Çok sayıda projeyi aynı anda yürütüyorsanız ve projelerinizde taşeronlar kullanıyorsanız, taşeron hakedişi sürecinizi kontrol altına almanın öneminin farkındasınızdır.

Hakediş sürecinizi daha etkili yönetebilmeniz için, iyi bir ERP sistemi kullanmanızı tavsiye ediyoruz. Hakediş uygulamanızı ERP sisteminizin içerisinden gerçekleştirdiğiniz zaman birçok kayıp kaçağın önüne geçebilecek, daha sorgulanabilir, kendi içinizde denetlenebilir bir yapıyla erişeceksiniz.

Kağıt tabanlı hakediş ortamından çıkın, yazılım tabanlı hakediş ortamına geçin

Hakedişlerinizi çeşitli Excel dosyalarında takip etmek, eğer belirli bir ölçeğin üzerindeki bir şirketseniz hiç de kolay değildir. Dosyaları kağıt ortamına atmak, kağıt ortamında veya email olarak yöneticilere atmak, sonradan dosyalarda değişiklikler yapıldığında değişikliklerden ilgili kişilerin haberdar olmaması, vb. konular işlerinizi karmaşıklaştırır. Ayrıca, sorgulanabilirlik ve denetlenebilirlik de azalır. Kağıt tabanlı hakediş ortamından çıkarak bir sistem kurmalı ve hakedişlerinizi dijital ortamda takip etmelisiniz. Oluşturulan hakedişi şirket içerisinde dijital onay sürecinden geçirmeli, yöneticilerinizin ilgili hakediş dosyalarına ve raporlarına kolayca erişebilmelerini sağlamalısınız.

Taşeron sözleşmelerinizin ve hakedişlerinizin çıktılarını sistem üzerinden otomatik üretin

Sözleşmelerinizi standartlaştırmalısınız. Hukuk departmanınızla biraraya gelin ve taşeron sözleşme tiplerini oluşturun. Hangi tip işte hangi sözleşmeyi kullanacağınızı, sözleşmenin formatını, içerisindeki sabit maddeleri ve değişken maddeleri belirleyin. Ve sözleşmeleri sisteme tanıtın. Çalışanlarınız taşeronlarla yapacakları sözleşmelerde bu şablonları kullanacak ve bu şablonlar dışında hareket edemeyeceklerdir. Ayrıca, hakedişlerinizi de belirli denetim kurallarıyla kontrol altına almalısınız. Hakedişleriniz sözleşmelerle ve sözleşme zeyilnameleriyle birebir bağlantılıdır. Sözleşmedeki ve zeyilnamedeki şartlardan, sahadaki ilerlemeden hareketle oluşur. Bu nedenle, hakedişlerinizi de sistemden oluşturmalı (sözleşme/zeyilname şartlarından ve saha imalat ilerlemelerinden hareketle), çıktılarını sistemden bastırmalısınız. Bu sayede yanlışlık – kayıp – kaçak risklerini azaltabilir, daha kurumsal hareket edebilirsiniz.

Proje planı – Sözleşme – İmalat – Hakediş – Fatura – Ödeme Talebi – Ödeme zincirinizi entegre edin

Taşeron hakediş yönetimi aslından birçok süreçle entegre halinde yürümeli. Eğer iyi bir ERP sisteminiz varsa bir taşerona yapılmış ödemenin hangi ödeme talebine istinaden, hangi hakediş faturasına karşılık yapıldığını görebilir, hakedişine kolayca ulaşabilir, hakedişe baz oluşturan imalatları, kesintileri, yansıtmaları, sözleşmeleri ve zeyilnameleri inceleyebilirsiniz. Bu sayede hakediş sürecinizi kontrol altına alabilirsiniz.

İnşaat şirketinizi büyütürken birçok sorunla karşı karşıya kalabilirsiniz.

Süreçlerinizi kontrol altında tutamamaktan kaynaklanan bu sorunlar sizi ciddi mali kayıplara sürükleyebilir. Ve ne kadar kaybettiğinizin farkına iş işten geçtikten sonra varırsınız, kayıpları telafi etmenizin bir yolu olmaz.

Eğer büyüme trendinde olan bir inşaat şirketiyseniz, hızla şu 9 süreci kontrol altına almalı ve kayıplara-kaçaklara müsaade etmemelisiniz.

1. Satınalma sürecinin ERP sistemiyle kontrol altına alınması.

Projelerinizdeki maliyetlerinizin önemli bir kısmını malzeme maliyetleriniz oluşturur. Satın alma maliyetlerinizi kontrol altına almazsanız hiç beklemediğiniz kayıplara ve kaçaklara maruz kalabilirsiniz. Satınalma maliyetlerinizin hızla kontrolden çıkmaması için talep, teklif toplama, teklif değerlendirme, sipariş, depo girişi, malzeme kullanım, fatura, ödeme zincirinizi entegre etmelisiniz. Bu sayede satın alma süreçlerinizde mali kayıp risklerini minimize etmiş olursunuz.

2.Depo sürecinin ERP sistemiyle kontrol altına alınması.

Eğer birden fazla projeyi aynı anda yürütüyorsanız, depolarınıza tam anlamıyla hakim olmanız gerektiğinin farkındasınızdır. Hangi deponuzda hangi malzemeden ne kadar var sisteminizde görebilmelisiniz. Bu sayede eksik malzeme yüzünden şantiyeniz durmaz. Eksik malzeme yüzünden acil sipariş açmak zorunda kalmaz ve acil siparişlerin getireceği yüksek maliyetlerden kurtulursunuz. Eksik malzeme riskine karşılık emniyet stokunuzu da yüksek tutmanıza ve fazladan malzeme sipariş etmenize gerek kalmaz.

3.Taşeron sözleşmelerinin ERP sistemiyle kontrol altına alınması.

Taşeronlarınızla olan sözleşmelerinizi ve zeyilnamelerinizi sistematik bir şekilde yürütebilmelisiniz. Sözleşmelerinizi standartlaştırmalısınız. Sözleşmelerinizi standartlaştırmazsanız birçok nokta gözünüzden kaçabilir, farklı projelerde farklı uygulamalara gidebilir, mali ve hukuki risklere maruz kalabilirsiniz.

4.Taşeron hakedişlerinin ERP sistemiyle kontrol altına alınması.

Taşeron hakedişlerinizi etkili bir biçimde yönetmelisiniz. Taşeronlarınıza gereksiz ödeme yapmamak için proje planı, sözleşme, hakediş, fatura, ödeme zincirini entegre etmelisiniz. Hakedişte gerekli kesintileri otomatik olarak yansıtabilmeniz, hakedişinizi şirket içinde dijital ortamda onayda dolaştırabilmeniz taşeron hakedişlerinizle ilgili mali ve hukuki risklerinizi azaltacaktır.

5.Ödemelerin ERP sistemiyle kontrol altına alınması.

İş hayatında popüler bir deyiş vardır. Karsızlık kanser gibidir, şirketi yavaş yavaş öldürür; nakit problemiyse kalp krizi gibidir, şirket ödemelerini yapamaz ve birden ölür. Çok sayıda tedarikçi ve taşerona yapacağınız ödemeleri kontrol altına almalısınız. Kime ne kadar borcunuz var, ne zaman ne kadar ödemeniz gerekiyor bunları çok iyi takip edebilmelisiniz. Ödeme sürecinizi diğer iş süreçlerinizle entegre ederek ödeme sürecinizde oluşabilecek risklerin önüne geçebilirsiniz.

6.Bütçelerin ERP sistemiyle kontrol altına alınması.

Projelerinizin bütçelerini detaylı olarak takip edebilmelisiniz. Hangi aktiviteye ne kadar bütçe ayırdınız, hangi aktivitede hangi kaynaktan ne kadar kullanılacak, bugüne kadar aktiviteye ne kadar harcandı, bundan sonra ne kadar harcanabilir takip edebilmelisiniz. Bütçe aşımlarıyla ilgili kontrol ve denetim mekanizmaları kurabilmelisiniz. Bu sayede bütçe disiplini yakalayabilirsiniz.

7.İş makinalarının ve ekipmanların ERP sistemiyle kontrol altına alınması.

Eğer çok sayıda iş makinanız varsa, makinalarınızla ilgili maliyetlerinizi etkili bir şekilde takip edebilmelisiniz. Yakıt masrafları, bakım ve onarım masrafları gibi masraflarınızı takip edebilmeli, bu alanlarda kayıp ve kaçakları engellemelisiniz. İş makinalarınızın puantajlarını da tutarak hangi aktivitede ne kadar iş yaptıklarını sisteminizde kayıt altına almalısınız. Bu sayede bütçelerinizi daha iyi takip edebilirsiniz.

8.Personelin ERP sistemiyle kontrol altına alınması.

Personelinizle ilgili maliyetlerinizi yakından takip edebilmelisiniz. Hangi aktivitede hangi personel kaç saat çalıştı, personelin maliyeti nedir, aktiviteye yansıtılan maliyeti nedir çok iyi görebilmelisiniz. Sadece mavi yaka personelinizin değil, beyaz yaka personelinizin de maliyetlerini proje aktivitelerine dağıtabilir, bütçe takip ve kontrolünüzü daha sağlıklı bir şekilde gerçekleştirebilirsiniz. Eğer yurt dışında da projeleriniz varsa, personelle süreçleriniz ve maliyetleriniz daha fazla çeşitlenmektedir. Personel seyahat süreçleri, seyahat masrafları, kamp süreçleri, kamp masrafları, taşeron personel maliyetleri, vb. birçok konuyu da kontrol altına almanız gerekir.

9.Satışın ERP sistemiyle kontrol altına alınması.

Eğer konut, ofis gibi üstyapılar üretiyor ve kendi satış ofisiniz üzerinden bunların satışını yapıyorsanız, satış sürecinizi ERP sisteminizle entegre etmelisiniz. Müşteri listenizi (customer master data), satış ofisinizde yapılan görüşmeleri, verilen teklifleri, yapılan sözleşmeleri, opsiyonları merkezinizden takip edebilmelisiniz. Teklif, opsiyon ve sözleşmeler için kurallar ve denetimler oluşturarak yanlışlıkların, kayıpların ve kaçakların önüne geçebilmelisiniz.

ERP sistemine geçecek inşaat şirketlerinin yöneticilerine yönelik hazırladığımız yazı dizisinin 3. parçasını okumaktasınız.

11. ERP sistemine direnç gösteren departmanlarınıza sempati göstermeyin, empati kurun

Geçtiğimiz günlerde çok güzel bir anektod yayınlandı. Sempatinin ve empatinin farkını anlatan.

Düşünün, bir gemidesiniz. Doktorsunuz. Yolculardan birisinin midesi bulandı. Midesi bulanan yolcunun yanına gittiniz ve bir doktor olarak müdahale ettiniz. Yolcu size üzgün ve acı çeker bir halde midesinin bulandığını anlattı ve istifra etmeye başladı. Eğer siz de o yolcununun haline üzülüp acı çeker ve bir doktor olarak onunla beraber istifra etmeye başlarsanız bunun adı sempati kurmaktır. Eğer siz yolcunun haline üzülür, ancak onun midesinin neden bulanabileceğini tespit eder ve ona gerekli müdahaleyi yapar, şunu yap bunu ye şu şekilde otur şu ilacı kullan diye ona yön gösterirseniz bu empati kurmaktır.

ERP sisteminizin implementasyonu sırasında bazı departmanlarınız istekli davranacak ve sisteme hızla geçiş yapacak, bazı departmanlarınızsa isteksiz görünecek ve direnç gösterecektir.

Direnç gösteren departmanlarınızın yöneticileriyle toplantı yapın. Problemlerini ve görüşlerini dinleyin. Anlattıklarının altındaki nedenleri anlamaya çalışın. Sempati kurmayın, empati kurun.

Direnç gösteren departmanın yöneticilerinin anlattıkları arasından bazıları gerçekten çözülmesi gereken konular olabilir. Bunları değerlendirin ve implementasyonunuzda bu durumlara yer verin. Ancak bazı konular ise farklı motivasyonlar nedeniyle ortaya çıkıyor olabilir. Direnç gösteren departmanın yöneticisini çok iyi motive etmeniz gerekli ki o da kendi çalışanlarını doğru yola motive edebilsin. ERP sistemine art niyetle karşı çıkan yöneticilerin ve çalışanların koltuklarının tehlikede oldukları mesajını net bir şekilde verin. İnsanlar alışkanlıklarını terk etmek istemezler. Ancak siz de şirketinizin yatırımını ve geleceğini tehlikeye atmak istemezsiniz. Bu nedenle art niyetten veya tembellikten kaynaklanan dirençleri kararlı bir şekilde kırmalısınız. Direnç gösteren departmanların şikayetlerini yazılı olarak toplayın ve bunları kategorilendirin. Hangileri gerçekten ERP projesine katkıda bulunacak ve işlerin iyileştirilmesini sağlayacaksa onları çözün, hangileri katkıda bulunmayacaksa reddedin. ERP implementasyonunun bir proje olduğunu, planlanan bir zamanı ve bütçesi olduğunu direnç gösteren departmanlarla paylaşın. Zamanı ve bütçeyi etkilememeleri için onların bilinçlendirin.

12. Her şeye rağmen ERP’ye direnen departmanlarınıza (veya şantiyelerinize) üst yönetim baskısı oluşturun

Her türlü iyi niyetli çabalarınıza rağmen bazı departmanlarınız (veya bazı şantiyeleriniz) olabilir.

Art niyetli direnci aşmanızın bir tek yolu var:

Üst yönetimin gücünü kullanmak.

Yazı dizimizin başında da dediğimiz gibi. Eğer bu yazı dizisinden aklınızda kalması gereken en önemli konu üst yönetimin desteğidir.

Üst yönetiminizin desteğini ve gücünü kullanma vakti geldi.

Bunu yapmaktan çekinmeyin.

Çünkü art niyetle direnen departmanlar, şantiyeler, yöneticiler ve çalışanlar şirketinize kötülük yapıyor. Şirketinizin  daha da büyümesini, karlılığını artırmasını, geleceğine yatırım yapmasını engelliyor.

Belki bir kısmı yaptıkları (veya yapacakları) çeşitli uygunsuz işin üstünü örtmek istiyor ve bu nedenle ERP sistemi gibi raporlanabilir ve yönetim tarafından izlenebilir bir sistemde yer almak istemiyor. Belki bir kısmı kendi işlerinde pek de başarılı değil, ancak kötü performanslarının ortaya çıkmasını istemiyor, çünkü ortaya çıkarsa gelirleri ve işleri tehlikeye girebilir. Belki bir kısmı yolsuzluk yaptı (evet, malesef bazı şantiyelerde yaşanan ve hiç istenmeyen bir gerçek) ve bunun ortaya çıkma riskinden kaçınıyor. Belki de direnenlerin bir kısmı tembel ve yeni bir düzene geçmeyi kişisel rahatlarının bozulması olarak görüyor.

Evet, her ne sebepten olsun, direncin aşılması gerekli. Ve eğer her türlü çabanıza rağmen bazı departmanlar veya şantiyeler dirence devam ediyorsa bu isyan demektir.

Üst yönetiminize şu soruyu sorun. Şirketinizi kim yönetiyor? Üst yönetim mi? Yoksa direnen isyancılar mı? Bu soruya şu şantiyedeki çalışanlar yönetiyor diyecek bir üst düzey yönetici tanımıyorum.

Üst yönetiminiz derhal bu departmanlarla ve şantiyelerle ilgili harekete geçmeli ve gerekirse işten çıkarmalar yapmaktan çekinmemeli.

Üst yönetiminiz implementasyonun başında ERP projesine olan desteğini ve kararlılığını vurgulayıcı bir email attığında tüm çalışanlarınıza iyi bir motivasyon vermiş olur. Dirençler olduğunda da email yayınlamaktan çekinmemeliler. Üst yönetimin emailleri artan direnci ve azalan motivasyonu kıracak, implementasyona olumlu bir enerji şırınga edecektir.

13. Üst yönetimin her türlü raporu ERP sisteminden alacağını tüm çalışanlarınıza duyurun

ERP projesi bir Bilgi Teknolojileri projesi değildir. Bir Yönetim projesidir.

Çalışanlarınızın konforu için değil, üst yönetiminizin şirketi daha sağlıklı idare edebilmesi, süreçlerin iyileştirilmesi ve şirketinizin geleceği içindir.

ERP sistemi öncesi insanlar kendi başlarına Excel gibi çeşitli araçlar kullanarak raporlama yapmaya alışmıştır. Ancak ERP sistemi aynı zamanda size çok güçlü bir raporlama imkanı sunmaktadır. Üstelik Excel’de yer alan veriler kolayca değiştirilebilir ve manipüle edilebilir durumdadır. ERP sisteminizin veritabanı ise sağlıklı verilerle doludur ve bir veya birkaç çalışanınızın ERP sisteminizi manipüle etmesi oldukça güçtür.

Raporlar farklı birimlerin işlediği verilerin aktığı bir veritabanı üzerinden alınır.  Ve raporlarda yer alan bilgiler sorgulanabilir verilerdir. Verilerin hangi işlemlerden kaynaklandığı yetkili kişiler tarafından kolayca tespit edilebilir.

Bazı çalışanlarınız daha önce hiçbir sisteme düzenli olarak veri işlemiyorlardı. Veya çok az sayıda veriyi işliyorlardı.

ERP sistemi sayesindeyse veri toplama imkanınız arttı. Artık şantiyelerinizden birçok farklı veriyi istediğiniz şekilde toplayabilirsiniz.

Daha önceki yazılarımızda da belirttiğimiz gibi ERP sisteminde başarı için 3 alana dikkat etmelisiniz:

• Süreçler,
• Sistemler,
• İnsanlar.

Çalışanlarınız verileri işlemekte direnç gösterebilirler. Bazıları ne kadar anlatırsanız anlatın düzenli veri işlemeyi külfet olarak görebilir. Hatta bazı çalışanlarınız veri işlemeyi kendilerine yakıştıramayabilirler bile (evet, şaşırtıcı ama gerçek.)

Bu durumu yenmek zorundasınız.

Üst yönetiminizin gözünü ERP sisteminin üzerinde tutarak bunu gerçekleştirebilirsiniz.

Üst yönetiminiz şirket içinde kullanılan raporların ERP sisteminden çekilmesi direktifini verebilir. Şirketinizde kullanılan tüm raporlar sisteminizden alınır. Ayrıca, üst yönetime çıkan tüm raporlar da ERP sistemi üzerinden alınır. Hatta üst yönetim günlük olarak tabletlerinden ERP sistemindeki raporları incelediğini duyurabilir.

Çalışanlarınız üst yönetime çıkan raporların ERP sisteminizden alındığını bilirse veri işlemeye daha fazla özen gösterebilir.

Evet, belki bir kısmı korkudan belki bir kısmı yönetimin gözüne girmek için veri işlemeye özen gösterecektir ama sorun değil. Yeter ki herkes girmesi gereken veriyi girmesi gereken şekilde sisteme girsin ve sisteminiz işlesin, raporlarınız doğru çalışsın. Günün sonunda istediğimiz bu değil mi?

14. Tedarikçilerinize yapacağınız ödemeleri sistemden gerçekleştireceğinizi tüm şirketinize duyurun

ERP sistemine geçme nedenlerinizden birisi de ödeme sisteminizi düzene sokmak değil mi?

Birçok farklı coğrafyada aynı anda projeler yürütüyor olabilirsiniz.

Projeleriniz büyük. Ödemeleriniz de.

Çok sayıda tedarikçiye, çok sayıda taşerona büyük küçük çok fazla ödeme işlemi gerçekleştiriyorsunuz.

Özellikle de işleriniz büyürken ödeme sürecinizin ne kadar karmaşıklaştığına şahit oldunuz.

ERP sisteminiz ödeme sürecinizi düzene sokmanızda ve risklerinizi minimuma indirmenizde en büyük yardımcınızdır.

Ödeme süreciniz diğer süreçlerinizle entegre olmalıdır.

Malzeme satınalma sürecinizi ele alalım. Planlama ekibinizin yaptığı bir proje planı var. Şantiyenizden bu plandaki bir bütçeye istinaden malzeme talebi yapılıyor. Bu malzeme talebini miktarına (ve belki de malzeme cinsine göre) uygun bir onay rotasında dolaştırıyorsunuz. Önce şantiyenizde proje müdürünün onayından geçiyor, sonrasında merkeze gelip merkezde onaylara sunuyorsunuz. Merkezde talep onaylandıktan sonra satınalma ekibiniz bu malzemenin teminiyle ilgili tedarikçilerden teklifler topluyor, pazarlıklar yapıyor. Tedarikçilerden gelen teklifleri bir mukayese formuna döküyorsunuz, teklifleri onaya sunuyorsunuz. Yönetiminizin seçtiği teklifin siparişini veriyorsunuz. Siparişinize istinaden belirli bir süre içinde şantiyenize malzeme teslim ediliyor. Sonra faturası geliyor. Sonra da ödemesi yapılıyor. Bu süreçte bütün halkalar ERP sistemiyle birlikte tam bir zincir halinde entegre olmalıdır. Ödemenizi hangi faturaya ve depo girişine istinaden yaptığınızı sorgulayabilmelisiniz. Bu sayede ödeme-fatura-irsaliye üçlü kontrolünü başarıyla gerçekleştirebilirsiniz. Tedarikçilere göndermedikleri bir malzemenin bedelini ödemek zorunda kalmazsınız.

Benzer bir senaryo taşeronlarınıza yaptığınız ödeme için de geçerli. Taşeronlarınızın hakedişine istinaden kestikleri hakediş faturasının ödeme planına bağlı bir ödeme yapmanız gerekli. Taşeronlarınızdan gerekli kesintileri yaptığınızdan ve hakedişi doğru oluşturduktan sonra ödemeyi yapabilirsiniz. ERP sisteminiz size proje planı – sözleşme – hakediş – fatura – ödeme bağını kurma imkanı sağlar.

Tedarikçilerinize ve taşeronlarınıza yapacağınız ödemeleri ERP sistemi üzerinden takip etmelisiniz. ERP sisteminizde görünmeyen bir ödemeyi kesinlikle gerçekleştirmemelisiniz.

Bunun üç sebebi var.

Birincisi, ödemelerinizdeki riskleri minimuma indirmektir. Gelmeyen bir malzemenin ödemesini yapmak, alınmamış bir hizmetin ödemesini yapmak, ödemeyi yanlış hesaplamak, gerekli kesintileri yapmayı atlamak gibi riskleri minimuma indirebilirsiniz.

İkincisi, tedarikçileriniz ve taşeronlarınız sizin bir sisteminiz olduğunu bilirse ona göre davranırlar. Eğer sisteminiz varsa sizinle olan ilişkilerinde daha dikkatli davranırlar, sizi yanlış yönlendirmeye ve düzensizliğinizden yararlanmaya kalkışmazlar.

Üçüncüsü, çalışanlarınız ödemelerin ERP sistemi üzerinden yönetildiğini bilirlerse kendileriyle ilgili verileri sisteme girmek zorunda kalacaklar ve bu sayede ERP sisteminizin şirketinizde kullanım verimliliği korunacak. Çünkü tedarikçileriniz ve taşeronlarınız ödeme alamadıklarında sizin çalışanlarınıza baskı yapmaya başlayacak, ne olursa olsun ödemelerin ERP dışı kanallarla yapılamayacaklarını sonunda anlayacak ve işlerin yürümesi için sisteme veri girişi yapmaya mecbur kalacaklardır.

15. Muhasebe sisteminizi ERP sisteminizden ayrı düşünmeyin, çünkü içinde muhasebe olmayan bir sisteme ERP denmez

ERP sisteminin ortasında muhasebe vardır.

ERP sisteminizde veriler iş süreçlerinizden muhasebenize otomatik olarak akacaktır. Muhasebeniz birçok karmaşık ve birbirinden kopuk belgeleri işleme karışıklığından kurtulacaktır.

İş süreçlerinizde oluşan veriler muhasebe sisteminize akacağı için muhasebe biriminiz daha denetleyici, daha kontrol edici üst düzey bir role kavuşacaktır.

Bu sayede maliyetlerinizi çok daha detaylı ve doğru bir şekilde görebileceksiniz.

Birçok inşaat şirketi ERP sistemi konusunda karar alırken şunu tartışır: muhasebemiz olduğu gibi eski düzende mi gitsin yoksa eski muhasebe sistemimizi bırakıp ERP sisteminin barındırdığı muhasebe sistemine mi geçelim.

Muhasebe biriminiz ERP sisteminize geçmediği sürece bir ayağınız hep eksik kalacak. Ya da muhasebe biriminiz manuel olarak çift veri işlemek zorunda kalacak ki, ülkemizde buna itiraz etmeyecek muhasebeci tanımıyorum.

Muhasebenizi satınalma biriminizle ayrı düşünemezsiniz. Deponuzla ayrı düşünemezsiniz. Personel biriminizle ayrı düşünemezsiniz. Taşeron yönetimini ele alalım, muhasebenizi taşeron yönetiminizden de ayrı düşünemezsiniz.

Bu durumda ERP sisteminizi bir fırsata çevirin ve muhasebe biriminizin diğer birimlerle entegrasyonunu sağlayın.

Piyasada içerisinde muhasebe (en azından sağlıklı ve piyasada kullanılan bir muhasebe modülü) barındırmayan inşaat yazılımları kendilerini size ERP sistemi gibi tanıtabilirler, buna dikkat edin. Sizin muhasebe biriminizi de entegre edeceğiniz tam ve gerçek bir ERP sistemine ihtiyacınız var.

Maliyetlerinizi ancak ve ancak entegrasyon sayesinde çok detaylı olarak takip edebilirsiniz. Ödemelerinizi ancak ve ancak entegrasyon sayesinde sağlıklı yürütebilirsiniz.

Hele de günümüzde e-fatura, e-defter, e-arşiv gibi e-dönüşümün yaşandığı bu dönemde muhasebe sisteminizi kesinlikle ERP projenizin içinde tutmalısınız. Kestiğiniz faturalar, aldığınız faturalar e-fatura mevzuatına olarak size ulaştırılacak, bunları süreçlerinizle entegre etmeniz şart.

İnsanlarda muhasebe birimleri genelde yeniliğe kapalıdır diye bir kanı hakim. Bu kanı tam olarak gerçeği yansıtmıyor. Karşılaştığımız birçok inşaat şirketinde muhasebe birimleri ERP ihtiyacının farkındalar ve veri işleme, belirli kurallara uygun çalışma formasyonu ve adaptasyon bakımından diğer birimlerin önüne geçebiliyor.

Siz siz olun, muhasebe biriminizi ERP sisteminize entegre edin, süreç entegrasyonunuzu tamamlayın.

Taşeronlarınızla gerçekleştirdiğiniz sözleşme ve hakediş sürecinizi daha verimli yönetmek istemez misiniz?

e-MOR olarak 15 yıldır Türkiye’de ve bölge ülkelerde büyük ve orta ölçekli şirketle çalışıyoruz. Sunduğumuz ERP, CRM, Doküman Yönetimi gibi çözümler sayesinde müşterilerimiz süreçlerini çok iyi yönetiyor ve verimlilik artışı sağlıyor.

Taşeronlarınızla olan ilişkilerinizi daha etkili yönetmenizin yolu süreçlerinizin entegrasyonundan geçer.

e-MOR sayesinde taşeron sözleşmesi-zeyilname-taşeron hakedişi-fatura-ödeme zincirinizi entegre bir şekilde yönetebilirsiniz.

Proje planınızdaki aktiviteleri taşeron sözleşmesinde kullanabilir, taşerona hangi aktiviteleri vereceğinizi belirleyebilirsiniz.

Taşeron sözleşmesinde belirlediğiniz şartlara ve sahada gerçekleşen iş ilerlemelerine istinaden taşeron hakedişinizi otomatik olarak oluşturabilirsiniz.

Taşeron hakedişinize bağlı taşeron faturasını alabilir, maliyetleri aktivitelerinize dağıtabilirsiniz.

Taşeron sözleşmesinden ve hakedişten faturaya gelen ödeme planı hem nakit akış planınıza yansır hem de zamanı geldiğinde ödeme talebine dönüşür.

e-MOR’da taşeron sözleşmesi ve hakedişi yönetimi sürecinin her adımında dijital onay sistemi kullanabilirsiniz.

Şirketinize Kazandıracağı Faydalar:

• Taşeron sözleşmesinin oluşturulması sırasında yapılan hataların azaltılması,
• Taşeron hakedişinin sözleşme şartlarına bağlı ve sözleşmeyle uyumlu yapılması sayesinde maliyet tasarrufu,
• Taşeron hakedişinin sahadaki iş ilerlemesiyle uyumlu yapılması sayesinde maliyet tasarrufu ,
• Hakedişin doğru oluşturulup oluşturulmadığının merkezden daha etkili takibi sayesinde maliyet tasarrufu,
• Hakediş maliyetlerinin aktivite bazında takibi sayesinde daha sağlıklı bütçe kontrolü ve takibi

Taşeron Sözleşme ve Hakediş Yönetiminde Neler Yapabilirsiniz?

Taşeron Sözleşmelerinizi Yönetin

Taşeronlarınızla yaptığınız sözleşmeleri e-MOR sayesinde etkili bir şekilde yönetebilirsiniz.

Taşeronlarınızla yapacağınız sözleşmeleri e-MOR’da kayıt altına alabilirsiniz.

Sözleşmeyle ilgili bilgileri kayıt altına alabilir, hangi işleri taşerona hangi şartlarla verdiğinizi belirtebilirsiniz.

Taşeron sözleşmenizde taşerona vereceğiniz işlerle projenizdeki proje aktiviteleri arasında ilişki kurabilirsiniz.

Proje planınızdaki hangi aktiviteyi bu sözleşme kapsamında hangi maliyetle vereceğinizi belirtmeniz proje aktivitelerinizin bütçeleriyle sözleşme aktivitelerinin bütçe uyumunu kıyaslamanıza imkan verir.

Hangi sorumlulukların taşerona, hangi sorumlulukların size ait olduğunu belirleyebilir, hakedişler sırasında bu bilgilerin otomatik olarak hakedişlere yansımasını sağlayabilirsiniz.

Taşeron Sözleşmelerinizin Matbu Çıktılarını Otomatik Olarak Üretin

Taşeronlarınızla yaptığınız sözleşmeleri standartlaştırmak oluşabilecek personel hatalarını azaltacaktır.

e-MOR sayesinde taşeronlarınızla yaptığınız sözleşmelerin matbu çıktılarını standartlaştırabilirsiniz.

Taşeron sözleşmesi kaydettiğinizde matbu çıktı otomatik olarak oluşacaktır.

Oluşan matbu çıktıyı yazıcıdan döktürerek imzalayabilir, imzalı sözleşmeyi tarayıcıdan geçirerek e-MOR’a yükleyebilirsiniz.

Böylece taşeron sözleşmelerinizi standart hale getirebilir, çalışanlarınızın sözleşmelere hatalı maddeler koyma riskini düşürebilirsiniz.

Taşeron Sözleşmelerinizin Zeyilnamelerini Takip Edin

Taşeron sözleşmelerinizin zaman içerisinde oluşan zeyilnamelerini takip edebilirsiniz.

Zeyilnamede değişikliğe uğrayan maddeler hakedişe yansıyacak, yeni hakedişler zeyilnameye istinaden hesaplanacaktır.

Taşeron Sözleşmelerinizi ve Zeyilnamelerinizi Onay Sürecinden Geçirin

e-MOR’da taşeron sözleşmelerinizi ve zeyilnamelerinizi onay sistemi kullanarak yönetebilirsiniz.

Bir sözleşme kaydedildiği zaman önce kimin önüne gidecek, onun onayından sonra kimin onayına sunulacak, daha sonra kimlerin onayına sunulacak belirleyebilirsiniz.

Tüm projelerinizde aynı onay hiyerarşisini kurmak zorunda değilsiniz.

İsterseniz farklı projelerinizde farklı onay hiyerarşisi ve rotaları kullanabilirsiniz.

Bu sayede sözleşme kontrol sürecinizi daha etkili bir hale getirebilir, arzu edilmeyen şartlar içeren sözleşmelerin gözden kaçmasına ve yürürlüğe girmesine engel olabilirsiniz.

Taşeronlarınızın Sözleşmeye İstinaden Yaptıkları İş İlerlemelerini Kayıt Altına Alın

Taşeronlarınıza verdiğiniz işleri takip ederek taşeron hakedişini oluşturabilirsiniz.

İş ilerlemelerini günlük, haftalık veya aylık şekilde kayıt altına alabilirsiniz.

Taşeronlarınızın iş ilerlemelerini günlük olarak tutmanız sadece hakediş kontrolü ve bütçe takibi açısından önem taşımamaktadır.

Aynı zamanda size ilerlemesi olarak proje planının ilerisinde mi olduğunuza yoksa gerisinde mi kaldığınıza da ışık tutar.

Taşeron Hakedişlerinizi Sağlıklı Bir Şekilde Oluşturun

e-MOR sayesinde hakediş oluşturma ve hakediş kontrolü süreçlerinizi daha rahat bir şekilde gerçekleştirebilirsiniz.

Taşeron hakedişlerinizi şantiyede girilen iş ilerlemesi fişlerine ve taşeronla olan sözleşmenize istinaden otomatik olarak hesaplayabilirsiniz.

Bu yöntemle oluşturduğunuz taşeron hakedişleri daha sağlıklı ve gerçeği yansıtan hesaplar içerecek, gereksiz ve yanlış ödeme yapılma riskiniz de minimuma inecektir.

Taşeron Hakedişlerinizi Onay Sürecinden Geçirin

Taşeron hakedişleriniz için onay sistemi kurabilirsiniz.

Taşeron hakedişlerini önce şantiyenizde onaya sunabilir, sonra da merkez ofisinizdeki ilgili yetkili ve yöneticilerinizin onayında geçirebilirsiniz.

Taşeron Hakedişlerinin Çıktılarını Otomatik Üretin

e-MOR sayesinde taşeron hakedişlerinizin çıktılarını otomatik olarak üretebilirsiniz.

Hakediş kontrol tablosu, ön kapak, arka kapak, yeşil defter gibi hakediş belgelerinizin çıktılarını yazıcıdan çıkartabilirsiniz.

Hakediş Faturalarınızı Takip Edin

Taşeronlarınızın hakedişlerine istinaden kestikleri faturaları kayıt altına alarak takip edebilirsiniz.

Taşeron Hakedişi Maliyetlerinizi Aktivitelere Dağıtın

e-MOR çok güçlü bir proje maliyet takip çözümü sunmaktadır.

e-MOR’da taşeron hakedişlerini aktivite maliyetlerine dağıtarak proje aktivitelerinizin maliyetlerini detaylı ve sağlıklı bir şekilde takip edebilirsiniz.

Bu sayede proje aktivitelerinizin planlanan bütçe- gerçekleşen maliyet kıyaslamasını rahatça gerçekleştirebilirsiniz.

Sözleşmelerinizin ve Hakedişlerinizin Çıktılarını Doküman Yönetimi Sisteminizle Entegre Edin

Sözleşmelerinizi ve hakediş çıktılarınızı doküman yönetimi sisteminize otomatik olarak aktarabilirsiniz.

e-MOR kendi doküman yönetimi çözümü olan e-MOR InteGRa doküman yönetimi sistemiyle tam entegre çalışmaktadır.

Eğer şirketinizde başka bir doküman yönetimi sistemi kullanıyorsanız e-MOR’da oluşturduğunuz sözleşmeleri hem de sözleşmelerin meta-verilerini kendi doküman yönetimi sisteminize de aktarabilirsiniz.

Taşeron Sözleşmesi ve Hakediş Yönetiminin Size Sağladığı Avantajlar Nelerdir?

• e-MOR’da iş süreçleri birbiriyle entegredir. Örneğin, sözleşme – ilerleme – hakediş – fatura – ödeme – muhasebe zincirinizi çok etkili ve verimli bir şekilde yönetebilirsiniz.
• Taşeron hakedişlerini taşeron sözleşmesine bağlı olarak ve sahadaki iş ilerlemesine istinaden otomatik olarak hesaplayabilirsiniz.
• Dış sistemlerle entegrasyon kurabilirsiniz. Örneğin, e-MOR’da oluşturduğunuz sözleşmeleri, zeyilnameleri ve hakedişleri doküman yönetimi sisteminize veya başka sistemlerinize otomatik olarak aktarabilirsiniz.
• Çok detaylı onay akışları kurgulayabilirsiniz. Onay akışlarınızı proje bazlı veya firma bazlı oluşturabilirsiniz.
• Detaylı bir yetki yönetimi gerçekleştirebilir, kullanıcılarınızın yapabilecekleri ve yapamayacakları işlemleri belirleyebilirsiniz. İş kuralları oluşturabilir, kullanıcılarınızın işlemlerini belirlediğiniz kurallar çerçevesinde gerçekleştirmelerini denetim altına alabilirsiniz.
• Sözleşmelerinizin zeyilnamelerini oluşturabilir ve takip edebilirsiniz. Sözleşmelerinizle ilgili raporlara erişebilirsiniz.
• Hakedişlerle ilgili raporlara erişebilirsiniz.
• e-MOR geniş kapsamlı bir ERP platformudur. İçerisindeki çözümlere kendi ihtiyaçlarınıza göre yenilikler ekletmek isterseniz yazılım geliştirme hizmetinden yararlanarak hızla ve uygun maliyetle kendinize özelleştirebilirsiniz.
• e-MOR ekibinden yurt içinde ve yurt dışında yakın destek alabilirsiniz.
• İlk implementasyon sırasında da yıllar boyu kullanım sırasında da kendi IT ekibinizi kullanabilir, e-MOR ekibinden minimum destek alarak işlerinizi yürütebilirsiniz.