İnşaat şirketinizi büyütürken birçok sorunla karşı karşıya kalabilirsiniz.

Süreçlerinizi kontrol altında tutamamaktan kaynaklanan bu sorunlar sizi ciddi mali kayıplara sürükleyebilir. Ve ne kadar kaybettiğinizin farkına iş işten geçtikten sonra varırsınız, kayıpları telafi etmenizin bir yolu olmaz.

Eğer büyüme trendinde olan bir inşaat şirketiyseniz, hızla şu 9 süreci kontrol altına almalı ve kayıplara-kaçaklara müsaade etmemelisiniz.

1. Satınalma sürecinin ERP sistemiyle kontrol altına alınması.

Projelerinizdeki maliyetlerinizin önemli bir kısmını malzeme maliyetleriniz oluşturur. Satın alma maliyetlerinizi kontrol altına almazsanız hiç beklemediğiniz kayıplara ve kaçaklara maruz kalabilirsiniz. Satınalma maliyetlerinizin hızla kontrolden çıkmaması için talep, teklif toplama, teklif değerlendirme, sipariş, depo girişi, malzeme kullanım, fatura, ödeme zincirinizi entegre etmelisiniz. Bu sayede satın alma süreçlerinizde mali kayıp risklerini minimize etmiş olursunuz.

2.Depo sürecinin ERP sistemiyle kontrol altına alınması.

Eğer birden fazla projeyi aynı anda yürütüyorsanız, depolarınıza tam anlamıyla hakim olmanız gerektiğinin farkındasınızdır. Hangi deponuzda hangi malzemeden ne kadar var sisteminizde görebilmelisiniz. Bu sayede eksik malzeme yüzünden şantiyeniz durmaz. Eksik malzeme yüzünden acil sipariş açmak zorunda kalmaz ve acil siparişlerin getireceği yüksek maliyetlerden kurtulursunuz. Eksik malzeme riskine karşılık emniyet stokunuzu da yüksek tutmanıza ve fazladan malzeme sipariş etmenize gerek kalmaz.

3.Taşeron sözleşmelerinin ERP sistemiyle kontrol altına alınması.

Taşeronlarınızla olan sözleşmelerinizi ve zeyilnamelerinizi sistematik bir şekilde yürütebilmelisiniz. Sözleşmelerinizi standartlaştırmalısınız. Sözleşmelerinizi standartlaştırmazsanız birçok nokta gözünüzden kaçabilir, farklı projelerde farklı uygulamalara gidebilir, mali ve hukuki risklere maruz kalabilirsiniz.

4.Taşeron hakedişlerinin ERP sistemiyle kontrol altına alınması.

Taşeron hakedişlerinizi etkili bir biçimde yönetmelisiniz. Taşeronlarınıza gereksiz ödeme yapmamak için proje planı, sözleşme, hakediş, fatura, ödeme zincirini entegre etmelisiniz. Hakedişte gerekli kesintileri otomatik olarak yansıtabilmeniz, hakedişinizi şirket içinde dijital ortamda onayda dolaştırabilmeniz taşeron hakedişlerinizle ilgili mali ve hukuki risklerinizi azaltacaktır.

5.Ödemelerin ERP sistemiyle kontrol altına alınması.

İş hayatında popüler bir deyiş vardır. Karsızlık kanser gibidir, şirketi yavaş yavaş öldürür; nakit problemiyse kalp krizi gibidir, şirket ödemelerini yapamaz ve birden ölür. Çok sayıda tedarikçi ve taşerona yapacağınız ödemeleri kontrol altına almalısınız. Kime ne kadar borcunuz var, ne zaman ne kadar ödemeniz gerekiyor bunları çok iyi takip edebilmelisiniz. Ödeme sürecinizi diğer iş süreçlerinizle entegre ederek ödeme sürecinizde oluşabilecek risklerin önüne geçebilirsiniz.

6.Bütçelerin ERP sistemiyle kontrol altına alınması.

Projelerinizin bütçelerini detaylı olarak takip edebilmelisiniz. Hangi aktiviteye ne kadar bütçe ayırdınız, hangi aktivitede hangi kaynaktan ne kadar kullanılacak, bugüne kadar aktiviteye ne kadar harcandı, bundan sonra ne kadar harcanabilir takip edebilmelisiniz. Bütçe aşımlarıyla ilgili kontrol ve denetim mekanizmaları kurabilmelisiniz. Bu sayede bütçe disiplini yakalayabilirsiniz.

7.İş makinalarının ve ekipmanların ERP sistemiyle kontrol altına alınması.

Eğer çok sayıda iş makinanız varsa, makinalarınızla ilgili maliyetlerinizi etkili bir şekilde takip edebilmelisiniz. Yakıt masrafları, bakım ve onarım masrafları gibi masraflarınızı takip edebilmeli, bu alanlarda kayıp ve kaçakları engellemelisiniz. İş makinalarınızın puantajlarını da tutarak hangi aktivitede ne kadar iş yaptıklarını sisteminizde kayıt altına almalısınız. Bu sayede bütçelerinizi daha iyi takip edebilirsiniz.

8.Personelin ERP sistemiyle kontrol altına alınması.

Personelinizle ilgili maliyetlerinizi yakından takip edebilmelisiniz. Hangi aktivitede hangi personel kaç saat çalıştı, personelin maliyeti nedir, aktiviteye yansıtılan maliyeti nedir çok iyi görebilmelisiniz. Sadece mavi yaka personelinizin değil, beyaz yaka personelinizin de maliyetlerini proje aktivitelerine dağıtabilir, bütçe takip ve kontrolünüzü daha sağlıklı bir şekilde gerçekleştirebilirsiniz. Eğer yurt dışında da projeleriniz varsa, personelle süreçleriniz ve maliyetleriniz daha fazla çeşitlenmektedir. Personel seyahat süreçleri, seyahat masrafları, kamp süreçleri, kamp masrafları, taşeron personel maliyetleri, vb. birçok konuyu da kontrol altına almanız gerekir.

9.Satışın ERP sistemiyle kontrol altına alınması.

Eğer konut, ofis gibi üstyapılar üretiyor ve kendi satış ofisiniz üzerinden bunların satışını yapıyorsanız, satış sürecinizi ERP sisteminizle entegre etmelisiniz. Müşteri listenizi (customer master data), satış ofisinizde yapılan görüşmeleri, verilen teklifleri, yapılan sözleşmeleri, opsiyonları merkezinizden takip edebilmelisiniz. Teklif, opsiyon ve sözleşmeler için kurallar ve denetimler oluşturarak yanlışlıkların, kayıpların ve kaçakların önüne geçebilmelisiniz.

Satınalma sürecinizi iyileştirmeniz gerektiğine inanıyorsanız, işe önce satınalma taleplerinizi nasıl yönettiğinizi incelemekle başlayın.

Eğer şirketinizde,

• Satınalma taleplerinizi belirli bir dijital sistemde yönetmiyorsanız,
• Talepleriniz için gereken onay rotaları net değilse,
• Taleplerinizi kağıt ortamında dolaştırıyorsanız,
• Talebinizin ne durumda olduğunu öğrenmek için telefonlar açmanız, yetkililerin yanına gitmeniz gerekiyorsa,
• Satınalma talebi için yeterli bütçenin olup olmadığını takip edemiyorsanız,
• Hangi kaynak için ne zaman ne kadarlık talep yapmanız gerektiğini takip etmek için yoğun emek harcıyorsanız,

Satınalma taleplerinizi daha etkili yönetmenin yollarını bulmanız lazım.

e-MOR ekibi olarak inşaat, tarım, tekstil, üretim, ticaret, medikal, vb. çok sayıda farklı sektörden elde ettiğimiz deneyimlerden hareketle, sizin için satınalma taleplerinizi daha etkili yönetmenize yardımcı 5 kolay yöntemi listeliyoruz.

1. Talepleriniz için dijital onay sistemi kurun.

Satınalma taleplerinizi yönetebilmeniz için dijital bir onay sistemi kurmalısınız.

Personeliniz bir malzemeye, ekipmana, işçiliğe,kaynağa ihtiyaç duyduğunda taleplerini dijital bir forma doldurmalı ve yetkili mercilerin onayına sunmalı. Yetkili mercilerin onayından geçen talepler teklif toplama sürecine aktarılarak siparişe doğru adım adım ilerlemeli.

Satınalma taleplerinizi dijital ortamda yürüttüğünüz zaman taleplerinizle ilgili bir veritabanına sahip olmuş olursunuz.

Bu sayede, kim ne zaman hangi talebi yapmış, talep kimlerin onayından geçmiş, şu anda talebin onayı ne durumda, kimin önünde ne zamandır bekliyor, vb. sorularınıza cevap bulabileceksiniz. Sorgulama ve denetleme imkanınız artacak. Ayrıca, taleplerinizi takip etmek ve talepleri değerlendirmek çok daha pratik olacak.

2. Talep edilen malzemenin depolarınızda ne kadar olduğunun kontrolünü yapın.

Satınalma talebi yaparken veya yapılmış bir satınalma talebini değerlendirirken talep edilen malzemeden depolarınızda ne kadar olduğunun kontrolünü kolayca yapabilmelisiniz.

Hatırlayın. Deponuzda olan bir malzeme gereksiz yere satın alındığında neler hissetmiştiniz?

Aslında depolarınızda var olan bir malzeme için gereksiz yere satın alma talebi açılması riskini azaltmak için stok bilgilerinize hızla erişebilmelisiniz.

Örneğin, e-MOR ERP sisteminin satınalma talebi yönetimi uygulamasında talep yaparken veya yapılmış bir talebi değerlendirirken malzemeden hangi deponuzda ne kadar var görebilirsiniz. Bu sayede gereksiz talepleri açma ve onaylama riskinizi azaltabilirsiniz.

3. Depolararası rezervasyon sürecini hayata geçirin.

Satınalma talebi sırasında malzemeden hangi deponuzda ne kadar var görebiliyorsunuz.

Peki, bir adım sonrası ne olmalı?

Bir malzeme eğer bulunduğunuz depodan farklı bir depodaysa depolararası rezervasyon sürecini başlatabilmelisiniz.

Başka depoda olan bir malzemeyi o depodan talep edebilirsiniz.

Satın alma yapmak yerine depolararası transfer yapmak birçok durumda avantajdır. Stok optimizasyonu yapabilmenize ve gereksiz alımların önüne geçebilmenize yardımcı olur.

Depolar arası rezervasyon sürecinde bağlı bulunduğunuz depoya transfer edilmesi için, malzemeyi diğer depodan talep edersiniz. Eğer diğer deponun yetkilisi bu işleme onay verirse malzeme o depodan çıkıp sizin deponuza gönderilecektir.

4. Bütçeyle kıyaslayın.

Bütçe kontrolü ile mali disiplini sağlayabilmeniz için satınalma taleplerinizi bütçelerinizle kıyaslamanız şart.

Örneğin, satın alma talebinizin hangi aktivite bütçesine istinaden olduğunu talep sırasında belirtmelisiniz. Sisteminiz o aktivite bütçesine istinaden daha önce yapılmış maliyetleri de göz önünde bulundurarak satın alma talebinizin bütçe kontrolünü gerçekleştirerek size yön gösterir.

Bu sayede şirketinizde bütçe disiplinini sağlıklı bir şekilde oluşturabilir ve yürütebilirsiniz. Gereksiz maliyetlerin önüne geçebilir, kayıplarınızı azaltabilir ve karınızı yükseltebilirsiniz.

5. Satınalma taleplerinizi otomatik oluşturun.

Eğer diğer 4 yöntemi başarıyla uygulamaya aldıysanız, sıra geldi 5. ve en keyifli yönteme.

Satınalma taleplerinizi personeliniz oluşturabileceği gibi, sisteminiz de otomatik olarak oluşturabilir.

Projenizde planladığınız aktivitelerde ihtiyaç duyulan kaynaklara bakarak, üretim planınızdaki ihtiyaç duyulan kaynaklara bakarak, satış siparişlerinizdeki ihtiyaç duyulan kaynaklara bakarak, depolarınızı kontrol ederek, stok kritik seviyelerinizi kontrol ederek, minimum sipariş miktarlarını kontrol ederek sisteminiz otomatik olarak satınalma taleplerinizi oluşturup onaya sunabilir.

Bu sayede satınalma sürecinizi optimize edebilirsiniz. Zamanı gelmiş bir talebi açmayı gözden kaçırma riskinizi bertaraf edebilirsiniz. İşlerinizin tıkır tıkır yürümesini sağlayabilirsiniz.

Malzeme talep sürecinin ardından kritik bir temel süreç olan tedarikçilerden teklif toplama süreci başlar.

İnşaat firmalarının satınalma yönetiminin teklif toplama sürecinde en az belirli sayıda firmadan (örneğin en az 3 firmadan) teklif almaları genel alışkanlıktır. Teklif toplama sürecini web arayüzünden teklif toplama, Excel’den içeri aktarım ya da manuel olarak sisteme işleme şeklinde 3 türlü takip edebilirsiniz.

İlk olarak web arayüzlü sistem anlatmamız gerekirse, teklif toplama web arayüzünün e-MOR’daki veritabanıyla entegre çalışmasını sağlayabilirsiniz. Tedarikçileriniz web arayüzünüze hangi malzemelere ne fiyatlar verdiklerini kendileri işleyebilir, web arayüzüne işlenen teklifler e-MOR ERP sistemine otomatik olarak düşerek gerekli teklif kayıtlarını oluşturabilir.

Alternatif olarak tedarikçilerinize belge göndererek, göndermiş olduğunuz Excel formatının tedarikçi tarafından doldurulduktan sonra bu dosyayı e-MOR’a aktarabilirsiniz ve teklif kayıtlarını oluşturabilirsiniz. Ya da son yöntem olarak, tedarikçilerin gönderdikleri teklifleri manuel olarak e-MOR’a işleyebilirsiniz. Böylece teklif toplama sürecini tamamlamış olursunuz.

Teklif toplama sürecinden sonra teklif değerlendirme süreci başlar.

e-MOR ERP sisteminde teklif değerlendirme sürecinde 4’lü veya 8’li mukayese tablolarıyla tedarikçilerinizin tekliflerini rahatça kıyaslayabilirsiniz.

Daha detaylı bilgi için 444 54 92 no’lu telefondan e-MOR ekibine ulaşın.

e-MOR ERP ile Proje Bazlı Satınalma Onay Sistemi

e-MOR’daki proje yönetiminin en temel gücü proje bazlı organizasyon şeması oluşturabilmektir.

Ne demek istiyoruz bu cümleyle. e-MOR’da projelerin bütçelerine göre organizasyonlar oluşturabiliyorsunuz.

Yani Türkiyenin herhangi bir noktasında aldığmız projenin bedeli 100 milyon TL’yse oradaki proje organizsyon şeması çok daha detaylı olabilir. Yani malzeme talebini şantiye yapar, sonra teknik ofis onaylar, teknik ofis onayladıktan sonra proje müdürü onaylayıp mekrez ofisin satınlama departmanına düşer. Satınalma sürecindeki tüm onay rotaları işledikten ve gerekli onaylar verildikten sonra satınalma siparişi verilip gelen malzemenin depo girişi yapılabilir.

Eğer bu şantiyemiz daha küçük, yani 100 milyon TL değil 10 milyon TL’yse daha küçük bir onay rotasıyla malzeme talebi yapılabilir.

Sonuçta 100 milyon TL’lik şantiyenizle 10 milyon TL’lik şantiyenizi aynı organizasyon şeması ve aynı onay rotalarıyla yönetmeniz beklenemez. e-MOR bu konuda size esneklik sağlamaktadır.

Ayrıca, e-MOR’daki organizasyon şeması ve onay sistemi sadece sırasal değil parasal değer olarak da ayarlanabiliyor. Örnek verelim, bir yöneticiniz 5,000 TL’ye kadar bir talebi onaylama yetkisine sahipse oradaki yöneticinin onayıyla talep onaylanmış olabilir. Eğer 5,000 TL’nin üzerindeyse oradaki yönetici onayladıktan sonra onay rotasında onaylayacak diğer kişiler bulunup onay süreci gerçekleşir ve onay süreci tamamlanınca da sonraki süreçlere geçilebilmiş olur.

Daha detaylı bilgi almak için 444 54 92 no’lu telefondan e-MOR ekibine ulaşınız.

Satınalma siparişinizle depo girişiniz arasındaki entegrasyonu sağlamalısınız.

Malzeme satınalımı sürecinde tedarikçilerden topladığınız teklifleri mukayese eder ve tekliflerden birisini siparişe çevirirsiniz.

Tedarikçiyle anlaştığınız ödeme şartları, malzemeler, birim fiyatlar, miktarlar vb. birçok bilgi sisteminizde kayıt altına alınır.

Ve tabi hangi deponuza teslim edileceği bilgisi de kayıt altındadır.

Depocunuzun işi kolaylaşır. Depocunuz teslim edilmeyen siparişlerin listesini sistemden görebilir. Bir tır geldiğinde, teslimatın hangi siparişe bağlı olduğunu rahatça tespit edebilir. Bu bağ sayesinde aslında hangi malzemeden ne kadar gelecekti, ne kadarı gelmiş gibi kontroller yapabilir.

Ayrıca, bu senaryoda tedarikçi parçalı teslimat yapmış da olabilir. Depocunuz depo girişi yaparken parçalı teslimat alabilir, aldığı kadarı teslim edilmemiş siparişlerden düşer ve geri kalanı ileri bir tarihte beklenir.

e-MOR ERP sisteminin satınalma siparişi ve depo girişi uygulamaları birbiriyle tam entegredir. Bu sayede yanlış malzeme girişlerinin önüne geçebilir, teslim edilmeyen malzemelerinizin takibini gerçekleştirebilirsiniz.

Daha detaylı bilgi almak için 444 54 92 no’lu telefondan e-MOR ekibine ulaşabilirsiniz.