Gerçekleştirdiğiniz projelerin maliyetlerini yakından sağlıklı bir şekilde takip edebilmeniz hayati değer taşır.

Ancak maalesef birçok inşaat şirketi proje bütçe kontrolü ve maliyet takibi alanında yeterli olgunluğa ulaşmış değil.

İnşaat şirketlerine yönelik ERP sistemleri alanında Türkiye lideri olan ekip olarak, bu yazımızda proje maliyetlerinizi daha iyi takip edebilmeniz için önerilerimizi sizinle paylaşıyoruz.

1. Bütçe kontrol ekibinizi oluşturun ve sürecinizi tanımlayın

Bütçe kontrol ve maliyet takibini sağlıklı yapabilmeniz için bütçe kontrol ekibinizi oluşturmakla işe başlayabilirsiniz. İşe bütçe kontrol faaliyetlerini merkezinizde kim yapacak, şantiyelerinizde kim yapacak belirlemekle başlayın. Sürecinizi ekibinizle beraber tanımlayın.

2. ERP sistemi kurarak süreçlerinizi muhasebe süreçlerinizle entegre edin

Bütçe kontrol ve maliyet takibi yapabilmeniz için sürecinize uygun bir entegre ERP sistemi kurmanız şart. ERP sistemi sayesinde aktivite bütçelerinizi tanımlayabilir, satınalma, depo, hakediş, ekipman, personel, muhasebe, finans süreçlerinizi entegre edebilirsiniz. Bu sayede bütçe ve maliyet takibi gerçekleştirebileceğiniz bir platforma kavuşabilirsiniz.

3. Taşeron hakedişlerinizi bütçe kalemlerine istinaden gerçekleştirin

Eğer projelerinizde taşeronlar kullanıyorsanız, bütçe takibini detaylı yapmak gözünüzü korkutmasın. Taşeron hakedişlerini proje aktivitelerinizin bütçelerine istinaden takip etmeniz için ERP sisteminiz size yardımcı olacaktır.

4. Malzeme kullanım fişleri ile malzeme maliyetlerini aktivite bütçe kalemlerine dağıtın

Malzeme maliyetlerinizi aktivite bazında takip etmenizin en doğru yolu, malzeme kullanım fişleri kullanarak hangi aktivitede hangi malzemeden ne kadar kullanıldığını kayıt altına almaktır. Malzeme maliyetlerini bu sayede aktivite bütçelerinize yansıtabilirsiniz.

5. Personel puantajlarınızı aktivite bazında tutarak aktivite bütçelerinize yansıtın

Direkt işçilik giderlerinizi projelerinizin aktivite bütçelerinize sağlıklı yansıtabilmeniz için personel puantajlarınızı aktivite bazında tutmalısınız. Hangi aktivitede hangi personel kaç saat çalışmış kayıt altına aldığınızda, işçilik giderlerinizi de maliyetlerinizde rahatça takip edebilirsiniz.

6. Ekipman puantajlarınızı aktivite bazında tutarak aktivite bütçelerinize yansıtın

Ekipman kullandığınız aktivitelerinizde ekipman puantajlarınızı aktivite bazında tutmalısınız. Hangi aktivitenizde hangi ekipmanınız kaç saat çalıştı, ne kadar yakıt harcadı bilgilerini kayıt altına alarak ekipman giderlerinizi bütçelerinizde rahatça takip edebilirsiniz.

7. Genel giderleriniz için katsayılar belirleyerek aktivite bütçelerinize dağıtın

Proje maliyetlerinizin içinde genel giderleriniz de yer alır. Genel giderleriniz için katsayı dağıtım anahtarı belirleyerek genel giderlerinizi aktivite maliyetlerinize dağıtabilirsiniz. Bu sayede aktivitelerinizin maliyetlerini daha doğru ölçebilir, bütçelerinizi kontrol altına alabilirsiniz.

Temel İhtiyaç 1: Artan rekabete ve azalan marjlara rağmen karlılığınızı artırma ihtiyacı.

İnşaat sektöründe rekabet her geçen gün daha da keskinleşiyor. Her geçen gün daha fazla sayıda yerli ve yabancı oyuncu sektöre girerek sizin gelirlerinizi ve marjlarınızı tehdit ediyor. Bu ortamda daha rekabetçi olmalı, mali yapınızı güçlendirmeli ve karlılığınızı yükseltmelisiniz. Rakiplerinizden geri kalmamanız, rakiplerinizin önüne geçmeniz ve yurt içinde ve yurt dışında daha rekabetçi olmanız için iyi bir sisteme sahip olmalısınız. Süreçlerinizi iyileştirmeli, verimliliğinizi artırmalısınız.

Temel İhtiyaç 2: Verimliliği yükseltme ihtiyacı.

Projelerinizi planladığınız zamanda planladığınız bütçeyle tamamlayabilmeniz, iş hacminizi büyütebilmeniz, karlılığınızı koruyabilmeniz için verimliliğinizi artırmalısınız. Kaynaklarınızı daha verimli yönetebildiğinizi, işlerinizi daha kısa sürede daha düşük bütçelerle tamamlayabildiğinizi, aksaklıkların önüne geçebildiğinizi düşünün. Kaynaklarınızı daha iyi yöneterek, şantiyeleriniz ile merkeziniz arasındaki bilgi akışını artırarak, departmanlarınız arasındaki koordinasyonu güçlendirerek verimliliğinizi artırmalı ve kar marjınızı yükseltmelisiniz.

Temel İhtiyaç 3: Güçlü bir raporlama sistemi ihtiyacı.

Yöneticilerinizin ihtiyaç duydukları bilgileri doğru zamanda doğru bir şekilde önlerine otomatik olarak sunabilmelisiniz. Şantiyelerinizde neler olduğunu, ilerleme gerçekleşmelerini, maliyet gerçekleşmelerini, performans değerlerinizi, finansal durumunuzu, depolarınızın durumlarını, nakit akışınızı ve nakit akışı öngörülerinizi, kaynaklarınızın durumlarını, kritik performans alanlarınızı ve daha bir çok kritik bilgiyi tek bir tuşla anlık olarak görebilmelisiniz.

Temel İhtiyaç 4: Güvenilir ve tutarlı bilgi ihtiyacı.

Eğer entegre bir ERP sisteminiz yoksa şirketinizle, projelerinizle, maliyetlerinizle ve faaliyetlerinizle ilgili tutarlı ve güvenilir bilgiye erişmeniz neredeyse imkansız. Verilerinizi arayıp birleştirmekle, temizlemeye çalışmakla zaman kaybetmemelisiniz. Verileriniz bir yerde kayıt altına alınmalı, daha sonra diğer departmanlarınız tarafından kullanılabilmeli. Verilerinizi biriktirerek bilgiye dönüştürebilmeli, yöneticilerinizin alacakları kararlara ışık tutmasını sağlayabilmelisiniz.

Temel İhtiyaç 5: Şantiyelerinizin duraksamamasını sağlama ihtiyacı.

Şantiyeleriniz bir çok sebepten duraksıyor olabilir. Bu duraksamalar proje teslimatlarınızda gecikmelere yol açar. Gecikmeler sizin için bütçelenmemiş maliyet demektir ve karlılığınızı tehdit etmektedir. Proje teslimatlarınızı geciktirecek duraksamaların önüne geçmelisiniz. Şantiyelerinizin merkezinizle entegre olmasını sağlamalısınız. Şantiyelerinizi merkezinizden anlık olarak izleyebilmelisiniz. Şantiyelerinizden gelen talepleri otomatik olarak merkezinizde ilgili kişilerin önüne düşürmeli ve hızla doğru kararların alınmasını sağlayarak şantiyelerinizin bekleme süresini kısaltmalısınız. Şantiyelerinizde ne zaman hangi kaynaklara ihtiyaç duyulduğunu yakından takip ederek nereye hangi kaynağın ne zaman sağlanması gerektiğini çok rahat bir şekilde yönetebilmelisiniz.

Temel İhtiyaç 6: Maliyetleri yakından takip etme ve gereksiz maliyetlerin önüne geçme ihtiyacı.

Maliyetlerinizi çok yakından takip edebilmeli, derinlemesine inceleyebilmelisiniz. Maliyetlerinizi öngörebilmeli, planlayabilmeli, planlanmamış maliyetleri tespit edebilmeli ve gerçekleşen maliyetlerinizle planladığınız maliyetleri her an detaylı olarak karşılaştırabilmelisiniz. Mali yapınızı iyileştirerek karlılığınızı artırabilirsiniz. Aynı anda çok sayıda proje yürütüyorsanız, büyük projeler yürütüyorsanız, maliyetlerinizde en ufak sapmalar bile size milyonlarca dolarlık kayıp olarak yansıyabilir. Maliyetlerinizi kontrol altında tutabileceğiniz bir maliyet yönetim sistemi kurarak şirketinize milyonlarca dolarlık tasarruf sağlayabilirsiniz.

Temel İhtiyaç 7: Nakit akışını kontrol altında tutma ihtiyacı.

Nakit akışının önemi ile ilgili çok güzel bir deyiş vardır. Karsızlık kanser gibidir, yavaş yavaş zaman içinde öldürür. Nakit akışı ise kalp krizi gibidir, faturaları ödeyemezsiniz, bir gecede öldürür. Birçok inşaat şirketi nakit akışı ile ilgili riskler taşımakta. Nakit akışınızı öngörebilmeli, planlayabilmeli ve her an detaylı bir şekilde takip edebilmelisiniz. Nakit hareketlerinizi kontrol altına alarak daha başarılı olabilir, daha huzurlu bir çalışma hayatına kavuşabilirsiniz.

Temel İhtiyaç 8: Kaynakları verimli yöneterek zaman ve para kayıplarının önüne geçme ihtiyacı.

Hangi şantiyenizde ne zaman hangi kaynağa ihtiyacınız var? İhtiyaç duyulan bir kaynak tam ihtiyaç duyulduğu anda sahada oluyor mu? Kaynaklarınızı israf mı ediyorsunuz yoksa tam verimlilikle mi kullanıyorsunuz? Kaynak ihtiyaçlarınızı öngörebilmeli, kaynak planlaması yapabilmeli ve kaynaklarınızı etkili yönetebilmelisiniz. Böylece şantiyelerinizin durmasının önüne geçebilir, gereksiz satın alımları engelleyebilir, elinizdeki kaynaklardan tasarruflu bir şekilde yararlanabilirsiniz.

Temel İhtiyaç 9: Büyümenin kaosa dönüşmesini engelleme ve büyümeyi sağlıklı yönetme ihtiyacı.

İş hacminizi büyütmeniz beraberinde zorluklar getirmemeli. Büyümeniz kaosa dönüşmemeli. İş hacminizi artırırken karlılığınızı da artırabilmelisiniz. Büyümeyi sürdürülebilir hale getirebilmelisiniz. Süreçlerinizi standartlaştırarak tek bir platformda yönetirseniz büyümeyi başarılı gerçekleştirebilirsiniz. Standart süreçlere sahip olduğunuz zaman yeni işe aldığınız çalışanları da hızla üretken hale getirebilirsiniz. Tüm çalışanlarınızın aynı kalitede çalıştıklarından, istismarlar yapmadıklarından emin olabilirsiniz. Tüm şirketinizin belirlediğiniz kurallar ve politikalar dahilinde çalıştığından emin olabilirsiniz.

Temel İhtiyaç 10: Dağınık yapının getirdiği hantallıktan kurtulma ve entegre yapının hızlılığını yakalama ihtiyacı.

Süreçlerinizi tek bir platformda yönetmiyorsanız, şirketinizin farklı yerlerinde farklı paket programlar kullanıyorsanız, spreadsheet dosyaları üzerinden çalışıyorsanız dağınık yapının getirdiği büyük problemleri yaşıyorsunuz demektir. Süreçlerinizi tek bir platformda entegre yönetirseniz birçok probleminizi ortadan kaldırabilirsiniz. Tüm süreçlerinizi tek bir platformda kayıt altına almalı ve raporlarınızı tek bir platformdan almalısınız. Şantiyeleriniz ve merkeziniz arasında entegrasyon köprüsü sayesinde tüm şirket tek bir vücut olarak çalışabilirsiniz. Günümüz dünyasında en önemli meziyet hızlı hareket edebilmektir. Entegrasyon sizi hiç olmadığınız kadar hızlandıracaktır.

Temel İhtiyaç 11: Geçmiş deneyimlerden yararlanma ihtiyacı.

Gerçekleştirdiğiniz her proje bir sonraki projeniz için deneyim kaynağı olmalı. Elde ettiğiniz deneyimleri yeni projelerinizde kullanarak karlılığınızı artırmalısınız. Geçmiş projelerinizde oluşturduğunuz deneyimleri çalışmalarınıza yansıtarak rakiplerinizin önüne geçebilirsiniz. Birim fiyat analizleri, geçmiş satın alma koşulları, tedarikçilerinizin ve taşeronlarınızın performansları, aktivite bazlı performans analizleri, kilit performans alanları, birim fiyatların zamana, mevsimlere, ülkelere, şehirlere göre dalgalanmaları, ödeme alışkanlıkları vb. birçok bilgiden yeni projelerinizde yararlanabilirsiniz.

Temel İhtiyaç 12: Karmaşadan ve belirsizlikten uzaklaşma ihtiyacı.

Önünüzü görebilmelisiniz. Projelerinizde şu anda ne oluyor, ne olmalıydı, maliyet gerçekleşmeleriniz ne durumda, planladığınız maliyetlerinizle gerçekleşen maliyetleriniz arasında ne kadar fark var, varlıklarınız ne durumda, vb. birçok bilgiye anlık olarak erişebilmeli, belirsizlikleri ortadan kaldırabilmelisiniz. İş kuralları oluşturmalı, süreçlerinizin belirlediğiniz iş akışları ve iş kuralları çerçevesinde sorunsuz işlemelerini sağlamalısınız. Çalışanlarınızın yetkilerini etkili yönetebilmeli, belirlediğiniz yetkilerin dışına çıkmadıklarından emin olmalısınız.

Temel İhtiyaç 13: Taşeronlarla, tedarikçilerle, işverenlerle, müşterilerle, iş ortaklarıyla, kurumlarla ve personelle ilişkileri etkili yönetme ihtiyacı.

Çok sayıda taşeronla, tedarikçiyle, işverenle, kurumla çalışıyor olabilirsiniz. Bu durum bir kaos oluşturmamalı. İlişkide bulunduğunuz tüm kurumlarla ve kişilerle etkili ve hızlı çalışmalar yapabilmelisiniz. Çalışanlarınız ve yöneticileriniz bu kurum ve kuruluşlarla ilgili yetkileri dahilindeki tüm bilgilere anlık olarak erişebilmeli. Göndermeniz gereken tüm bilgilieri otomatik olarak üretebilmeli ve profesyonel bir formatta ilgili kurumlarla ve kişilerle paylaşabilmelisiniz.

Temel İhtiyaç 14: Erken uyarı mekanizmaları kurarak riskleri yönetme ihtiyacı.

Sizin için kritik konuları belirleyebilmeli, bu konularla ilgili erken uyarı mekanizmaları kurarak riskleri önceden tespit edebilmelisiniz. Gerekli hamleleri zamanında yaparak birçok gereksiz maliyeti bertaraf edebilirsiniz. Daha düzenli çalışabilir, aksaklıkların oluşmasını önleyebilirsiniz. Erken uyarı mekanizmaları sayesinde yapmanız gereken işleri hep zamanında tamamlamanız hayal değil.