ERP sistemine geçecek olan inşaat şirketlerinin yöneticilerine ve çalışanlarına yönelik hazırladığımız yazı dizinin 5. parçasını okuyorsunuz.

21. İmplementasyon sonasında 3 aylık veya 6 aylık değerlendirme toplantıları yapın

ERP sisteminiz sizin şirketinizin artık ayrılmaz bir parçası.

En az 15 yıl projelerinizi bu sistemle yönetecek, kullandığınız raporları bu sistemden alacak, maliyetlerinizi bu sistemden takip edeceksiniz.

Önümüzdeki 15 yıl boyunca birçok çalışanınız ve yöneticiniz şirketinizden ayrılacak, yerine başkaları gelecek ancak sisteminiz hep sizinle olacak.

Bu nedenle sisteminizi her daim güncel ve işler halde tutmalısınız.

Bir bahçeyi ele alın. Eğer bahçeyi sulamazsanız, gübrelemezseniz, ilaçlamazsanız, yeni çiçekler ve ağaçlar dikmezseniz zaman içerisinde ne hale gelir?

Veya bir aracı ele alın. Araca periyodik bakım yaptırmadıkça, yağını suyunu kontrol etmedikçe, lastiklerini gerektiğinde değiştirmedikçe o araçtan hayır gelir mi?

Evet, ERP sistemi de böyledir. Bakımını yapmalısınız. İşler halde tutmalısınız.

ERP sisteminiz geliştirilebilir bir sistem olduğu için zaman içerisinde ihtiyaç duyduğunuz değişiklikleri de üzerinde gerçekleştirebilirsiniz. Yani iş süreçlerinizde yenilikler yapmanız gerektiğinde bunları ERP sisteminize yansıtabilirsiniz.

Bu bir fırsattır. Şirketinizinde süreç yönetimi kültürünü artırmanız için bir fırsat. Peki, bu durumu nasıl değerlendirebilirsiniz?

Periyodik olarak ERP sistemi ve süreçler teması altında toplantılar gerçekleştirin. Bu toplantılara iş süreçlerinize yön veren çalışanlarınızın ve yöneticilerinizin yanında ERP sağlayıcınızın danışmanlarını da katın. ERP sağlayıcınızın danışmanları başka şirketlerde de projeler gerçekleştirdikleri ve sürekli bir süreç Ar-Ge çalışmasının parçası oldukları için size aktaracakları know-how vardır. Onların know-how’ından faydalanın.

3 ayda (veya 6 ayda) bir yaptığınız değerlendirme toplantılarının ajandası şu başlıklardan oluşacaktır: Sistemin kullanılışıyla ilgili sıkıntılar nedir ve bunlar nasıl aşılmalı, önümüzdeki dönemde hangi süreçlerinizle ilgili yapmayı hedeflediğiniz iyileştirmeler nelerdir, kanunlarda ve mevzuatlarda değişiklikler olacak mı olacaksa bunlara nasıl hazırlık yapılacak, personeliniz sistem kullanımıyla ilgili durumu nedir ve aksaklıklar oluyorsa bunu nasıl gidereceksiniz, sisteminizin güncellemeleri nelerdir ve güncellemelerin hangilerini şirketinize adapte edeceksiniz, vb.

Eğer periyodik değerlendirme toplantıları gerçekleştirir ve aldığınız kararları aksiyona dönüştürürseniz emin olun ERP sisteminizi maksimum düzeyde kullanacak ve şirketinizin işleyişini iyileştirerek rakiplerinize kıyasla büyük avantajlar sağlayacaksınız.

22. Şantiyelerinizde kimsenin derebeyliği ilan etmesine izin vermeyin

İnşaat şirketinizde ERP sistemi kullanmanızın ana sebeplerinden birisi şantiyelerinizle merkezinizi entegre etmek istemeniz değil miydi?

Şantiyelerde işlerin nasıl gittiğini takip edebilmek? Herhangi bir aksaklık varsa bunu önceden tespit edebilmek? Koordinasyonsuzluk nedeniyle şantiyelerin yavaşlamasını engellemek? Maliyetleri daha yakından takip ederek maliyetleri kontrol altına almak?

Evet, şantiyelerinizle merkez entegrasyonunuz çok önemli. Ancak şantiye açık kapatıyor, personel çıkarıp yerine yeni personel alıyorsunuz. Bu arada yeni gelen bazı şantiyeler sisteminizi benimsemek istemeyebilir. Çeşitli nedenler ve bahaneler üretebilir. Bunlara aldanmayın. Şirketinizin bir işleyişi var ve her şantiyeniz bu işleyişe uymak zorunda. Her şantiyeniz en azından belirlediğiniz verileri asgari şekilde sisteme girmeli.

Şantiyelerinizden bazıları sistem dışına çıkmak istediklerinde neler olabileceğini düşündünüz mü?

ERP sisteminiz sayesinde projelerinizin maliyetlerini kontrol ediyorsunuz. ERP sisteminin dışına çıkan şantiyelerin maliyetlerini kontrol edemeyeceksiniz. Belki gereksiz bir sürü satınalma yapacaklar ve siz bunu şantiye kapatılıncaya kadar fark edemeyeceksiniz. Belki bazı taşeronlarınıza gereksiz ödemeler yaptıracaklar ve siz bunu tespit edemeyeceksiniz. Eğer maliyet kontrol sisteminizin düzgün işlemesini istiyorsanız şantiyelerinizin kendi derebeyliklerini ilan etmelerine izin vermeyin.

Şantiyelerinizin derebeyliği ilan etmemeleri için yapmanız gereken işlerin başında şantiyeye sisteminizi bilen muhasebe, depo, teknik ofis, personel birimlerinin iyi çalışanlarını kaydırmalısınız. Eğer şantiyede yeni birisi işe alınıyorsa oryantasyon için ona hızlı bir şekilde süreçlerinizin ve sisteminizin eğitimini sağlamalısınız.

23. Çalışanlarınızı Excel gibi spreadsheet uygulamalarından mümkün olduğunca uzak durmaya motive edin

İtiraf edelim. Hepimiz Excel gibi spreadsheet uygulamalarını seviyoruz. Kolay ve pratik.

Ancak unutmayalım ki spreadsheet uygulamaları kişisel uygulamalar, kurumsal uygulamalar değil.

Yapılan araştırmalar çalışanların Excel dosyalarında çok sayıda yanlışlar yaptıklarını, bu yanlışların da firmalara büyük mali kayıplara yol açabildiğini gösteriyor. Ayrıca, bu gibi uygulamalar kurumsal uygulamalara göre üzerinde veri manipülasyonu ve veri kaybı yapılmaya çok daha müsait.

Yapmanız gereken, çalışanlarınıza Excel gibi spreadsheetlerin kullanımını azaltmaları konusunda yön göstermeniz.

ERP sisteminiz birçok veriyi içeriyor. Verilere buradan bakabilmeliler. Birçok ERP sisteminde kullanıcılar kendi raporlarını veri setleri içerisinden oluşturabiliyor. Bu durum da Excel’e olan ihtiyacı azaltıyor.

Eğer çalışanlarınızın ERP sistemi alışkanlığını artırır ve Excel alışkanlığını azaltırsanız sisteminizin verimli kullanılması için gerekli ortamı sağlamış olursunuz. Aksi takdirde insanlar Excel kullanmaya devam eder ve ERP sistemine yaptığınız yatırımdan beklediğiniz geri dönüşü alamayabilirsiniz.

24. Teklif hazırlama ekibinize ERP sisteminizin veritabanında yer alan önceki projelerde gerçekleşmiş satınalma fiyatlarından ve gerçekleşmiş aktivite maliyet verilerinden yararlanma imkanı sunun

Teklif hazırlama ekibinizin sağlıklı teklifler hazırlaması ve size kar edebileceğiniz ihaleler kazandırması şart.

Hepsi çok çalışkan ve kısa zamanda çok sayıda teklif hazırlamak için ellerinden geleni yapıyorlar. Ve iyi işler de çıkarıyorlar.

Şimdi onlara şu soruyu sormanızı istiyoruz:

Geçmiş projelerinizde gerçekleşmiş satınalma maliyetlerini, birim fiyatlarını, aktivitelere harcanan işçilik maliyetlerini, makina maliyetlerini, genel gider maliyetlerini görme imkanı isterler mi? Bu veriler işlerine yarar mı?

Evet, lütfen gidin ve sorun. Bu soruya istemiyoruz yanıtı verecek bir teklif ekibi yoktur. Gözlerinin içindeki parıldamayı gördünüz mü?

ERP sisteminiz sizin gerçekleşen maliyetlerinizi detaylı bir şekilde tutmaktadır.

Teklif ekibiniz yeni bir ihaleye hazırlanırken yapacağı çalışmada ERP sisteminde yer alan verileri kullanabilir. Daha önce benzer projede hangi kalem ne kadar maliyet doğurmuştu, birim maliyetler ne olmuştu, aynı coğrafyada bir önceki projede işçilik maliyeti ne olmuştu, vb. birçok kıymetli bilgiyi analiz edebilirler. Bu sayede daha başarılı teklifler hazırlayabilir, size daha karlı ve daha fazla iş kazandırabilirler.

25. Yöneticilerinize tabletlerinden erişebilecekleri yönetici bilgi panoları (dashboard) sunun

ERP sisteminiz sizin projelerinizle, maliyetlerinizle ve faaliyetlerinizle ilgili bilgileri topladığınız ana sisteminizdir.

Yöneticilerinize ulaşan raporların verilerinin kaynağı ERP sisteminiz olmalıdır.

Artık mobilite çağında yaşıyoruz. Herkesin elinde akıllı telefonlar ve tabletler var.

Yöneticileriniz her an şirket içinde değiller. Sıkça seyahat halindeler. Onlara ihtiyaç duydukları bilgilere her an rahatça erişebilme imkanı sunmalısınız.

Kabul edelim. Yöneticilerinizin ihtiyaç duydukları veriler belli.

Üst düzey bir yönetici asla büyük bir bilgi kalabalığına bakmak istemez.

Görmek istediği bilgiler bellidir.

Hangi bilgileri hangi formatta görmek istiyorsa onu sunmalısınız.

Bunu da tabletlerinden erişebilecekleri yönetici bilgi panoları (dashboard) aracılığıyla sağlayabilirsiniz.

Yönetici bilgi panolarında hangi bilgileri tablo, hangilerini nasıl grafikler olarak görmek istiyorlarsa belirleyin.

Yöneticilerinize sunduğunuz mobil yönetici bilgi panolarınız sizin ERP sisteminizin görülen yüzü olacaktır. Üst yönetiminizin sisteminize daha fazla sahip çıkmasını sağlayacaktır.

ERP sistemine geçecek olan inşaat şirketlerinin yöneticilerine ve çalışanlarına yönelik hazırladığımız yazı dizinin 4. parçasını okuyorsunuz.

16. Organizasyon şemanızı ve şantiye yönetim şemanızı gözden geçirin ve iyileştirin

İmplementasyon sırasında önemli kararlar almanız gerekli.

Organizasyon şemanızla ilgili alacağınız kararlar da bu önemli kararlar arasında.

ERP sistemine geçmeden önce zaten bir organizasyon şemanız var. Bu şema belki çok net ve anlaşılabilir belki de tam olarak kimin hangi konudan sorumlu olduğu ve yetkileri o kadar da net değil.

ERP implementasyonu organizasyon şemanızı gözden geçirmeniz ve iyileştirmeniz için en büyük fırsatınız.

İmplementasyon sırasında organizasyon şemanız ERP sisteminde kurgulanacak.

Merak etmeyin, ERP sistemine aktardığınız organizasyon şemanızda zaman içerisinde değişiklikler yapabileceksiniz. Ancak en başta işleyen ve sağlıklı bir organizasyon şeması oluşturmaya ve bu şemanın sizin şirket ve proje gerçekliğinizi yansıtmanısına özen gösterin.

ERP sistemi seçerken sistemin size proje bazında farklı organizasyon şemaları kullanmanıza imkan verdiğinden emin olun.

Yönettiğiniz projeler tip ve büyüklük bakımından birbirinden farklılık gösterecektir. 10 milyon dolarlık bir projeyle 100 milyon dolarlık bir proje aynı şantiye organizasyon şemasıyla yönetilemez. İçinde yer alan kadro pozisyonları farklıdır, onay hiyerarşisi farklıdır. Bu nedenle ERP sisteminizi seçerken ve kurarken birbirinden tip ve büyüklük bakımından farklı olan projelerinizi nasıl yöneteceğinize iyi karar verin. (e-MOR’un inşaat şirketleri için geliştirdiği ERP sistemi bu konuda bulabileceğiniz en güçlü çözüme sahip. e-MOR’da proje organizasyon şablonu oluşturabiliyorsunuz, daha sonra her bir yeni projenizde bu şablondan hareketle farklı organizasyon şemaları oluşturabiliyorsunuz.)

Organizasyon şemanızda almanız gereken en önemli kararlar onay süreçleriyle ilgilidir.

Malzeme satınalma talepleri, taşeron talepleri, teklif değerlendirme tabloları, siparişler, hakedişler, faturalar, ödemeler, izinler, vb. alanlarda onay süreçlerinizin nasıl olacağının kurallarını kesinleştirin. Unutmayın, bu aldığınız kararları sonradan güncelleyebilirsiniz, ancak kararları ne kadar erken düşünmeye başlar ve ne kadar erken yürürlüğe alırsanız implementasyonunuz o kadar hızlı gerçekleşecek.

Onay süreçlerinizi kurgularken aklınızdan çıkmaması gereken şey, onay sürecinizi yavaşlatacak, dolayısıyla şantiyenizi yavaşlatacak bir kurgudan kaçınmanızdır.

17. Çalışanlarınıza ERP sistemine neden geçiş yaptığınızı iyi benimsetin

Gerek seçim, gerek implementasyon, gerekse kullanım aşamalarında çalışanlarınızın ERP sistemi ile ilgili yeterli bilince sahip olmaları gerekiyor.

Neden ERP sistemi kullanıyorsunuz. Size ne faydalar getiriyor. Planlamadan ödemeye (procure-to-pay) süreçlerinizi nasıl yürütüyorsunuz. Hangi veriler neden belirli bir formatta işleniyor. Neden eksik veri işlemek kabul edilmiyor. Üst yönetime çıkan raporlar hangi formatta çıkıyor ve hangi verileri içeriyor. Yönetime çıkan raporların aksamaması için nelere dikkat etmek gereli. Bu saydıklarımız gibi birçok konuyu nedenleriyle beraber çalışanlarınıza aktarmanız gerekiyor.

Eskilerin bir sözü var, emeksiz yemek olmaz diye.

Evet, biliyoruz. Personel sirkülasyonunuz yüksek.

Biliyoruz sürekli şantiye açıp kapatıyor, çok sayıda yeni personel işe alıyorsunuz. Böylesine bir sirkülasyonda her kullanıcınızı aynı bilince kavuşturmanız zor gözüküyor.

Zor gözükebilir, ancak bunu yapmak zorundasınız. Sonuçta bu sizin şirketiniz, sizin projeleriniz, sizin geleceğiniz. Siz kendi şirketinizde profesyonel bir yapı kurmak zorundasınız, aksi takdirde şirkette kaos olur ve büyümeyi sürdüremezsiniz. Potansiyelinizi yakalayabilmeniz süreçlerinizi oturtabilmenize bağlıdır.

Hatırlayın, hep söylediğimiz bir şey var. ERP sistemi projesi bir Bilgi Teknolojileri projesi değildir. Bir Yönetim projesidir. Şu 3 alanla ilgilidir:

• Süreçler,
• Sistemler,
• İnsanlar.

Personelinizi ERP sistemini belirlediğiniz yöntemlerle kullanır hale getirmelisiniz.

Oryantasyon programınızı gözden geçirin. Muhasebeye yeni bir kişi işe aldığınız zaman nasıl bir oryantasyondan geçiriyorsunuz. Proje müdürü aldığınızda nasıl bir oryantasyondan geçiriyorsunuz. Planlamacı aldığınızda, depocu aldığınızda nasıl bir oryantasyondan geçiriyorsunuz.

Oryantasyon programınıza ERP sistemini de ekleyin. Oryantasyon sırasında hem ERP sistemi ve işleyişiyle ilgili bilgilendirme, hem de sistemin kullanımıyla ilgili eğitim sunabilirsiniz.

Eğitim kitapçıkları ve eğitim videoları hazırlayın. Bu dünyada inşaat şirketlerinin en sık uyguladığı yöntem. Yeni işe aldıkları çalışanlara oryantasyon sırasında ERP sisteminin işleyişini benimseten eğitim kitapçıkları ve sistemin kullanımını anlatan kısa videolar veriyorlar. Siz de öyle yapın ve kitapçıklar ve eğitim videoları oluşturun, bunları yeni işe aldığınız çalışanlarınıza verin.

Ayrıca, anahtar kullanıcılarınızı yeni işe alınan personele destek olmaları konusunda görevlendirin ve motive edin. Anahtar kullanıcı bir departmanda o departmanın ERP kullanımına hakim kişidir. Örneğin, muhasebe departmanında bir anahtar kullanıcı bulunur, personel departmanında bir anahtar kullanıcı bulunur, teknik ofiste bir anahtar kullanıcı bulunur, satınalma departmanında bir anahtar kullanıcı bulunur, vb.

18. ERP implementasyonu sırasında projeyi yönetecek bir kişiyi mutlaka bulundurun

ERP implementasyonu iyi yönetilirse zevkli ve tatmin edici, kötü yönetilirse kaotik ve yorucu bir süreçtir.

Siz ve çalışanlarınız zaten projelerle ilgili yoğunluk nedeniyle koştururken bir de üstüne ERP sisteminin implementasyonuna zaman ayırmak kulağa ilk etapta hoş gelmeyebilir.

Unutmayın, koşuşturmanızın bir çoğu ERP sisteminiz olmadığı için harcadığınız gereksiz enerjidir. Eğer sistemleriniz ve süreçleriniz oturmuş olsaydı koşuşturmanızın en azından bir kısmı azalmaz mıydı?

Evet, azalırdı. Bu nedenle ERP implementasyonuna zaman ayırmayı dert edinmeyin. Kendinize öncelik edinin.

ERP implementasyon ekibinde ERP sağlayıcınızdan da sizin yöneticilerinizden ve çalışanlarınızdan da kişiler bulunur.

Sakın bütün işi ERP sağlayıcısının yapacağı, sizin bir şey yapmayacağınız yanılgısına düşmeyin. Tam tersi, ERP sisteminizin başarısını belirleyecek olan sizsiniz. ERP sağlayıcınız (eğer doğru ve deneyimli sağlayıcıyı seçtiyseniz tabi ki) daha önce sizin gibi birçok firmaya implementasyon yapmıştır ancak sizin şirketinizin ilk deneyimi olması bakımından neyi nasıl yapmanız gerektiğini tam olarak siz bilmeyebilirsiniz. Ayrıca, ERP sağlayıcınız size örnekler gösterecek ve neyin nasıl olması gerektiğiyle ilgili elinizden tutup size yön gösterecektir.

ERP implementasyonlarını derinden etkileyen şey otorite ve sorumluluk boşluğudur. Sizin şirketinizden bir kişinin kendi içinizde implementasyonla ilgili faaliyetleri koordine etmesi ve yönetmesi gerekli. Hangi departman hangi işi hazırlayacak, kim ne zaman eğitim alacak, hangi evraklar ne zamana kadar hazırlanacak, ilerleme ne durumda, şantiyelerdeki hazırlıklar ne alemde, nerede takılmıştık nasıl aşarız, üst yönetim hangi konulara müdahale etmeli gibi işlerin takibi kritik. Eğer içinizden bir kişiyi bunları yönetmeye ve koordine etmeye atarsanız rahatlayacaksınız. İnsanımız belirsizlikten hoşlanmaz, atılması gereken adımları ve yapılması gereken şeyleri belirleyen, insanlara bildiren ve takip eden bir kişinin implementasyonu sizin adınıza yönetmesi ve koordine etmes şart. Bu çalışanınız ERP sağlayıcınızın gönderdiği danışmanlarla yakın koordinasyon içinde olacaktır. İmplementasyonun planlanan zamanda planlanan bütçeyle tamamlanmasında hayati rol oynayacaktır. Ayrıca, bu yazı dizimizdeki daha önceki yazılarımızda bahsettiğimiz kapsam kayması riskini öngörecek ve kapsam kayması oluşturabilecek konuları üst yönetiminizdeki proje sponsorunun önüne getirecektir.

ERP projesini yönetecek çalışanınızın iyi iletişim becerilerine sahip olması şart. Gerek ERP sağlayıcınızın danışmanlarıyla gerekse kendi içinizdeki her kademedeki kişilerle görüşme halinde olacağı için pozitif ilişkiler kullanabilen, karşısındaki kişinin anlattığını özenle dinleyip anlamaya çalışan, kendi düşüncelerini de çok iyi ifade edebilen bir kişi olmalıdır.

19. İmplementasyon sırasında periyodik değerlendirme toplantıları yapın

ERP implementasyonunuz bir projedir. Ve bir proje gibi yönetilmelidir.

Bütçesi vardır, atanan kaynakları vardır, yapılacak aktiviteleri vardır, kilometre taşları vardır ve zamansal hedefleri vardır.

İmplementasyon sürecinde periyodik olarak değerlendirme toplantıları gerçekleştirmelisiniz. ERP implementasyon ekibiniz günlük işlere yetişmeye çalışırken kafasını kaldırıp ne durumda olduğunu, hangi aşamaya geldiğini, önünde ne engeller kaldığını göremeyebilir.

Periyodik değerlendirme toplantıları düzenleyerek ne durumda olduğunuzu, planladığınız ilerlemelerin neresine geldiğinizi, nerelerde sıkışıklıklar yaşadığınızı tespit edebilirsiniz. Ve önünüzdeki dönem için proje planında gerekli revizyonları yapabilirsiniz. Gerekli kaynaklar ayrılmıyorsa proje sponsoruna bu durumu bildirerek gerekli aksiyonu almasını sağlayabilirsiniz. Veya ek kaynağa ihtiyaç duyuyorsanız proje sponsorunun onayına sunabilirsiniz.

Periyodik değerlendirme toplantılarınızı aylık veya ayda iki kere olacak şekilde organize edebilirsiniz. Değerlendirme toplantılarınıza hem proje implementasyon ekibinizi (gerek ERP sağlayıcınızın danışmanları ve proje yöneticisi, gerekse kendi çalışanlarınızı) ve proje sponsoru olan yöneticinizi dahil etmelisiniz.

Toplantı sırasında istenirse implemente edilmiş kısımların demosunu da gerçekleştirebilirsiniz. Bu sayede proje sponsorunuz da somut olarak ilerlemeyi görmüş ve diğer üst düzey yöneticilerle konuşurken ilerlemeyi daha rahat paylaşabilmiş olur.

20. ERP kullanımı sırasında kullanıcıların sorunlarına cevap verecek, sistemi ayakta tutup işlerliğini devam ettirecek, ERP sağlayıcısıyla yürüyen teknik işlerin takibini yapacak (en az bir) personeli bünyenizde bulundurun

ERP sisteminizi iyi kötü bir şekilde implemente ettiniz. Belki beklentilerinizin ötesinde belki de beklentilerinizin biraz altında bir implementasyon oldu. Ama kullanılabilir, ne olursa olsun sizi eskisine göre çok daha iyi bir seviyeye taşıyan bir sisteminiz var artık.

Sıra geldi sisteminizi kullanmaya.

Unutmayın, şirketiniz yaşayan bir organizmadır. Çevre şartlarınız değişir, kanunlar değişir, regülasyonlar değişir, çalışanlarınız ve yöneticileriniz değişir. Sisteminiz zaman içerisinde bu değişikliklere cevap verebilmeli. Sisteminizin zaman içerisinde yaşanan değişikliklere cevap verebilmesi, güncel ihtiyaçlarınıza cevap verebilmesi için onunla ilgilenmelisiniz.

Nasıl ki bir bahçeyi ektikten sonra ona bakım yapmalı, sulamalı, gübrelemeli, ilaçlamalı, budamalı, bazı yerlerini yeniden düzenleyerek daha da güzelleştirmeliyseniz, ERP sisteminizi de aynı şekilde güncel tutmalı, bakımını yapmalı, kullanılırlığını sağlamalı, daha da güzelleştirmelisiniz.

Kullanım sırasında birçok durumla karşılaşacaksınız. Belki yeni bir mevzuat çıkacak, belki bir şantiyenizi farklı bir şekilde yönetmeniz gerekecek, belki bir sürecinizi daha iyi yönetebilmenin yöntemini keşfedecek, belki de yöneticileriniz aldıkları raporlarda değişiklikler isteyecek. Çalışanlarınızın bazıları değişecek ve yeni çalışanlarınız gelecek. Bu gibi durumlarda ERP sisteminin kullanılırlığını, yaygınlığını ve gelişimini sağlayacak bir kişiye ihtiyacınız var.

Kullanıcılarınız sistemi kullanırken bazı verileri yanlış işleyecekler, işledikleri zaman bu kişiye sorup doğrusunu öğrenecek ve düzeltecekler. Onay sürecinizde değişiklik yapmaya karar verdiğiniz zaman bu kişi sistemde bu değişikliği gerçekleştirecek. Sistemde daha önce olmayan yeni bir rapor yapılmasını istediğinizde bu kişi raporun yapılmasını ve testlerden geçmesini koordine edecek. Gerekirse yeni işe aldığınız çalışanlarınıza sistem kullanım eğitimleri verecek. ERP sağlayıcınıza aktardığınız taleplerinizin durumlarını bu çalışanınız takip edecek.

Evet, bir söz vardır, hayatta 3 seçenek vardır. Ya ileri gidersiniz, ya yerinizde durursunuz ya da geri gidersiniz. Ancak iş hayatında 3 seçenek yoktur, 2 seçenek vardır. Ya ileri gidersiniz ya da geri gidersiniz. Ortası yoktur. ERP sisteminizin kullanım seviyesi de bu şekildedir. Sürekli ileriye taşımanız gerekir. Çünkü sistemin ne kadar yaygınlaştırırsanız o kadar büyük fayda sağlarsınız. Maliyetlerinizi o kadar çok azaltırsınız. Karınızı o kadar çok artırırsınız.

Zaman içerisinde yeni şantiyelerinizden bazıları sistemi kullanmak istemeyebilir, buna müsaade etmeyin. Bu şirketinizin sistemi ve tüm şantiyelerinizde kullanılması lazım.

Zaman içerisinde bazı departmanlarınız sistemi daha az işlem için kullanmak isteyebilir, buna müsaade etmeyin.

Siz bu gibi şeylere müsaade etmezseniz göreceksiniz, ERP sisteminizi kullanmaya başladığınızda aslında birçok kişi kullanımın artması ve daha da yaygınlaşması için öneriler getirecek.

Şu işleri ERP sisteminden takip ediyoruz, tıpkı onlar gibi bu işlerimizi de ERP sisteminden takip edelim. Şu tarihe kadar bunları da sistemden alalım. Şu bilgileri de sisteme işleyelim. Şu raporu da sistemden alalım gibi birçok öneri önünüze gelecek.

Kullanımı korumak ve yaymak için en az bir personeli bünyenizde bulundurmalısınız. Eğer uluslararası işler yapan ve belirli bir ölçeğe ulaşmış bir inşaat şirketiyseniz bir personel bile yetmeyecektir, bu işleri yönetecek bir departman ve birkaç personele ihtiyacınız olacaktır. Merak etmeyin, bu kişilere yapacağınız maliyeti kat kat kar olarak alacaksınız.

ERP sistemine geçiş yapacak inşaat şirketi yöneticilerine yönelik yazı dizimizin ikinci parçasını okumaktasınız.

6. ERP ekibinizi deneyimli kişilerden oluşturun

Seçim sürecinizde de implementasyon sürecinizde de ekibinizi şirketinizi tanıyan deneyimli kişilerden oluşturmalısınız.

Hangi ERP sistemini seçeceğinizi belirlerken dikkat etmeniz gereken husus, sistemi kullanacak tüm birimlerin temsilcilerinin seçim sürecine katılmasıdır. Eğer bir biriminizi eksik bırakırsanız o biriminizin implementasyon sırasında problem çıkaracağından emin olun. ERP seçim sürecinde yer almamış olan biriminizin implementasyon sırasında problemler çıkarmasının altında iki neden yatacaktır. Birincisi, insanlar bir karar alınırken karar alma sürecinde kendileri de bulunur ve görüşleri sorulursa o zaman alınan karar kendi görüşleriyle uyuşmasa bile kararı kendi kararlarıymış gibi benimserler. Aidiyet duygusu oluşmuş olur. Eğer karar alınırken kendilerinin görüşü sorulmadıysa çıkan karar ne olursa olsun direnç göstermeye meyillidirler. İkincisi, seçim sürecinde yer vermediğiniz birimin işleyişi seçtiğiniz ERP sisteminde gerçekten yetersiz olabilir. Bu durumda direnç göstermelerinde haklılık payları vardır. Süreçlerinize yeterince uymayan bir sistem seçmişsiniz demektir. Bu iki durumu aşmanız için ERP seçim ekibinizde tüm birimlerinizin yer aldığından emin olmalısınız. Seçim ekibinde yer alacak kişiler kendi birimlerinde deneyimli ve kendi birimlerinin işleyişine çok hakim kişiler olmalıdır.

İmplementasyon ekibinizi de seçim ekibiniz gibi aynı özenle oluşturmalısınız.

Unutmayın, birçok ERP projesi implementasyon sırasında yeterli insan kaynağı ayrılmadığı için başarısız oluyor. Başarılı olmak için implementasyon ekibinizi özenle oluşturmanızda fayda var.

İmplementasyon ERP sisteminin şirketinize kurulması, size uyarlanması, testlerinin yapılması ve eğitimlerinin verilerek kullanıcıların sistemi kullanmaya başlaması sürecidir. Bu süreç ERP projesinin özelliğine göre 4 ay ile birkaç yıl arasında değişiklik gösterir.

Günümüzde hala bazı inşaat şirketlerinin implementasyon ekibine yeterli insan kaynağı ayırmadığını gözlemliyoruz. Bu hatayı yapmayın. Siz masaj yaptırmaya gitmiyorsunuz. Siz hiçbir şey yapmadan uzanacaksınız ve sağlayıcı firma her şeyi yapacak. Malesef böyle düşünüyorsanız yanılıyorsunuz. ERP projesi sizin projeniz. ERP sağlayıcınız size ERP sistemine geçiş sırasında yardımcı olmakla görevli. İşin belki de yarısından fazlasını siz yapacaksınız. Ekibinizi kuracak, ekibinizin sağlayıcı firmanızın gönderdiği danışmanlarla proje ekibi olarak verimli bir şekilde çalışmalarını sağlayacaksınız. Çalışanlarınız danışmanlık firmasına kendi işleyişlerini ve yaşadıkları sıkıntıları anlatacak. Danışmanlarınızsa bunları dinleyecek, size bu problemlerin nasıl aşılabileceğini anlatacak, örnekler gösterecek ve tavsiyelerde bulunacak. Birlikte bir karara varacaksınız ve iş süreçlerinizi kesinleştireceksiniz. Danışmanlık firmanız gerekli uyarlamaları yapacak. Sizin ekibiniz de test senaryoları ışığında gerekli testleri yapacak, girilmesi gereken verileri sisteme işleyecek. Çok titiz bir şekilde eğitimlerini alacak  ve sisteme kısa sürede adapte olacak.

Boşta olan, yapacak pek işi olmayan kişileri implementasyon ekibine vermemelisiniz. Onlar zaten şirketinizin işleyişine hakim kişiler olmadığı için boştalar.

İmplementasyonda görev yapacak çalışanlarınızı birimlerinizin en iyi çalışanlarından seçmelisiniz. Ve implementasyona gerekli zamanı ayırabilmeliler. Eğer çalışanlarınız gerekli zamanı ayırmazsa danışmanlarınız boşu boşuna beklerler. Boş bir şekilde beklerler. Ancak paralarını almaya devam ederler. Ve siz para ve zaman kaybedersiniz. Kalifiye çalışanlarınızı implementasyonda görevlendirmeniz ve gerekli zamanı ayırmalarını sağlamanız ERP sistemine başarılı geçişiniz için o kadar önemli ki, ERP sağlayıcınız sözleşmede çalışanlarınızın mesaisinin en az %50’sini veya %70’ini ERP projesine ayırmalıdır diye bir madde koymaya kalkarsa şaşırmayın.

7. Üst Yönetimin Tam Desteğini Sağlayın

Bu yazı dizisinde vereceğimiz en önemli tavsiye üst yönetim desteğinin önemidir.

Hatırlayın. ERP projeniz bir Bilgi Teknolojileri projesi değildir. Bir Yönetim projesidir. Çalışanlarınızla, süreçlerinizle ve sistemlerinizle ilgilidir. Şirketinizin çalışma işleyişinin değişmesiyle ve iyileştirilmesiyle ilgilidir.

ERP sisteminizin başarısı için 3 alanı yönetmeniz gerekli:

• Süreçleriniz,
• Sistemleriniz,
• Çalışanlarınız.

Bu 3 alanda da aksaklıkları çözebilme gücünüzü üst yönetiminizin size verdiği destekten alabilirsiniz.

Gerekli kaynakların zamanında ve yeteri kadar ERP projenize atanması ancak ve ancak üst yönetimin tam desteği sayesinde olabilir.

Şirketinizde çalışanları ele alın.

Bir kısmı değişime çok açık, bir kısmıysa değişime kapalı değil mi? Kendi günlük rutin karmaşalarından dolayı gün içerisinde yoğun görünen çalışanlarınıza kim işlerinizi bugün yarım gün yapmayacaksınız, süreç workshopuna katılacaksınız, veya yazılım eğitimine katılacaksınız diyebilir? Ancak ve ancak üst yönetimin tam desteğini yanına almış bir yönetici bunu diyebilir. Farklı birimlerden birçok kişiyi üst yönetimin desteğini almış bir kişi biraraya getirebilir. Ve ortak bir amaca motive edebilir. Şantiyelerinizde karmaşa yaşanırken çalışanlarınızın ERP sisteminizle ilgili çalışmalara konsantre olmasını sağlayabilir.

Üst yönetiminiz projeyi tam desteklediğinin mesajlarını çalışanlarına net olarak verebilmeli.

Üst yönetimden bir kişi ERP projenizin sponsoru olmalı. Her türlü aşmanız gereken engeli açık bir şekilde sponsorunuza aktarabilmelisiniz. Sponsorunuz yaşadığınız sorunları değerlendirip gerekli kararların ve aksiyonların alınmasını sağlayabilir. Bu sayede projenizin yavaşlaması riskini azaltabilirsiniz.

Projenizin daha ilk gününden itibaren üst yönetiminizi düzenli olarak gidişatla ilgili bilgilendirmelisiniz. Ve üst yönetiminiz projenizin başında tüm çalışanlarına email göndererek ERP projenizle neleri hedeflediğini anlatmalı, bunun bir Bilgi Teknolojileri projesi olmadığını, bir yönetim projesi olduğunu vurgulamalı. Çalışanlarından beklentilerini anlatmalı. Beklentilerinin aksine davranan çalışanlarının şirketin geleceğinde yeri olmadığını da söylemeli. Ve beklentilerinin aksine davranan çalışanlarını, ERP projesine haksız bir şekilde direnen (haklı bir şekilde direnenler de olabilir, ERP implementasyonu sırasında yanlış bir kurgulama yanlış bir uyarlama yapılırsa işleri olumsuz olarak etkilenebilir, bu nedenle önce çok iyi dinleyin ve anlayın.) çalışanları da gerektiğinde işten çıkarmaktan çekinmemeli.

8. İmplementasyon öncesi kick-off meetinginizi gerçekleştirin

ERP sisteminizi seçtiniz, anlaşmanızı yaptınız ve implementasyona başlayacaksınız.

Bir işe nasıl başlarsanız öyle devam eder. Bir işe ciddi ve profesyonel bir şekilde başlarsanız o şekilde devam eder. Gayriciddi ve amatörce başlarsanız devamı da öyle gelecektir.

Kickoff toplantınız kritik. Sizin için bir fırsat. Hazırlıklarınızı iyi yaparsanız projeye iyi başlayacaksınız. Hazırlıksız olursanız kickoff toplantınız boşa gidecek.

Kickoff toplantısının temel amacı ERP projesine katkıda bulunacak olan çalışanlarınızı aynı amaca yöneltmektir.

Kickoff toplantınızda proje ekibinizle ERP projenizin amaçlarını ve hedeflerini somut bir şekilde paylaşın.

Projenin planını oluşturun ve ekibinizle revize edin. Kilometre taşlarını kesinleştirin. Hangi tarihte hangi şantiyelerinizi devreye alacaksını, hangi tarihte hangi süreçleriniz ERP sisteminden yürüyecek, hangi tarihte hangi raporlara ERP sisteminden bakacaksınız bunları netleştirmelisiniz. Ve bu kilometre taşlarını yakalamakla ilgili proje ekibinizi tam anlamıyla motive etmelisiniz.

Ayrıca, implementasyonda gerçekleşen ilerlemeleri de nasıl takip edeceğinizi ekibinizle paylaşın. İmplementasyon için gerçekleştirilecek aktiviteleri hangi planlama aracıyla nasıl takip edeceğinizi, günlük faaliyetlerin nasıl toplanacağını, toplanan faaliyet raporlarının neler içereceğini ekibinize öğretin.

Kickoff toplantınızda üzerinde en hassas bir şekilde durmanız gereken konu ise projede kimin ne sorumluluğu olduğu ve kimden nasıl davranmasını beklediğinizdir. Proje ekibinizde yer alan kişilerin sorumluluklarını net bir şekilde belirleyin. Projedeki önemlerini hissettirin. Projedeki rollerinin önemini hissettiklerinde projeyi daha çok sahipleneceklerdir. Bir sorunla karşılaştıklarında nasıl davranmaları gerektiğini aktarın. Sorumluluklarını yerine getirmedikleri takdirde ne gibi gerek tüm şirkete gerekse kendilerine ne gibi etkiler ve sonuçlar doğuracağını paylaşın.

9. İmplementasyon sırasında kapsam kaymasını engelleyin

İmplementasyon sırasında düşebileceğiniz en tehlikeli çukur kapsam kayması çukurudur.

Kapsam kayması baştan belirlediğiniz proje kapsamının implementasyon sırasında dışına çıkmaktır. İmplementasyonun başında bir kapsam belirlemiştiniz. İmplementasyon sırasında proje ekibinizin, hatta bazen üst yönetiminizin aklına yeni fikirler gelecektir. Şunu da şöyle yapalım, bunu da böyle yapalım diye. Bu doğaldır çünkü ERP sistemi mantığıyla düşünmeye başladınız ve aklınıza yeni fikirler gelmeye başladı. Bu gibi fikirleri nasıl yönettiğiniz önemli. Bu fikirlerin bir çoğu ilk etapta masum gibi gelebilir, ancak detaya inildikçe projeye artı değil eksi kattığı ortaya çıkabilir. O yüzden yeni gelen her fikri iyi değerlendirin.

Unutmayın, her yeni fikir proje zamanını uzatacak ve proje bütçesini artıracaktır. Eğer ERP sağlayıcınızla 100 adam-günlük bir kapsam anlaşması yaptıysanız, aynı bütçeyle 200 adam-günlük iş yapmasını bekleyemezsiniz. Bu nedenle proje bütçesini artıracak ve zamanı uzatacak şeyleri implementasyon bittikten sonraki fazlara bırakmanız ERP sektöründe deneyimli proje yöneticilerinden sık duyacağınız bir tavsiye olacaktır.

Sadece gerçekten önemli ve çok işe yarayacak şeyleri sonradan implementasyon kapsamına dahil edebilirsiniz. ERP implementasyonunuzu planladığınız zamanda planladığınız bütçeyle tamamlayıp şirket içinde kullanıma almanız buna bağlıdır. Kapsam kayması çukuruna düşerseniz bu işin sonu yok, ERP sisteminizi sonsuza kadar devreye alamayabilirsiniz.

10. ERP yazılımında mümkün olduğunca az uyarlama ve değişiklik yapın

Bu söylediğimiz ERP sistemi konusunda deneyimli kişiler için doğal ve anlaşılabilir bir söz. Ancak ERP sistemi deneyimi olmayan kişiler için radikal gelebilir.

ERP yazılımınızda mümkün olduğunca az uyarlama ve değişiklik yapmalısınız.

Şimdi yukarıdaki satırdaki cümleyi birkez daha okuyun.

Evet, uyarlamaları ve değişiklikleri ne kadar az tutarsanız gelecekte başınız o kadar az ağrıyacak.

ERP yazılımınız içerisinde çeşitli standartlarla gelir. Uyarlamalar yaparak bu standartların bir kısmını kendi şirketinize özelleştirirsiniz. Bir kısım standartlarıysa korur, kendi işleyişinizi bu standartlara göre revize edersiniz.

Uyarlama yapmanın avantajları da vardır dezavantajları da.

Avantajları, kendi işleyişinize göre ERP yazılımını değiştirerek kendi işleyişinizi korumaktır. Sonuçta aynı alanda faaliyet gösteren firmalar birbirine çok benzeseler de iç işleyiş olarak birçok farklılığa sahip olabilirler. Birbirinin tıpatıp aynısı iki tane firma dünyada yoktur. Dolayısıyla kendi işleyişinize çok dokunmadan ERP yazılımınızın kendinize ayak uydurmasını sağlayabilirsiniz.

Dezavantajları, eğer sektörünüzde uzman bir ERP sistemi ve ERP sağlayıcısı seçtiyseniz süreçlerinizin yönetimiyle ilgili size taşınabilecek know-how’ı elinizin tersiyle itmeniz ve uyarlama nedeniyle gelecekte oluşabilecek yazılımsal hatalara fırsat vermenizdir. ERP sisteminiz içerisinde birçok iyi yöntemi ve prosedürü barındırır ve bunlardan bir kısmı sizin mevcut işleyişinize kıyasla size daha faydalı olabilir. Bu nedenle bir know-how transferi fırsatı vardır. Ayrıca, uyarlamayı minimumda tutarsanız gelecekte ERP sisteminize gelecek güncellemeleri düşük maliyetle ve az hatayla hızla gerçekleştirebilirsiniz. ERP sisteminize zaman içerisinde gelecek güncellemeler, eğer çok fazla uyarlama yaptıysanız sizin uyarlamalarınızla çelişkilere girecektir. Ne kadar çok uyarlama yaptıysanız güncellemeler sırasında o kadar uyarlamayı tekrar elden geçirmeniz gerekecek. Bu da zaman ve maliyet demek.

Bu tavsiyemizden çıkarılacak en önemli ders, uyarlama ve değişiklik konularında optimum düzeyi yakalamaktır. Yani ne çok fazla uyarlama yapmalısınız ne de gerçekten olması gerekenden az.

Eğer bir süreçte uyarlama yapmanız gerekiyorsa önce bakın, standardına geçseniz size ne kazandıracak ve ne kaybettirecek. Eğer kazandıracakları çok fazlaysa uyarlamayı yapın, eğer değilse yapmayın.