ERP sistemine geçecek inşaat şirketlerinin yöneticilerine yönelik hazırladığımız yazı dizisinin 3. parçasını okumaktasınız.

11. ERP sistemine direnç gösteren departmanlarınıza sempati göstermeyin, empati kurun

Geçtiğimiz günlerde çok güzel bir anektod yayınlandı. Sempatinin ve empatinin farkını anlatan.

Düşünün, bir gemidesiniz. Doktorsunuz. Yolculardan birisinin midesi bulandı. Midesi bulanan yolcunun yanına gittiniz ve bir doktor olarak müdahale ettiniz. Yolcu size üzgün ve acı çeker bir halde midesinin bulandığını anlattı ve istifra etmeye başladı. Eğer siz de o yolcununun haline üzülüp acı çeker ve bir doktor olarak onunla beraber istifra etmeye başlarsanız bunun adı sempati kurmaktır. Eğer siz yolcunun haline üzülür, ancak onun midesinin neden bulanabileceğini tespit eder ve ona gerekli müdahaleyi yapar, şunu yap bunu ye şu şekilde otur şu ilacı kullan diye ona yön gösterirseniz bu empati kurmaktır.

ERP sisteminizin implementasyonu sırasında bazı departmanlarınız istekli davranacak ve sisteme hızla geçiş yapacak, bazı departmanlarınızsa isteksiz görünecek ve direnç gösterecektir.

Direnç gösteren departmanlarınızın yöneticileriyle toplantı yapın. Problemlerini ve görüşlerini dinleyin. Anlattıklarının altındaki nedenleri anlamaya çalışın. Sempati kurmayın, empati kurun.

Direnç gösteren departmanın yöneticilerinin anlattıkları arasından bazıları gerçekten çözülmesi gereken konular olabilir. Bunları değerlendirin ve implementasyonunuzda bu durumlara yer verin. Ancak bazı konular ise farklı motivasyonlar nedeniyle ortaya çıkıyor olabilir. Direnç gösteren departmanın yöneticisini çok iyi motive etmeniz gerekli ki o da kendi çalışanlarını doğru yola motive edebilsin. ERP sistemine art niyetle karşı çıkan yöneticilerin ve çalışanların koltuklarının tehlikede oldukları mesajını net bir şekilde verin. İnsanlar alışkanlıklarını terk etmek istemezler. Ancak siz de şirketinizin yatırımını ve geleceğini tehlikeye atmak istemezsiniz. Bu nedenle art niyetten veya tembellikten kaynaklanan dirençleri kararlı bir şekilde kırmalısınız. Direnç gösteren departmanların şikayetlerini yazılı olarak toplayın ve bunları kategorilendirin. Hangileri gerçekten ERP projesine katkıda bulunacak ve işlerin iyileştirilmesini sağlayacaksa onları çözün, hangileri katkıda bulunmayacaksa reddedin. ERP implementasyonunun bir proje olduğunu, planlanan bir zamanı ve bütçesi olduğunu direnç gösteren departmanlarla paylaşın. Zamanı ve bütçeyi etkilememeleri için onların bilinçlendirin.

12. Her şeye rağmen ERP’ye direnen departmanlarınıza (veya şantiyelerinize) üst yönetim baskısı oluşturun

Her türlü iyi niyetli çabalarınıza rağmen bazı departmanlarınız (veya bazı şantiyeleriniz) olabilir.

Art niyetli direnci aşmanızın bir tek yolu var:

Üst yönetimin gücünü kullanmak.

Yazı dizimizin başında da dediğimiz gibi. Eğer bu yazı dizisinden aklınızda kalması gereken en önemli konu üst yönetimin desteğidir.

Üst yönetiminizin desteğini ve gücünü kullanma vakti geldi.

Bunu yapmaktan çekinmeyin.

Çünkü art niyetle direnen departmanlar, şantiyeler, yöneticiler ve çalışanlar şirketinize kötülük yapıyor. Şirketinizin  daha da büyümesini, karlılığını artırmasını, geleceğine yatırım yapmasını engelliyor.

Belki bir kısmı yaptıkları (veya yapacakları) çeşitli uygunsuz işin üstünü örtmek istiyor ve bu nedenle ERP sistemi gibi raporlanabilir ve yönetim tarafından izlenebilir bir sistemde yer almak istemiyor. Belki bir kısmı kendi işlerinde pek de başarılı değil, ancak kötü performanslarının ortaya çıkmasını istemiyor, çünkü ortaya çıkarsa gelirleri ve işleri tehlikeye girebilir. Belki bir kısmı yolsuzluk yaptı (evet, malesef bazı şantiyelerde yaşanan ve hiç istenmeyen bir gerçek) ve bunun ortaya çıkma riskinden kaçınıyor. Belki de direnenlerin bir kısmı tembel ve yeni bir düzene geçmeyi kişisel rahatlarının bozulması olarak görüyor.

Evet, her ne sebepten olsun, direncin aşılması gerekli. Ve eğer her türlü çabanıza rağmen bazı departmanlar veya şantiyeler dirence devam ediyorsa bu isyan demektir.

Üst yönetiminize şu soruyu sorun. Şirketinizi kim yönetiyor? Üst yönetim mi? Yoksa direnen isyancılar mı? Bu soruya şu şantiyedeki çalışanlar yönetiyor diyecek bir üst düzey yönetici tanımıyorum.

Üst yönetiminiz derhal bu departmanlarla ve şantiyelerle ilgili harekete geçmeli ve gerekirse işten çıkarmalar yapmaktan çekinmemeli.

Üst yönetiminiz implementasyonun başında ERP projesine olan desteğini ve kararlılığını vurgulayıcı bir email attığında tüm çalışanlarınıza iyi bir motivasyon vermiş olur. Dirençler olduğunda da email yayınlamaktan çekinmemeliler. Üst yönetimin emailleri artan direnci ve azalan motivasyonu kıracak, implementasyona olumlu bir enerji şırınga edecektir.

13. Üst yönetimin her türlü raporu ERP sisteminden alacağını tüm çalışanlarınıza duyurun

ERP projesi bir Bilgi Teknolojileri projesi değildir. Bir Yönetim projesidir.

Çalışanlarınızın konforu için değil, üst yönetiminizin şirketi daha sağlıklı idare edebilmesi, süreçlerin iyileştirilmesi ve şirketinizin geleceği içindir.

ERP sistemi öncesi insanlar kendi başlarına Excel gibi çeşitli araçlar kullanarak raporlama yapmaya alışmıştır. Ancak ERP sistemi aynı zamanda size çok güçlü bir raporlama imkanı sunmaktadır. Üstelik Excel’de yer alan veriler kolayca değiştirilebilir ve manipüle edilebilir durumdadır. ERP sisteminizin veritabanı ise sağlıklı verilerle doludur ve bir veya birkaç çalışanınızın ERP sisteminizi manipüle etmesi oldukça güçtür.

Raporlar farklı birimlerin işlediği verilerin aktığı bir veritabanı üzerinden alınır.  Ve raporlarda yer alan bilgiler sorgulanabilir verilerdir. Verilerin hangi işlemlerden kaynaklandığı yetkili kişiler tarafından kolayca tespit edilebilir.

Bazı çalışanlarınız daha önce hiçbir sisteme düzenli olarak veri işlemiyorlardı. Veya çok az sayıda veriyi işliyorlardı.

ERP sistemi sayesindeyse veri toplama imkanınız arttı. Artık şantiyelerinizden birçok farklı veriyi istediğiniz şekilde toplayabilirsiniz.

Daha önceki yazılarımızda da belirttiğimiz gibi ERP sisteminde başarı için 3 alana dikkat etmelisiniz:

• Süreçler,
• Sistemler,
• İnsanlar.

Çalışanlarınız verileri işlemekte direnç gösterebilirler. Bazıları ne kadar anlatırsanız anlatın düzenli veri işlemeyi külfet olarak görebilir. Hatta bazı çalışanlarınız veri işlemeyi kendilerine yakıştıramayabilirler bile (evet, şaşırtıcı ama gerçek.)

Bu durumu yenmek zorundasınız.

Üst yönetiminizin gözünü ERP sisteminin üzerinde tutarak bunu gerçekleştirebilirsiniz.

Üst yönetiminiz şirket içinde kullanılan raporların ERP sisteminden çekilmesi direktifini verebilir. Şirketinizde kullanılan tüm raporlar sisteminizden alınır. Ayrıca, üst yönetime çıkan tüm raporlar da ERP sistemi üzerinden alınır. Hatta üst yönetim günlük olarak tabletlerinden ERP sistemindeki raporları incelediğini duyurabilir.

Çalışanlarınız üst yönetime çıkan raporların ERP sisteminizden alındığını bilirse veri işlemeye daha fazla özen gösterebilir.

Evet, belki bir kısmı korkudan belki bir kısmı yönetimin gözüne girmek için veri işlemeye özen gösterecektir ama sorun değil. Yeter ki herkes girmesi gereken veriyi girmesi gereken şekilde sisteme girsin ve sisteminiz işlesin, raporlarınız doğru çalışsın. Günün sonunda istediğimiz bu değil mi?

14. Tedarikçilerinize yapacağınız ödemeleri sistemden gerçekleştireceğinizi tüm şirketinize duyurun

ERP sistemine geçme nedenlerinizden birisi de ödeme sisteminizi düzene sokmak değil mi?

Birçok farklı coğrafyada aynı anda projeler yürütüyor olabilirsiniz.

Projeleriniz büyük. Ödemeleriniz de.

Çok sayıda tedarikçiye, çok sayıda taşerona büyük küçük çok fazla ödeme işlemi gerçekleştiriyorsunuz.

Özellikle de işleriniz büyürken ödeme sürecinizin ne kadar karmaşıklaştığına şahit oldunuz.

ERP sisteminiz ödeme sürecinizi düzene sokmanızda ve risklerinizi minimuma indirmenizde en büyük yardımcınızdır.

Ödeme süreciniz diğer süreçlerinizle entegre olmalıdır.

Malzeme satınalma sürecinizi ele alalım. Planlama ekibinizin yaptığı bir proje planı var. Şantiyenizden bu plandaki bir bütçeye istinaden malzeme talebi yapılıyor. Bu malzeme talebini miktarına (ve belki de malzeme cinsine göre) uygun bir onay rotasında dolaştırıyorsunuz. Önce şantiyenizde proje müdürünün onayından geçiyor, sonrasında merkeze gelip merkezde onaylara sunuyorsunuz. Merkezde talep onaylandıktan sonra satınalma ekibiniz bu malzemenin teminiyle ilgili tedarikçilerden teklifler topluyor, pazarlıklar yapıyor. Tedarikçilerden gelen teklifleri bir mukayese formuna döküyorsunuz, teklifleri onaya sunuyorsunuz. Yönetiminizin seçtiği teklifin siparişini veriyorsunuz. Siparişinize istinaden belirli bir süre içinde şantiyenize malzeme teslim ediliyor. Sonra faturası geliyor. Sonra da ödemesi yapılıyor. Bu süreçte bütün halkalar ERP sistemiyle birlikte tam bir zincir halinde entegre olmalıdır. Ödemenizi hangi faturaya ve depo girişine istinaden yaptığınızı sorgulayabilmelisiniz. Bu sayede ödeme-fatura-irsaliye üçlü kontrolünü başarıyla gerçekleştirebilirsiniz. Tedarikçilere göndermedikleri bir malzemenin bedelini ödemek zorunda kalmazsınız.

Benzer bir senaryo taşeronlarınıza yaptığınız ödeme için de geçerli. Taşeronlarınızın hakedişine istinaden kestikleri hakediş faturasının ödeme planına bağlı bir ödeme yapmanız gerekli. Taşeronlarınızdan gerekli kesintileri yaptığınızdan ve hakedişi doğru oluşturduktan sonra ödemeyi yapabilirsiniz. ERP sisteminiz size proje planı – sözleşme – hakediş – fatura – ödeme bağını kurma imkanı sağlar.

Tedarikçilerinize ve taşeronlarınıza yapacağınız ödemeleri ERP sistemi üzerinden takip etmelisiniz. ERP sisteminizde görünmeyen bir ödemeyi kesinlikle gerçekleştirmemelisiniz.

Bunun üç sebebi var.

Birincisi, ödemelerinizdeki riskleri minimuma indirmektir. Gelmeyen bir malzemenin ödemesini yapmak, alınmamış bir hizmetin ödemesini yapmak, ödemeyi yanlış hesaplamak, gerekli kesintileri yapmayı atlamak gibi riskleri minimuma indirebilirsiniz.

İkincisi, tedarikçileriniz ve taşeronlarınız sizin bir sisteminiz olduğunu bilirse ona göre davranırlar. Eğer sisteminiz varsa sizinle olan ilişkilerinde daha dikkatli davranırlar, sizi yanlış yönlendirmeye ve düzensizliğinizden yararlanmaya kalkışmazlar.

Üçüncüsü, çalışanlarınız ödemelerin ERP sistemi üzerinden yönetildiğini bilirlerse kendileriyle ilgili verileri sisteme girmek zorunda kalacaklar ve bu sayede ERP sisteminizin şirketinizde kullanım verimliliği korunacak. Çünkü tedarikçileriniz ve taşeronlarınız ödeme alamadıklarında sizin çalışanlarınıza baskı yapmaya başlayacak, ne olursa olsun ödemelerin ERP dışı kanallarla yapılamayacaklarını sonunda anlayacak ve işlerin yürümesi için sisteme veri girişi yapmaya mecbur kalacaklardır.

15. Muhasebe sisteminizi ERP sisteminizden ayrı düşünmeyin, çünkü içinde muhasebe olmayan bir sisteme ERP denmez

ERP sisteminin ortasında muhasebe vardır.

ERP sisteminizde veriler iş süreçlerinizden muhasebenize otomatik olarak akacaktır. Muhasebeniz birçok karmaşık ve birbirinden kopuk belgeleri işleme karışıklığından kurtulacaktır.

İş süreçlerinizde oluşan veriler muhasebe sisteminize akacağı için muhasebe biriminiz daha denetleyici, daha kontrol edici üst düzey bir role kavuşacaktır.

Bu sayede maliyetlerinizi çok daha detaylı ve doğru bir şekilde görebileceksiniz.

Birçok inşaat şirketi ERP sistemi konusunda karar alırken şunu tartışır: muhasebemiz olduğu gibi eski düzende mi gitsin yoksa eski muhasebe sistemimizi bırakıp ERP sisteminin barındırdığı muhasebe sistemine mi geçelim.

Muhasebe biriminiz ERP sisteminize geçmediği sürece bir ayağınız hep eksik kalacak. Ya da muhasebe biriminiz manuel olarak çift veri işlemek zorunda kalacak ki, ülkemizde buna itiraz etmeyecek muhasebeci tanımıyorum.

Muhasebenizi satınalma biriminizle ayrı düşünemezsiniz. Deponuzla ayrı düşünemezsiniz. Personel biriminizle ayrı düşünemezsiniz. Taşeron yönetimini ele alalım, muhasebenizi taşeron yönetiminizden de ayrı düşünemezsiniz.

Bu durumda ERP sisteminizi bir fırsata çevirin ve muhasebe biriminizin diğer birimlerle entegrasyonunu sağlayın.

Piyasada içerisinde muhasebe (en azından sağlıklı ve piyasada kullanılan bir muhasebe modülü) barındırmayan inşaat yazılımları kendilerini size ERP sistemi gibi tanıtabilirler, buna dikkat edin. Sizin muhasebe biriminizi de entegre edeceğiniz tam ve gerçek bir ERP sistemine ihtiyacınız var.

Maliyetlerinizi ancak ve ancak entegrasyon sayesinde çok detaylı olarak takip edebilirsiniz. Ödemelerinizi ancak ve ancak entegrasyon sayesinde sağlıklı yürütebilirsiniz.

Hele de günümüzde e-fatura, e-defter, e-arşiv gibi e-dönüşümün yaşandığı bu dönemde muhasebe sisteminizi kesinlikle ERP projenizin içinde tutmalısınız. Kestiğiniz faturalar, aldığınız faturalar e-fatura mevzuatına olarak size ulaştırılacak, bunları süreçlerinizle entegre etmeniz şart.

İnsanlarda muhasebe birimleri genelde yeniliğe kapalıdır diye bir kanı hakim. Bu kanı tam olarak gerçeği yansıtmıyor. Karşılaştığımız birçok inşaat şirketinde muhasebe birimleri ERP ihtiyacının farkındalar ve veri işleme, belirli kurallara uygun çalışma formasyonu ve adaptasyon bakımından diğer birimlerin önüne geçebiliyor.

Siz siz olun, muhasebe biriminizi ERP sisteminize entegre edin, süreç entegrasyonunuzu tamamlayın.