet raporlarını sisteminizden alın

Gerçekleşen maliyetlerinizi takip edebilmeniz için ihtiyaç duyduğunuz raporları sisteminizden almanız en sağlıklı yöntemdir.

Maliyet verileri sisteminizin veritabanında saklandığı için daha tutarlıdır. Ayrıca, üzerinde manipülasyon yapılması çok zordur. Verilerde kimin ne değişiklik yaptığı görülebilir. Bu sayede maliyetlerinizi sisteminizden aldığınız raporlarla takip etmelisiniz.

Ayrıca, birçok yöneticiniz her an ofiste değil. Ofis dışında da proje maliyet verilerini takip etmek istemeleri son derece doğal. e-MOR ERP sisteminin tablet tabanlı Yönetici Bilgi Panoları (Dashboards) çözümü ile yöneticileriniz tabletlerinden proje maliyet verilerine rahatça erişebilirler.

Genel giderlerinizi sisteminizde takip edin ve aktivitelere otomatik dağıtın

Evet, genel giderleriniz sizin önemli maliyet kalemleriniz. Ve genel giderlerinizi rahat bir şekilde proje aktivitelerine yansıtmak istemeniz son derece doğal.

Genel giderlerinizi proje aktivitelerine dağıtabilmek için genel giderlerinizi sisteminizde takip etmeli ve aktivitelere dağıtabilmelisiniz. Genel gider dağıtım katsayıları oluşturarak genel giderlerinizi sisteminiz içerisinde otomatik olarak aktivitelere dağıtabilirsiniz.

Bu sayede genel giderlerinizi de aktivite bazında takip etmenizdeki zorlukları ortadan kaldırabilirsiniz.

Personel maliyetlerinizi sistemden takip edin ve aktivitelere kolayca dağıtın

Hangi personeliniz hangi aktivitede ne kadar süre çalıştı bilgisini sisteminizde takip etmeniz gerekli.

Personel puantaj formu kullanarak personellerin hangi aktivitede ne kadar çalıştıkları bilgisini toplayabilirsiniz.

Personel puantajlarından hareketle sisteminiz otomatik olarak personel maliyetlerini proje aktivitelerine dağıtabilir. Siz de personel maliyetlerinizin aktivitelerinize yansımasını rahatça görebilirsiniz.

Makina-ekipman maliyetlerinizi sistemden takip edin ve aktivitelere kolayca dağıtın

Tıpkı personel maliyetlerinizi aktivite bazında takip ettiğiniz gibi makina ekipman maliyetlerinizi de aktivite bazında takip etmeniz gerekli.

Hangi makinanızın hangi aktivitede ne kadar süre çalıştığı bilgisiniz sisteminizde takip etmelisiniz.

Makina ekipman puantaj formu kullanarak makinaların hangi aktivitelerde ne kadar çalıştıkları bilgisini toplayabilirsiniz.

Makina ekipman puantajlarından hareketle sisteminiz otomatik olarak makina ekipman maliyetlerini proje aktivitelerine dağıtabilir.

Prosedürlerinizi ekibinize benimsetin

Proje maliyetlerinizi daha iyi takip edebilmeniz için sistemlerinizi kurmanız yetmez.

Sistemlerinizi çalıştıracak, prosedürlerinizi uygulayacak motive çalışanlara ihtiyacınız var.

Günün sonunda, sisteme ne verirseniz onu alırsınız. Şantiye ve merkez ofis çalışanlarınızın görev ve sorumluluklarını belirleyin. Maliyet verilerini toplayadığınız prosedürlerinizi, örneğin puantajlar, hakedişler, faturalar, siparişler, vb. çalışanlarınıza çok iyi benimsetin. Sistemin kullanımını da çok iyi öğretin.