ERP sistemi kullanmaya başlayacak olan inşaat şirketlerinin yöneticilerine ve çalışanlarına yönelik hazırladığımız yazı dizimizin 6. bölümünü okuyorsunuz.

26. ERP sisteminizde uyarlama yapmak istiyorsanız, uyarlamalarınızı ve değişikliklerinizi çok (hem de çok) iyi dokümante edin

Günümüzde birçok inşaat şirketinin malesef süreç yönetimine, yazılımsal desteğe ve sistem değişiklik yönetimine ayıracak departmanı veya ekibi yok. Böyle bir ekibe sahip olan inşaat şirketlerine rastlasak da, onların ekipleri bankacılık, sigortacılık, telekom sektörlerindeki benzeri ekiplerin sahip olduğu kaynaklara ve imkanlara sahip değil.

ERP sisteminizde uyarlama yapmak istemeniz doğal. Hatırlarsınız, size uyarlama konusunda optimum bir dengeyi yakalamayı, uyarlama isteklerinizi önem derecesine koymayı ve sizin için hayati olmayan alanlarda uyarlama yapmaktan kaçınmanızı tavsiye etmiştik. Sizin için önemli noktalarda tabii ki uyarlamalar yapmalısınız.

Peki, neden?

Çünkü ERP sisteminizde yaptığınız her değişiklik, her uyarlama sizi sistemin standardından uzaklaştırır. ERP sağlayıcınız yıl içerisinde sistemin yeni versiyonlarını yayınlayabilir. ERP sağlayıcınızın yaptığı yeni versiyonlar sadece sizin için değildir. Yeni versiyonlar ERP sağlayıcınızın sizin gibi birçok firmadan topladığı müşteri taleplerinin arasından seçtiği özellikler, formlar, raporlar ve işleyişleri barındırır. Bir standarttır. Sisteminizi güncellerken yeni standart versiyonu tekrar yüklemiş olursunuz. Ve sizin yaptığınız uyarlamaların bir kısmı yeni versiyonla uyumluluk sağlarken bir kısmı yüklenen yeni versiyonla çelişebilir. Hatalara yol açabilir. Sizin uyumsuz alanları tespit edip uyarlamalarınızı elden geçirmeniz ve düzeltmeniz gerekebilir. Az uyarlama yaptıysanız versiyon güncellemesi sonrası düzeltmelere o kadar az zaman ve para harcarsınız.

ERP sistemi çok geniş bir sistemdir.

Satınalma, muhasebe, depo, finans, personel, maliyet, hakediş, bütçe gibi çok sayıda sürecinizi barındırır.

Böyle geniş bir sistemde her güncelleme sonrasında sistemin her yerini her işleyişini kontrol edemezsiniz. Test senaryoları oluşturmanız lazım.

Ve öncelikli olarak yaptığınız uyarlamaların yeni versiyonla uyumluluğunu kontrol etmeniz lazım. Birçok şirket malesef implementasyon sırasında yaptığı uyarlamaları çok iyi dokümante etmiyor ve versiyon güncellemeleri sonrasında sıkıntılar yaşıyor.

Eğer uyarlamalarınızı çok iyi dokümante ederseniz güncelleme sonrasında nereleri kontrol etmeniz gerektiğini, uyarlamanın ne değişiklikler içerdiğini, veritabanında hangi tablolara nasıl etki ettiğini bilir ve güncelleme sürecinizi başınızı ağrıtmadan gerçekleştirebilirsiniz.

27. Farklı birimlerinizin birbirleriyle çelişki doğuracak istekleri olabilir, her değişiklik isteğine farklı birimlerin değişiklikten nasıl etkileneceği gözlüğüyle bakın

İş süreçleriniz birden fazla biriminizin işbirliği içinde çalışmasını gerektiriyor.

Örneğin, satınalma sürecinizi gözünüzde canlandırın. Sahadan gelen talebi, yöneticilerin onayında dolaşmasını, onaylandıktan sonra tekliflerin toplanmasını, siparişin verilmesini, depoya malzemenin girişini, muhasebeye faturasının gelmesini, finansa ödeme talebi yapılmasını. Gördüğünüz gibi birden fazla biriminiz birlikte çalışıyor.

ERP sistemi öncesi birimleriniz kendi içlerinde çalışmaya alışkındılar. Tabii ki diğer birimlerle de iletişim halindeydiler ama diğer birimleriyle veri alış verişi sınırlıydı ve sorunluydu. ERP sistemiyle beraber artık birimler arası veri akışı daha da arttı.

Çalışanlarınız artık şu durumla karşı karşıyalar: başka bir birimin ihtiyaç duyduğu verileri girmek. Kendi birimlerinde pek de kullanmadıkları verileri başka birimlerin kullanabilmesi için sisteme işlemek çalışanlarınızın bazılarına külfet gelecektir. Gelmesin. Çünkü eski haldeyken işlerinizde aksaklıklar oluyordu ve bu aksaklıkları giderebilmek için ERP sistemi kullanıyorsunuz. İşlerinize süreç şeklinde bakmayı benimsemeli ve alışkanlık haline getirmelisiniz. Tüm kadronuza da yaptıkları işleri kendi departmanlarının gözlüğüyle değil süreç gözlüğüyle bakmalarını benimsetmelisiniz.

ERP sisteminizi implemente ederken veya kullanırken çeşitli uyarlamalar veya prosedürlerde değişiklikler gündeme gelecektir.

Bu değişiklikleri değerlendirirken yapılabilecek en büyük yanlış değişikliğin ilgili sürecin tümüne nasıl bir yansıması olacağını irdelememektir.

Bir biriminiz bir istekte bulunabilir. Bu istek ilk etapta oldukça masumhane, hatta iyi bir fikir olarak görünebilir. Ancak diğer birimlere yansımalarının ne olacağını, diğer birimlerin ekstra hangi verileri girmeleri gerektiğini, diğer birimlerin girmeleri gereken yeni verilere sahip olup olmadığını, değişikliğin onay sistemine yansımalarının ne olacağını, kullanılan raporlara yansımalarının ne olacağını (kimi zaman masumhane görünen bir istek birçok raporunuzun bozulmasına neden olabilir) iyice ölçüp tartmalısınız.

Etraflıca değerlendirdikten sonra değişiklikleri doğru bir şekilde yapabilir, değişikliği devreye alırken sıkıntılar yaşamazsınız.

28. Sistemde ürün açma yetkisini tek bir kişiye (veya 2 kişiye) verin

ERP sisteminizde ana veri yönetimi (master data management) hayati bir kavramdır.

İnşaat şirketlerinde ana veri yönetimi için detaylı bir yazı (kitapçık) yayınlamıştık. Bu yazımızda fazla detaya girmeyeceğiz.

Kurum listeniz, ürün listeniz, tedarikçi listeniz, müşteri listeniz, proje listeniz, demirbaş listeniz, personel listeniz gibi listeleriniz ana veri yönetiminin ilgi alanıdır.

ERP sistemi sayesinde tüm şantiyelerinizi ve merkez ofisinizi tek bir sistemden yöneteceğiniz için ana verilerinizin yönetimine özen göstermelisiniz.

Çünkü ana verileriniz tüm şirketinizin aynı dili konuşmasını sağlar. Rapor alırken raporlarınızın sağlıklı veriler içermesini temin eder.

Örneğin, bir şantiyeniz bir malzeme için sipariş verecek. Malzemeyi ERP sisteminizdeki malzeme listesinden, siparişi geçeceği tedarikçiyi de ERP sisteminizdeki tedarikçi listesinden seçer ve siparişi oluşturur. Siparişi verirken malzeme sistemde kayıtlı olmasına rağmen malzeme sistemde kayıtlı değil deyip yeni bir malzeme oluşturursa, tedarikçi sistemde kayıtlı olmasına rağmen sistemde yok deyip yeni bir tedarikçi oluşturursa raporlarınızın ve hesaplarınızın nasıl karma karışık olacağını tahmin edebiliyor musunuz?

Bu nedenle ana veri oluşturma yetkilerini yönetmelisiniz.

Örneğin, ürün oluşturma yetkisini şirketinizden bir veya iki kişiye vermelisiniz. Kim olabilir? En uygun adaylar satınalma birimindeki kişiler, malzemeleri çok iyi tanıyan kişilerdir. Bir kullanıcınız bir malzemeyi sistemde bulamazsa yetkili kişiyi arayarak veya sisteminiz içinden mesaj göndererek malzeme açma talebi yapabilir, yetkili kişi gerekli görürüse malzemeyi açabilir, eğer malzeme zaten kayıtlıysa kullanıcıyı doğru malzemeye yönlendirebilir.

29. Fatura, sözleşme, vb. evrakları tarayıp ERP sisteminizde ilgili kayıtlarla ilişkilendirin

ERP sisteminiz sizin süreçlerinizle ilgili verilerinizi yönettiğiniz ana kumanda merkeziniz.

Süreçlerinizle ilgili birçok evrağa sahipsiniz.

Sözleşme, sipariş, irsaliye, fatura, teklif gibi çok sayıda evrak süreçlerinizin doğal bir parçası. Tedarikçilerinizle veya müşterilerinizle olan işlemlerinizi gösteren bu evraklarınıza kolay erişebilmeye ihtiyacınız var.

Örneğin, şantiyenize gelen bir faturayı ERP sisteminize işleyen şantiye muhasebeciniz faturayı tarayıcıdan geçirip ERP sistemindeki fatura kaydına ataşlayabilir. ERP sistemindeki fatura kaydına ataşladığı zaman merkez muhasebeniz sistemdeki fatura kaydına bakıp faturanın çıktısını da dijital olarak görüp fatura kontrollerini gerçekleştirebilir (faturanın fiziksel halinin merkeze gelmesini birkaç hafta beklemeye gerek kalmaz).

Çalışanlarınız önemli evrakları tarayıp ERP sisteminde ilgili kayda ataşlamaya alışkanlık kazandığında evrak aramakla kaybettiğiniz zamanı minimuma indirebileceksiniz.

30. Sisteme ne verirseniz onu alırsınız

Evet, sisteme ne verirseniz onu alırsınız.

Çalışanlarınız sisteme girmeleri gereken verileri girmiyor mu? Raporlarınız çalışmayacak.

Sisteme girmeleri gereken verileri çok düzgün bir şekilde giriyorlar mı? Raporlarınız harika çalışacak.

Yöneticileriniz incelemeleri gereken onay taleplerini zamanında incelemiyorlar mı? Süreçleriniz tıkanacak ve işleriniz yavaşlayacak.

Zamanında inceleyip onay veya red veriyorlar mı? Süreçleriniz çok hızlanacak.

Sisteme gerekli mali yatırımı yapmaya eriniyor musunuz? Sisteminiz sizi yarı yolda bırakacak.

Gerekli mali yatırımı yapıyor musunuz? Sisteminizi çok gelişmiş bir şekilde kuracaksınız.

ERP sağlayıcınızla bakım anlaşması yapmıyor musunuz? Sisteminiz işlerliği azalacak, bir süre sonra kullanılamaz hale gelecek ve tüm yatırımlarınız çöpe gidecek.

ERP sağlayıcınızla bakım anlaşmanızı yapıyor, gerektiğinde ücreti karşılığında özel destek ve hizmet alıyor musunuz? Sisteminiz çok iyi çalışacak, sürekli daha da gelişecek ve sizi sürekli daha da ileriye taşıyacak.

Ancak itiraf edelim, bunu bazen başarabilir bazen de başaramayız. İşlerimizi daha kurumsal yapıda yürütelim isteriz, ama birçok zaman kendimizi konudan konuya, problemden probleme koştururken buluruz. Problemleri bastıran, yangın söndürmek için yangından yangına koşan bir haldeyizdir birçok zaman. Bu da uzun vadeye odaklanma, problemleri daha problem oluşmadan bertaraf edebilme, sürdürülebilir başarılı işler yapma gibi fırsatları kaçırmamıza neden olur.

Şirketinizin sürdürülebilir finansal başarı yakalayabilmesi için çalışma düzeninizi iyileştirmeniz şart.

Çalışma düzeninizi iyileştirebilmeniz için yapmanız gerekenleriyse 3 ana başlığa toplayabiliriz:

• Süreçlerinizle ilgili yapmanız gereken iyileştirmeler,
• Sistemlerinizle ilgili yapmanız gereken iyileştirmeler,
• İnsan kaynağınızla ilgili yapmanız gereken iyileştirmeler.

Gelin 3 ana başlığa da kısaca göz atalım.

Süreç yönetimiyle ilgili yapmanız gereken iyileştirmeler

Yaptığınız işleri bir süreç şeklinde anlatamıyorsanız, ne iş yaptığınızı bilmiyorsunuz demektir! Süreçlerinizi ne kadar iyi bildiğinizi düşünün. Evet, belki siz süreçlerinizi anlatabilirsiniz ama sizinle aynı birimde çalışan başka bir kişi süreçlerinizi aynı şekilde anlatabilir mi? Veya bir süreci neden şu anki şekliyle yönetiyorsunuz da başka şekillerde yönetmiyorsunuz? Daha önce nasıl yönetiyordunuz, sürecinizde değişiklik yapmanızı ne tetikledi?

Süreçlerinizi dokümante etmelisiniz. Süreçlerinizi dokümante ederken süreçlerinizi daha iyi anlayacak, süreçlerinizin üzerinde daha fazla düşünerek nerelerin aksadığını, nerelerin iyileştirilebileceğini görebilirsiniz.

Süreçlerinizin üzerinde bu çalışmayı bir kere yapmanız yetmez. Şirket olarak süreç-odaklı düşünmeyi bir kültür haline getirmelisiniz. Belirli aralıklarla değerlendirmeler yaparak süreçlerinizi yeniden değerlendirmeli ve üzerlerinde nasıl iyileştirmeler yapabileceğinizi tartışmalısınız.

Sistem yönetimiyle ilgili yapmanız gereken iyileştirmeler

Şirketinizde kullandığınız yazılım sistemlerini, donanım ve iletişim sistemlerini ele alın. Neler kullanıyorsunuz? Kullandığınız sistemlerin kapasitesi nedir? Siz ne kadarını kullanıyorsunuz? Ne gibi gelişmeler yapabilirsiniz?

Süreçlerinizi kağıt tabanlı bir şekilde yönetmeniz günümüz teknoloji ortamında pek de makul gözükmüyor. Eğer hala ERP sistemi, İş Akışı Yönetimi sistemi gibi süreç yönetimi sistemlerine geçmediyseniz bir an önce geçmenizi tavsiye ederiz.

Sistemleriniz süreçlerinizi yönetmenize imkan sunan ve şirket içi iş birliğini artıran varlıklarınızdır.  Sistemlerinizi kullanılır tutmalı, yaşatmalı ve sürekli geliştirmelisiniz.

Süreçlerinizi, şirketinizin performansını ölçebilmeniz için kullandığınız raporları da sistemlerinizden almalısınız. Çalışanlarınız kimi zaman yanlışlıkla kimi zamansa art niyetle (üzücü ama gerçek) yönetiminize akan raporlarda hatalar yapabilir. Veya raporlara kaynak olan verileri toplamak maliyetli olabilir, verileri toplamak uzun sürebilir. O yüzden yönetiminizin kullandığı raporların kaynağı sistemleriniz olmalıdır. Sistemlerinizin üzerinde manipülasyon yapılması daha güçtür (malesef imkansız değil) ve manipülasyonların tespiti daha kolaydır (log mekanizmalarıyla ve çeşitli çapraz kontrollerle).

İnsan kaynağınızla ilgili yapmanız gerekenler

Çalışanlarınız şirketinizin başarısında kritik paya sahipler.

İnsan kaynağı politikasınızı gözden geçirmeniz gerekli. Malesef birçok firma hala insan kaynağı ile ilgili faaliyetleri ikinci, hatta üçüncü plana atıyor. Bu hataya düşmeyin. İş yürütme şeklinizi iyileştirmeniz için bu işi yürütecek çalışanlarınızın katkısına ihtiyacınız var.

İnsan kaynağınızla ilgili prosedürler oluşturun. Yeni işe alınan bir çalışana ne eğitimleri verilecek gözden geçirin. Tabi ki yeni aldığınız bir çalışanı bir an önce sahaya sürmeli ve ondan faydalanmayı beklemelisiniz. Ancak gerektiği kadar oryantasyonu sağlamayı unutmayın. Süreçlerinizi çok iyi öğretmelisiniz. Sistemlerinizi çok iyi öğretmelisiniz.

Eğer süreçlerinizi ve sistemlerinizi iyi öğretmez, süreç ve sistem bilincini oluşturmazsanız çalışanlarınızın kendi süreçlerini kuracaklarını, kendi sistemlerini oluşturmaya çalışacaklarını ve bütün bunların size telafisi güç büyük bir mali kayıp doğuracağını aklınızdan çıkarmayın.

Bu arada tabii ki çalışanlarınızın fikirlerini daha fazla ifade edebilecekleri, tavsiyelerini daha fazla dile getirebilecekleri bir ortam oluşturun. Süreçlerinizi her gün yürüten, işlerinizi her gün yapan, müşterilerinizle ve tedarikçilerinizle sürekli temas halinde olan çalışanlarınızın önerilerini ve zaman zaman uyarılarını değerlendirirseniz, çok kıymetli bilgilere rastlayabilirsiniz.

Daha detaylı bilgi için 444 54 92 no’lu telefondan e-MOR ekibine ulaşın.