Temel İhtiyaç 1: Artan rekabete ve azalan marjlara rağmen karlılığınızı artırma ihtiyacı.

İnşaat sektöründe rekabet her geçen gün daha da keskinleşiyor. Her geçen gün daha fazla sayıda yerli ve yabancı oyuncu sektöre girerek sizin gelirlerinizi ve marjlarınızı tehdit ediyor. Bu ortamda daha rekabetçi olmalı, mali yapınızı güçlendirmeli ve karlılığınızı yükseltmelisiniz. Rakiplerinizden geri kalmamanız, rakiplerinizin önüne geçmeniz ve yurt içinde ve yurt dışında daha rekabetçi olmanız için iyi bir sisteme sahip olmalısınız. Süreçlerinizi iyileştirmeli, verimliliğinizi artırmalısınız.

Temel İhtiyaç 2: Verimliliği yükseltme ihtiyacı.

Projelerinizi planladığınız zamanda planladığınız bütçeyle tamamlayabilmeniz, iş hacminizi büyütebilmeniz, karlılığınızı koruyabilmeniz için verimliliğinizi artırmalısınız. Kaynaklarınızı daha verimli yönetebildiğinizi, işlerinizi daha kısa sürede daha düşük bütçelerle tamamlayabildiğinizi, aksaklıkların önüne geçebildiğinizi düşünün. Kaynaklarınızı daha iyi yöneterek, şantiyeleriniz ile merkeziniz arasındaki bilgi akışını artırarak, departmanlarınız arasındaki koordinasyonu güçlendirerek verimliliğinizi artırmalı ve kar marjınızı yükseltmelisiniz.

Temel İhtiyaç 3: Güçlü bir raporlama sistemi ihtiyacı.

Yöneticilerinizin ihtiyaç duydukları bilgileri doğru zamanda doğru bir şekilde önlerine otomatik olarak sunabilmelisiniz. Şantiyelerinizde neler olduğunu, ilerleme gerçekleşmelerini, maliyet gerçekleşmelerini, performans değerlerinizi, finansal durumunuzu, depolarınızın durumlarını, nakit akışınızı ve nakit akışı öngörülerinizi, kaynaklarınızın durumlarını, kritik performans alanlarınızı ve daha bir çok kritik bilgiyi tek bir tuşla anlık olarak görebilmelisiniz.

Temel İhtiyaç 4: Güvenilir ve tutarlı bilgi ihtiyacı.

Eğer entegre bir ERP sisteminiz yoksa şirketinizle, projelerinizle, maliyetlerinizle ve faaliyetlerinizle ilgili tutarlı ve güvenilir bilgiye erişmeniz neredeyse imkansız. Verilerinizi arayıp birleştirmekle, temizlemeye çalışmakla zaman kaybetmemelisiniz. Verileriniz bir yerde kayıt altına alınmalı, daha sonra diğer departmanlarınız tarafından kullanılabilmeli. Verilerinizi biriktirerek bilgiye dönüştürebilmeli, yöneticilerinizin alacakları kararlara ışık tutmasını sağlayabilmelisiniz.

Temel İhtiyaç 5: Şantiyelerinizin duraksamamasını sağlama ihtiyacı.

Şantiyeleriniz bir çok sebepten duraksıyor olabilir. Bu duraksamalar proje teslimatlarınızda gecikmelere yol açar. Gecikmeler sizin için bütçelenmemiş maliyet demektir ve karlılığınızı tehdit etmektedir. Proje teslimatlarınızı geciktirecek duraksamaların önüne geçmelisiniz. Şantiyelerinizin merkezinizle entegre olmasını sağlamalısınız. Şantiyelerinizi merkezinizden anlık olarak izleyebilmelisiniz. Şantiyelerinizden gelen talepleri otomatik olarak merkezinizde ilgili kişilerin önüne düşürmeli ve hızla doğru kararların alınmasını sağlayarak şantiyelerinizin bekleme süresini kısaltmalısınız. Şantiyelerinizde ne zaman hangi kaynaklara ihtiyaç duyulduğunu yakından takip ederek nereye hangi kaynağın ne zaman sağlanması gerektiğini çok rahat bir şekilde yönetebilmelisiniz.

Temel İhtiyaç 6: Maliyetleri yakından takip etme ve gereksiz maliyetlerin önüne geçme ihtiyacı.

Maliyetlerinizi çok yakından takip edebilmeli, derinlemesine inceleyebilmelisiniz. Maliyetlerinizi öngörebilmeli, planlayabilmeli, planlanmamış maliyetleri tespit edebilmeli ve gerçekleşen maliyetlerinizle planladığınız maliyetleri her an detaylı olarak karşılaştırabilmelisiniz. Mali yapınızı iyileştirerek karlılığınızı artırabilirsiniz. Aynı anda çok sayıda proje yürütüyorsanız, büyük projeler yürütüyorsanız, maliyetlerinizde en ufak sapmalar bile size milyonlarca dolarlık kayıp olarak yansıyabilir. Maliyetlerinizi kontrol altında tutabileceğiniz bir maliyet yönetim sistemi kurarak şirketinize milyonlarca dolarlık tasarruf sağlayabilirsiniz.

Temel İhtiyaç 7: Nakit akışını kontrol altında tutma ihtiyacı.

Nakit akışının önemi ile ilgili çok güzel bir deyiş vardır. Karsızlık kanser gibidir, yavaş yavaş zaman içinde öldürür. Nakit akışı ise kalp krizi gibidir, faturaları ödeyemezsiniz, bir gecede öldürür. Birçok inşaat şirketi nakit akışı ile ilgili riskler taşımakta. Nakit akışınızı öngörebilmeli, planlayabilmeli ve her an detaylı bir şekilde takip edebilmelisiniz. Nakit hareketlerinizi kontrol altına alarak daha başarılı olabilir, daha huzurlu bir çalışma hayatına kavuşabilirsiniz.

Temel İhtiyaç 8: Kaynakları verimli yöneterek zaman ve para kayıplarının önüne geçme ihtiyacı.

Hangi şantiyenizde ne zaman hangi kaynağa ihtiyacınız var? İhtiyaç duyulan bir kaynak tam ihtiyaç duyulduğu anda sahada oluyor mu? Kaynaklarınızı israf mı ediyorsunuz yoksa tam verimlilikle mi kullanıyorsunuz? Kaynak ihtiyaçlarınızı öngörebilmeli, kaynak planlaması yapabilmeli ve kaynaklarınızı etkili yönetebilmelisiniz. Böylece şantiyelerinizin durmasının önüne geçebilir, gereksiz satın alımları engelleyebilir, elinizdeki kaynaklardan tasarruflu bir şekilde yararlanabilirsiniz.

Temel İhtiyaç 9: Büyümenin kaosa dönüşmesini engelleme ve büyümeyi sağlıklı yönetme ihtiyacı.

İş hacminizi büyütmeniz beraberinde zorluklar getirmemeli. Büyümeniz kaosa dönüşmemeli. İş hacminizi artırırken karlılığınızı da artırabilmelisiniz. Büyümeyi sürdürülebilir hale getirebilmelisiniz. Süreçlerinizi standartlaştırarak tek bir platformda yönetirseniz büyümeyi başarılı gerçekleştirebilirsiniz. Standart süreçlere sahip olduğunuz zaman yeni işe aldığınız çalışanları da hızla üretken hale getirebilirsiniz. Tüm çalışanlarınızın aynı kalitede çalıştıklarından, istismarlar yapmadıklarından emin olabilirsiniz. Tüm şirketinizin belirlediğiniz kurallar ve politikalar dahilinde çalıştığından emin olabilirsiniz.

Temel İhtiyaç 10: Dağınık yapının getirdiği hantallıktan kurtulma ve entegre yapının hızlılığını yakalama ihtiyacı.

Süreçlerinizi tek bir platformda yönetmiyorsanız, şirketinizin farklı yerlerinde farklı paket programlar kullanıyorsanız, spreadsheet dosyaları üzerinden çalışıyorsanız dağınık yapının getirdiği büyük problemleri yaşıyorsunuz demektir. Süreçlerinizi tek bir platformda entegre yönetirseniz birçok probleminizi ortadan kaldırabilirsiniz. Tüm süreçlerinizi tek bir platformda kayıt altına almalı ve raporlarınızı tek bir platformdan almalısınız. Şantiyeleriniz ve merkeziniz arasında entegrasyon köprüsü sayesinde tüm şirket tek bir vücut olarak çalışabilirsiniz. Günümüz dünyasında en önemli meziyet hızlı hareket edebilmektir. Entegrasyon sizi hiç olmadığınız kadar hızlandıracaktır.

Temel İhtiyaç 11: Geçmiş deneyimlerden yararlanma ihtiyacı.

Gerçekleştirdiğiniz her proje bir sonraki projeniz için deneyim kaynağı olmalı. Elde ettiğiniz deneyimleri yeni projelerinizde kullanarak karlılığınızı artırmalısınız. Geçmiş projelerinizde oluşturduğunuz deneyimleri çalışmalarınıza yansıtarak rakiplerinizin önüne geçebilirsiniz. Birim fiyat analizleri, geçmiş satın alma koşulları, tedarikçilerinizin ve taşeronlarınızın performansları, aktivite bazlı performans analizleri, kilit performans alanları, birim fiyatların zamana, mevsimlere, ülkelere, şehirlere göre dalgalanmaları, ödeme alışkanlıkları vb. birçok bilgiden yeni projelerinizde yararlanabilirsiniz.

Temel İhtiyaç 12: Karmaşadan ve belirsizlikten uzaklaşma ihtiyacı.

Önünüzü görebilmelisiniz. Projelerinizde şu anda ne oluyor, ne olmalıydı, maliyet gerçekleşmeleriniz ne durumda, planladığınız maliyetlerinizle gerçekleşen maliyetleriniz arasında ne kadar fark var, varlıklarınız ne durumda, vb. birçok bilgiye anlık olarak erişebilmeli, belirsizlikleri ortadan kaldırabilmelisiniz. İş kuralları oluşturmalı, süreçlerinizin belirlediğiniz iş akışları ve iş kuralları çerçevesinde sorunsuz işlemelerini sağlamalısınız. Çalışanlarınızın yetkilerini etkili yönetebilmeli, belirlediğiniz yetkilerin dışına çıkmadıklarından emin olmalısınız.

Temel İhtiyaç 13: Taşeronlarla, tedarikçilerle, işverenlerle, müşterilerle, iş ortaklarıyla, kurumlarla ve personelle ilişkileri etkili yönetme ihtiyacı.

Çok sayıda taşeronla, tedarikçiyle, işverenle, kurumla çalışıyor olabilirsiniz. Bu durum bir kaos oluşturmamalı. İlişkide bulunduğunuz tüm kurumlarla ve kişilerle etkili ve hızlı çalışmalar yapabilmelisiniz. Çalışanlarınız ve yöneticileriniz bu kurum ve kuruluşlarla ilgili yetkileri dahilindeki tüm bilgilere anlık olarak erişebilmeli. Göndermeniz gereken tüm bilgilieri otomatik olarak üretebilmeli ve profesyonel bir formatta ilgili kurumlarla ve kişilerle paylaşabilmelisiniz.

Temel İhtiyaç 14: Erken uyarı mekanizmaları kurarak riskleri yönetme ihtiyacı.

Sizin için kritik konuları belirleyebilmeli, bu konularla ilgili erken uyarı mekanizmaları kurarak riskleri önceden tespit edebilmelisiniz. Gerekli hamleleri zamanında yaparak birçok gereksiz maliyeti bertaraf edebilirsiniz. Daha düzenli çalışabilir, aksaklıkların oluşmasını önleyebilirsiniz. Erken uyarı mekanizmaları sayesinde yapmanız gereken işleri hep zamanında tamamlamanız hayal değil.

ERP sistemi kullanmaya başlayacak olan inşaat şirketlerinin yöneticilerine ve çalışanlarına yönelik hazırladığımız yazı dizimizin 6. bölümünü okuyorsunuz.

26. ERP sisteminizde uyarlama yapmak istiyorsanız, uyarlamalarınızı ve değişikliklerinizi çok (hem de çok) iyi dokümante edin

Günümüzde birçok inşaat şirketinin malesef süreç yönetimine, yazılımsal desteğe ve sistem değişiklik yönetimine ayıracak departmanı veya ekibi yok. Böyle bir ekibe sahip olan inşaat şirketlerine rastlasak da, onların ekipleri bankacılık, sigortacılık, telekom sektörlerindeki benzeri ekiplerin sahip olduğu kaynaklara ve imkanlara sahip değil.

ERP sisteminizde uyarlama yapmak istemeniz doğal. Hatırlarsınız, size uyarlama konusunda optimum bir dengeyi yakalamayı, uyarlama isteklerinizi önem derecesine koymayı ve sizin için hayati olmayan alanlarda uyarlama yapmaktan kaçınmanızı tavsiye etmiştik. Sizin için önemli noktalarda tabii ki uyarlamalar yapmalısınız.

Peki, neden?

Çünkü ERP sisteminizde yaptığınız her değişiklik, her uyarlama sizi sistemin standardından uzaklaştırır. ERP sağlayıcınız yıl içerisinde sistemin yeni versiyonlarını yayınlayabilir. ERP sağlayıcınızın yaptığı yeni versiyonlar sadece sizin için değildir. Yeni versiyonlar ERP sağlayıcınızın sizin gibi birçok firmadan topladığı müşteri taleplerinin arasından seçtiği özellikler, formlar, raporlar ve işleyişleri barındırır. Bir standarttır. Sisteminizi güncellerken yeni standart versiyonu tekrar yüklemiş olursunuz. Ve sizin yaptığınız uyarlamaların bir kısmı yeni versiyonla uyumluluk sağlarken bir kısmı yüklenen yeni versiyonla çelişebilir. Hatalara yol açabilir. Sizin uyumsuz alanları tespit edip uyarlamalarınızı elden geçirmeniz ve düzeltmeniz gerekebilir. Az uyarlama yaptıysanız versiyon güncellemesi sonrası düzeltmelere o kadar az zaman ve para harcarsınız.

ERP sistemi çok geniş bir sistemdir.

Satınalma, muhasebe, depo, finans, personel, maliyet, hakediş, bütçe gibi çok sayıda sürecinizi barındırır.

Böyle geniş bir sistemde her güncelleme sonrasında sistemin her yerini her işleyişini kontrol edemezsiniz. Test senaryoları oluşturmanız lazım.

Ve öncelikli olarak yaptığınız uyarlamaların yeni versiyonla uyumluluğunu kontrol etmeniz lazım. Birçok şirket malesef implementasyon sırasında yaptığı uyarlamaları çok iyi dokümante etmiyor ve versiyon güncellemeleri sonrasında sıkıntılar yaşıyor.

Eğer uyarlamalarınızı çok iyi dokümante ederseniz güncelleme sonrasında nereleri kontrol etmeniz gerektiğini, uyarlamanın ne değişiklikler içerdiğini, veritabanında hangi tablolara nasıl etki ettiğini bilir ve güncelleme sürecinizi başınızı ağrıtmadan gerçekleştirebilirsiniz.

27. Farklı birimlerinizin birbirleriyle çelişki doğuracak istekleri olabilir, her değişiklik isteğine farklı birimlerin değişiklikten nasıl etkileneceği gözlüğüyle bakın

İş süreçleriniz birden fazla biriminizin işbirliği içinde çalışmasını gerektiriyor.

Örneğin, satınalma sürecinizi gözünüzde canlandırın. Sahadan gelen talebi, yöneticilerin onayında dolaşmasını, onaylandıktan sonra tekliflerin toplanmasını, siparişin verilmesini, depoya malzemenin girişini, muhasebeye faturasının gelmesini, finansa ödeme talebi yapılmasını. Gördüğünüz gibi birden fazla biriminiz birlikte çalışıyor.

ERP sistemi öncesi birimleriniz kendi içlerinde çalışmaya alışkındılar. Tabii ki diğer birimlerle de iletişim halindeydiler ama diğer birimleriyle veri alış verişi sınırlıydı ve sorunluydu. ERP sistemiyle beraber artık birimler arası veri akışı daha da arttı.

Çalışanlarınız artık şu durumla karşı karşıyalar: başka bir birimin ihtiyaç duyduğu verileri girmek. Kendi birimlerinde pek de kullanmadıkları verileri başka birimlerin kullanabilmesi için sisteme işlemek çalışanlarınızın bazılarına külfet gelecektir. Gelmesin. Çünkü eski haldeyken işlerinizde aksaklıklar oluyordu ve bu aksaklıkları giderebilmek için ERP sistemi kullanıyorsunuz. İşlerinize süreç şeklinde bakmayı benimsemeli ve alışkanlık haline getirmelisiniz. Tüm kadronuza da yaptıkları işleri kendi departmanlarının gözlüğüyle değil süreç gözlüğüyle bakmalarını benimsetmelisiniz.

ERP sisteminizi implemente ederken veya kullanırken çeşitli uyarlamalar veya prosedürlerde değişiklikler gündeme gelecektir.

Bu değişiklikleri değerlendirirken yapılabilecek en büyük yanlış değişikliğin ilgili sürecin tümüne nasıl bir yansıması olacağını irdelememektir.

Bir biriminiz bir istekte bulunabilir. Bu istek ilk etapta oldukça masumhane, hatta iyi bir fikir olarak görünebilir. Ancak diğer birimlere yansımalarının ne olacağını, diğer birimlerin ekstra hangi verileri girmeleri gerektiğini, diğer birimlerin girmeleri gereken yeni verilere sahip olup olmadığını, değişikliğin onay sistemine yansımalarının ne olacağını, kullanılan raporlara yansımalarının ne olacağını (kimi zaman masumhane görünen bir istek birçok raporunuzun bozulmasına neden olabilir) iyice ölçüp tartmalısınız.

Etraflıca değerlendirdikten sonra değişiklikleri doğru bir şekilde yapabilir, değişikliği devreye alırken sıkıntılar yaşamazsınız.

28. Sistemde ürün açma yetkisini tek bir kişiye (veya 2 kişiye) verin

ERP sisteminizde ana veri yönetimi (master data management) hayati bir kavramdır.

İnşaat şirketlerinde ana veri yönetimi için detaylı bir yazı (kitapçık) yayınlamıştık. Bu yazımızda fazla detaya girmeyeceğiz.

Kurum listeniz, ürün listeniz, tedarikçi listeniz, müşteri listeniz, proje listeniz, demirbaş listeniz, personel listeniz gibi listeleriniz ana veri yönetiminin ilgi alanıdır.

ERP sistemi sayesinde tüm şantiyelerinizi ve merkez ofisinizi tek bir sistemden yöneteceğiniz için ana verilerinizin yönetimine özen göstermelisiniz.

Çünkü ana verileriniz tüm şirketinizin aynı dili konuşmasını sağlar. Rapor alırken raporlarınızın sağlıklı veriler içermesini temin eder.

Örneğin, bir şantiyeniz bir malzeme için sipariş verecek. Malzemeyi ERP sisteminizdeki malzeme listesinden, siparişi geçeceği tedarikçiyi de ERP sisteminizdeki tedarikçi listesinden seçer ve siparişi oluşturur. Siparişi verirken malzeme sistemde kayıtlı olmasına rağmen malzeme sistemde kayıtlı değil deyip yeni bir malzeme oluşturursa, tedarikçi sistemde kayıtlı olmasına rağmen sistemde yok deyip yeni bir tedarikçi oluşturursa raporlarınızın ve hesaplarınızın nasıl karma karışık olacağını tahmin edebiliyor musunuz?

Bu nedenle ana veri oluşturma yetkilerini yönetmelisiniz.

Örneğin, ürün oluşturma yetkisini şirketinizden bir veya iki kişiye vermelisiniz. Kim olabilir? En uygun adaylar satınalma birimindeki kişiler, malzemeleri çok iyi tanıyan kişilerdir. Bir kullanıcınız bir malzemeyi sistemde bulamazsa yetkili kişiyi arayarak veya sisteminiz içinden mesaj göndererek malzeme açma talebi yapabilir, yetkili kişi gerekli görürüse malzemeyi açabilir, eğer malzeme zaten kayıtlıysa kullanıcıyı doğru malzemeye yönlendirebilir.

29. Fatura, sözleşme, vb. evrakları tarayıp ERP sisteminizde ilgili kayıtlarla ilişkilendirin

ERP sisteminiz sizin süreçlerinizle ilgili verilerinizi yönettiğiniz ana kumanda merkeziniz.

Süreçlerinizle ilgili birçok evrağa sahipsiniz.

Sözleşme, sipariş, irsaliye, fatura, teklif gibi çok sayıda evrak süreçlerinizin doğal bir parçası. Tedarikçilerinizle veya müşterilerinizle olan işlemlerinizi gösteren bu evraklarınıza kolay erişebilmeye ihtiyacınız var.

Örneğin, şantiyenize gelen bir faturayı ERP sisteminize işleyen şantiye muhasebeciniz faturayı tarayıcıdan geçirip ERP sistemindeki fatura kaydına ataşlayabilir. ERP sistemindeki fatura kaydına ataşladığı zaman merkez muhasebeniz sistemdeki fatura kaydına bakıp faturanın çıktısını da dijital olarak görüp fatura kontrollerini gerçekleştirebilir (faturanın fiziksel halinin merkeze gelmesini birkaç hafta beklemeye gerek kalmaz).

Çalışanlarınız önemli evrakları tarayıp ERP sisteminde ilgili kayda ataşlamaya alışkanlık kazandığında evrak aramakla kaybettiğiniz zamanı minimuma indirebileceksiniz.

30. Sisteme ne verirseniz onu alırsınız

Evet, sisteme ne verirseniz onu alırsınız.

Çalışanlarınız sisteme girmeleri gereken verileri girmiyor mu? Raporlarınız çalışmayacak.

Sisteme girmeleri gereken verileri çok düzgün bir şekilde giriyorlar mı? Raporlarınız harika çalışacak.

Yöneticileriniz incelemeleri gereken onay taleplerini zamanında incelemiyorlar mı? Süreçleriniz tıkanacak ve işleriniz yavaşlayacak.

Zamanında inceleyip onay veya red veriyorlar mı? Süreçleriniz çok hızlanacak.

Sisteme gerekli mali yatırımı yapmaya eriniyor musunuz? Sisteminiz sizi yarı yolda bırakacak.

Gerekli mali yatırımı yapıyor musunuz? Sisteminizi çok gelişmiş bir şekilde kuracaksınız.

ERP sağlayıcınızla bakım anlaşması yapmıyor musunuz? Sisteminiz işlerliği azalacak, bir süre sonra kullanılamaz hale gelecek ve tüm yatırımlarınız çöpe gidecek.

ERP sağlayıcınızla bakım anlaşmanızı yapıyor, gerektiğinde ücreti karşılığında özel destek ve hizmet alıyor musunuz? Sisteminiz çok iyi çalışacak, sürekli daha da gelişecek ve sizi sürekli daha da ileriye taşıyacak.

Günümüzde ERP ve süreç entegrasyonunun önemli olduğunu kavramayan pek az yönetici vardır.

Ancak inşaat sektöründe süreç entegrasyonu konusunda atacak adımları olan şirketler hala çoğunlukta.

Eğer süreçlerinizi hala entegre etmediyseniz sizi harekete geçirecek bir haberimiz var.

Aberdeen Grubu’nun 2010 yayınladığı bir araştırmaya göre bir inşaat şirketi sadece birkaç sürecini entegre etse bile rakiplerine göre %50 kar avantajı sağlıyor *.

Evet, yanlış duymadınız. Sadece birkaç sürecinizi entegre etmeniz bile size büyük rekabet avantajı sağlıyor.

Sadece birkaç sürecinizi entegre etmeniz bile %50 karlılık avantajı sağlıyorsa tüm süreçlerinizi entegre etmenizin ne kadar karlılık avantajı sağlayacağını düşünün.

Rakiplerinize sağladığınız karlılık avantajıyla neler mi yapabilirsiniz? Maliyetleriniz düşük olduğundan iş alma konusunda daha agresif olabilirsiniz. İş teslimatlarınızı daha rahat gerçekleştirebilirsiniz. Daha kaliteli çalışanlar ve yöneticiler alabilirsiniz. Nakit akışınızı daha iyi yönettiğiniz için krizlere karşı daha sağlam durabilirsiniz. Ayrıca, hissedarlarınız daha fazla gelir elde edebilir ve başarının tadını çıkarabilirler.

Süreçlerinizi entegre etmemeniz nasıl oluyor da bir inşaat şirketine milyonlarca liraya mal olabiliyor?

Gelin nedenlerini birlikte inceleyelim.

Satınalma Maliyetlerinin Yönetimi

Süreçlerinizi entegre etmediğiniz zaman gereksiz malzeme satın alımları yapar, depo maliyetlerinizi yükseltirsiniz. Aslında alınmaması gereken birçok malzemeyi satın almış olursunuz ve bu durumu şantiyeniz kapanana kadar fark etmezsiniz. Veya malzemeyi zamanında sipariş etmeyi atlayabilir, bu nedenle yüksek fiyattan ve pahalı bir nakliyeyle malzemeyi sahaya yetiştirmek zorunda kalabilirsiniz.

Süreçlerinizi entegre ettiğiniz takdirde, gereksiz satın alma maliyetlerine katlanmak zorunda kalmazsınız. Malzeme siparişlerinizi zamanında verir ve malzemelerin olması gerektiği zamanda sahada olmasını sağlarsınız.

Taşeron Takibi

Süreçlerinizi entegre etmediğiniz zaman taşeronlarınızı takip etmekte zorlanırsınız. Sözleşme, buna bağlı hakedişler, faturalar ve ödemeler birbirine girer. Taşeronun gerçekte sahada yaptığı ilerlemeyi hakedişe yansıtmakta, kesintileri takip etmekte zorlanabilirsiniz. Hele bir de zeyilnameler olursa birçok mühendisiniz işin içinden çıkabilmek için zaman harcarlar. Ve unutmayın, ne kadar titiz çalışırlarsa çalışsınlar hatasız kul olmaz.

Eğer süreçlerinizi entegre ederseniz, taşeronlarınızı daha kolay takip edebilirsiniz. Sözleşmeler, zeyilnameler, hakedişler, faturalar ve ödemeler çok daha düzenli hale gelir.

Şantiye Yönetimi

Süreçlerinizi entegre etmediğiniz zaman şantiyelerinizin yavaşlaması ve durması riski yüksektir. Şantiyelerinizden birinin durma noktasına geldiğini, hatta durduğunu gözünüzün önüne getirin. Bir malzeme zamanında gelmemişti, veya taşeron işini zamanında yapmamıştı. Birçok nedeni olabilir.

Süreçlerinizi entegre ederseniz şantiyelerinizin yavaşlama ve durma riskini azaltabilirsiniz. Süreçlerinizi daha iyi yönettiğiniz ve birimleriniz birbirinden haberdar olduğu için gerekli kaynakların sahada zamanında var olmasını sağlayabilirsiniz. Şantiyeleriniz çalışmaya devam ettikleri için genel gider maliyetlerinizin artma riskini de, işverenlerinizin size ceza kesme riskini de azaltabilirsiniz.

Bütçe Kontrol Sistemi

Süreçlerinizi entegre etmezseniz proje bütçe kontrol sisteminizi kurmakta zorlanırsınız. Planlama biriminizle diğer birimleriniz birbirinden kopuk çalışırlar. Kopukluk nedeniyle bütçelerin planlananlarını ve gerçekleşmelerini takip etmekte büyük güçlük çekersiniz.

Eğer süreçlerinizi entegre ederseniz güçlü bir proje bütçe kontrol sistemi kurabilirsiniz. Planlanan bütçe – gerçekleşen maliyet kıyaslamalarını yapabilirsiniz. Maliyetlerin planlanan bütçeyi aşmaması için denetimler ve uyarılar devreye alabilirsiniz.

Ödeme Yönetimi Sistemi

Süreçlerinizi entegre etmezseniz ödeme sisteminizde yanlış ve gereksiz ödeme yapma risklerine maruz kalırsınız. Proje sayınız ve iş hacminiz fazlaysa ödeme sürecinizin yönettiği riskler de yüksektir. Birçok ödeme gözden kaçabilir, ödenmemesi gereken ödemeler ödenebilir, olması gerekenden daha fazla ödemeler yapılabilir, nakit akışı öngörülmekte zorlanılır ve beklenmeyen nakdi sıkışıklıklar yaşanabilir.

Eğer süreçlerinizi entegre ederseniz ödeme sisteminizdeki riskleri başarılı bir şekilde yönetebilirsiniz. Ödenmemesi gereken ödemeleri tespit ederek ödemeyi durdurabilir, ödemelerde gerekli ayarlamaları yapabilir, kime ne zaman ne kadar ödemeyi neden yapmanız gerektiğini elinizin altında bulabilirsiniz.

ERP ile Süreç Entegrasyonu

Peki, süreçlerinizi nasıl entegre edebilirsiniz?

Gelin size inşaat şirketleri için geliştirilmiş e-MOR İnşaat ERP sisteminden 2 tane örnek verelim. Bu 2 örnek e-MOR’da yer alan çok sayıda entegre süreç yönetiminden sadece ikisidir.

ERP ile malzeme satınalma yönetimi

ERP ile taşeron satınalma yönetimi

Daha fazla bilgi için 444 54 92 no’lu telefondan e-MOR ekibine ulaşın.

* “The Impact of Project Management Technology in the AEC Industry” Aberdeen Group, 2010. 

ERP sistemi kullanmak şantiyelerinizi yavaşlatmaz.

Tam tersine, projelerinizi planladığınız zamanda planladığınız bütçeyle bitirmenize yardımcı olur.

Örneğin, malzemelerin siparişlerini doğru zamanda açmazsanız şantiyelerinizdeki ilerlemeleriniz yavaşlar. ERP sistemi ise malzemelerinizin siparişlerini zamanında açmanıza yardımcı olur.

Ayrıca, depolarınızı daha iyi görebilir, gerekli durumlarda depolarınız arasında transferler yaparak işlerinizin yavaşlamasını engelleyebilirsiniz.

İş ilerlemelerinizi de ERP sistemi sayesinde daha sağlıklı ve yakından takip edebilirsiniz. Hangi aktivitede ne kadar iş ilerlemesi planlamıştınız, ne kadar gerçekleşmiş görebilir, geride kalmış olan aktiviteleri tespit ederek gerekli adımları atabilirsiniz.

ERP yazılımı kullanarak şantiyelerinizin yavaşlama riskini azaltabilirsiniz. Şantiyelerinizin yavaşlaması ve zaman zaman durması genellikle (eğer çevresel koşullar veya hukuki engeller yoksa) koordinasyon eksikliklerine, eksik planlamaya ve tedarikçilerle/taşeronlarla iletişimde eksikliğe bağlıdır. ERP sistemine geçiş yaptığınız zaman bu gibi koordinasyon eksikliklerini, planlama ve uygulama hatalarını, tedarikçilerinizle ve taşeronlarınızla ilişkilerinizdeki kopuklukları elemine edebilirsiniz.

e-MOR İnşaat ERP sistemi hakkında daha detaylı bilgi almak için 444 54 92 numaralı telefonu arayabilirsiniz.