İtiraf edelim.

Hepimiz Excel’i seviyoruz. Kullanımı kolay. Hemen yeni bir dosya açıp çalışmaya başlayabiliyorsunuz. Kolayca formüller ve hesaplamalar oluşturabiliyorsunuz.

Ama ekip çalışması, süreç yönetimi deyince Excel dosyaları yarardan çok zarar getiriyor.

Yaşadığınız sıkıntıları hatırlayın.

Her defasında ilgili verileri bulup Excel’e doldurmak, birisine email atmak, emaili alıp almadığını takip etmek, geri gelen dosyayı bilgisayarınıza indirip kullanmak, değişiklikleri fark etmeye çalışmak, bozulmuş alanları düzeltmeye zaman harcamak, çok sayıda dosya arasında kaybolmak, karmaşık formülleri tekrar tekrar incelemek zorunda kalmak, yanlış yapmamak için dua etmek… Bir yerden sonra artık süreçlerimizde başka ne gibi çözümler kullanabiliriz demeye başlıyorsunuz.

Süreçlerinizi entegre bir şekilde yönetmek ve sağlıklı raporlara erişmek için ERP sistemine geçiş yapmalısınız.

Örneğin,

• Satınalma talep formlarınız,
• Teklif mukayese formlarınız,
• Sipariş formlarınız,
• Ambar giriş fişleriniz,
• Ambar çıkış fişleriniz,
• Malzeme sarf fişleriniz,
• Hakediş belgeleriniz,
• Ödeme talepleriniz,
• Her türlü raporunuz

ERP sisteminiz üzerinden yürümeli.

Eğer bu gibi süreçlerinizi ERP sisteminden yürütürseniz,

• Veritabanınız oluşacaktır,
• Eski kayıtlarınıza rahatça erişebileceksiniz,
• Süreçleriniz entegre olacağı için birimleriniz arasındaki işler hızlanacaktır,
• Birimler arasında takılmalar, yanlışlıklar ve eksiklikler azalacaktır,
• Veriler üzerinde oynama, yanlışlık yapma ve art niyetli değişiklikler yapma imkanı minimuma indirilecektir,
• İş akışlarınız ve onay süreçlerinizi daha hızlı ve düzenli işleyecektir,
• Raporlama sisteminiz sağlıklı ve daha profesyonel çalışacaktır.

Eğer siz de e-MOR ERP sistemiyle ilgili daha detaylı bilgi almak isterseniz, 444 54 92 no’lu telefondan e-MOR ekibine ulaşın.

Satınalma inşaat şirketlerinin en önemli maliyet kalemlerinden birisini oluşturuyor.

Büyüyen, farklı coğrafyalarda şantiyeleri bulunan inşaat şirketlerinin satınalma sürecini etkili bir şekilde yönetmesi zorlaşıyor. Gereksiz satın alımlar, tedarikçilere yapılan yanlış ödemeler, sahada zamanında gerekli malzemenin olmaması ve şantiyenin durması gibi risklerinizi yönetebilmelisiniz.

Kağıt tabanlı, telefonlaşmaya dayanan satınalma süreçleri, inşaat şirketlerine yönelik olmayan muhasebe programlarından yürütülen satın alımlar başınızı ağrıtmıyor mu?

Eğer satın alma sürecinizi iyileştirerek karlılığınızı artırmak istiyorsanız e-MOR’la tanışın.

e-MOR İnşaat ERP sistemi inşaat şirketlerine yönelik geliştirilmiş çok geniş kapsamlı bir sistemdir. Planlama, satın alma, depo, sözleşme, hakediş, muhasebe, finans, personel, bordro, makina gibi süreçlerinizi entegre eder. Şantiyelerinizle merkezinizi entegre eder.

e-MOR kullanarak satınalma sürecinizi çok etkili yönetebilirsiniz.

Talep, teklif toplama, teklif değerlendirme, sipariş, depo girişi süreçlerinizde yaşadığınız aksaklıkların önüne e-MOR sayesinde geçebilirsiniz.

Faydaları nelerdir?

• Bütçelerinizi daha iyi yönetmenizi sağlar,
• Gereksiz satınalmaların önüne geçmenize yardımcı olur,
• Satınalma maliyetlerinizi düşürmenize yardımcı olur,
• Onay süreçlerinizi hızlandırmanıza imkan sunar.

Neler Yapabilirsiniz?

Satınalma Taleplerinizi Oluşturun ve Onay Sisteminden Geçirin

e-MOR’da satınalma talebi yönetimi uygulaması çok güçlüdür.

Satınalma taleplerinizi aktivite bazlı oluşturabilirsiniz. Planlama ile talep adımlarının birbiriyle bağlantısı vardır. Örneğin, şantiyeniz satınalma talebini proje iş planınızdaki bir (veya birkaç) aktiviteye istinaden yapabilirsiniz.

Proje planındaki o aktiviteye ayrılmış bütçeyle kontrolleri yapılarak sizin koymuş olduğunuz kurallara göre (örneğin, bütçenin %10’unu aşmışsa bir daha malzeme talep edildiğinde sistem yetkililere uyarı versin, vb.) talep oluşur.

Talepler için onay sistemi kurabilirsiniz. Onay sisteminizde talebin niteliğine ve niceliğine göre farklı iş akışları (onay rotaları) oluşturabilirsiniz. Örneğin, şantiyenin 1,000TL’ye kadar onaylama yetkisi var, bunun üzerindeki değerler şantiyede onaylandıktan sonra merkez ofise onaya sunulur, 50,000 TL’nin üzerindekiler Genel Müdür’ün onayına sunulur, vb.

Talep onay sürecinde ilgili yetkililer talebi yapılan malzemeler hangi depoda ne kadar var görebilir ve gerekirse depo rezervasyon sürecini başlatarak malzemeyi satın almak yerine başka bir depodan transfer edilmesini sağlayabilir. Bu sayede şirketin stokları daha verimli kullanılmış olur.

Satınalma talebiniz ilgili yetkililerce onaylandıktan sonra teklif toplama ve değerlendirme sürecini başlatırsınız.

Tedarikçilerinizden, Taşeronlarınızdan Topladığınız Teklifleri ve Onlarla Yaptığınız Pazarlıkları Kayıt Altına Alın

Onaylanmış talep için tedarikçilerinizden veya taşeronlarınızdan teklifler toplamanız gerekli.

Topladığınız teklifleri e-MOR’da kayıt altına alabilirsiniz.

Aldığınız teklifin orjinal belgelerini de e-MOR’da teklife ataşlayabilirsiniz. Bu sayede teklifin tedarikçiden gelmiş orjinal belgesini de kolayca görüntüleyebilirsiniz.

Birçok inşaat şirketi daha iyi fiyatlar alabilmek adına bir satınalım kararı verilebilmesi için en az üç tedarikçiden teklif alınması gerektiği gibi kurallar uygular. e-MOR teklif toplama sürecinde bu tür iş kurallarını oluşturmanıza ve yönetmenize imkan sunar.

Aldığınız tekliflerle ilgili pazarlıklar yapabilirsiniz. Pazarlıklarınızı da e-MOR’da kayıt altına alabilirsiniz. Orjinal teklif neydi, birinci pazarlık sonucu ne oldu, ikinci pazarlık sonucu ne oldu gibi bir takibi yapabilirsiniz.

Tekliflerinizi topladıktan sonra teklif değerlendirme aşamasını başlatırsınız.

Aldığınız Teklifleri Etkili Bir Şekilde Değerlendirin ve Onay Sisteminden Geçirin

Tedarikçilerinizden ve taşeronlarınızdan aldığınız teklifleri mukayese etme ve birisine karar verme zamanı geldi.

e-MOR size teklifleri sağlıklı değerlendirebilmeniz için harika bir ortam sunar. e-MOR’da tekliflerinizi yanyana görebilir, fiyatlarını, birim fiyatlarını, toplam tutarlarını, nakliye koşullarını, ilgili malzemeyi daha önce ne kadara satın aldığınızı, vb. bilgileri rahatça kıyaslayabilirsiniz.

Şirketinizde kullandığınız teklif mukayese formunuzu gözünüzün önüne getirin.

Bu forma belki fiyat karşılaştırma formu, belki teklif değerlendirme formu, belki teklif mukayese tablosu, belki de başka bir isim veriyorsunuz.

e-MOR’daki bu formu görünce gözlerinize inanamayacaksınız, çünkü sizin hali hazırda kullandığınız kıyaslama tablosunun belki de aynısını (belki de hatta biraz daha gelişmişini) e-MOR’da hazır olarak bulacaksınız.

Teklif kıyaslama formunuzu şirket içinde onaya sunabilirsiniz. İlgili yöneticilerinizin onayladığı teklifleri siparişe dönüştürebilirsiniz.

Sözleşmelerinizi ve Zeyilnamelerinizi Yönetin

Malzeme satın alırken veya taşeronluk alırken sözleşme yapabilirsiniz.

Yaptığınız sözleşmeleri e-MOR’da kayıt altına alabilirsiniz. Sözleşmelerinizde zaman içerisinde zeyilnameler yapabilir, yaptığınız zeyilnameleri de kayıt altına alabilirsiniz.

Yaptığınız imzalı sözleşmeyi tarayıcıdan geçirerek e-MOR’da ilgili sözleşme kaydına ataşlayabilirsiniz.

Ayrıca, sözleşmeleriniz için de bir onay sistemi kurgulayabilirsiniz. Sözleşme yönetimiyle ilgili daha detaylı bilgiye e-MOR’un sözleşme yönetimi konusundaki makalelerinden ulaşabilirsiniz.

Siparişlerinizi Oluşturun

e-MOR’da satınalma siparişlerinizi rahatça oluşturabilirsiniz.

Eğer siparişiniz bir sözleşmeye bağlıysa, siparişinizi sözleşmeyle ilişkilendirebilir, hesaplamaları ve gerekli kontrolleri otomatik olarak gerçekleştirebilirsiniz.

Siparişinizin belgesini e-MOR’da otomatik olarak oluşturabilir, oluşan sipariş belgesini tedarikçinize gönderebilirsiniz.

Fatura – Depo Girişi – Sipariş Süreçlerinizi Entegre Edin

e-MOR sayesinde ödeme – fatura – depo girişi – sipariş bağınızı çok kuvvetli bir şekilde kurabilirsiniz.

Bir tedarikçiye gereğinden fazla ödeme yapmayı engellemek, yanlış ödeme yapmayı engellemek, alınmayan veya alındığından fazla faturalanan malzemelerin ödemesinin önüne geçmek için ihtiyaç duyduğunuz kontrol mekanizmasına e-MOR’la sahip olabilirsiniz.

Satınalma Sürecinizi Aktivite Bazında Yürütün

İnşaat projelerinizin aktivite bazında takibini gerçekleştirmeniz sizin için çok önemli. e-MOR inşaat projelerinizin aktivitelerinin ilerlemelerini ve maliyetlerini aktivite bazında takip etmenize imkan sunar.

Satınalma sürecinizde talepler, siparişler, sözleşmeler, depo girişleri gibi adımlarınızı aktivite bazında yürütebilirsiniz.

Bu sayede bütçelerinizi daha iyi yönetebilirsiniz. Hangi aktivitede hangi kaynaktan ne kadar planlamıştınız, ne kadar hangi aktivite için hangi kaynaktan ne kadar satın alma maliyeti gerçekleşti detaylı olarak takip edebilirsiniz.

Detaylı Raporlara Erişin

Satınalma faaliyetlerinizle ve maliyetlerinizle güncel, sağlıklı ve detaylı veriler içeren raporları e-MOR’da bulabilirsiniz.

e-MOR’un geniş kapsamlı raporlarında satınalma ile ilgili aradığınız verilere ulaşabilirsiniz.

Üst yönetiminiz e-MOR’un Yönetici Bilgi Panoları (dashboard) uygulamasını kullanarak satınalma ile ilgil tablolara ve grafiklere tabletlerinden erişmenin konforunu yaşayacak.

Süreç İzleme İmkanına Kavuşun

e-MOR’un size kazandıracağı en önemli katkıların başında süreç izleme kabiliyeti geliyor.

Satınalma sürecinizin hatalardan arınması, sorgulanabilmesi ve hızlanması için süreç izleme kabiliyeti kazanmanız şart.

Nedir süreç izleme? Örneğin, önünüze bir ödeme talebi geldi. Talebi onaylamadan önde talebin hangi faturayla ilgili olduğunu kontrol edersiniz. Sonra faturada geçen teslimatın yapılıp yapılmadığıyla ilgili depo giriş fişlerini kontrol etmek isteyebilirsiniz. Depo girişiyle faturayı kıyaslayabilirsiniz. Sonra depo girişinin ve faturanın siparişle eşleşip eşleşmediğine bakmak isteyebilirsiniz. Eğer siparişle de uyuşuyorsa, sipariş öncesi süreçlere bakmak, siparişin hangi teklife verildiğini, teklifin hangi tekliflerle karşılaştırıldığını, ilgili teklif mukayese tablosunu, kimin onayladığını kontrol etmek isteyebilirsiniz. İlgili satın alma talebinin ne olduğunu, talebin kimlerin onayından geçtiğini görmek isteyebilirsiniz.

Tüm bu zinciri görebilmeniz süreç izlemedir. Herhangi bir ödeme talebinden başlayıp geriye doğru gidebilmeniz. Bu sayede her bir satın alımını, her bir ödeme talebini sağlıklı bir denetimden geçirebilirsiniz. Yanlışlıkları önlemek, hatta art niyetli işlerin önüne geçmek için süreç izleme sizin en önemli kontrol silahınız olacak.

Sizin İçin Avantajları Nedir?

• e-MOR’da iş süreçleri birbiriyle tam entegredir. Örneğin, planlama – talep – teklif toplama – teklif değerlendirme – sözleşme – sipariş – depo girişi – fatura – ödeme talebi – ödeme süreçlerinizi entegre edebilirsiniz.
• Bütçelerinizi etkili yönetebilirsiniz. Hangi aktivitede hangi kaynaktan ne kadar maliyet planlamıştınız, bugüne kadar ne kadar gerçekleşti görebilirsiniz. Planlanan bütçe – gerçekleşen maliyet detaylarını planlanan ilerleme – gerçekleşen ilerleme detaylarıyla çapraz sorgulama yapabilirsiniz.
• Satınalma taleplerinizi, teklif seçimlerinizi, sözleşmelerinizi, siparişlerinizi, faturalarınızı ve ödeme taleplerinizi iş akışlarıyla onay rotalarından geçirebilirsiniz.
• Satınalma talebinde geçen malzemelerin hangi deponuzda ne kadar olduğunu kontrol edebilir, e-MOR’un depo rezervasyon yönetimi uygulaması üzerinden başka depolardan kaydırmalar yaparak gereksiz satınalmaların önüne geçebilirsiniz.
• Tedarikçilerinizin gönderdikleri teklifleri sağlıklı ve etkili bir biçimde kıyaslayabilir ve tedarikçi seçiminizi gerçekleştirebilirsiniz.
• Süreç izleme yapabilir, her satın alımınızı ve her ödemenizi sorgulayabilirsiniz. Bu sayede yapılabilecek yanlışların ve art niyetli işlemlerin önüne geçebilirsiniz.

Satınalma bütçelerinizle, maliyetlerinizle, kaynaklarınızla ilgili güncel, sağlıklı ve detaylı raporlara erişebilirsiniz.

Günümüzde ERP ve süreç entegrasyonunun önemli olduğunu kavramayan pek az yönetici vardır.

Ancak inşaat sektöründe süreç entegrasyonu konusunda atacak adımları olan şirketler hala çoğunlukta.

Eğer süreçlerinizi hala entegre etmediyseniz sizi harekete geçirecek bir haberimiz var.

Aberdeen Grubu’nun 2010 yayınladığı bir araştırmaya göre bir inşaat şirketi sadece birkaç sürecini entegre etse bile rakiplerine göre %50 kar avantajı sağlıyor *.

Evet, yanlış duymadınız. Sadece birkaç sürecinizi entegre etmeniz bile size büyük rekabet avantajı sağlıyor.

Sadece birkaç sürecinizi entegre etmeniz bile %50 karlılık avantajı sağlıyorsa tüm süreçlerinizi entegre etmenizin ne kadar karlılık avantajı sağlayacağını düşünün.

Rakiplerinize sağladığınız karlılık avantajıyla neler mi yapabilirsiniz? Maliyetleriniz düşük olduğundan iş alma konusunda daha agresif olabilirsiniz. İş teslimatlarınızı daha rahat gerçekleştirebilirsiniz. Daha kaliteli çalışanlar ve yöneticiler alabilirsiniz. Nakit akışınızı daha iyi yönettiğiniz için krizlere karşı daha sağlam durabilirsiniz. Ayrıca, hissedarlarınız daha fazla gelir elde edebilir ve başarının tadını çıkarabilirler.

Süreçlerinizi entegre etmemeniz nasıl oluyor da bir inşaat şirketine milyonlarca liraya mal olabiliyor?

Gelin nedenlerini birlikte inceleyelim.

Satınalma Maliyetlerinin Yönetimi

Süreçlerinizi entegre etmediğiniz zaman gereksiz malzeme satın alımları yapar, depo maliyetlerinizi yükseltirsiniz. Aslında alınmaması gereken birçok malzemeyi satın almış olursunuz ve bu durumu şantiyeniz kapanana kadar fark etmezsiniz. Veya malzemeyi zamanında sipariş etmeyi atlayabilir, bu nedenle yüksek fiyattan ve pahalı bir nakliyeyle malzemeyi sahaya yetiştirmek zorunda kalabilirsiniz.

Süreçlerinizi entegre ettiğiniz takdirde, gereksiz satın alma maliyetlerine katlanmak zorunda kalmazsınız. Malzeme siparişlerinizi zamanında verir ve malzemelerin olması gerektiği zamanda sahada olmasını sağlarsınız.

Taşeron Takibi

Süreçlerinizi entegre etmediğiniz zaman taşeronlarınızı takip etmekte zorlanırsınız. Sözleşme, buna bağlı hakedişler, faturalar ve ödemeler birbirine girer. Taşeronun gerçekte sahada yaptığı ilerlemeyi hakedişe yansıtmakta, kesintileri takip etmekte zorlanabilirsiniz. Hele bir de zeyilnameler olursa birçok mühendisiniz işin içinden çıkabilmek için zaman harcarlar. Ve unutmayın, ne kadar titiz çalışırlarsa çalışsınlar hatasız kul olmaz.

Eğer süreçlerinizi entegre ederseniz, taşeronlarınızı daha kolay takip edebilirsiniz. Sözleşmeler, zeyilnameler, hakedişler, faturalar ve ödemeler çok daha düzenli hale gelir.

Şantiye Yönetimi

Süreçlerinizi entegre etmediğiniz zaman şantiyelerinizin yavaşlaması ve durması riski yüksektir. Şantiyelerinizden birinin durma noktasına geldiğini, hatta durduğunu gözünüzün önüne getirin. Bir malzeme zamanında gelmemişti, veya taşeron işini zamanında yapmamıştı. Birçok nedeni olabilir.

Süreçlerinizi entegre ederseniz şantiyelerinizin yavaşlama ve durma riskini azaltabilirsiniz. Süreçlerinizi daha iyi yönettiğiniz ve birimleriniz birbirinden haberdar olduğu için gerekli kaynakların sahada zamanında var olmasını sağlayabilirsiniz. Şantiyeleriniz çalışmaya devam ettikleri için genel gider maliyetlerinizin artma riskini de, işverenlerinizin size ceza kesme riskini de azaltabilirsiniz.

Bütçe Kontrol Sistemi

Süreçlerinizi entegre etmezseniz proje bütçe kontrol sisteminizi kurmakta zorlanırsınız. Planlama biriminizle diğer birimleriniz birbirinden kopuk çalışırlar. Kopukluk nedeniyle bütçelerin planlananlarını ve gerçekleşmelerini takip etmekte büyük güçlük çekersiniz.

Eğer süreçlerinizi entegre ederseniz güçlü bir proje bütçe kontrol sistemi kurabilirsiniz. Planlanan bütçe – gerçekleşen maliyet kıyaslamalarını yapabilirsiniz. Maliyetlerin planlanan bütçeyi aşmaması için denetimler ve uyarılar devreye alabilirsiniz.

Ödeme Yönetimi Sistemi

Süreçlerinizi entegre etmezseniz ödeme sisteminizde yanlış ve gereksiz ödeme yapma risklerine maruz kalırsınız. Proje sayınız ve iş hacminiz fazlaysa ödeme sürecinizin yönettiği riskler de yüksektir. Birçok ödeme gözden kaçabilir, ödenmemesi gereken ödemeler ödenebilir, olması gerekenden daha fazla ödemeler yapılabilir, nakit akışı öngörülmekte zorlanılır ve beklenmeyen nakdi sıkışıklıklar yaşanabilir.

Eğer süreçlerinizi entegre ederseniz ödeme sisteminizdeki riskleri başarılı bir şekilde yönetebilirsiniz. Ödenmemesi gereken ödemeleri tespit ederek ödemeyi durdurabilir, ödemelerde gerekli ayarlamaları yapabilir, kime ne zaman ne kadar ödemeyi neden yapmanız gerektiğini elinizin altında bulabilirsiniz.

ERP ile Süreç Entegrasyonu

Peki, süreçlerinizi nasıl entegre edebilirsiniz?

Gelin size inşaat şirketleri için geliştirilmiş e-MOR İnşaat ERP sisteminden 2 tane örnek verelim. Bu 2 örnek e-MOR’da yer alan çok sayıda entegre süreç yönetiminden sadece ikisidir.

ERP ile malzeme satınalma yönetimi

ERP ile taşeron satınalma yönetimi

Daha fazla bilgi için 444 54 92 no’lu telefondan e-MOR ekibine ulaşın.

* “The Impact of Project Management Technology in the AEC Industry” Aberdeen Group, 2010. 

e-MOR ERP sistemi proje iş planınızın yanında malzeme temin planınızı da yönetmenizi ve diğer süreçlerinizle entegre etmenizi desteklemektedir.

Teknik ofisinizin hazırlamış olduğu detaylı proje planının yanında detaylı malzeme temin planı da oluşturursanız şantiyenizdeki işlerinizi rahatlatmış olursunuz.

Şantiyenizdeki ekibiniz hangi tarihte hangi malzemenin alınacağını bildiği için ne kadar zaman önceden gerekiyorsa, örneğin 2 hafta önceden, 3 hafta önceden bu malzemenin temin planını da hesaplayarak satınalma sürecini başlatmış olur.

Daha fazla bilgi almak için siz de 444 54 92 no’lu telefondan e-MOR ekibine ulaşın.