İnşaat şirketinizi büyütürken birçok sorunla karşı karşıya kalabilirsiniz.

Süreçlerinizi kontrol altında tutamamaktan kaynaklanan bu sorunlar sizi ciddi mali kayıplara sürükleyebilir. Ve ne kadar kaybettiğinizin farkına iş işten geçtikten sonra varırsınız, kayıpları telafi etmenizin bir yolu olmaz.

Eğer büyüme trendinde olan bir inşaat şirketiyseniz, hızla şu 9 süreci kontrol altına almalı ve kayıplara-kaçaklara müsaade etmemelisiniz.

1. Satınalma sürecinin ERP sistemiyle kontrol altına alınması.

Projelerinizdeki maliyetlerinizin önemli bir kısmını malzeme maliyetleriniz oluşturur. Satın alma maliyetlerinizi kontrol altına almazsanız hiç beklemediğiniz kayıplara ve kaçaklara maruz kalabilirsiniz. Satınalma maliyetlerinizin hızla kontrolden çıkmaması için talep, teklif toplama, teklif değerlendirme, sipariş, depo girişi, malzeme kullanım, fatura, ödeme zincirinizi entegre etmelisiniz. Bu sayede satın alma süreçlerinizde mali kayıp risklerini minimize etmiş olursunuz.

2.Depo sürecinin ERP sistemiyle kontrol altına alınması.

Eğer birden fazla projeyi aynı anda yürütüyorsanız, depolarınıza tam anlamıyla hakim olmanız gerektiğinin farkındasınızdır. Hangi deponuzda hangi malzemeden ne kadar var sisteminizde görebilmelisiniz. Bu sayede eksik malzeme yüzünden şantiyeniz durmaz. Eksik malzeme yüzünden acil sipariş açmak zorunda kalmaz ve acil siparişlerin getireceği yüksek maliyetlerden kurtulursunuz. Eksik malzeme riskine karşılık emniyet stokunuzu da yüksek tutmanıza ve fazladan malzeme sipariş etmenize gerek kalmaz.

3.Taşeron sözleşmelerinin ERP sistemiyle kontrol altına alınması.

Taşeronlarınızla olan sözleşmelerinizi ve zeyilnamelerinizi sistematik bir şekilde yürütebilmelisiniz. Sözleşmelerinizi standartlaştırmalısınız. Sözleşmelerinizi standartlaştırmazsanız birçok nokta gözünüzden kaçabilir, farklı projelerde farklı uygulamalara gidebilir, mali ve hukuki risklere maruz kalabilirsiniz.

4.Taşeron hakedişlerinin ERP sistemiyle kontrol altına alınması.

Taşeron hakedişlerinizi etkili bir biçimde yönetmelisiniz. Taşeronlarınıza gereksiz ödeme yapmamak için proje planı, sözleşme, hakediş, fatura, ödeme zincirini entegre etmelisiniz. Hakedişte gerekli kesintileri otomatik olarak yansıtabilmeniz, hakedişinizi şirket içinde dijital ortamda onayda dolaştırabilmeniz taşeron hakedişlerinizle ilgili mali ve hukuki risklerinizi azaltacaktır.

5.Ödemelerin ERP sistemiyle kontrol altına alınması.

İş hayatında popüler bir deyiş vardır. Karsızlık kanser gibidir, şirketi yavaş yavaş öldürür; nakit problemiyse kalp krizi gibidir, şirket ödemelerini yapamaz ve birden ölür. Çok sayıda tedarikçi ve taşerona yapacağınız ödemeleri kontrol altına almalısınız. Kime ne kadar borcunuz var, ne zaman ne kadar ödemeniz gerekiyor bunları çok iyi takip edebilmelisiniz. Ödeme sürecinizi diğer iş süreçlerinizle entegre ederek ödeme sürecinizde oluşabilecek risklerin önüne geçebilirsiniz.

6.Bütçelerin ERP sistemiyle kontrol altına alınması.

Projelerinizin bütçelerini detaylı olarak takip edebilmelisiniz. Hangi aktiviteye ne kadar bütçe ayırdınız, hangi aktivitede hangi kaynaktan ne kadar kullanılacak, bugüne kadar aktiviteye ne kadar harcandı, bundan sonra ne kadar harcanabilir takip edebilmelisiniz. Bütçe aşımlarıyla ilgili kontrol ve denetim mekanizmaları kurabilmelisiniz. Bu sayede bütçe disiplini yakalayabilirsiniz.

7.İş makinalarının ve ekipmanların ERP sistemiyle kontrol altına alınması.

Eğer çok sayıda iş makinanız varsa, makinalarınızla ilgili maliyetlerinizi etkili bir şekilde takip edebilmelisiniz. Yakıt masrafları, bakım ve onarım masrafları gibi masraflarınızı takip edebilmeli, bu alanlarda kayıp ve kaçakları engellemelisiniz. İş makinalarınızın puantajlarını da tutarak hangi aktivitede ne kadar iş yaptıklarını sisteminizde kayıt altına almalısınız. Bu sayede bütçelerinizi daha iyi takip edebilirsiniz.

8.Personelin ERP sistemiyle kontrol altına alınması.

Personelinizle ilgili maliyetlerinizi yakından takip edebilmelisiniz. Hangi aktivitede hangi personel kaç saat çalıştı, personelin maliyeti nedir, aktiviteye yansıtılan maliyeti nedir çok iyi görebilmelisiniz. Sadece mavi yaka personelinizin değil, beyaz yaka personelinizin de maliyetlerini proje aktivitelerine dağıtabilir, bütçe takip ve kontrolünüzü daha sağlıklı bir şekilde gerçekleştirebilirsiniz. Eğer yurt dışında da projeleriniz varsa, personelle süreçleriniz ve maliyetleriniz daha fazla çeşitlenmektedir. Personel seyahat süreçleri, seyahat masrafları, kamp süreçleri, kamp masrafları, taşeron personel maliyetleri, vb. birçok konuyu da kontrol altına almanız gerekir.

9.Satışın ERP sistemiyle kontrol altına alınması.

Eğer konut, ofis gibi üstyapılar üretiyor ve kendi satış ofisiniz üzerinden bunların satışını yapıyorsanız, satış sürecinizi ERP sisteminizle entegre etmelisiniz. Müşteri listenizi (customer master data), satış ofisinizde yapılan görüşmeleri, verilen teklifleri, yapılan sözleşmeleri, opsiyonları merkezinizden takip edebilmelisiniz. Teklif, opsiyon ve sözleşmeler için kurallar ve denetimler oluşturarak yanlışlıkların, kayıpların ve kaçakların önüne geçebilmelisiniz.

Şirketinize iş yazılımı yatırımı yaparken riski minimize etmek istemeniz son derece doğal.

Kimse büyük bir yatırım yapıp yatırımının boşa gitmesini istemez, öyle değil mi?

Ancak böyle bir riski yönetmenin yolu ucuz yazılım tercih etmek değil.

Ucuz yazılım çöpe atılan para, çöpe atılan zaman ve çöpe atılan umutlar demektir. Tedarikçiniz yaşayamayacak, kendi maliyetlerini karşılayamayacak ve bir süre sonra servis vermeyi keserek sizi kaderinizle baş başa bırakacak demektir.

İş yazılımı seçerken bakmanız gereken en önemli 3 kriter şunlardır:

• Değerlendirdiğiniz yazılım sizin şirketinizin iş süreçlerine ne kadar uyuyor (organizational fit)
• Değerlendirdiğiniz yazılım sonradan çıkabilecek ihtiyaçlara ne kadar cevap verebilir (flexibility)
• Yazılımı sağlayan yazılım sağlayıcınız ve danışmanlık firmanız size ne kadar yakın ve kaliteli destek verebilir?

Yukarıdaki 3 kritere en çok uyan yazılımları değerlendirmeye almalı, diğer yazılımları değerlendirmeye almamalısınız.

Ancak itiraf edelim, bunu bazen başarabilir bazen de başaramayız. İşlerimizi daha kurumsal yapıda yürütelim isteriz, ama birçok zaman kendimizi konudan konuya, problemden probleme koştururken buluruz. Problemleri bastıran, yangın söndürmek için yangından yangına koşan bir haldeyizdir birçok zaman. Bu da uzun vadeye odaklanma, problemleri daha problem oluşmadan bertaraf edebilme, sürdürülebilir başarılı işler yapma gibi fırsatları kaçırmamıza neden olur.

Şirketinizin sürdürülebilir finansal başarı yakalayabilmesi için çalışma düzeninizi iyileştirmeniz şart.

Çalışma düzeninizi iyileştirebilmeniz için yapmanız gerekenleriyse 3 ana başlığa toplayabiliriz:

• Süreçlerinizle ilgili yapmanız gereken iyileştirmeler,
• Sistemlerinizle ilgili yapmanız gereken iyileştirmeler,
• İnsan kaynağınızla ilgili yapmanız gereken iyileştirmeler.

Gelin 3 ana başlığa da kısaca göz atalım.

Süreç yönetimiyle ilgili yapmanız gereken iyileştirmeler

Yaptığınız işleri bir süreç şeklinde anlatamıyorsanız, ne iş yaptığınızı bilmiyorsunuz demektir! Süreçlerinizi ne kadar iyi bildiğinizi düşünün. Evet, belki siz süreçlerinizi anlatabilirsiniz ama sizinle aynı birimde çalışan başka bir kişi süreçlerinizi aynı şekilde anlatabilir mi? Veya bir süreci neden şu anki şekliyle yönetiyorsunuz da başka şekillerde yönetmiyorsunuz? Daha önce nasıl yönetiyordunuz, sürecinizde değişiklik yapmanızı ne tetikledi?

Süreçlerinizi dokümante etmelisiniz. Süreçlerinizi dokümante ederken süreçlerinizi daha iyi anlayacak, süreçlerinizin üzerinde daha fazla düşünerek nerelerin aksadığını, nerelerin iyileştirilebileceğini görebilirsiniz.

Süreçlerinizin üzerinde bu çalışmayı bir kere yapmanız yetmez. Şirket olarak süreç-odaklı düşünmeyi bir kültür haline getirmelisiniz. Belirli aralıklarla değerlendirmeler yaparak süreçlerinizi yeniden değerlendirmeli ve üzerlerinde nasıl iyileştirmeler yapabileceğinizi tartışmalısınız.

Sistem yönetimiyle ilgili yapmanız gereken iyileştirmeler

Şirketinizde kullandığınız yazılım sistemlerini, donanım ve iletişim sistemlerini ele alın. Neler kullanıyorsunuz? Kullandığınız sistemlerin kapasitesi nedir? Siz ne kadarını kullanıyorsunuz? Ne gibi gelişmeler yapabilirsiniz?

Süreçlerinizi kağıt tabanlı bir şekilde yönetmeniz günümüz teknoloji ortamında pek de makul gözükmüyor. Eğer hala ERP sistemi, İş Akışı Yönetimi sistemi gibi süreç yönetimi sistemlerine geçmediyseniz bir an önce geçmenizi tavsiye ederiz.

Sistemleriniz süreçlerinizi yönetmenize imkan sunan ve şirket içi iş birliğini artıran varlıklarınızdır.  Sistemlerinizi kullanılır tutmalı, yaşatmalı ve sürekli geliştirmelisiniz.

Süreçlerinizi, şirketinizin performansını ölçebilmeniz için kullandığınız raporları da sistemlerinizden almalısınız. Çalışanlarınız kimi zaman yanlışlıkla kimi zamansa art niyetle (üzücü ama gerçek) yönetiminize akan raporlarda hatalar yapabilir. Veya raporlara kaynak olan verileri toplamak maliyetli olabilir, verileri toplamak uzun sürebilir. O yüzden yönetiminizin kullandığı raporların kaynağı sistemleriniz olmalıdır. Sistemlerinizin üzerinde manipülasyon yapılması daha güçtür (malesef imkansız değil) ve manipülasyonların tespiti daha kolaydır (log mekanizmalarıyla ve çeşitli çapraz kontrollerle).

İnsan kaynağınızla ilgili yapmanız gerekenler

Çalışanlarınız şirketinizin başarısında kritik paya sahipler.

İnsan kaynağı politikasınızı gözden geçirmeniz gerekli. Malesef birçok firma hala insan kaynağı ile ilgili faaliyetleri ikinci, hatta üçüncü plana atıyor. Bu hataya düşmeyin. İş yürütme şeklinizi iyileştirmeniz için bu işi yürütecek çalışanlarınızın katkısına ihtiyacınız var.

İnsan kaynağınızla ilgili prosedürler oluşturun. Yeni işe alınan bir çalışana ne eğitimleri verilecek gözden geçirin. Tabi ki yeni aldığınız bir çalışanı bir an önce sahaya sürmeli ve ondan faydalanmayı beklemelisiniz. Ancak gerektiği kadar oryantasyonu sağlamayı unutmayın. Süreçlerinizi çok iyi öğretmelisiniz. Sistemlerinizi çok iyi öğretmelisiniz.

Eğer süreçlerinizi ve sistemlerinizi iyi öğretmez, süreç ve sistem bilincini oluşturmazsanız çalışanlarınızın kendi süreçlerini kuracaklarını, kendi sistemlerini oluşturmaya çalışacaklarını ve bütün bunların size telafisi güç büyük bir mali kayıp doğuracağını aklınızdan çıkarmayın.

Bu arada tabii ki çalışanlarınızın fikirlerini daha fazla ifade edebilecekleri, tavsiyelerini daha fazla dile getirebilecekleri bir ortam oluşturun. Süreçlerinizi her gün yürüten, işlerinizi her gün yapan, müşterilerinizle ve tedarikçilerinizle sürekli temas halinde olan çalışanlarınızın önerilerini ve zaman zaman uyarılarını değerlendirirseniz, çok kıymetli bilgilere rastlayabilirsiniz.

Daha detaylı bilgi için 444 54 92 no’lu telefondan e-MOR ekibine ulaşın.