İnşaat şirketinizi büyütürken birçok sorunla karşı karşıya kalabilirsiniz.

Süreçlerinizi kontrol altında tutamamaktan kaynaklanan bu sorunlar sizi ciddi mali kayıplara sürükleyebilir. Ve ne kadar kaybettiğinizin farkına iş işten geçtikten sonra varırsınız, kayıpları telafi etmenizin bir yolu olmaz.

Eğer büyüme trendinde olan bir inşaat şirketiyseniz, hızla şu 9 süreci kontrol altına almalı ve kayıplara-kaçaklara müsaade etmemelisiniz.

1. Satınalma sürecinin ERP sistemiyle kontrol altına alınması.

Projelerinizdeki maliyetlerinizin önemli bir kısmını malzeme maliyetleriniz oluşturur. Satın alma maliyetlerinizi kontrol altına almazsanız hiç beklemediğiniz kayıplara ve kaçaklara maruz kalabilirsiniz. Satınalma maliyetlerinizin hızla kontrolden çıkmaması için talep, teklif toplama, teklif değerlendirme, sipariş, depo girişi, malzeme kullanım, fatura, ödeme zincirinizi entegre etmelisiniz. Bu sayede satın alma süreçlerinizde mali kayıp risklerini minimize etmiş olursunuz.

2.Depo sürecinin ERP sistemiyle kontrol altına alınması.

Eğer birden fazla projeyi aynı anda yürütüyorsanız, depolarınıza tam anlamıyla hakim olmanız gerektiğinin farkındasınızdır. Hangi deponuzda hangi malzemeden ne kadar var sisteminizde görebilmelisiniz. Bu sayede eksik malzeme yüzünden şantiyeniz durmaz. Eksik malzeme yüzünden acil sipariş açmak zorunda kalmaz ve acil siparişlerin getireceği yüksek maliyetlerden kurtulursunuz. Eksik malzeme riskine karşılık emniyet stokunuzu da yüksek tutmanıza ve fazladan malzeme sipariş etmenize gerek kalmaz.

3.Taşeron sözleşmelerinin ERP sistemiyle kontrol altına alınması.

Taşeronlarınızla olan sözleşmelerinizi ve zeyilnamelerinizi sistematik bir şekilde yürütebilmelisiniz. Sözleşmelerinizi standartlaştırmalısınız. Sözleşmelerinizi standartlaştırmazsanız birçok nokta gözünüzden kaçabilir, farklı projelerde farklı uygulamalara gidebilir, mali ve hukuki risklere maruz kalabilirsiniz.

4.Taşeron hakedişlerinin ERP sistemiyle kontrol altına alınması.

Taşeron hakedişlerinizi etkili bir biçimde yönetmelisiniz. Taşeronlarınıza gereksiz ödeme yapmamak için proje planı, sözleşme, hakediş, fatura, ödeme zincirini entegre etmelisiniz. Hakedişte gerekli kesintileri otomatik olarak yansıtabilmeniz, hakedişinizi şirket içinde dijital ortamda onayda dolaştırabilmeniz taşeron hakedişlerinizle ilgili mali ve hukuki risklerinizi azaltacaktır.

5.Ödemelerin ERP sistemiyle kontrol altına alınması.

İş hayatında popüler bir deyiş vardır. Karsızlık kanser gibidir, şirketi yavaş yavaş öldürür; nakit problemiyse kalp krizi gibidir, şirket ödemelerini yapamaz ve birden ölür. Çok sayıda tedarikçi ve taşerona yapacağınız ödemeleri kontrol altına almalısınız. Kime ne kadar borcunuz var, ne zaman ne kadar ödemeniz gerekiyor bunları çok iyi takip edebilmelisiniz. Ödeme sürecinizi diğer iş süreçlerinizle entegre ederek ödeme sürecinizde oluşabilecek risklerin önüne geçebilirsiniz.

6.Bütçelerin ERP sistemiyle kontrol altına alınması.

Projelerinizin bütçelerini detaylı olarak takip edebilmelisiniz. Hangi aktiviteye ne kadar bütçe ayırdınız, hangi aktivitede hangi kaynaktan ne kadar kullanılacak, bugüne kadar aktiviteye ne kadar harcandı, bundan sonra ne kadar harcanabilir takip edebilmelisiniz. Bütçe aşımlarıyla ilgili kontrol ve denetim mekanizmaları kurabilmelisiniz. Bu sayede bütçe disiplini yakalayabilirsiniz.

7.İş makinalarının ve ekipmanların ERP sistemiyle kontrol altına alınması.

Eğer çok sayıda iş makinanız varsa, makinalarınızla ilgili maliyetlerinizi etkili bir şekilde takip edebilmelisiniz. Yakıt masrafları, bakım ve onarım masrafları gibi masraflarınızı takip edebilmeli, bu alanlarda kayıp ve kaçakları engellemelisiniz. İş makinalarınızın puantajlarını da tutarak hangi aktivitede ne kadar iş yaptıklarını sisteminizde kayıt altına almalısınız. Bu sayede bütçelerinizi daha iyi takip edebilirsiniz.

8.Personelin ERP sistemiyle kontrol altına alınması.

Personelinizle ilgili maliyetlerinizi yakından takip edebilmelisiniz. Hangi aktivitede hangi personel kaç saat çalıştı, personelin maliyeti nedir, aktiviteye yansıtılan maliyeti nedir çok iyi görebilmelisiniz. Sadece mavi yaka personelinizin değil, beyaz yaka personelinizin de maliyetlerini proje aktivitelerine dağıtabilir, bütçe takip ve kontrolünüzü daha sağlıklı bir şekilde gerçekleştirebilirsiniz. Eğer yurt dışında da projeleriniz varsa, personelle süreçleriniz ve maliyetleriniz daha fazla çeşitlenmektedir. Personel seyahat süreçleri, seyahat masrafları, kamp süreçleri, kamp masrafları, taşeron personel maliyetleri, vb. birçok konuyu da kontrol altına almanız gerekir.

9.Satışın ERP sistemiyle kontrol altına alınması.

Eğer konut, ofis gibi üstyapılar üretiyor ve kendi satış ofisiniz üzerinden bunların satışını yapıyorsanız, satış sürecinizi ERP sisteminizle entegre etmelisiniz. Müşteri listenizi (customer master data), satış ofisinizde yapılan görüşmeleri, verilen teklifleri, yapılan sözleşmeleri, opsiyonları merkezinizden takip edebilmelisiniz. Teklif, opsiyon ve sözleşmeler için kurallar ve denetimler oluşturarak yanlışlıkların, kayıpların ve kaçakların önüne geçebilmelisiniz.

Eğer projelerinizde taşeron kullanıyorsanız, taşeronlarınızla yaptığınız sözleşmelerde ve hakedişlerde sahip olduğunuz riskleri azaltmanın öneminin farkındasınızdır.

Taşeron sözleşmelerinizi sağlam yapmak için sağlam bir iş sürecine ihtiyacınız var. Taşeronlarınızla hakediş sırasında daha az problem yaşamanız için ipucumuza kulak verin.

Taşeronlarınızla yaptığınız sözleşmeleri bir yazılım sisteminde kayıt altına alın ve sözleşme çıktısını yazılım sisteminize otomatik ürettirin.

ERP Yazılımıyla Taşeron Sözleşmesi Yönetimi

Taşeron sözleşmelerinizi bir sistemde, örneğin ERP sisteminde, kayıt altına alır ve sözleşmenin çıktısını manuel oluşturmak yerine sisteme otomatik ürettirirseniz şu avantajları elde edersiniz:

• Hukuki anlamda riskleri azaltırsınız,
• Sözleşme hazırlama işini hızlandırır ve zamandan kazanırsınız,
• Sözleşme ile hakediş sürecinizi entegre edebilirsiniz,
• Taşeron sözleşmelerinizle ilgili raporlar alabilirsiniz.

Önce ne yapmanız gerekli?

Önce uygun bir ERP yazılımı seçmeli veya elinizdeki ERP yazılımının sözleşme yönetimi çözümünün buradaki gibi uyarlanıp uyarlanamayacağını incelemelisiniz.

Eğer kolay ve başarılı bir çözüm istiyorsanız e-MOR ERP sisteminin inşaat şirketlerine yönelik taşeron sözleşmesi ve hakedişi yönetimi çözümünü değerlendirin.

Daha sonra sözleşme tiplerinizi belirleyin. Sözleşme tiplerinizi sisteminizde kayıt altına alın. Sözleşme tiplerinde değişken alanlarınızı oluşturun. İş kurallarınızı oluşturun. Sözleşmede ne kesintiler yapılacak, gider kalemleri neler, sorumluluk kalemleri neler.

Sonrasındaysa standart sözleşme belgelerinizin yazıcı çıktılarını sistemde oluşturun. Hukuk biriminizin onayladığı standart sözleşme belgelerini sisteminize tanıttıktan sonra sisteminiz kayıtların girilmesiyle beraber sözleşme çıktılarını da otomatik olarak oluşturacaktır.

Sözleşme yapılacağı sırada sözleşme yetkiliniz sözleşme tipini seçecek, sözleşme tipinin gerektirdiği tanımları yapacak, taşerona verilecek işleri seçecek, şartları oluşturacak,  hangi sorumluluğun işveren tarafında, hangi sorumluluğun taşeron tarafından olduğunu belirleyecek, kimin hangi gideri karşılayacağını seçecek. Daha sonraysa sözleşmeyi kaydedecek. Sistem sözleşmenin yazılı çıktısını otomatik olarak oluşturacak. İmzalanan sözleşmeyi tarayıcıdan geçirerek sistemde ilgili sözleşme ekranına ataşlayacak.

Ayrıca, taşeron sözleşmesi sürecinizi kontrol altına alabilmeniz için e-MOR ERP sisteminde taşeron sözleşmeleriyle ilgili raporlara da erişebilirsiniz.

Taşeron Sözleşmesi ve Hakediş Yönetimi Entegrasyonu

e-MOR’da taşeron sözleşmesi ve taşeron hakedişi süreçleri birbiriyle tam entegre olduğu için, hakediş oluşturulması süreci de kontrol altındadır. Sistem taşeron hakedişlerini taşeron sözleşmesinde geçen şartlardan ve sahadaki ilerlemelerden hareketle otomatik olarak hesaplar.

Taşeronlarınızla gerçekleştirdiğiniz sözleşme ve hakediş sürecinizi daha verimli yönetmek istemez misiniz?

e-MOR olarak 15 yıldır Türkiye’de ve bölge ülkelerde büyük ve orta ölçekli şirketle çalışıyoruz. Sunduğumuz ERP, CRM, Doküman Yönetimi gibi çözümler sayesinde müşterilerimiz süreçlerini çok iyi yönetiyor ve verimlilik artışı sağlıyor.

Taşeronlarınızla olan ilişkilerinizi daha etkili yönetmenizin yolu süreçlerinizin entegrasyonundan geçer.

e-MOR sayesinde taşeron sözleşmesi-zeyilname-taşeron hakedişi-fatura-ödeme zincirinizi entegre bir şekilde yönetebilirsiniz.

Proje planınızdaki aktiviteleri taşeron sözleşmesinde kullanabilir, taşerona hangi aktiviteleri vereceğinizi belirleyebilirsiniz.

Taşeron sözleşmesinde belirlediğiniz şartlara ve sahada gerçekleşen iş ilerlemelerine istinaden taşeron hakedişinizi otomatik olarak oluşturabilirsiniz.

Taşeron hakedişinize bağlı taşeron faturasını alabilir, maliyetleri aktivitelerinize dağıtabilirsiniz.

Taşeron sözleşmesinden ve hakedişten faturaya gelen ödeme planı hem nakit akış planınıza yansır hem de zamanı geldiğinde ödeme talebine dönüşür.

e-MOR’da taşeron sözleşmesi ve hakedişi yönetimi sürecinin her adımında dijital onay sistemi kullanabilirsiniz.

Şirketinize Kazandıracağı Faydalar:

• Taşeron sözleşmesinin oluşturulması sırasında yapılan hataların azaltılması,
• Taşeron hakedişinin sözleşme şartlarına bağlı ve sözleşmeyle uyumlu yapılması sayesinde maliyet tasarrufu,
• Taşeron hakedişinin sahadaki iş ilerlemesiyle uyumlu yapılması sayesinde maliyet tasarrufu ,
• Hakedişin doğru oluşturulup oluşturulmadığının merkezden daha etkili takibi sayesinde maliyet tasarrufu,
• Hakediş maliyetlerinin aktivite bazında takibi sayesinde daha sağlıklı bütçe kontrolü ve takibi

Taşeron Sözleşme ve Hakediş Yönetiminde Neler Yapabilirsiniz?

Taşeron Sözleşmelerinizi Yönetin

Taşeronlarınızla yaptığınız sözleşmeleri e-MOR sayesinde etkili bir şekilde yönetebilirsiniz.

Taşeronlarınızla yapacağınız sözleşmeleri e-MOR’da kayıt altına alabilirsiniz.

Sözleşmeyle ilgili bilgileri kayıt altına alabilir, hangi işleri taşerona hangi şartlarla verdiğinizi belirtebilirsiniz.

Taşeron sözleşmenizde taşerona vereceğiniz işlerle projenizdeki proje aktiviteleri arasında ilişki kurabilirsiniz.

Proje planınızdaki hangi aktiviteyi bu sözleşme kapsamında hangi maliyetle vereceğinizi belirtmeniz proje aktivitelerinizin bütçeleriyle sözleşme aktivitelerinin bütçe uyumunu kıyaslamanıza imkan verir.

Hangi sorumlulukların taşerona, hangi sorumlulukların size ait olduğunu belirleyebilir, hakedişler sırasında bu bilgilerin otomatik olarak hakedişlere yansımasını sağlayabilirsiniz.

Taşeron Sözleşmelerinizin Matbu Çıktılarını Otomatik Olarak Üretin

Taşeronlarınızla yaptığınız sözleşmeleri standartlaştırmak oluşabilecek personel hatalarını azaltacaktır.

e-MOR sayesinde taşeronlarınızla yaptığınız sözleşmelerin matbu çıktılarını standartlaştırabilirsiniz.

Taşeron sözleşmesi kaydettiğinizde matbu çıktı otomatik olarak oluşacaktır.

Oluşan matbu çıktıyı yazıcıdan döktürerek imzalayabilir, imzalı sözleşmeyi tarayıcıdan geçirerek e-MOR’a yükleyebilirsiniz.

Böylece taşeron sözleşmelerinizi standart hale getirebilir, çalışanlarınızın sözleşmelere hatalı maddeler koyma riskini düşürebilirsiniz.

Taşeron Sözleşmelerinizin Zeyilnamelerini Takip Edin

Taşeron sözleşmelerinizin zaman içerisinde oluşan zeyilnamelerini takip edebilirsiniz.

Zeyilnamede değişikliğe uğrayan maddeler hakedişe yansıyacak, yeni hakedişler zeyilnameye istinaden hesaplanacaktır.

Taşeron Sözleşmelerinizi ve Zeyilnamelerinizi Onay Sürecinden Geçirin

e-MOR’da taşeron sözleşmelerinizi ve zeyilnamelerinizi onay sistemi kullanarak yönetebilirsiniz.

Bir sözleşme kaydedildiği zaman önce kimin önüne gidecek, onun onayından sonra kimin onayına sunulacak, daha sonra kimlerin onayına sunulacak belirleyebilirsiniz.

Tüm projelerinizde aynı onay hiyerarşisini kurmak zorunda değilsiniz.

İsterseniz farklı projelerinizde farklı onay hiyerarşisi ve rotaları kullanabilirsiniz.

Bu sayede sözleşme kontrol sürecinizi daha etkili bir hale getirebilir, arzu edilmeyen şartlar içeren sözleşmelerin gözden kaçmasına ve yürürlüğe girmesine engel olabilirsiniz.

Taşeronlarınızın Sözleşmeye İstinaden Yaptıkları İş İlerlemelerini Kayıt Altına Alın

Taşeronlarınıza verdiğiniz işleri takip ederek taşeron hakedişini oluşturabilirsiniz.

İş ilerlemelerini günlük, haftalık veya aylık şekilde kayıt altına alabilirsiniz.

Taşeronlarınızın iş ilerlemelerini günlük olarak tutmanız sadece hakediş kontrolü ve bütçe takibi açısından önem taşımamaktadır.

Aynı zamanda size ilerlemesi olarak proje planının ilerisinde mi olduğunuza yoksa gerisinde mi kaldığınıza da ışık tutar.

Taşeron Hakedişlerinizi Sağlıklı Bir Şekilde Oluşturun

e-MOR sayesinde hakediş oluşturma ve hakediş kontrolü süreçlerinizi daha rahat bir şekilde gerçekleştirebilirsiniz.

Taşeron hakedişlerinizi şantiyede girilen iş ilerlemesi fişlerine ve taşeronla olan sözleşmenize istinaden otomatik olarak hesaplayabilirsiniz.

Bu yöntemle oluşturduğunuz taşeron hakedişleri daha sağlıklı ve gerçeği yansıtan hesaplar içerecek, gereksiz ve yanlış ödeme yapılma riskiniz de minimuma inecektir.

Taşeron Hakedişlerinizi Onay Sürecinden Geçirin

Taşeron hakedişleriniz için onay sistemi kurabilirsiniz.

Taşeron hakedişlerini önce şantiyenizde onaya sunabilir, sonra da merkez ofisinizdeki ilgili yetkili ve yöneticilerinizin onayında geçirebilirsiniz.

Taşeron Hakedişlerinin Çıktılarını Otomatik Üretin

e-MOR sayesinde taşeron hakedişlerinizin çıktılarını otomatik olarak üretebilirsiniz.

Hakediş kontrol tablosu, ön kapak, arka kapak, yeşil defter gibi hakediş belgelerinizin çıktılarını yazıcıdan çıkartabilirsiniz.

Hakediş Faturalarınızı Takip Edin

Taşeronlarınızın hakedişlerine istinaden kestikleri faturaları kayıt altına alarak takip edebilirsiniz.

Taşeron Hakedişi Maliyetlerinizi Aktivitelere Dağıtın

e-MOR çok güçlü bir proje maliyet takip çözümü sunmaktadır.

e-MOR’da taşeron hakedişlerini aktivite maliyetlerine dağıtarak proje aktivitelerinizin maliyetlerini detaylı ve sağlıklı bir şekilde takip edebilirsiniz.

Bu sayede proje aktivitelerinizin planlanan bütçe- gerçekleşen maliyet kıyaslamasını rahatça gerçekleştirebilirsiniz.

Sözleşmelerinizin ve Hakedişlerinizin Çıktılarını Doküman Yönetimi Sisteminizle Entegre Edin

Sözleşmelerinizi ve hakediş çıktılarınızı doküman yönetimi sisteminize otomatik olarak aktarabilirsiniz.

e-MOR kendi doküman yönetimi çözümü olan e-MOR InteGRa doküman yönetimi sistemiyle tam entegre çalışmaktadır.

Eğer şirketinizde başka bir doküman yönetimi sistemi kullanıyorsanız e-MOR’da oluşturduğunuz sözleşmeleri hem de sözleşmelerin meta-verilerini kendi doküman yönetimi sisteminize de aktarabilirsiniz.

Taşeron Sözleşmesi ve Hakediş Yönetiminin Size Sağladığı Avantajlar Nelerdir?

• e-MOR’da iş süreçleri birbiriyle entegredir. Örneğin, sözleşme – ilerleme – hakediş – fatura – ödeme – muhasebe zincirinizi çok etkili ve verimli bir şekilde yönetebilirsiniz.
• Taşeron hakedişlerini taşeron sözleşmesine bağlı olarak ve sahadaki iş ilerlemesine istinaden otomatik olarak hesaplayabilirsiniz.
• Dış sistemlerle entegrasyon kurabilirsiniz. Örneğin, e-MOR’da oluşturduğunuz sözleşmeleri, zeyilnameleri ve hakedişleri doküman yönetimi sisteminize veya başka sistemlerinize otomatik olarak aktarabilirsiniz.
• Çok detaylı onay akışları kurgulayabilirsiniz. Onay akışlarınızı proje bazlı veya firma bazlı oluşturabilirsiniz.
• Detaylı bir yetki yönetimi gerçekleştirebilir, kullanıcılarınızın yapabilecekleri ve yapamayacakları işlemleri belirleyebilirsiniz. İş kuralları oluşturabilir, kullanıcılarınızın işlemlerini belirlediğiniz kurallar çerçevesinde gerçekleştirmelerini denetim altına alabilirsiniz.
• Sözleşmelerinizin zeyilnamelerini oluşturabilir ve takip edebilirsiniz. Sözleşmelerinizle ilgili raporlara erişebilirsiniz.
• Hakedişlerle ilgili raporlara erişebilirsiniz.
• e-MOR geniş kapsamlı bir ERP platformudur. İçerisindeki çözümlere kendi ihtiyaçlarınıza göre yenilikler ekletmek isterseniz yazılım geliştirme hizmetinden yararlanarak hızla ve uygun maliyetle kendinize özelleştirebilirsiniz.
• e-MOR ekibinden yurt içinde ve yurt dışında yakın destek alabilirsiniz.
• İlk implementasyon sırasında da yıllar boyu kullanım sırasında da kendi IT ekibinizi kullanabilir, e-MOR ekibinden minimum destek alarak işlerinizi yürütebilirsiniz.