e-MOR ERP sistemi inşaat şirketlerine yönelik en başarılı sistemlerin başında geliyor.

Siz de e-MOR İnşaat ERP sistemi kullandığınızda çok sayıda çok sayıda fayda kazanacaksınız.

Müşterilerimize sorduk.

e-MOR ERP sisteminin kendi şirketlerine şu faydaları sağladıklarını söylediler:

• Şantiyelerinizi entegre edersiniz,
• Projelerinizin bütçelerini etkili bir şekilde ve detaylı takip edersiniz,
• Bütçelerinizle gerçekleşen maliyetlerinizi kıyaslarsınız,
• Planladığınız iş ilerlemeleriyle gerçekleşen imalatları kıyaslarsınız,
• Gereksiz malzeme satın alımlarına engel olursunuz ve paranız cebinizde kalır,
• Süreçlerinizi denetleyebilirsiniz,
• Ödemelerinizi kontrol altına alırsınız,
• Onay süreçlerinizi hızlandırırsınız,
• Kullanıma kolayca başlayabilirsiniz,
• Depolarınızı ve malzemelerinizi daha iyi takip edebilirsiniz,
• Maliyetlerinizle ve faaliyetlerinizle ilgili raporlara rahatça erişebilirsiniz,
• Rapor oluşturmakta kaybettiğiniz zamanı bertaraf edersiniz çünkü raporlara tek tuşla erişirsiniz,
• Nakit akışınızı rahat takip edersiniz,
• Taşeronlarla yaptığınız sözleşmeleri daha iyi takip edersiniz,
• Personel maliyetlerinizi aktivite bazında takip edersiniz,
• Makina maliyetlerinizi aktivite bazında takip edersiniz,
• Genel giderlerinizi aktivite bazında takip edersiniz,
• E-defter, e-fatura, e-arşiv gibi e-dönüşümlerinizi kolayca gerçekleştirirsiniz,
• Başka muhasebe sistemi kullanmanıza ihtiyacınız kalmaz,
• Başka bordro sistemi kullanmanıza ihtiyaç kalmaz,
• MS Project ve Primavera ile e-MOR’u entegre edebilirsiniz,
• vb.

Siz de inşaat şirketinize ERP sistemi kurmayı düşünüyorsanız, 444 54 92 no’lu telefondan e-MOR ekibine ulaşın ve detaylı bilgi alın.

İnternette arama motoruna erp sistemiyle ilgili anahtar kelimeler yazın. Karşınıza çıkan şirket adedine siz bile şaşıracaksınız.

Örneğin, İtalya’da 2,000’in üzerinde ERP şirketi var.

Türkiye’de de sayı hiç az değil.

Bu kadar çok seçeneğin olduğu yerde, herkes her şeyi aynı yapıyormuş gibi görünebilir.

Halbuki durum çok farklı.

Her ERP şirketinin uzmanlaştığı firma grupları var.

Her ERP şirketinin uzmanlaştığı belirli iş süreçleri var.

Bir ERP şirketi her işi yaptığını iddia ediyorsa, herkese satış yapmaya gayret ediyorsa dikkatli olun.

Çünkü ERP sistemi sektör spesifiktir. Sektörel bazlıdır. Sektörler birbirlerinden farklılık gösterirler. İnşaat sektöründeki bir ana yüklenicinin yürüttüğü satınalma süreciyle tarım sektöründe yer alan bir paketleme şirketinin yürüttüğü satınalma süreci birbirinden çok farklıdır.

Bu nedenle de her ERP şirketinin güçlü olduğu müşteri grupları ve belirli süreç kümeleri vardır.

Her sektöre iş yapmaya çalışan bir ERP şirketiyle başarıyı yakalamanız mümkün mü? Değil tabi ki.

“Biz size özel geliştiririz” “Biz de zaten sizin sektörünüze girmek istiyorduk, sizin için geliştiririz” gibi sözlere şüpheyle yaklaşın. Zira günümüz dünyasında bu gibi vaatlerin defalarca denendiğini ve her defasında hayal kırıklığıyla sonuçlandığının bilincinde olun.

Bu bilinçle baktığınızda çalıştığınız sektör segmentine yönelik elle tutulur birkaç ERP şirketi seçeneğiniz olduğunu göreceksiniz.

Bu birkaç firmayı çağırarak hepsiyle demo süreci geçirin. Onlara süreç senaryoları ve istediğiniz raporları verin, onlar da size bunları canlı olarak göstersinler.

e-MOR ERP sistemi sektörel bazlıdır. İnşaat, tarım, tekstil, üretim ve ticaret alanlarında faaliyet gösteren şirketlere yönelik uzmandır. Eğer siz de bu sektörlerden birindeyseniz, mutlaka e-MOR ERP sistemini inceleyin ve ne kadar harika olduğunu kendi gözünüzle görün.

e-MOR ERP sistemi Türkiye ve bölge ülkelerde çok sayıda firmanın tercihi oldu.

Peki, önde gelen büyük ve orta ölçekli firmaları e-MOR’a yönlendiren nedenler nedir?

e-MOR kullanıcılarından aldığımız geri bildirimleri sizinle paylaşıyoruz.

e-MOR ERP sistemi sektörel bazda uzmanlaşır

e-MOR ERP sistemi herkese hitap etmeye çalışan bir sistem değildir.

Sektörel bazda uzmanlaşır. Sektör spesifik bir ERP sistemidir.

İnşaat, tarım, tekstil, üretim, ticaret sektörlerine yönelik çözümlere sahiptir.

İnşaat sektöründe  faaliyet gösteren bir ana yükleniciyle medikal sektöründe faaliyet gösteren bir şirket ERP açısından farklı ihtiyaçlara sahiptir. Veya tarım alanında faaliyet gösteren bir paketleme ve dağıtım şirketiyle tekstil sektöründe faaliyet gösteren bir konfeksiyon şirketinin ERP’den beklentileri farklıdır.

Bu nedenle e-MOR ERP sistemi sektörel bazda uzmanlaşır.

e-MOR’da inşaat şirketlerine yönelik planlama, muhasebe, finans, satınalma, depo, sözleşme, hakediş, makina ekipman, personel gibi süreçler entegre bir şekilde yer alır. İş akışları, formlar, prosedürler, raporlar hep inşaat şirketlerinin ihtiyacı olduğu şekliyle yer alır.

Tarım şirketlerine yönelikse satış, paketleme, ihracat, satın alma, ekim, depo, sözleşme gibi süreçler entegre bir şekilde yer alır. İş akışları, form yapıları, kullanılan belgeler, prosedürler, raporlar hep tarım şirketlerinin ihtiyaç duyduğu şekliyle hazır olarak bulunur.

Sektörel bazda uzmanlaştığı için örneğin bir tarım şirketi ERP geçişi sırasında az uyarlama yapmaya ihtiyaç duyar. Birçok çözümü hazır bulur. Birçok raporu hazır bulur. Uyarlama yaptığında uyarlamaları yazılım sisteminin tutarlılığını bozmaz.

e-MOR ERP sisteminde yakın müşteri desteği alırsınız

Desteğin ERP sisteminin kullanımında ne kadar önemli bir yere sahip olduğunun farkındasınızdır.

e-MOR ERP sistemini geliştiren ve sunan Aqvila Software yazılım şirketi müşterilerine çok yakın destek veriyor.

e-MOR ekibi için hiçbir zaman kurdular ve çekip gittiler bir daha da destek alamadık diye bir şey duyamazsınız.

Duyduğunuz şey bize diğer yazılım şirketlerine kıyasla çok yakın destek veriyorlar olur.

Yakın müşteri desteği e-MOR ekibinin bir kültürü. Sisteminizi verimli kullanmanız, kullanıcılarınızın karşılaştıkları sorunları aşmaları, sisteminizi daha da geliştirebilmeniz ve şirketinizi daha da ileriye taşıyabilmeniz için yakın müşteri desteği almanız şart.

e-MOR ERP’de detaylı ama pratik çözümler bulursunuz

e-MOR ERP sistemi yüzeysel çözümler değil detaylı çözümler sunar.

Her firma her süreci çok detaylı kullanmak değil. Ama detaylı kullanmak istedikleri süreçlere sistemlerinde cevap bulabilmeliler.

İşte e-MOR bu mantığa sahip.  Eğer bir süreci detaysız basit bir şekilde takip edeyim derseniz detaysız, detaylı kullanmak isterseniz detaylı kullanabilirsiniz. Ancak detaylar arasında kaybolmamanız, detaylara ineyim derken dağılmamanız gerekir. Kullanıcılarınız çok da zaman kaybetmemeli, yoksa sistemi kullanmakta zorlanırlar. Bu nedenle e-MOR’da detayı süreçleri pratik bir şekilde kullanmanıza yardımcı yöntemler bulabilirsiniz. Bir kayıt işlerken, bir form doldururken bu formun yapısı ve doldurulması için pratiklikler mevcuttur. Raporlarda pratiklikler mevcuttur.

e-MOR ERP yazılımını kolayca kendinize uyarlayabilirsiniz

e-MOR sistemi kolay uyarlanabilir bir sistemdir.

Sektörel bazda uzman olduğu için, inşaat, tarım, tekstil, üretim, ticaret sektörlerinde faaliyet gösteren firmaların implementasyon ve uyarlama süreçleri diğer yazılım sistemlerine göre kısadır. Çünkü bu firmalar kendi ihtiyaçlarıyla ilgili birçok detayı zaten hazır veya hazıra yakın halde e-MOR’da bulabilirler.

e-MOR platform olarak uyarlama yapmaya ve yeni geliştirmeler yapmaya oldukça açıktır. Veritabanı yapısı, kullandığı araçlar, mimarisi yenilikleri sisteme hızlı kazandırabilmeye imkan verir. Bu açıdan özellikle de yabancı muadillerine kıyasla çok avantajlıdır.

Eğer projelerinizde taşeron kullanıyorsanız, taşeronlarınızla yaptığınız sözleşmelerde ve hakedişlerde sahip olduğunuz riskleri azaltmanın öneminin farkındasınızdır.

Taşeron sözleşmelerinizi sağlam yapmak için sağlam bir iş sürecine ihtiyacınız var. Taşeronlarınızla hakediş sırasında daha az problem yaşamanız için ipucumuza kulak verin.

Taşeronlarınızla yaptığınız sözleşmeleri bir yazılım sisteminde kayıt altına alın ve sözleşme çıktısını yazılım sisteminize otomatik ürettirin.

ERP Yazılımıyla Taşeron Sözleşmesi Yönetimi

Taşeron sözleşmelerinizi bir sistemde, örneğin ERP sisteminde, kayıt altına alır ve sözleşmenin çıktısını manuel oluşturmak yerine sisteme otomatik ürettirirseniz şu avantajları elde edersiniz:

• Hukuki anlamda riskleri azaltırsınız,
• Sözleşme hazırlama işini hızlandırır ve zamandan kazanırsınız,
• Sözleşme ile hakediş sürecinizi entegre edebilirsiniz,
• Taşeron sözleşmelerinizle ilgili raporlar alabilirsiniz.

Önce ne yapmanız gerekli?

Önce uygun bir ERP yazılımı seçmeli veya elinizdeki ERP yazılımının sözleşme yönetimi çözümünün buradaki gibi uyarlanıp uyarlanamayacağını incelemelisiniz.

Eğer kolay ve başarılı bir çözüm istiyorsanız e-MOR ERP sisteminin inşaat şirketlerine yönelik taşeron sözleşmesi ve hakedişi yönetimi çözümünü değerlendirin.

Daha sonra sözleşme tiplerinizi belirleyin. Sözleşme tiplerinizi sisteminizde kayıt altına alın. Sözleşme tiplerinde değişken alanlarınızı oluşturun. İş kurallarınızı oluşturun. Sözleşmede ne kesintiler yapılacak, gider kalemleri neler, sorumluluk kalemleri neler.

Sonrasındaysa standart sözleşme belgelerinizin yazıcı çıktılarını sistemde oluşturun. Hukuk biriminizin onayladığı standart sözleşme belgelerini sisteminize tanıttıktan sonra sisteminiz kayıtların girilmesiyle beraber sözleşme çıktılarını da otomatik olarak oluşturacaktır.

Sözleşme yapılacağı sırada sözleşme yetkiliniz sözleşme tipini seçecek, sözleşme tipinin gerektirdiği tanımları yapacak, taşerona verilecek işleri seçecek, şartları oluşturacak,  hangi sorumluluğun işveren tarafında, hangi sorumluluğun taşeron tarafından olduğunu belirleyecek, kimin hangi gideri karşılayacağını seçecek. Daha sonraysa sözleşmeyi kaydedecek. Sistem sözleşmenin yazılı çıktısını otomatik olarak oluşturacak. İmzalanan sözleşmeyi tarayıcıdan geçirerek sistemde ilgili sözleşme ekranına ataşlayacak.

Ayrıca, taşeron sözleşmesi sürecinizi kontrol altına alabilmeniz için e-MOR ERP sisteminde taşeron sözleşmeleriyle ilgili raporlara da erişebilirsiniz.

Taşeron Sözleşmesi ve Hakediş Yönetimi Entegrasyonu

e-MOR’da taşeron sözleşmesi ve taşeron hakedişi süreçleri birbiriyle tam entegre olduğu için, hakediş oluşturulması süreci de kontrol altındadır. Sistem taşeron hakedişlerini taşeron sözleşmesinde geçen şartlardan ve sahadaki ilerlemelerden hareketle otomatik olarak hesaplar.

Satınalma inşaat şirketlerinin en önemli maliyet kalemlerinden birisini oluşturuyor.

Büyüyen, farklı coğrafyalarda şantiyeleri bulunan inşaat şirketlerinin satınalma sürecini etkili bir şekilde yönetmesi zorlaşıyor. Gereksiz satın alımlar, tedarikçilere yapılan yanlış ödemeler, sahada zamanında gerekli malzemenin olmaması ve şantiyenin durması gibi risklerinizi yönetebilmelisiniz.

Kağıt tabanlı, telefonlaşmaya dayanan satınalma süreçleri, inşaat şirketlerine yönelik olmayan muhasebe programlarından yürütülen satın alımlar başınızı ağrıtmıyor mu?

Eğer satın alma sürecinizi iyileştirerek karlılığınızı artırmak istiyorsanız e-MOR’la tanışın.

e-MOR İnşaat ERP sistemi inşaat şirketlerine yönelik geliştirilmiş çok geniş kapsamlı bir sistemdir. Planlama, satın alma, depo, sözleşme, hakediş, muhasebe, finans, personel, bordro, makina gibi süreçlerinizi entegre eder. Şantiyelerinizle merkezinizi entegre eder.

e-MOR kullanarak satınalma sürecinizi çok etkili yönetebilirsiniz.

Talep, teklif toplama, teklif değerlendirme, sipariş, depo girişi süreçlerinizde yaşadığınız aksaklıkların önüne e-MOR sayesinde geçebilirsiniz.

Faydaları nelerdir?

• Bütçelerinizi daha iyi yönetmenizi sağlar,
• Gereksiz satınalmaların önüne geçmenize yardımcı olur,
• Satınalma maliyetlerinizi düşürmenize yardımcı olur,
• Onay süreçlerinizi hızlandırmanıza imkan sunar.

Neler Yapabilirsiniz?

Satınalma Taleplerinizi Oluşturun ve Onay Sisteminden Geçirin

e-MOR’da satınalma talebi yönetimi uygulaması çok güçlüdür.

Satınalma taleplerinizi aktivite bazlı oluşturabilirsiniz. Planlama ile talep adımlarının birbiriyle bağlantısı vardır. Örneğin, şantiyeniz satınalma talebini proje iş planınızdaki bir (veya birkaç) aktiviteye istinaden yapabilirsiniz.

Proje planındaki o aktiviteye ayrılmış bütçeyle kontrolleri yapılarak sizin koymuş olduğunuz kurallara göre (örneğin, bütçenin %10’unu aşmışsa bir daha malzeme talep edildiğinde sistem yetkililere uyarı versin, vb.) talep oluşur.

Talepler için onay sistemi kurabilirsiniz. Onay sisteminizde talebin niteliğine ve niceliğine göre farklı iş akışları (onay rotaları) oluşturabilirsiniz. Örneğin, şantiyenin 1,000TL’ye kadar onaylama yetkisi var, bunun üzerindeki değerler şantiyede onaylandıktan sonra merkez ofise onaya sunulur, 50,000 TL’nin üzerindekiler Genel Müdür’ün onayına sunulur, vb.

Talep onay sürecinde ilgili yetkililer talebi yapılan malzemeler hangi depoda ne kadar var görebilir ve gerekirse depo rezervasyon sürecini başlatarak malzemeyi satın almak yerine başka bir depodan transfer edilmesini sağlayabilir. Bu sayede şirketin stokları daha verimli kullanılmış olur.

Satınalma talebiniz ilgili yetkililerce onaylandıktan sonra teklif toplama ve değerlendirme sürecini başlatırsınız.

Tedarikçilerinizden, Taşeronlarınızdan Topladığınız Teklifleri ve Onlarla Yaptığınız Pazarlıkları Kayıt Altına Alın

Onaylanmış talep için tedarikçilerinizden veya taşeronlarınızdan teklifler toplamanız gerekli.

Topladığınız teklifleri e-MOR’da kayıt altına alabilirsiniz.

Aldığınız teklifin orjinal belgelerini de e-MOR’da teklife ataşlayabilirsiniz. Bu sayede teklifin tedarikçiden gelmiş orjinal belgesini de kolayca görüntüleyebilirsiniz.

Birçok inşaat şirketi daha iyi fiyatlar alabilmek adına bir satınalım kararı verilebilmesi için en az üç tedarikçiden teklif alınması gerektiği gibi kurallar uygular. e-MOR teklif toplama sürecinde bu tür iş kurallarını oluşturmanıza ve yönetmenize imkan sunar.

Aldığınız tekliflerle ilgili pazarlıklar yapabilirsiniz. Pazarlıklarınızı da e-MOR’da kayıt altına alabilirsiniz. Orjinal teklif neydi, birinci pazarlık sonucu ne oldu, ikinci pazarlık sonucu ne oldu gibi bir takibi yapabilirsiniz.

Tekliflerinizi topladıktan sonra teklif değerlendirme aşamasını başlatırsınız.

Aldığınız Teklifleri Etkili Bir Şekilde Değerlendirin ve Onay Sisteminden Geçirin

Tedarikçilerinizden ve taşeronlarınızdan aldığınız teklifleri mukayese etme ve birisine karar verme zamanı geldi.

e-MOR size teklifleri sağlıklı değerlendirebilmeniz için harika bir ortam sunar. e-MOR’da tekliflerinizi yanyana görebilir, fiyatlarını, birim fiyatlarını, toplam tutarlarını, nakliye koşullarını, ilgili malzemeyi daha önce ne kadara satın aldığınızı, vb. bilgileri rahatça kıyaslayabilirsiniz.

Şirketinizde kullandığınız teklif mukayese formunuzu gözünüzün önüne getirin.

Bu forma belki fiyat karşılaştırma formu, belki teklif değerlendirme formu, belki teklif mukayese tablosu, belki de başka bir isim veriyorsunuz.

e-MOR’daki bu formu görünce gözlerinize inanamayacaksınız, çünkü sizin hali hazırda kullandığınız kıyaslama tablosunun belki de aynısını (belki de hatta biraz daha gelişmişini) e-MOR’da hazır olarak bulacaksınız.

Teklif kıyaslama formunuzu şirket içinde onaya sunabilirsiniz. İlgili yöneticilerinizin onayladığı teklifleri siparişe dönüştürebilirsiniz.

Sözleşmelerinizi ve Zeyilnamelerinizi Yönetin

Malzeme satın alırken veya taşeronluk alırken sözleşme yapabilirsiniz.

Yaptığınız sözleşmeleri e-MOR’da kayıt altına alabilirsiniz. Sözleşmelerinizde zaman içerisinde zeyilnameler yapabilir, yaptığınız zeyilnameleri de kayıt altına alabilirsiniz.

Yaptığınız imzalı sözleşmeyi tarayıcıdan geçirerek e-MOR’da ilgili sözleşme kaydına ataşlayabilirsiniz.

Ayrıca, sözleşmeleriniz için de bir onay sistemi kurgulayabilirsiniz. Sözleşme yönetimiyle ilgili daha detaylı bilgiye e-MOR’un sözleşme yönetimi konusundaki makalelerinden ulaşabilirsiniz.

Siparişlerinizi Oluşturun

e-MOR’da satınalma siparişlerinizi rahatça oluşturabilirsiniz.

Eğer siparişiniz bir sözleşmeye bağlıysa, siparişinizi sözleşmeyle ilişkilendirebilir, hesaplamaları ve gerekli kontrolleri otomatik olarak gerçekleştirebilirsiniz.

Siparişinizin belgesini e-MOR’da otomatik olarak oluşturabilir, oluşan sipariş belgesini tedarikçinize gönderebilirsiniz.

Fatura – Depo Girişi – Sipariş Süreçlerinizi Entegre Edin

e-MOR sayesinde ödeme – fatura – depo girişi – sipariş bağınızı çok kuvvetli bir şekilde kurabilirsiniz.

Bir tedarikçiye gereğinden fazla ödeme yapmayı engellemek, yanlış ödeme yapmayı engellemek, alınmayan veya alındığından fazla faturalanan malzemelerin ödemesinin önüne geçmek için ihtiyaç duyduğunuz kontrol mekanizmasına e-MOR’la sahip olabilirsiniz.

Satınalma Sürecinizi Aktivite Bazında Yürütün

İnşaat projelerinizin aktivite bazında takibini gerçekleştirmeniz sizin için çok önemli. e-MOR inşaat projelerinizin aktivitelerinin ilerlemelerini ve maliyetlerini aktivite bazında takip etmenize imkan sunar.

Satınalma sürecinizde talepler, siparişler, sözleşmeler, depo girişleri gibi adımlarınızı aktivite bazında yürütebilirsiniz.

Bu sayede bütçelerinizi daha iyi yönetebilirsiniz. Hangi aktivitede hangi kaynaktan ne kadar planlamıştınız, ne kadar hangi aktivite için hangi kaynaktan ne kadar satın alma maliyeti gerçekleşti detaylı olarak takip edebilirsiniz.

Detaylı Raporlara Erişin

Satınalma faaliyetlerinizle ve maliyetlerinizle güncel, sağlıklı ve detaylı veriler içeren raporları e-MOR’da bulabilirsiniz.

e-MOR’un geniş kapsamlı raporlarında satınalma ile ilgili aradığınız verilere ulaşabilirsiniz.

Üst yönetiminiz e-MOR’un Yönetici Bilgi Panoları (dashboard) uygulamasını kullanarak satınalma ile ilgil tablolara ve grafiklere tabletlerinden erişmenin konforunu yaşayacak.

Süreç İzleme İmkanına Kavuşun

e-MOR’un size kazandıracağı en önemli katkıların başında süreç izleme kabiliyeti geliyor.

Satınalma sürecinizin hatalardan arınması, sorgulanabilmesi ve hızlanması için süreç izleme kabiliyeti kazanmanız şart.

Nedir süreç izleme? Örneğin, önünüze bir ödeme talebi geldi. Talebi onaylamadan önde talebin hangi faturayla ilgili olduğunu kontrol edersiniz. Sonra faturada geçen teslimatın yapılıp yapılmadığıyla ilgili depo giriş fişlerini kontrol etmek isteyebilirsiniz. Depo girişiyle faturayı kıyaslayabilirsiniz. Sonra depo girişinin ve faturanın siparişle eşleşip eşleşmediğine bakmak isteyebilirsiniz. Eğer siparişle de uyuşuyorsa, sipariş öncesi süreçlere bakmak, siparişin hangi teklife verildiğini, teklifin hangi tekliflerle karşılaştırıldığını, ilgili teklif mukayese tablosunu, kimin onayladığını kontrol etmek isteyebilirsiniz. İlgili satın alma talebinin ne olduğunu, talebin kimlerin onayından geçtiğini görmek isteyebilirsiniz.

Tüm bu zinciri görebilmeniz süreç izlemedir. Herhangi bir ödeme talebinden başlayıp geriye doğru gidebilmeniz. Bu sayede her bir satın alımını, her bir ödeme talebini sağlıklı bir denetimden geçirebilirsiniz. Yanlışlıkları önlemek, hatta art niyetli işlerin önüne geçmek için süreç izleme sizin en önemli kontrol silahınız olacak.

Sizin İçin Avantajları Nedir?

• e-MOR’da iş süreçleri birbiriyle tam entegredir. Örneğin, planlama – talep – teklif toplama – teklif değerlendirme – sözleşme – sipariş – depo girişi – fatura – ödeme talebi – ödeme süreçlerinizi entegre edebilirsiniz.
• Bütçelerinizi etkili yönetebilirsiniz. Hangi aktivitede hangi kaynaktan ne kadar maliyet planlamıştınız, bugüne kadar ne kadar gerçekleşti görebilirsiniz. Planlanan bütçe – gerçekleşen maliyet detaylarını planlanan ilerleme – gerçekleşen ilerleme detaylarıyla çapraz sorgulama yapabilirsiniz.
• Satınalma taleplerinizi, teklif seçimlerinizi, sözleşmelerinizi, siparişlerinizi, faturalarınızı ve ödeme taleplerinizi iş akışlarıyla onay rotalarından geçirebilirsiniz.
• Satınalma talebinde geçen malzemelerin hangi deponuzda ne kadar olduğunu kontrol edebilir, e-MOR’un depo rezervasyon yönetimi uygulaması üzerinden başka depolardan kaydırmalar yaparak gereksiz satınalmaların önüne geçebilirsiniz.
• Tedarikçilerinizin gönderdikleri teklifleri sağlıklı ve etkili bir biçimde kıyaslayabilir ve tedarikçi seçiminizi gerçekleştirebilirsiniz.
• Süreç izleme yapabilir, her satın alımınızı ve her ödemenizi sorgulayabilirsiniz. Bu sayede yapılabilecek yanlışların ve art niyetli işlemlerin önüne geçebilirsiniz.

Satınalma bütçelerinizle, maliyetlerinizle, kaynaklarınızla ilgili güncel, sağlıklı ve detaylı raporlara erişebilirsiniz.

Bugün çok sayıda irili ufaklı Türk inşaat şirketi uluslararası pazarlarda projeler gerçekleştiriyor.

Ve hepsinin yaşadığı ortak bir sıkıntı var. Yurt dışındaki projeleri takip etmek yurt içindeki projeleri takip etmekten daha zor.

İletişim ve ulaşım imkanları her ne kadar artmış olsa da, yabancı bir ülkede organizasyon kurmak, şantiye kurmak, yapılan imalatı ve maliyetleri takip etmek hala yurt içine kıyasla daha sıkıntılı.

Özellikle de projelerin imalatlarını ve maliyetlerini takip etme, güncel ve güvenilir bilgileri edinme noktasında çok iyi bir sisteme sahip olmalısınız.

Bu yazımızda işin proje maliyet takibi konusuna değiniyoruz. İmalat takibineyse başka bir yazımızda yer vereceğiz.

Proje bütçe yönetimi ve maliyet takibi sistemi

Farklı ülkelerdeki projelerinizin maliyetlerini takip edip etkili yönetebilmeniz için şantiyelerinizle merkeziniz arasında veri alış verişini sağlayacak entegrasyonu kurmanız şart.

Sıkı maliyet takibi için şantiyeleriniz ve merkeziniz aynı maliyet dilini konuşmalı. Merkeziniz şantiyelerine farklı farklı bakmak yerine hepsine tek bir yöntemle bakmalı. Ve projelerin maliyetlerini konsolide olarak görebilmeli. Bunun için şantiyelerinizin başına buyruk bir maliyet takip modeli geliştirmeleri yerine tüm projelerinizde kullanacağınız maliyet takip şablonu vermeniz önemli.

Proje bütçe yönetimi ve maliyet takibi için kağıt tabanlı veya Excel benzeri spreadsheet dosyaları tabanlı bir sistem sizi çok uzun süre destekleyemez. Sizce de böyle yöntemler farklı ülkelerde iş yapan inşaat şirketleri için meşakkatli ve ilkel yöntemler değil mi?

Projelerinizin bütçelerini ve maliyetlerini yöneteceğiniz sistem merkezi bir sistem olmalı. Farklı ülkelerdeki şantiyeleriniz bu sisteme bağlanarak işlemlerini gerçekleştirmeli. Maliyet kontrol ekibiniz ve yönetiminiz de kullandıkları raporları bütçe ve maliyet takip sisteminizden çekmeli.

Hangi projenizin hangi aktivitesine hangi kaynaktan ne kadar planlamıştınız, şu ana kadar ne kadar gerçekleşmiş diye takip edebilmenizi sağlayan iyi bir sistem kurduğunuzda hem şantiyelerinizi disipline edecek hem de kötü gidişatları erken tespit edip gerekli önlemleri alabileceksiniz.

Satınalma yönetimi ve onay sistemi

Malzeme ve hizmet satın alımlarını hem daha iyi takip edebilmek hem de şantiyeleri belirli bir disiplinde tutabilmek için şantiyelerinizle merkezinizi entegre eden bir satınalma sistemi kurmalısınız.

Talep, teklif toplama, teklif değerlendirme, sözleşme, sipariş, hakediş, fatura, depo girişi gibi süreçlerinizde şantiyelerinizle merkezinizin entegrasyonu şart.

Ayrıca, satınalma sürecinizdeki adımlarla ilgili onay sistemleri kurarak merkez ofisinizin çeşitli işleri değerlendirip onaylamasına imkan vermelisiniz. Kağıt ortamında veya email ortamında yapılan onay taleplerinin ne kadar uzun sürebildiğini, yanlışlıklara ve karışıklıklara sebep olabildiğini, sonradan geriye dönüp incelemenin ne kadar zor olduğunu tecrübe edinmişsinizdir.

Hem şantiyelerinizin hızlanması, hem de maliyetlerin kontrol altında tutulması için dijital ortamda bir satınalma onay sistemini şirketinize kazandırmalısınız.

e-MOR ERP bordro sisteminde herhangi bir şantiyede çalışanların daha ay sonu gelmeden, bordroyu hesaplamadan maliyetlerini takip edebilirsiniz.

Gerek firmanın kendi çalışanlarının olsun gerek şantiyede çalışan taşeron personellerinin olsun ücret maliyetlerinin e-MOR bordro sisteminde sağlıklı bir şekilde alıp maliyetlerinizi anlık görebilirsiniz.

Daha fazla bilgi almak için 444 54 92 no’lu telefondan e-MOR ekibine ulaşabilirsiniz.

]]> /personel-maliyetlerinizi-ay-sonu-gelmeden-erp-sistemiyle-takip-etmek/feed/ 0 /erp-sistemi-muhasebe-programi-farklar/ /erp-sistemi-muhasebe-programi-farklar/#respond Fri, 20 Nov 2015 12:23:32 +0000 /?p=3046

Birçok inşaat şirketi ERP sistemine geçmekle mevcut muhasebe programlarını kullanmaya devam etmek arasında çelişkisini sürdürüyor.

Ancak, dijitalleşen dünyamızda ERP’lerin, süreçlerin entegrasyonunun, şantiyelerin merkez ofisle entegrasyonunun inşaat şirketlerini büyük dertlerden kurtardığı ve maliyetlerini düşürmelerine imkan sunduğu aşikar.

Bu yazımızda bir inşaat şirketi için ERP sistemine geçmekle mevcut muhasebe programında düzeni sürdürmek arasındaki farklara göz atıyoruz.

1. ERP sisteminiz geniş bir alanı detaylı bir şekilde takip eder, muhasebe sisteminiz sınırlı bir alanı sınırlı bir şekilde takip eder

ERP sisteminizin hedefi birçok farklı sürecinizi tek bir platformda entegre bir şekilde yönetebilmenizi sağlamaktır. Bu bağlamda planlama, proje yönetimi, satınalma, depo, sözleşme, hakediş, personel, bordro, makina ekipman, muhasebe, finans gibi süreçlerinizi tek bir çatı altında toplar.

Muhasebe sisteminizse muhasabe ve muhasebeyle ilişkili sınırlı sayıda süreci takip etme imkanı sunar.

Şirketiniz küçük ölçekliyken muhasebe sisteminiz size yetebilir. Ancak proje hacminiz ve proje sayınız büyüdükçe muhasebe sisteminiz size yetmemeye başlar. Çünkü birimleriniz gerçekleştirdikleri işlerde birbirine bağlıdır ve birbiri arasındaki koordinasyonda oluşan verimsizlikler sizi rahatsız etmeye başlar. Ve para kaybetmenize, şantiyelerinizin yavaşlamasına ve mali risklere açık olmanıza yol açar.

ERP sisteminiz sayesinde satınalma, depo, hakediş, personel, proje maliyetleri gibi birçok alanda çok detaylı bir takip yapabilirsiniz.

2. ERP sisteminizde bilgiler süreçlerden muhasebenize akar, muhasebe sisteminizdeyse veri son noktada elle ve kontrolü düşük bir şekilde girilir

Muhasebeniz ERP sisteminizin merkezindedir.

Muhasebe biriminize veriler süreçlerden otomatik olarak akar. Muhasebe biriminiz evrak peşinde koşmak, hangi maliyeti nereye işleyeceğini tahmin etmek, istenen bir ödemeyle ilgili teslimatın yapılıp yapılmadığının peşinde koşmak gibi yüklerden kurtulur.

Çünkü aradığı tüm bilgiler hazır bir şekilde önündedir. Ve kontrollerini sistem üzerinden rahat bir şekilde gerçekleştirebilir.

Bu sayede az sayıda muhasebecinizle daha büyük proje hacmini yürütebilirsiniz. Daha az hata yapar, maliyetlerinizi daha sıkı kontrol altına alırsınız.

3. ERP sayesinde şirketinizin birçok faaliyetini detaylı raporlayabilirsiniz, muhasebe sisteminizdeyse raporlama imkanı çok düşüktür

Gözünüzün önünde canlandırın.

Projelerinizle ve bu projelerinizde yürüttüğünüz süreçlerle ilgili hem detaylı hem de konsolide raporlara erişebiliyorsunuz. İster icmal isterseniz detaylı raporlara erişebiliyorsunuz.

İhtiyaç duyduğunuz yeni raporları ürettirebiliyor, sahip olduğunuz raporlarda zaman içinde değişiklikler yaptırabiliyorsunuz.

Evet, ERP sistemi sayesinde şirketinizle ve projelerinizle ilgili raporlama kabiliyetiniz çok artar. Bu sayede durumunuzu daha iyi takip edebilir, almanız gereken kararları daha sağlıklı alabilir, finansal performansınızı artırabilirsiniz.

4. ERP sayesinde onay süreçlerinizi dijital ortama taşıyabilirsiniz, muhasebe sisteminizdeyse onay süreçleri daha kısıtlıdır

ERP sisteminiz size risklerinizi kontrol altına alma imkanı verir.

Malzeme talebi, teklif değerlendirme, sipariş, fatura, personel izin talebi, hakediş, avans talebi, ödeme talebi gibi birçok sürecinizi ERP sistemi sayesinde onay sistemine taşıyabilirsiniz.

ERP sisteminin onay süreçlerinize getireceği katkı büyüktür.

İnşaat şirketinizde onay süreçleriniz projeden projeye farklılık gösterebilir. Üzülmeyin, e-MOR ERP sistemi inşaat şirketlerine yönelik geliştirilmiş olup farklı projelerinizde farklı onay süreçleri kullanabilmenize de imkan sağlar.

Onay sistemi sayesinde birçok faaliyetinizi kontrol altında tutabilirsiniz. Böylece birçok mali kayba karşı kendinizi korursunuz.

5. ERP sayesinde gereksiz satınalmaların önüne geçebilirsiniz, muhasebe sisteminizleyse gereksiz satınalmaları tespit etmeniz güçtür

ERP sisteminiz satınalma maliyetlerinizin azalmasına yardımcı olur.

Hatırlayın. Daha önceki projelerinizde gereksiz malzemeler satın alınmamış mıydı? Proje bittiğinde şantiye kapanırken deponuzda çok miktarda kullanılmayan malzeme kalmamış mıydı?

Eminiz ki daha önceki projelerinizde gereksiz satın almalar başınıza geldi. Biliyorsunuz, ERP sisteminiz sayesinde gereksiz satın almalarınızı azaltabilir, bu sayede maliyetlerinizi düşürebilirsiniz.

Planlama – satın alma – depo – muhasebe sürecinizi entegre ederek malzeme teminindeki risklerininizi azaltabilirsiniz.

Örneğin, talep edilen bir malzemenin bütçe kontrolünü yapabilir, depolarınızda olup olmadığını kontrol edebilir, depo girişlerini ve sarflarınızı takip altına alabilirsiniz.

6. ERP sistemi sayesinde fatura kontrolü sürecinizi iyileştirebilirsiniz, muhasebe sisteminizdeyse faturaların doğruluğunu takip etmek güçtür

ERP sisteminiz planlama – satın alma – depo – muhasebe süreçlerinizi entegre etmenizi sağlar.

Muhasebe biriminiz gelen faturaları siparişle ve depo girişiyle karşılaştırarak faturanın doğruluğunu kontrol edebilir.

Yönetiminiz bir faturayı onaylarken faturanın depo girişini, siparişini, siparişe baz oluşturan teklifi, teklifin diğer tedarikçilerden gelen tekliflerle karşılaştırıldığı teklif mukayese tablosunu ve malzemenin talebini kontrol ederek fatura onayını daha sağlıklı gerçekleştirebilir.

Ayrıca, maliyetlerin nerelere yansıtılacağı mevcut süreç entegrasyonu sayesinde bellidir, elinizdeki muhasebe sistemindeyse maliyetleri nereye yansıtacağınızı tespit edebilmek için kendinizi çok fazla yormanız gerekir.

7. ERP sistemi sayesinde ödemelerinizi daha iyi kontrol altında tutabilirsiniz, muhasebe sisteminizdeyse ödemeleri yönetmek güçtür

Proje hacminiz ve proje sayınız arttıkça ödemelerinizi yönetmeniz de güçleşir.

Ödeme sürecinizi iyileştirmeniz demek mali risklerinizi azaltmanız demektir.

ERP sistemi ödeme sürecinizi iyileştirmeniz için fırsatlar sunmaktadır.

Ödeme talepleriniz için ERP üzerinde onay sistemi kurabilirsiniz. Yöneticileriniz kendilerine gelen ödeme taleplerini inceleyerek onaylayabilir ya da reddedebilir.

Planlama – satınalma / teknik ofis – depo – muhasebe – ödeme zincirinizi entegre etmeniz sayesinde gelen bir ödeme talebinin hangi faturaya bağlı olduğunu, faturanın hangi depo girişine, depo girişinin hangi siparişe veya hangi sözleşmeye, siparişin veya sözleşmenin hangi teklif mukayese tablosuna veya hangi hakedişe, toplanan tekliflerin hangi talebe bağlı olduğunu takip edebilirsiniz.

Bu sayede ödmelerinizi kontrol altına alarak nakit akışınızı daha iyi yönetebilir, finansal risklerinizi de azaltabilirsiniz.

8. ERP sistemi sayesinde hakediş maliyetlerinizin hangi aktivitelerinize nasıl dağıtılacağını daha iyi yönetebilirsiniz, muhasebe sisteminizde hakedişle ilgili süreçleri yönetmeniz güçtür

İnşaat sektörüne özel bir ERP sistemi hakediş sürecinizi etkili yönetmenize yardımcı olur.

Taşeronlarınızla yaptığınız sözleşme – hakediş – muhasebe – ödeme zincirinizi entegre bir şekilde yönetebilirsiniz.

İşi sadece muhasebesel kayıt tutmak olan muhasebe paket programlarında hakediş sürecinizi ve hakediş maliyetlerinizle ilgili ayrıntıları takip etmeniz mümkün değildir.

ERP sisteminizdeyse (sadece inşaat şirketlerinde uzmanlaşmış ERP sistemlerinden bahsediyoruz) hakediş süreciniz tek bir platformda yürüdüğü için hakediş sürecinizi yönetmeniz çok kolay.

Hakedişler için onay süreçleri kurgulayabilir, hakedişleri yöneticilerinizin onayına sunabilirsiniz.

Hakedişlerinizi sistemden oluşturabilir ve kesintileri, yansıtmaları, vb. tüm hesaplamaları tek bir tuşla oluşturabilirsiniz.

Ayrıca, ERP sisteminizde süreçleriniz birbiriyle entegredir. Hakedişin hangi aktivitelerle ilgili olduğu ve hangi aktiviteye ne kadar maliyet yazılacağı sistemde hesaplanır ve maliyetlere yansıması da otomatik olarak bu şekilde olur.

Bu sayede aktivitelerinizin bütçelerini de rahatça takip edebilirsiniz.

9. ERP sisteminiz sayesinde satışla muhasebe entegrasyonu kurabilirsiniz, mevcut muhasebe sistemindeyse bu oldukça güçtür

Eğer gayrımenkul geliştiriyorsanız bu konu sizin için önemli.

Ürettiğiniz konutların satışları ve bu satışların işlemlerinin, sözleşmelerinin, ödemelerinin, alacaklarının takibi gibi detayları mevcut muhasebe sisteminizle yürütmeniz zor.

Halbuki ERP sistemleri müşterilerinizle yaptığınız sözleşmeleri kayıt altına almanız, ödeme planlarını takip etmeniz, ödemeleri takip etmeniz, sözleşme devirlerini gerçekleştirmeniz gibi detaylara hakim olmanıza imkan sağlar.

Kimi ERP sağlayıcısı bunun için CRM sistemi diye ayrı bir yazılımıyla entegrasyon kurar, kimileriyse bu özelliği ERP sisteminin içerisinde sunar.

Bu sayede muhasebenizle satış ekibiniz arasındaki köprü sağlam bir şekilde kurulur. Hatalar, yanlışlıklar, değişikliklerde iletişimsizlikler, tahsilat takibinde yaşanan sıkıntılar gibi durumlar minimuma indirilebilir.

10. ERP sisteminizi özelleştirebilir, kendinize uyarlayabilirsiniz, muhasebe sisteminizdeyse özelleştirme ve uyarlama imkanınız kısıtlıdır

Muhasebe programınız paket bir programdır. Üzerinde geliştirme, değişiklik ve kendinize uyarlama gerçekleştirme imkanları oldukça kısıtlıdır.

ERP sisteminiyse kendinize özelleştirebilir, üzerinde geliştirmeler, eklentiler ve değişiklikler yapabilirsiniz.

Bu da size zaman içerisinde değişen ihtiyaçlarınıza göre çözümler üretme kabiliyeti kazandırır. Size özel durumlar olabilir, veya belirli bir büyük projenize özel durumlar olabilir, bu durumları da dijital ortamda diğer süreçlerle entegre bir şekilde yürütmeniz gerekebilir. ERP sistemi bu konuda sizin en büyük yardımcınız olacaktır.

Daha detaylı bilgi almak için 444 54 92 no’lu telefondan e-MOR ekbine ulaşın.

e-MOR ERP sistemi proje iş planınızın yanında malzeme temin planınızı da yönetmenizi ve diğer süreçlerinizle entegre etmenizi desteklemektedir.

Teknik ofisinizin hazırlamış olduğu detaylı proje planının yanında detaylı malzeme temin planı da oluşturursanız şantiyenizdeki işlerinizi rahatlatmış olursunuz.

Şantiyenizdeki ekibiniz hangi tarihte hangi malzemenin alınacağını bildiği için ne kadar zaman önceden gerekiyorsa, örneğin 2 hafta önceden, 3 hafta önceden bu malzemenin temin planını da hesaplayarak satınalma sürecini başlatmış olur.

Daha fazla bilgi almak için siz de 444 54 92 no’lu telefondan e-MOR ekibine ulaşın.

ERP sistemine geçiş yapacak inşaat şirketi yöneticilerine yönelik yazı dizimizin ikinci parçasını okumaktasınız.

6. ERP ekibinizi deneyimli kişilerden oluşturun

Seçim sürecinizde de implementasyon sürecinizde de ekibinizi şirketinizi tanıyan deneyimli kişilerden oluşturmalısınız.

Hangi ERP sistemini seçeceğinizi belirlerken dikkat etmeniz gereken husus, sistemi kullanacak tüm birimlerin temsilcilerinin seçim sürecine katılmasıdır. Eğer bir biriminizi eksik bırakırsanız o biriminizin implementasyon sırasında problem çıkaracağından emin olun. ERP seçim sürecinde yer almamış olan biriminizin implementasyon sırasında problemler çıkarmasının altında iki neden yatacaktır. Birincisi, insanlar bir karar alınırken karar alma sürecinde kendileri de bulunur ve görüşleri sorulursa o zaman alınan karar kendi görüşleriyle uyuşmasa bile kararı kendi kararlarıymış gibi benimserler. Aidiyet duygusu oluşmuş olur. Eğer karar alınırken kendilerinin görüşü sorulmadıysa çıkan karar ne olursa olsun direnç göstermeye meyillidirler. İkincisi, seçim sürecinde yer vermediğiniz birimin işleyişi seçtiğiniz ERP sisteminde gerçekten yetersiz olabilir. Bu durumda direnç göstermelerinde haklılık payları vardır. Süreçlerinize yeterince uymayan bir sistem seçmişsiniz demektir. Bu iki durumu aşmanız için ERP seçim ekibinizde tüm birimlerinizin yer aldığından emin olmalısınız. Seçim ekibinde yer alacak kişiler kendi birimlerinde deneyimli ve kendi birimlerinin işleyişine çok hakim kişiler olmalıdır.

İmplementasyon ekibinizi de seçim ekibiniz gibi aynı özenle oluşturmalısınız.

Unutmayın, birçok ERP projesi implementasyon sırasında yeterli insan kaynağı ayrılmadığı için başarısız oluyor. Başarılı olmak için implementasyon ekibinizi özenle oluşturmanızda fayda var.

İmplementasyon ERP sisteminin şirketinize kurulması, size uyarlanması, testlerinin yapılması ve eğitimlerinin verilerek kullanıcıların sistemi kullanmaya başlaması sürecidir. Bu süreç ERP projesinin özelliğine göre 4 ay ile birkaç yıl arasında değişiklik gösterir.

Günümüzde hala bazı inşaat şirketlerinin implementasyon ekibine yeterli insan kaynağı ayırmadığını gözlemliyoruz. Bu hatayı yapmayın. Siz masaj yaptırmaya gitmiyorsunuz. Siz hiçbir şey yapmadan uzanacaksınız ve sağlayıcı firma her şeyi yapacak. Malesef böyle düşünüyorsanız yanılıyorsunuz. ERP projesi sizin projeniz. ERP sağlayıcınız size ERP sistemine geçiş sırasında yardımcı olmakla görevli. İşin belki de yarısından fazlasını siz yapacaksınız. Ekibinizi kuracak, ekibinizin sağlayıcı firmanızın gönderdiği danışmanlarla proje ekibi olarak verimli bir şekilde çalışmalarını sağlayacaksınız. Çalışanlarınız danışmanlık firmasına kendi işleyişlerini ve yaşadıkları sıkıntıları anlatacak. Danışmanlarınızsa bunları dinleyecek, size bu problemlerin nasıl aşılabileceğini anlatacak, örnekler gösterecek ve tavsiyelerde bulunacak. Birlikte bir karara varacaksınız ve iş süreçlerinizi kesinleştireceksiniz. Danışmanlık firmanız gerekli uyarlamaları yapacak. Sizin ekibiniz de test senaryoları ışığında gerekli testleri yapacak, girilmesi gereken verileri sisteme işleyecek. Çok titiz bir şekilde eğitimlerini alacak  ve sisteme kısa sürede adapte olacak.

Boşta olan, yapacak pek işi olmayan kişileri implementasyon ekibine vermemelisiniz. Onlar zaten şirketinizin işleyişine hakim kişiler olmadığı için boştalar.

İmplementasyonda görev yapacak çalışanlarınızı birimlerinizin en iyi çalışanlarından seçmelisiniz. Ve implementasyona gerekli zamanı ayırabilmeliler. Eğer çalışanlarınız gerekli zamanı ayırmazsa danışmanlarınız boşu boşuna beklerler. Boş bir şekilde beklerler. Ancak paralarını almaya devam ederler. Ve siz para ve zaman kaybedersiniz. Kalifiye çalışanlarınızı implementasyonda görevlendirmeniz ve gerekli zamanı ayırmalarını sağlamanız ERP sistemine başarılı geçişiniz için o kadar önemli ki, ERP sağlayıcınız sözleşmede çalışanlarınızın mesaisinin en az %50’sini veya %70’ini ERP projesine ayırmalıdır diye bir madde koymaya kalkarsa şaşırmayın.

7. Üst Yönetimin Tam Desteğini Sağlayın

Bu yazı dizisinde vereceğimiz en önemli tavsiye üst yönetim desteğinin önemidir.

Hatırlayın. ERP projeniz bir Bilgi Teknolojileri projesi değildir. Bir Yönetim projesidir. Çalışanlarınızla, süreçlerinizle ve sistemlerinizle ilgilidir. Şirketinizin çalışma işleyişinin değişmesiyle ve iyileştirilmesiyle ilgilidir.

ERP sisteminizin başarısı için 3 alanı yönetmeniz gerekli:

• Süreçleriniz,
• Sistemleriniz,
• Çalışanlarınız.

Bu 3 alanda da aksaklıkları çözebilme gücünüzü üst yönetiminizin size verdiği destekten alabilirsiniz.

Gerekli kaynakların zamanında ve yeteri kadar ERP projenize atanması ancak ve ancak üst yönetimin tam desteği sayesinde olabilir.

Şirketinizde çalışanları ele alın.

Bir kısmı değişime çok açık, bir kısmıysa değişime kapalı değil mi? Kendi günlük rutin karmaşalarından dolayı gün içerisinde yoğun görünen çalışanlarınıza kim işlerinizi bugün yarım gün yapmayacaksınız, süreç workshopuna katılacaksınız, veya yazılım eğitimine katılacaksınız diyebilir? Ancak ve ancak üst yönetimin tam desteğini yanına almış bir yönetici bunu diyebilir. Farklı birimlerden birçok kişiyi üst yönetimin desteğini almış bir kişi biraraya getirebilir. Ve ortak bir amaca motive edebilir. Şantiyelerinizde karmaşa yaşanırken çalışanlarınızın ERP sisteminizle ilgili çalışmalara konsantre olmasını sağlayabilir.

Üst yönetiminiz projeyi tam desteklediğinin mesajlarını çalışanlarına net olarak verebilmeli.

Üst yönetimden bir kişi ERP projenizin sponsoru olmalı. Her türlü aşmanız gereken engeli açık bir şekilde sponsorunuza aktarabilmelisiniz. Sponsorunuz yaşadığınız sorunları değerlendirip gerekli kararların ve aksiyonların alınmasını sağlayabilir. Bu sayede projenizin yavaşlaması riskini azaltabilirsiniz.

Projenizin daha ilk gününden itibaren üst yönetiminizi düzenli olarak gidişatla ilgili bilgilendirmelisiniz. Ve üst yönetiminiz projenizin başında tüm çalışanlarına email göndererek ERP projenizle neleri hedeflediğini anlatmalı, bunun bir Bilgi Teknolojileri projesi olmadığını, bir yönetim projesi olduğunu vurgulamalı. Çalışanlarından beklentilerini anlatmalı. Beklentilerinin aksine davranan çalışanlarının şirketin geleceğinde yeri olmadığını da söylemeli. Ve beklentilerinin aksine davranan çalışanlarını, ERP projesine haksız bir şekilde direnen (haklı bir şekilde direnenler de olabilir, ERP implementasyonu sırasında yanlış bir kurgulama yanlış bir uyarlama yapılırsa işleri olumsuz olarak etkilenebilir, bu nedenle önce çok iyi dinleyin ve anlayın.) çalışanları da gerektiğinde işten çıkarmaktan çekinmemeli.

8. İmplementasyon öncesi kick-off meetinginizi gerçekleştirin

ERP sisteminizi seçtiniz, anlaşmanızı yaptınız ve implementasyona başlayacaksınız.

Bir işe nasıl başlarsanız öyle devam eder. Bir işe ciddi ve profesyonel bir şekilde başlarsanız o şekilde devam eder. Gayriciddi ve amatörce başlarsanız devamı da öyle gelecektir.

Kickoff toplantınız kritik. Sizin için bir fırsat. Hazırlıklarınızı iyi yaparsanız projeye iyi başlayacaksınız. Hazırlıksız olursanız kickoff toplantınız boşa gidecek.

Kickoff toplantısının temel amacı ERP projesine katkıda bulunacak olan çalışanlarınızı aynı amaca yöneltmektir.

Kickoff toplantınızda proje ekibinizle ERP projenizin amaçlarını ve hedeflerini somut bir şekilde paylaşın.

Projenin planını oluşturun ve ekibinizle revize edin. Kilometre taşlarını kesinleştirin. Hangi tarihte hangi şantiyelerinizi devreye alacaksını, hangi tarihte hangi süreçleriniz ERP sisteminden yürüyecek, hangi tarihte hangi raporlara ERP sisteminden bakacaksınız bunları netleştirmelisiniz. Ve bu kilometre taşlarını yakalamakla ilgili proje ekibinizi tam anlamıyla motive etmelisiniz.

Ayrıca, implementasyonda gerçekleşen ilerlemeleri de nasıl takip edeceğinizi ekibinizle paylaşın. İmplementasyon için gerçekleştirilecek aktiviteleri hangi planlama aracıyla nasıl takip edeceğinizi, günlük faaliyetlerin nasıl toplanacağını, toplanan faaliyet raporlarının neler içereceğini ekibinize öğretin.

Kickoff toplantınızda üzerinde en hassas bir şekilde durmanız gereken konu ise projede kimin ne sorumluluğu olduğu ve kimden nasıl davranmasını beklediğinizdir. Proje ekibinizde yer alan kişilerin sorumluluklarını net bir şekilde belirleyin. Projedeki önemlerini hissettirin. Projedeki rollerinin önemini hissettiklerinde projeyi daha çok sahipleneceklerdir. Bir sorunla karşılaştıklarında nasıl davranmaları gerektiğini aktarın. Sorumluluklarını yerine getirmedikleri takdirde ne gibi gerek tüm şirkete gerekse kendilerine ne gibi etkiler ve sonuçlar doğuracağını paylaşın.

9. İmplementasyon sırasında kapsam kaymasını engelleyin

İmplementasyon sırasında düşebileceğiniz en tehlikeli çukur kapsam kayması çukurudur.

Kapsam kayması baştan belirlediğiniz proje kapsamının implementasyon sırasında dışına çıkmaktır. İmplementasyonun başında bir kapsam belirlemiştiniz. İmplementasyon sırasında proje ekibinizin, hatta bazen üst yönetiminizin aklına yeni fikirler gelecektir. Şunu da şöyle yapalım, bunu da böyle yapalım diye. Bu doğaldır çünkü ERP sistemi mantığıyla düşünmeye başladınız ve aklınıza yeni fikirler gelmeye başladı. Bu gibi fikirleri nasıl yönettiğiniz önemli. Bu fikirlerin bir çoğu ilk etapta masum gibi gelebilir, ancak detaya inildikçe projeye artı değil eksi kattığı ortaya çıkabilir. O yüzden yeni gelen her fikri iyi değerlendirin.

Unutmayın, her yeni fikir proje zamanını uzatacak ve proje bütçesini artıracaktır. Eğer ERP sağlayıcınızla 100 adam-günlük bir kapsam anlaşması yaptıysanız, aynı bütçeyle 200 adam-günlük iş yapmasını bekleyemezsiniz. Bu nedenle proje bütçesini artıracak ve zamanı uzatacak şeyleri implementasyon bittikten sonraki fazlara bırakmanız ERP sektöründe deneyimli proje yöneticilerinden sık duyacağınız bir tavsiye olacaktır.

Sadece gerçekten önemli ve çok işe yarayacak şeyleri sonradan implementasyon kapsamına dahil edebilirsiniz. ERP implementasyonunuzu planladığınız zamanda planladığınız bütçeyle tamamlayıp şirket içinde kullanıma almanız buna bağlıdır. Kapsam kayması çukuruna düşerseniz bu işin sonu yok, ERP sisteminizi sonsuza kadar devreye alamayabilirsiniz.

10. ERP yazılımında mümkün olduğunca az uyarlama ve değişiklik yapın

Bu söylediğimiz ERP sistemi konusunda deneyimli kişiler için doğal ve anlaşılabilir bir söz. Ancak ERP sistemi deneyimi olmayan kişiler için radikal gelebilir.

ERP yazılımınızda mümkün olduğunca az uyarlama ve değişiklik yapmalısınız.

Şimdi yukarıdaki satırdaki cümleyi birkez daha okuyun.

Evet, uyarlamaları ve değişiklikleri ne kadar az tutarsanız gelecekte başınız o kadar az ağrıyacak.

ERP yazılımınız içerisinde çeşitli standartlarla gelir. Uyarlamalar yaparak bu standartların bir kısmını kendi şirketinize özelleştirirsiniz. Bir kısım standartlarıysa korur, kendi işleyişinizi bu standartlara göre revize edersiniz.

Uyarlama yapmanın avantajları da vardır dezavantajları da.

Avantajları, kendi işleyişinize göre ERP yazılımını değiştirerek kendi işleyişinizi korumaktır. Sonuçta aynı alanda faaliyet gösteren firmalar birbirine çok benzeseler de iç işleyiş olarak birçok farklılığa sahip olabilirler. Birbirinin tıpatıp aynısı iki tane firma dünyada yoktur. Dolayısıyla kendi işleyişinize çok dokunmadan ERP yazılımınızın kendinize ayak uydurmasını sağlayabilirsiniz.

Dezavantajları, eğer sektörünüzde uzman bir ERP sistemi ve ERP sağlayıcısı seçtiyseniz süreçlerinizin yönetimiyle ilgili size taşınabilecek know-how’ı elinizin tersiyle itmeniz ve uyarlama nedeniyle gelecekte oluşabilecek yazılımsal hatalara fırsat vermenizdir. ERP sisteminiz içerisinde birçok iyi yöntemi ve prosedürü barındırır ve bunlardan bir kısmı sizin mevcut işleyişinize kıyasla size daha faydalı olabilir. Bu nedenle bir know-how transferi fırsatı vardır. Ayrıca, uyarlamayı minimumda tutarsanız gelecekte ERP sisteminize gelecek güncellemeleri düşük maliyetle ve az hatayla hızla gerçekleştirebilirsiniz. ERP sisteminize zaman içerisinde gelecek güncellemeler, eğer çok fazla uyarlama yaptıysanız sizin uyarlamalarınızla çelişkilere girecektir. Ne kadar çok uyarlama yaptıysanız güncellemeler sırasında o kadar uyarlamayı tekrar elden geçirmeniz gerekecek. Bu da zaman ve maliyet demek.

Bu tavsiyemizden çıkarılacak en önemli ders, uyarlama ve değişiklik konularında optimum düzeyi yakalamaktır. Yani ne çok fazla uyarlama yapmalısınız ne de gerçekten olması gerekenden az.

Eğer bir süreçte uyarlama yapmanız gerekiyorsa önce bakın, standardına geçseniz size ne kazandıracak ve ne kaybettirecek. Eğer kazandıracakları çok fazlaysa uyarlamayı yapın, eğer değilse yapmayın.