Günümüzde ERP ve süreç entegrasyonunun önemli olduğunu kavramayan pek az yönetici vardır.

Ancak inşaat sektöründe süreç entegrasyonu konusunda atacak adımları olan şirketler hala çoğunlukta.

Eğer süreçlerinizi hala entegre etmediyseniz sizi harekete geçirecek bir haberimiz var.

Aberdeen Grubu’nun 2010 yayınladığı bir araştırmaya göre bir inşaat şirketi sadece birkaç sürecini entegre etse bile rakiplerine göre %50 kar avantajı sağlıyor *.

Evet, yanlış duymadınız. Sadece birkaç sürecinizi entegre etmeniz bile size büyük rekabet avantajı sağlıyor.

Sadece birkaç sürecinizi entegre etmeniz bile %50 karlılık avantajı sağlıyorsa tüm süreçlerinizi entegre etmenizin ne kadar karlılık avantajı sağlayacağını düşünün.

Rakiplerinize sağladığınız karlılık avantajıyla neler mi yapabilirsiniz? Maliyetleriniz düşük olduğundan iş alma konusunda daha agresif olabilirsiniz. İş teslimatlarınızı daha rahat gerçekleştirebilirsiniz. Daha kaliteli çalışanlar ve yöneticiler alabilirsiniz. Nakit akışınızı daha iyi yönettiğiniz için krizlere karşı daha sağlam durabilirsiniz. Ayrıca, hissedarlarınız daha fazla gelir elde edebilir ve başarının tadını çıkarabilirler.

Süreçlerinizi entegre etmemeniz nasıl oluyor da bir inşaat şirketine milyonlarca liraya mal olabiliyor?

Gelin nedenlerini birlikte inceleyelim.

Satınalma Maliyetlerinin Yönetimi

Süreçlerinizi entegre etmediğiniz zaman gereksiz malzeme satın alımları yapar, depo maliyetlerinizi yükseltirsiniz. Aslında alınmaması gereken birçok malzemeyi satın almış olursunuz ve bu durumu şantiyeniz kapanana kadar fark etmezsiniz. Veya malzemeyi zamanında sipariş etmeyi atlayabilir, bu nedenle yüksek fiyattan ve pahalı bir nakliyeyle malzemeyi sahaya yetiştirmek zorunda kalabilirsiniz.

Süreçlerinizi entegre ettiğiniz takdirde, gereksiz satın alma maliyetlerine katlanmak zorunda kalmazsınız. Malzeme siparişlerinizi zamanında verir ve malzemelerin olması gerektiği zamanda sahada olmasını sağlarsınız.

Taşeron Takibi

Süreçlerinizi entegre etmediğiniz zaman taşeronlarınızı takip etmekte zorlanırsınız. Sözleşme, buna bağlı hakedişler, faturalar ve ödemeler birbirine girer. Taşeronun gerçekte sahada yaptığı ilerlemeyi hakedişe yansıtmakta, kesintileri takip etmekte zorlanabilirsiniz. Hele bir de zeyilnameler olursa birçok mühendisiniz işin içinden çıkabilmek için zaman harcarlar. Ve unutmayın, ne kadar titiz çalışırlarsa çalışsınlar hatasız kul olmaz.

Eğer süreçlerinizi entegre ederseniz, taşeronlarınızı daha kolay takip edebilirsiniz. Sözleşmeler, zeyilnameler, hakedişler, faturalar ve ödemeler çok daha düzenli hale gelir.

Şantiye Yönetimi

Süreçlerinizi entegre etmediğiniz zaman şantiyelerinizin yavaşlaması ve durması riski yüksektir. Şantiyelerinizden birinin durma noktasına geldiğini, hatta durduğunu gözünüzün önüne getirin. Bir malzeme zamanında gelmemişti, veya taşeron işini zamanında yapmamıştı. Birçok nedeni olabilir.

Süreçlerinizi entegre ederseniz şantiyelerinizin yavaşlama ve durma riskini azaltabilirsiniz. Süreçlerinizi daha iyi yönettiğiniz ve birimleriniz birbirinden haberdar olduğu için gerekli kaynakların sahada zamanında var olmasını sağlayabilirsiniz. Şantiyeleriniz çalışmaya devam ettikleri için genel gider maliyetlerinizin artma riskini de, işverenlerinizin size ceza kesme riskini de azaltabilirsiniz.

Bütçe Kontrol Sistemi

Süreçlerinizi entegre etmezseniz proje bütçe kontrol sisteminizi kurmakta zorlanırsınız. Planlama biriminizle diğer birimleriniz birbirinden kopuk çalışırlar. Kopukluk nedeniyle bütçelerin planlananlarını ve gerçekleşmelerini takip etmekte büyük güçlük çekersiniz.

Eğer süreçlerinizi entegre ederseniz güçlü bir proje bütçe kontrol sistemi kurabilirsiniz. Planlanan bütçe – gerçekleşen maliyet kıyaslamalarını yapabilirsiniz. Maliyetlerin planlanan bütçeyi aşmaması için denetimler ve uyarılar devreye alabilirsiniz.

Ödeme Yönetimi Sistemi

Süreçlerinizi entegre etmezseniz ödeme sisteminizde yanlış ve gereksiz ödeme yapma risklerine maruz kalırsınız. Proje sayınız ve iş hacminiz fazlaysa ödeme sürecinizin yönettiği riskler de yüksektir. Birçok ödeme gözden kaçabilir, ödenmemesi gereken ödemeler ödenebilir, olması gerekenden daha fazla ödemeler yapılabilir, nakit akışı öngörülmekte zorlanılır ve beklenmeyen nakdi sıkışıklıklar yaşanabilir.

Eğer süreçlerinizi entegre ederseniz ödeme sisteminizdeki riskleri başarılı bir şekilde yönetebilirsiniz. Ödenmemesi gereken ödemeleri tespit ederek ödemeyi durdurabilir, ödemelerde gerekli ayarlamaları yapabilir, kime ne zaman ne kadar ödemeyi neden yapmanız gerektiğini elinizin altında bulabilirsiniz.

ERP ile Süreç Entegrasyonu

Peki, süreçlerinizi nasıl entegre edebilirsiniz?

Gelin size inşaat şirketleri için geliştirilmiş e-MOR İnşaat ERP sisteminden 2 tane örnek verelim. Bu 2 örnek e-MOR’da yer alan çok sayıda entegre süreç yönetiminden sadece ikisidir.

ERP ile malzeme satınalma yönetimi

ERP ile taşeron satınalma yönetimi

Daha fazla bilgi için 444 54 92 no’lu telefondan e-MOR ekibine ulaşın.

* “The Impact of Project Management Technology in the AEC Industry” Aberdeen Group, 2010. 

Taşeronlarınızla gerçekleştirdiğiniz sözleşme ve hakediş sürecinizi daha verimli yönetmek istemez misiniz?

e-MOR olarak 15 yıldır Türkiye’de ve bölge ülkelerde büyük ve orta ölçekli şirketle çalışıyoruz. Sunduğumuz ERP, CRM, Doküman Yönetimi gibi çözümler sayesinde müşterilerimiz süreçlerini çok iyi yönetiyor ve verimlilik artışı sağlıyor.

Taşeronlarınızla olan ilişkilerinizi daha etkili yönetmenizin yolu süreçlerinizin entegrasyonundan geçer.

e-MOR sayesinde taşeron sözleşmesi-zeyilname-taşeron hakedişi-fatura-ödeme zincirinizi entegre bir şekilde yönetebilirsiniz.

Proje planınızdaki aktiviteleri taşeron sözleşmesinde kullanabilir, taşerona hangi aktiviteleri vereceğinizi belirleyebilirsiniz.

Taşeron sözleşmesinde belirlediğiniz şartlara ve sahada gerçekleşen iş ilerlemelerine istinaden taşeron hakedişinizi otomatik olarak oluşturabilirsiniz.

Taşeron hakedişinize bağlı taşeron faturasını alabilir, maliyetleri aktivitelerinize dağıtabilirsiniz.

Taşeron sözleşmesinden ve hakedişten faturaya gelen ödeme planı hem nakit akış planınıza yansır hem de zamanı geldiğinde ödeme talebine dönüşür.

e-MOR’da taşeron sözleşmesi ve hakedişi yönetimi sürecinin her adımında dijital onay sistemi kullanabilirsiniz.

Şirketinize Kazandıracağı Faydalar:

• Taşeron sözleşmesinin oluşturulması sırasında yapılan hataların azaltılması,
• Taşeron hakedişinin sözleşme şartlarına bağlı ve sözleşmeyle uyumlu yapılması sayesinde maliyet tasarrufu,
• Taşeron hakedişinin sahadaki iş ilerlemesiyle uyumlu yapılması sayesinde maliyet tasarrufu ,
• Hakedişin doğru oluşturulup oluşturulmadığının merkezden daha etkili takibi sayesinde maliyet tasarrufu,
• Hakediş maliyetlerinin aktivite bazında takibi sayesinde daha sağlıklı bütçe kontrolü ve takibi

Taşeron Sözleşme ve Hakediş Yönetiminde Neler Yapabilirsiniz?

Taşeron Sözleşmelerinizi Yönetin

Taşeronlarınızla yaptığınız sözleşmeleri e-MOR sayesinde etkili bir şekilde yönetebilirsiniz.

Taşeronlarınızla yapacağınız sözleşmeleri e-MOR’da kayıt altına alabilirsiniz.

Sözleşmeyle ilgili bilgileri kayıt altına alabilir, hangi işleri taşerona hangi şartlarla verdiğinizi belirtebilirsiniz.

Taşeron sözleşmenizde taşerona vereceğiniz işlerle projenizdeki proje aktiviteleri arasında ilişki kurabilirsiniz.

Proje planınızdaki hangi aktiviteyi bu sözleşme kapsamında hangi maliyetle vereceğinizi belirtmeniz proje aktivitelerinizin bütçeleriyle sözleşme aktivitelerinin bütçe uyumunu kıyaslamanıza imkan verir.

Hangi sorumlulukların taşerona, hangi sorumlulukların size ait olduğunu belirleyebilir, hakedişler sırasında bu bilgilerin otomatik olarak hakedişlere yansımasını sağlayabilirsiniz.

Taşeron Sözleşmelerinizin Matbu Çıktılarını Otomatik Olarak Üretin

Taşeronlarınızla yaptığınız sözleşmeleri standartlaştırmak oluşabilecek personel hatalarını azaltacaktır.

e-MOR sayesinde taşeronlarınızla yaptığınız sözleşmelerin matbu çıktılarını standartlaştırabilirsiniz.

Taşeron sözleşmesi kaydettiğinizde matbu çıktı otomatik olarak oluşacaktır.

Oluşan matbu çıktıyı yazıcıdan döktürerek imzalayabilir, imzalı sözleşmeyi tarayıcıdan geçirerek e-MOR’a yükleyebilirsiniz.

Böylece taşeron sözleşmelerinizi standart hale getirebilir, çalışanlarınızın sözleşmelere hatalı maddeler koyma riskini düşürebilirsiniz.

Taşeron Sözleşmelerinizin Zeyilnamelerini Takip Edin

Taşeron sözleşmelerinizin zaman içerisinde oluşan zeyilnamelerini takip edebilirsiniz.

Zeyilnamede değişikliğe uğrayan maddeler hakedişe yansıyacak, yeni hakedişler zeyilnameye istinaden hesaplanacaktır.

Taşeron Sözleşmelerinizi ve Zeyilnamelerinizi Onay Sürecinden Geçirin

e-MOR’da taşeron sözleşmelerinizi ve zeyilnamelerinizi onay sistemi kullanarak yönetebilirsiniz.

Bir sözleşme kaydedildiği zaman önce kimin önüne gidecek, onun onayından sonra kimin onayına sunulacak, daha sonra kimlerin onayına sunulacak belirleyebilirsiniz.

Tüm projelerinizde aynı onay hiyerarşisini kurmak zorunda değilsiniz.

İsterseniz farklı projelerinizde farklı onay hiyerarşisi ve rotaları kullanabilirsiniz.

Bu sayede sözleşme kontrol sürecinizi daha etkili bir hale getirebilir, arzu edilmeyen şartlar içeren sözleşmelerin gözden kaçmasına ve yürürlüğe girmesine engel olabilirsiniz.

Taşeronlarınızın Sözleşmeye İstinaden Yaptıkları İş İlerlemelerini Kayıt Altına Alın

Taşeronlarınıza verdiğiniz işleri takip ederek taşeron hakedişini oluşturabilirsiniz.

İş ilerlemelerini günlük, haftalık veya aylık şekilde kayıt altına alabilirsiniz.

Taşeronlarınızın iş ilerlemelerini günlük olarak tutmanız sadece hakediş kontrolü ve bütçe takibi açısından önem taşımamaktadır.

Aynı zamanda size ilerlemesi olarak proje planının ilerisinde mi olduğunuza yoksa gerisinde mi kaldığınıza da ışık tutar.

Taşeron Hakedişlerinizi Sağlıklı Bir Şekilde Oluşturun

e-MOR sayesinde hakediş oluşturma ve hakediş kontrolü süreçlerinizi daha rahat bir şekilde gerçekleştirebilirsiniz.

Taşeron hakedişlerinizi şantiyede girilen iş ilerlemesi fişlerine ve taşeronla olan sözleşmenize istinaden otomatik olarak hesaplayabilirsiniz.

Bu yöntemle oluşturduğunuz taşeron hakedişleri daha sağlıklı ve gerçeği yansıtan hesaplar içerecek, gereksiz ve yanlış ödeme yapılma riskiniz de minimuma inecektir.

Taşeron Hakedişlerinizi Onay Sürecinden Geçirin

Taşeron hakedişleriniz için onay sistemi kurabilirsiniz.

Taşeron hakedişlerini önce şantiyenizde onaya sunabilir, sonra da merkez ofisinizdeki ilgili yetkili ve yöneticilerinizin onayında geçirebilirsiniz.

Taşeron Hakedişlerinin Çıktılarını Otomatik Üretin

e-MOR sayesinde taşeron hakedişlerinizin çıktılarını otomatik olarak üretebilirsiniz.

Hakediş kontrol tablosu, ön kapak, arka kapak, yeşil defter gibi hakediş belgelerinizin çıktılarını yazıcıdan çıkartabilirsiniz.

Hakediş Faturalarınızı Takip Edin

Taşeronlarınızın hakedişlerine istinaden kestikleri faturaları kayıt altına alarak takip edebilirsiniz.

Taşeron Hakedişi Maliyetlerinizi Aktivitelere Dağıtın

e-MOR çok güçlü bir proje maliyet takip çözümü sunmaktadır.

e-MOR’da taşeron hakedişlerini aktivite maliyetlerine dağıtarak proje aktivitelerinizin maliyetlerini detaylı ve sağlıklı bir şekilde takip edebilirsiniz.

Bu sayede proje aktivitelerinizin planlanan bütçe- gerçekleşen maliyet kıyaslamasını rahatça gerçekleştirebilirsiniz.

Sözleşmelerinizin ve Hakedişlerinizin Çıktılarını Doküman Yönetimi Sisteminizle Entegre Edin

Sözleşmelerinizi ve hakediş çıktılarınızı doküman yönetimi sisteminize otomatik olarak aktarabilirsiniz.

e-MOR kendi doküman yönetimi çözümü olan e-MOR InteGRa doküman yönetimi sistemiyle tam entegre çalışmaktadır.

Eğer şirketinizde başka bir doküman yönetimi sistemi kullanıyorsanız e-MOR’da oluşturduğunuz sözleşmeleri hem de sözleşmelerin meta-verilerini kendi doküman yönetimi sisteminize de aktarabilirsiniz.

Taşeron Sözleşmesi ve Hakediş Yönetiminin Size Sağladığı Avantajlar Nelerdir?

• e-MOR’da iş süreçleri birbiriyle entegredir. Örneğin, sözleşme – ilerleme – hakediş – fatura – ödeme – muhasebe zincirinizi çok etkili ve verimli bir şekilde yönetebilirsiniz.
• Taşeron hakedişlerini taşeron sözleşmesine bağlı olarak ve sahadaki iş ilerlemesine istinaden otomatik olarak hesaplayabilirsiniz.
• Dış sistemlerle entegrasyon kurabilirsiniz. Örneğin, e-MOR’da oluşturduğunuz sözleşmeleri, zeyilnameleri ve hakedişleri doküman yönetimi sisteminize veya başka sistemlerinize otomatik olarak aktarabilirsiniz.
• Çok detaylı onay akışları kurgulayabilirsiniz. Onay akışlarınızı proje bazlı veya firma bazlı oluşturabilirsiniz.
• Detaylı bir yetki yönetimi gerçekleştirebilir, kullanıcılarınızın yapabilecekleri ve yapamayacakları işlemleri belirleyebilirsiniz. İş kuralları oluşturabilir, kullanıcılarınızın işlemlerini belirlediğiniz kurallar çerçevesinde gerçekleştirmelerini denetim altına alabilirsiniz.
• Sözleşmelerinizin zeyilnamelerini oluşturabilir ve takip edebilirsiniz. Sözleşmelerinizle ilgili raporlara erişebilirsiniz.
• Hakedişlerle ilgili raporlara erişebilirsiniz.
• e-MOR geniş kapsamlı bir ERP platformudur. İçerisindeki çözümlere kendi ihtiyaçlarınıza göre yenilikler ekletmek isterseniz yazılım geliştirme hizmetinden yararlanarak hızla ve uygun maliyetle kendinize özelleştirebilirsiniz.
• e-MOR ekibinden yurt içinde ve yurt dışında yakın destek alabilirsiniz.
• İlk implementasyon sırasında da yıllar boyu kullanım sırasında da kendi IT ekibinizi kullanabilir, e-MOR ekibinden minimum destek alarak işlerinizi yürütebilirsiniz.