Satınalma sürecinizi iyileştirmeniz gerektiğine inanıyorsanız, işe önce satınalma taleplerinizi nasıl yönettiğinizi incelemekle başlayın.

Eğer şirketinizde,

• Satınalma taleplerinizi belirli bir dijital sistemde yönetmiyorsanız,
• Talepleriniz için gereken onay rotaları net değilse,
• Taleplerinizi kağıt ortamında dolaştırıyorsanız,
• Talebinizin ne durumda olduğunu öğrenmek için telefonlar açmanız, yetkililerin yanına gitmeniz gerekiyorsa,
• Satınalma talebi için yeterli bütçenin olup olmadığını takip edemiyorsanız,
• Hangi kaynak için ne zaman ne kadarlık talep yapmanız gerektiğini takip etmek için yoğun emek harcıyorsanız,

Satınalma taleplerinizi daha etkili yönetmenin yollarını bulmanız lazım.

e-MOR ekibi olarak inşaat, tarım, tekstil, üretim, ticaret, medikal, vb. çok sayıda farklı sektörden elde ettiğimiz deneyimlerden hareketle, sizin için satınalma taleplerinizi daha etkili yönetmenize yardımcı 5 kolay yöntemi listeliyoruz.

1. Talepleriniz için dijital onay sistemi kurun.

Satınalma taleplerinizi yönetebilmeniz için dijital bir onay sistemi kurmalısınız.

Personeliniz bir malzemeye, ekipmana, işçiliğe,kaynağa ihtiyaç duyduğunda taleplerini dijital bir forma doldurmalı ve yetkili mercilerin onayına sunmalı. Yetkili mercilerin onayından geçen talepler teklif toplama sürecine aktarılarak siparişe doğru adım adım ilerlemeli.

Satınalma taleplerinizi dijital ortamda yürüttüğünüz zaman taleplerinizle ilgili bir veritabanına sahip olmuş olursunuz.

Bu sayede, kim ne zaman hangi talebi yapmış, talep kimlerin onayından geçmiş, şu anda talebin onayı ne durumda, kimin önünde ne zamandır bekliyor, vb. sorularınıza cevap bulabileceksiniz. Sorgulama ve denetleme imkanınız artacak. Ayrıca, taleplerinizi takip etmek ve talepleri değerlendirmek çok daha pratik olacak.

2. Talep edilen malzemenin depolarınızda ne kadar olduğunun kontrolünü yapın.

Satınalma talebi yaparken veya yapılmış bir satınalma talebini değerlendirirken talep edilen malzemeden depolarınızda ne kadar olduğunun kontrolünü kolayca yapabilmelisiniz.

Hatırlayın. Deponuzda olan bir malzeme gereksiz yere satın alındığında neler hissetmiştiniz?

Aslında depolarınızda var olan bir malzeme için gereksiz yere satın alma talebi açılması riskini azaltmak için stok bilgilerinize hızla erişebilmelisiniz.

Örneğin, e-MOR ERP sisteminin satınalma talebi yönetimi uygulamasında talep yaparken veya yapılmış bir talebi değerlendirirken malzemeden hangi deponuzda ne kadar var görebilirsiniz. Bu sayede gereksiz talepleri açma ve onaylama riskinizi azaltabilirsiniz.

3. Depolararası rezervasyon sürecini hayata geçirin.

Satınalma talebi sırasında malzemeden hangi deponuzda ne kadar var görebiliyorsunuz.

Peki, bir adım sonrası ne olmalı?

Bir malzeme eğer bulunduğunuz depodan farklı bir depodaysa depolararası rezervasyon sürecini başlatabilmelisiniz.

Başka depoda olan bir malzemeyi o depodan talep edebilirsiniz.

Satın alma yapmak yerine depolararası transfer yapmak birçok durumda avantajdır. Stok optimizasyonu yapabilmenize ve gereksiz alımların önüne geçebilmenize yardımcı olur.

Depolar arası rezervasyon sürecinde bağlı bulunduğunuz depoya transfer edilmesi için, malzemeyi diğer depodan talep edersiniz. Eğer diğer deponun yetkilisi bu işleme onay verirse malzeme o depodan çıkıp sizin deponuza gönderilecektir.

4. Bütçeyle kıyaslayın.

Bütçe kontrolü ile mali disiplini sağlayabilmeniz için satınalma taleplerinizi bütçelerinizle kıyaslamanız şart.

Örneğin, satın alma talebinizin hangi aktivite bütçesine istinaden olduğunu talep sırasında belirtmelisiniz. Sisteminiz o aktivite bütçesine istinaden daha önce yapılmış maliyetleri de göz önünde bulundurarak satın alma talebinizin bütçe kontrolünü gerçekleştirerek size yön gösterir.

Bu sayede şirketinizde bütçe disiplinini sağlıklı bir şekilde oluşturabilir ve yürütebilirsiniz. Gereksiz maliyetlerin önüne geçebilir, kayıplarınızı azaltabilir ve karınızı yükseltebilirsiniz.

5. Satınalma taleplerinizi otomatik oluşturun.

Eğer diğer 4 yöntemi başarıyla uygulamaya aldıysanız, sıra geldi 5. ve en keyifli yönteme.

Satınalma taleplerinizi personeliniz oluşturabileceği gibi, sisteminiz de otomatik olarak oluşturabilir.

Projenizde planladığınız aktivitelerde ihtiyaç duyulan kaynaklara bakarak, üretim planınızdaki ihtiyaç duyulan kaynaklara bakarak, satış siparişlerinizdeki ihtiyaç duyulan kaynaklara bakarak, depolarınızı kontrol ederek, stok kritik seviyelerinizi kontrol ederek, minimum sipariş miktarlarını kontrol ederek sisteminiz otomatik olarak satınalma taleplerinizi oluşturup onaya sunabilir.

Bu sayede satınalma sürecinizi optimize edebilirsiniz. Zamanı gelmiş bir talebi açmayı gözden kaçırma riskinizi bertaraf edebilirsiniz. İşlerinizin tıkır tıkır yürümesini sağlayabilirsiniz.

Malzeme talep sürecinin ardından kritik bir temel süreç olan tedarikçilerden teklif toplama süreci başlar.

İnşaat firmalarının satınalma yönetiminin teklif toplama sürecinde en az belirli sayıda firmadan (örneğin en az 3 firmadan) teklif almaları genel alışkanlıktır. Teklif toplama sürecini web arayüzünden teklif toplama, Excel’den içeri aktarım ya da manuel olarak sisteme işleme şeklinde 3 türlü takip edebilirsiniz.

İlk olarak web arayüzlü sistem anlatmamız gerekirse, teklif toplama web arayüzünün e-MOR’daki veritabanıyla entegre çalışmasını sağlayabilirsiniz. Tedarikçileriniz web arayüzünüze hangi malzemelere ne fiyatlar verdiklerini kendileri işleyebilir, web arayüzüne işlenen teklifler e-MOR ERP sistemine otomatik olarak düşerek gerekli teklif kayıtlarını oluşturabilir.

Alternatif olarak tedarikçilerinize belge göndererek, göndermiş olduğunuz Excel formatının tedarikçi tarafından doldurulduktan sonra bu dosyayı e-MOR’a aktarabilirsiniz ve teklif kayıtlarını oluşturabilirsiniz. Ya da son yöntem olarak, tedarikçilerin gönderdikleri teklifleri manuel olarak e-MOR’a işleyebilirsiniz. Böylece teklif toplama sürecini tamamlamış olursunuz.

Teklif toplama sürecinden sonra teklif değerlendirme süreci başlar.

e-MOR ERP sisteminde teklif değerlendirme sürecinde 4’lü veya 8’li mukayese tablolarıyla tedarikçilerinizin tekliflerini rahatça kıyaslayabilirsiniz.

Daha detaylı bilgi için 444 54 92 no’lu telefondan e-MOR ekibine ulaşın.