Gerçekleştirdiğiniz projelerin maliyetlerini yakından sağlıklı bir şekilde takip edebilmeniz hayati değer taşır.

Ancak maalesef birçok inşaat şirketi proje bütçe kontrolü ve maliyet takibi alanında yeterli olgunluğa ulaşmış değil.

İnşaat şirketlerine yönelik ERP sistemleri alanında Türkiye lideri olan ekip olarak, bu yazımızda proje maliyetlerinizi daha iyi takip edebilmeniz için önerilerimizi sizinle paylaşıyoruz.

1. Bütçe kontrol ekibinizi oluşturun ve sürecinizi tanımlayın

Bütçe kontrol ve maliyet takibini sağlıklı yapabilmeniz için bütçe kontrol ekibinizi oluşturmakla işe başlayabilirsiniz. İşe bütçe kontrol faaliyetlerini merkezinizde kim yapacak, şantiyelerinizde kim yapacak belirlemekle başlayın. Sürecinizi ekibinizle beraber tanımlayın.

2. ERP sistemi kurarak süreçlerinizi muhasebe süreçlerinizle entegre edin

Bütçe kontrol ve maliyet takibi yapabilmeniz için sürecinize uygun bir entegre ERP sistemi kurmanız şart. ERP sistemi sayesinde aktivite bütçelerinizi tanımlayabilir, satınalma, depo, hakediş, ekipman, personel, muhasebe, finans süreçlerinizi entegre edebilirsiniz. Bu sayede bütçe ve maliyet takibi gerçekleştirebileceğiniz bir platforma kavuşabilirsiniz.

3. Taşeron hakedişlerinizi bütçe kalemlerine istinaden gerçekleştirin

Eğer projelerinizde taşeronlar kullanıyorsanız, bütçe takibini detaylı yapmak gözünüzü korkutmasın. Taşeron hakedişlerini proje aktivitelerinizin bütçelerine istinaden takip etmeniz için ERP sisteminiz size yardımcı olacaktır.

4. Malzeme kullanım fişleri ile malzeme maliyetlerini aktivite bütçe kalemlerine dağıtın

Malzeme maliyetlerinizi aktivite bazında takip etmenizin en doğru yolu, malzeme kullanım fişleri kullanarak hangi aktivitede hangi malzemeden ne kadar kullanıldığını kayıt altına almaktır. Malzeme maliyetlerini bu sayede aktivite bütçelerinize yansıtabilirsiniz.

5. Personel puantajlarınızı aktivite bazında tutarak aktivite bütçelerinize yansıtın

Direkt işçilik giderlerinizi projelerinizin aktivite bütçelerinize sağlıklı yansıtabilmeniz için personel puantajlarınızı aktivite bazında tutmalısınız. Hangi aktivitede hangi personel kaç saat çalışmış kayıt altına aldığınızda, işçilik giderlerinizi de maliyetlerinizde rahatça takip edebilirsiniz.

6. Ekipman puantajlarınızı aktivite bazında tutarak aktivite bütçelerinize yansıtın

Ekipman kullandığınız aktivitelerinizde ekipman puantajlarınızı aktivite bazında tutmalısınız. Hangi aktivitenizde hangi ekipmanınız kaç saat çalıştı, ne kadar yakıt harcadı bilgilerini kayıt altına alarak ekipman giderlerinizi bütçelerinizde rahatça takip edebilirsiniz.

7. Genel giderleriniz için katsayılar belirleyerek aktivite bütçelerinize dağıtın

Proje maliyetlerinizin içinde genel giderleriniz de yer alır. Genel giderleriniz için katsayı dağıtım anahtarı belirleyerek genel giderlerinizi aktivite maliyetlerinize dağıtabilirsiniz. Bu sayede aktivitelerinizin maliyetlerini daha doğru ölçebilir, bütçelerinizi kontrol altına alabilirsiniz.

Eğer aynı anda birden fazla sayıda projeyi yürüyorsanız, üstüne üstlük projeleriniz farklı coğrafyalardaysa, projelerinizin bütçelerini ve maliyetlerini takip etmeniz için iyi bir ERP sistemi kullanmanız şart.

e-MOR ekibi olarak 13 yıldır büyük ve orta ölçekli inşaat şirketlerine farklı coğrafyalarda ERP yazılımı desteği veriyoruz.

İnşaat şirketlerinin farklı coğrafyalarda yürüttükleri projelerinin maliyetlerini detaylı ve konsolide bir şekilde takip etmeye çalışırken yaşadıkları zorlukları biliyoruz.

e-MOR ERP sistemini kullanarak projelerinizin maliyetlerini aktivite, kaynak bazında detaylı takip edebilir, konsolide bir şekilde proje portföyünüzün maliyetlerini de izleyebilirsiniz.

e-MOR ERP sistemiyle malzeme maliyet takibi

e-MOR ERP sistemi içerisinde çok sayıda inşaata özgü süreç barındırmaktadır. Projelerinizin aktivitelerinde kullanacağınız malzemelerin maliyetlerini bütçelendirip detaylı olarak takip edebilirsiniz.

Malzeme kaynağını ne kadar birim fiyata aldınız, ne zaman kimden aldınız, önceki projelerinizde ne kadar birim fiyata mal etmiştiniz görebilirsiniz.

Hangi aktivitede hangi malzemeden ne kadar planlamıştınız, ne kadara mal oldu gibi sorguları yapabilirsiniz. Depolarınızda duran malzemelerin maliyetlerini de kolayca görebilirsiniz.

e-MOR ERP sistemiyle taşeron maliyet takibi

Taşeronlarınızdan aldığınız malzeme, işçilik gibi hizmetlerin maliyetlerini de detaylı bir şekilde takip edebilirsiniz. e-MOR ERP sistemi içerisinde detaylı bir taşeron maliyet yönetimi uygulaması barındırmaktadır. Taşeron maliyetlerini taşerona verdiğiniz kalemlerin bütçeleriyle kıyaslayabilirsiniz. Taşeron maliyetlerini oluşturan hakedişleriniz sistemden otomatik olarak hesaplanmaktadır. Taşeron sözleşmelerinden ve sahadaki imalatlardan hareketle, ilgili kesintileri ve yansıtmaları otomatik olarak yaparak maliyetleri hesaplayan e-MOR, taşeron maliyetlerinizi takip etmenizi kolaylaştıracak.

e-MOR ERP sistemiyle personel maliyet takibi

Personelinizin – ister beyaz yaka olsun ister mavi yaka – maliyetlerini de e-MOR ERP sistemi sayesinde kolayca takip edebilirsiniz. Bir projede hangi aktivite hangi personel ne kadar iş yaptı takip edebilir, aktiviteye yansıyan personel maliyetlerini de görebilirsiniz. Ayrıca, beyaz yaka personelinizin maliyetlerini de eğer isterseniz, belirlediğiniz dağıtım katsayı anahtarını kullanarak proje aktivitelerinize dağıtabilirsiniz.

e-MOR ERP sistemiyle makina-ekipman maliyet takibi

Eğer projelerinizde makina-ekipman varlıkları kullanıyorsanız, bu varlıklarınızın da maliyetlerini aktivite bazında takip etmelisiniz. Hangi aktivitede hangi iş makinasını ne kadar kullandınız takip edebilir, o aktiviteye makina maliyetlerini yansıtabilirsiniz. Bakım, onarım, yakıt, amortisman gibi giderlerinizi proje aktivitelerinize sağlıklı bir şekilde yansıtabilirsiniz.

e-MOR ERP sistemiyle genel gider takibi

e-MOR ERP sistemi sayesinde direkt giderlerinizi takip edebildiğiniz gibi, endirekt giderlerinizi de detaylı bir şekilde takip edebilirsiniz.

e-MOR sayesinde aktivite bazında planlanan bütçe – gerçekleşen maliyet kıyaslamasını sağlıklı bir şekilde gerçekleştirebilirsiniz.

Bu sayede projelerinizin maliyetlerini yakından takip edebilir, gereksiz maliyetlerin önüne geçebilir, karınızı artırabilirsiniz.

Projelerinizin maliyetlerini kısa zamanda daha iyi takip eder hale gelebilirsiniz.

Bunun için merkezi bir proje bütçe ve maliyet kontrol sistemi kurmanız ve çalışanlarınıza prosedürleri öğretmeniz gerekli.

Proje bütçe ve maliyet sistemi kurun

Projelerinizin bütçelerini oluşturduğunuz sistemle gerçekleşen maliyetleri tuttuğunuz sistemin birbirinden farklı olması büyük sıkıntılara yol açar. Bütçeleri ve maliyetleri takip edebilmeniz için planlama ve gerçekleşme kısımlarını entegre etmelisiniz. Örneğin, e-MOR ERP sistemi MS Project ve Primavera planlama araçlarıyla tam entegredir. e-MOR’un hazır entegrasyonunu kullanarak MS Project ve Primavera’da yaptığınız bütçeleri ERP sistemine aktarabilir, gerçekleşenleri bütçelerle kıyaslayabilir ve detaylı raporlar alabilirsiniz. Proje bütçe ve maliyet sistemi temel olarak 3 bileşenden oluşur: Yazılım sistemi (veya birden fazla yazılım sistemi ve bu sistemlerin entegrasyonu), prosedürler (talep nasıl oluşturulacak, personel puantajı nasıl toplanacak, ekipman puantajı nasıl toplanacak, sipariş nasıl kaydedilecek, fatura nasıl işlenecek, hakediş nasıl hesaplanacak, vb.), görev paylaşımı, raporlar (bütçe ve maliyet takibi rapor formatlarının oluşturulması, raporların oluşturulması, vb.)

Şantiyelerinizle merkeziniz arasındaki veri akışını artırın

Şantiyelerinizle merkeziniz arasındaki veri akışı maliyet takibiniz için hayati önem taşıyor.

Şantiyeleriniz bütçelerinizin revize olmuş hallerini görebilmeli, bütçelerine göre taleplerini, siparişlerini oluşturabilmeliler. Faturalarını işlediklerinde bunu merkezinizden takip edebilmelisiniz. Gerçekleştirilen işlemlerden merkez muhasebenizin anında haberi olması gerekir. Maliyet doğuran her türlü hareketi merkezinizden rahatça izleyebilmeniz ve gerekli yerlerde müdahale edebilmeniz gerekir.

Tüm bunları kağıt ortamında gerçekleştiremezsiniz. Şantiyelerinizle merkez ofisinizi entegre etmeli, aynı yazılım sistemini kullanmalarını sağlamalısınız.

Şantiyeleriniz taleplerini sisteminiz üzerinden göndersin

Satınalma, sipariş, fatura, ödeme, avans gibi taleplerinizin kağıt ortamında veya email üzerinden gelmesi birçok aksaklığa yol açmıyor mu?

Kağıt ortamında veya email ortamında gelen talepler süreçlerin işleyişini yavaşlatır. Talepler kişilerin önünde uzun süre bekleyebilir. Kaybolabilir. Takip edilmesi yoğun çaba gerektirebilir. Eğer talep sürecinizi hızlandırmak ve kolaylaştırmak istiyorsanız şantiyeleriniz taleplerini merkeze sisteminiz üzerinden göndermeli. Bu sayede taleplerin bütçeyle uyumunu kontrol edebilir ve bütçe uyumsuzluklarını daha rahat fark edebilirsiniz.

Gerçekleşen maliyet raporlarını sisteminizden alın

Gerçekleşen maliyetlerinizi takip edebilmeniz için ihtiyaç duyduğunuz raporları sisteminizden almanız en sağlıklı yöntemdir.

Maliyet verileri sisteminizin veritabanında saklandığı için daha tutarlıdır. Ayrıca, üzerinde manipülasyon yapılması çok zordur. Verilerde kimin ne değişiklik yaptığı görülebilir. Bu sayede maliyetlerinizi sisteminizden aldığınız raporlarla takip etmelisiniz.

Ayrıca, birçok yöneticiniz her an ofiste değil. Ofis dışında da proje maliyet verilerini takip etmek istemeleri son derece doğal. e-MOR ERP sisteminin tablet tabanlı Yönetici Bilgi Panoları (Dashboards) çözümü ile yöneticileriniz tabletlerinden proje maliyet verilerine rahatça erişebilirler.

Genel giderlerinizi sisteminizde takip edin ve aktivitelere otomatik dağıtın

Evet, genel giderleriniz sizin önemli maliyet kalemleriniz. Ve genel giderlerinizi rahat bir şekilde proje aktivitelerine yansıtmak istemeniz son derece doğal.

Genel giderlerinizi proje aktivitelerine dağıtabilmek için genel giderlerinizi sisteminizde takip etmeli ve aktivitelere dağıtabilmelisiniz. Genel gider dağıtım katsayıları oluşturarak genel giderlerinizi sisteminiz içerisinde otomatik olarak aktivitelere dağıtabilirsiniz.

Bu sayede genel giderlerinizi de aktivite bazında takip etmenizdeki zorlukları ortadan kaldırabilirsiniz.

Personel maliyetlerinizi sistemden takip edin ve aktivitelere kolayca dağıtın

Hangi personeliniz hangi aktivitede ne kadar süre çalıştı bilgisini sisteminizde takip etmeniz gerekli.

Personel puantaj formu kullanarak personellerin hangi aktivitede ne kadar çalıştıkları bilgisini toplayabilirsiniz.

Personel puantajlarından hareketle sisteminiz otomatik olarak personel maliyetlerini proje aktivitelerine dağıtabilir. Siz de personel maliyetlerinizin aktivitelerinize yansımasını rahatça görebilirsiniz.

Makina-ekipman maliyetlerinizi sistemden takip edin ve aktivitelere kolayca dağıtın

Tıpkı personel maliyetlerinizi aktivite bazında takip ettiğiniz gibi makina ekipman maliyetlerinizi de aktivite bazında takip etmeniz gerekli.

Hangi makinanızın hangi aktivitede ne kadar süre çalıştığı bilgisiniz sisteminizde takip etmelisiniz.

Makina ekipman puantaj formu kullanarak makinaların hangi aktivitelerde ne kadar çalıştıkları bilgisini toplayabilirsiniz.

Makina ekipman puantajlarından hareketle sisteminiz otomatik olarak makina ekipman maliyetlerini proje aktivitelerine dağıtabilir.

Prosedürlerinizi ekibinize benimsetin

Proje maliyetlerinizi daha iyi takip edebilmeniz için sistemlerinizi kurmanız yetmez.

Sistemlerinizi çalıştıracak, prosedürlerinizi uygulayacak motive çalışanlara ihtiyacınız var.

Günün sonunda, sisteme ne verirseniz onu alırsınız. Şantiye ve merkez ofis çalışanlarınızın görev ve sorumluluklarını belirleyin. Maliyet verilerini toplayadığınız prosedürlerinizi, örneğin puantajlar, hakedişler, faturalar, siparişler, vb. çalışanlarınıza çok iyi benimsetin. Sistemin kullanımını da çok iyi öğretin.

Sağlıklı ve güncel maliyet bilgilerinizi takip etmeniz sizin için önemli.

Proje maliyet bilgilerinizi takip edebilmeniz için iyi bir maliyet kontrol sistemi kurmanız şart.

Günümüzde modern ve etkili bir proje maliyet kontrol sistemi aşağıda sıraladığımız 3 özelliği taşımalı:

• Proje maliyet bilgileriniz güncel olmalı,
• Proje maliyet bilgileriniz sağlıklı olmalı,
• Proje maliyet bilgilerinize kolayca erişebilmelisiniz.

Proje Maliyet Takibi ve ERP Sistemi

Proje maliyet takip sisteminizin yukarıdaki özellikleri taşıması için merkezi bir ERP sistemi veritabanına sahip olmanız gerekli.

Veriler ERP sisteminize işlendiğinde tek bir veritabanında birikmiş olur. Verilerin üzerinde art niyetli veya yanlışlıkla oynamalar yapma, hatalar yapma olasılığını minimuma indirmiş olursunuz. Bu sayede verilerinizin güncelliğini ve gerçekleri yansıtmasını sağlayabilirsiniz. Hangimiz yanlış veya atıl veriler içeren bir rapora bakmak isteriz ki?

Verilerinizi ERP sisteminizde topladıktan sonra, verilerinizi kullanabileceğiniz raporlama sistemini oluşturmaya sıra gelir.

Proje maliyet verilerinizi işinize yarayacak, kolay anlayabileceğiniz ve ihtiyaç duyduğunuz derinlikte görebileceğiniz rapor formatına aktarmanız gerekir.

e-MOR Yönetici Bilgi Panolarıyla Proje Maliyet Takibi

e-MOR’un size iyi bir haberi var. e-MOR ERP sistemi inşaat şirketlerine yönelik güçlü bir raporlama sistemi barındırmaktadır. Proje maliyetlerinizle ilgili çok sayıda hazır rapor vardır. Ayrıca, kendi ihtiyaçlarınıza göre yeni raporlar üretebilir veya mevcut raporlarda değişiklikler gerçekleştirebilirsiniz.

Günümüzde yöneticiler her an ofiste değil. Ayrıca, teknolojinin imkanları da gelişti. Yöneticileriniz ofis dışındayken de tabletten erişebilecekleri Yönetici Bilgi Panolarına sahip olabilirsiniz. Proje maliyetlerinizi ister özet ister detay olarak takip etmek için e-MOR Yönetici Bilgi Panoları’nı (Dashboards) kullanabilirsiniz.

e-MOR Yönetici Bilgi Panolarında

• Proje maliyet verileri,
• Sözleşme tutarları,
• Sözleşme ilerlemeleri,
• Alacaklar, tahsilatlar,
• Bütçe – gerçekleşen maliyet kıyaslamaları,
• Satınalma maliyetleri,
• İş ilerlemeleri,
• Nakit akışı,
• Personel maliyetleri,

vb. bilgilere ulaşabilirsiniz.