Gerçekleştirdiğiniz projelerin maliyetlerini yakından sağlıklı bir şekilde takip edebilmeniz hayati değer taşır.

Ancak maalesef birçok inşaat şirketi proje bütçe kontrolü ve maliyet takibi alanında yeterli olgunluğa ulaşmış değil.

İnşaat şirketlerine yönelik ERP sistemleri alanında Türkiye lideri olan ekip olarak, bu yazımızda proje maliyetlerinizi daha iyi takip edebilmeniz için önerilerimizi sizinle paylaşıyoruz.

1. Bütçe kontrol ekibinizi oluşturun ve sürecinizi tanımlayın

Bütçe kontrol ve maliyet takibini sağlıklı yapabilmeniz için bütçe kontrol ekibinizi oluşturmakla işe başlayabilirsiniz. İşe bütçe kontrol faaliyetlerini merkezinizde kim yapacak, şantiyelerinizde kim yapacak belirlemekle başlayın. Sürecinizi ekibinizle beraber tanımlayın.

2. ERP sistemi kurarak süreçlerinizi muhasebe süreçlerinizle entegre edin

Bütçe kontrol ve maliyet takibi yapabilmeniz için sürecinize uygun bir entegre ERP sistemi kurmanız şart. ERP sistemi sayesinde aktivite bütçelerinizi tanımlayabilir, satınalma, depo, hakediş, ekipman, personel, muhasebe, finans süreçlerinizi entegre edebilirsiniz. Bu sayede bütçe ve maliyet takibi gerçekleştirebileceğiniz bir platforma kavuşabilirsiniz.

3. Taşeron hakedişlerinizi bütçe kalemlerine istinaden gerçekleştirin

Eğer projelerinizde taşeronlar kullanıyorsanız, bütçe takibini detaylı yapmak gözünüzü korkutmasın. Taşeron hakedişlerini proje aktivitelerinizin bütçelerine istinaden takip etmeniz için ERP sisteminiz size yardımcı olacaktır.

4. Malzeme kullanım fişleri ile malzeme maliyetlerini aktivite bütçe kalemlerine dağıtın

Malzeme maliyetlerinizi aktivite bazında takip etmenizin en doğru yolu, malzeme kullanım fişleri kullanarak hangi aktivitede hangi malzemeden ne kadar kullanıldığını kayıt altına almaktır. Malzeme maliyetlerini bu sayede aktivite bütçelerinize yansıtabilirsiniz.

5. Personel puantajlarınızı aktivite bazında tutarak aktivite bütçelerinize yansıtın

Direkt işçilik giderlerinizi projelerinizin aktivite bütçelerinize sağlıklı yansıtabilmeniz için personel puantajlarınızı aktivite bazında tutmalısınız. Hangi aktivitede hangi personel kaç saat çalışmış kayıt altına aldığınızda, işçilik giderlerinizi de maliyetlerinizde rahatça takip edebilirsiniz.

6. Ekipman puantajlarınızı aktivite bazında tutarak aktivite bütçelerinize yansıtın

Ekipman kullandığınız aktivitelerinizde ekipman puantajlarınızı aktivite bazında tutmalısınız. Hangi aktivitenizde hangi ekipmanınız kaç saat çalıştı, ne kadar yakıt harcadı bilgilerini kayıt altına alarak ekipman giderlerinizi bütçelerinizde rahatça takip edebilirsiniz.

7. Genel giderleriniz için katsayılar belirleyerek aktivite bütçelerinize dağıtın

Proje maliyetlerinizin içinde genel giderleriniz de yer alır. Genel giderleriniz için katsayı dağıtım anahtarı belirleyerek genel giderlerinizi aktivite maliyetlerinize dağıtabilirsiniz. Bu sayede aktivitelerinizin maliyetlerini daha doğru ölçebilir, bütçelerinizi kontrol altına alabilirsiniz.

Temel İhtiyaç 1: Artan rekabete ve azalan marjlara rağmen karlılığınızı artırma ihtiyacı.

İnşaat sektöründe rekabet her geçen gün daha da keskinleşiyor. Her geçen gün daha fazla sayıda yerli ve yabancı oyuncu sektöre girerek sizin gelirlerinizi ve marjlarınızı tehdit ediyor. Bu ortamda daha rekabetçi olmalı, mali yapınızı güçlendirmeli ve karlılığınızı yükseltmelisiniz. Rakiplerinizden geri kalmamanız, rakiplerinizin önüne geçmeniz ve yurt içinde ve yurt dışında daha rekabetçi olmanız için iyi bir sisteme sahip olmalısınız. Süreçlerinizi iyileştirmeli, verimliliğinizi artırmalısınız.

Temel İhtiyaç 2: Verimliliği yükseltme ihtiyacı.

Projelerinizi planladığınız zamanda planladığınız bütçeyle tamamlayabilmeniz, iş hacminizi büyütebilmeniz, karlılığınızı koruyabilmeniz için verimliliğinizi artırmalısınız. Kaynaklarınızı daha verimli yönetebildiğinizi, işlerinizi daha kısa sürede daha düşük bütçelerle tamamlayabildiğinizi, aksaklıkların önüne geçebildiğinizi düşünün. Kaynaklarınızı daha iyi yöneterek, şantiyeleriniz ile merkeziniz arasındaki bilgi akışını artırarak, departmanlarınız arasındaki koordinasyonu güçlendirerek verimliliğinizi artırmalı ve kar marjınızı yükseltmelisiniz.

Temel İhtiyaç 3: Güçlü bir raporlama sistemi ihtiyacı.

Yöneticilerinizin ihtiyaç duydukları bilgileri doğru zamanda doğru bir şekilde önlerine otomatik olarak sunabilmelisiniz. Şantiyelerinizde neler olduğunu, ilerleme gerçekleşmelerini, maliyet gerçekleşmelerini, performans değerlerinizi, finansal durumunuzu, depolarınızın durumlarını, nakit akışınızı ve nakit akışı öngörülerinizi, kaynaklarınızın durumlarını, kritik performans alanlarınızı ve daha bir çok kritik bilgiyi tek bir tuşla anlık olarak görebilmelisiniz.

Temel İhtiyaç 4: Güvenilir ve tutarlı bilgi ihtiyacı.

Eğer entegre bir ERP sisteminiz yoksa şirketinizle, projelerinizle, maliyetlerinizle ve faaliyetlerinizle ilgili tutarlı ve güvenilir bilgiye erişmeniz neredeyse imkansız. Verilerinizi arayıp birleştirmekle, temizlemeye çalışmakla zaman kaybetmemelisiniz. Verileriniz bir yerde kayıt altına alınmalı, daha sonra diğer departmanlarınız tarafından kullanılabilmeli. Verilerinizi biriktirerek bilgiye dönüştürebilmeli, yöneticilerinizin alacakları kararlara ışık tutmasını sağlayabilmelisiniz.

Temel İhtiyaç 5: Şantiyelerinizin duraksamamasını sağlama ihtiyacı.

Şantiyeleriniz bir çok sebepten duraksıyor olabilir. Bu duraksamalar proje teslimatlarınızda gecikmelere yol açar. Gecikmeler sizin için bütçelenmemiş maliyet demektir ve karlılığınızı tehdit etmektedir. Proje teslimatlarınızı geciktirecek duraksamaların önüne geçmelisiniz. Şantiyelerinizin merkezinizle entegre olmasını sağlamalısınız. Şantiyelerinizi merkezinizden anlık olarak izleyebilmelisiniz. Şantiyelerinizden gelen talepleri otomatik olarak merkezinizde ilgili kişilerin önüne düşürmeli ve hızla doğru kararların alınmasını sağlayarak şantiyelerinizin bekleme süresini kısaltmalısınız. Şantiyelerinizde ne zaman hangi kaynaklara ihtiyaç duyulduğunu yakından takip ederek nereye hangi kaynağın ne zaman sağlanması gerektiğini çok rahat bir şekilde yönetebilmelisiniz.

Temel İhtiyaç 6: Maliyetleri yakından takip etme ve gereksiz maliyetlerin önüne geçme ihtiyacı.

Maliyetlerinizi çok yakından takip edebilmeli, derinlemesine inceleyebilmelisiniz. Maliyetlerinizi öngörebilmeli, planlayabilmeli, planlanmamış maliyetleri tespit edebilmeli ve gerçekleşen maliyetlerinizle planladığınız maliyetleri her an detaylı olarak karşılaştırabilmelisiniz. Mali yapınızı iyileştirerek karlılığınızı artırabilirsiniz. Aynı anda çok sayıda proje yürütüyorsanız, büyük projeler yürütüyorsanız, maliyetlerinizde en ufak sapmalar bile size milyonlarca dolarlık kayıp olarak yansıyabilir. Maliyetlerinizi kontrol altında tutabileceğiniz bir maliyet yönetim sistemi kurarak şirketinize milyonlarca dolarlık tasarruf sağlayabilirsiniz.

Temel İhtiyaç 7: Nakit akışını kontrol altında tutma ihtiyacı.

Nakit akışının önemi ile ilgili çok güzel bir deyiş vardır. Karsızlık kanser gibidir, yavaş yavaş zaman içinde öldürür. Nakit akışı ise kalp krizi gibidir, faturaları ödeyemezsiniz, bir gecede öldürür. Birçok inşaat şirketi nakit akışı ile ilgili riskler taşımakta. Nakit akışınızı öngörebilmeli, planlayabilmeli ve her an detaylı bir şekilde takip edebilmelisiniz. Nakit hareketlerinizi kontrol altına alarak daha başarılı olabilir, daha huzurlu bir çalışma hayatına kavuşabilirsiniz.

Temel İhtiyaç 8: Kaynakları verimli yöneterek zaman ve para kayıplarının önüne geçme ihtiyacı.

Hangi şantiyenizde ne zaman hangi kaynağa ihtiyacınız var? İhtiyaç duyulan bir kaynak tam ihtiyaç duyulduğu anda sahada oluyor mu? Kaynaklarınızı israf mı ediyorsunuz yoksa tam verimlilikle mi kullanıyorsunuz? Kaynak ihtiyaçlarınızı öngörebilmeli, kaynak planlaması yapabilmeli ve kaynaklarınızı etkili yönetebilmelisiniz. Böylece şantiyelerinizin durmasının önüne geçebilir, gereksiz satın alımları engelleyebilir, elinizdeki kaynaklardan tasarruflu bir şekilde yararlanabilirsiniz.

Temel İhtiyaç 9: Büyümenin kaosa dönüşmesini engelleme ve büyümeyi sağlıklı yönetme ihtiyacı.

İş hacminizi büyütmeniz beraberinde zorluklar getirmemeli. Büyümeniz kaosa dönüşmemeli. İş hacminizi artırırken karlılığınızı da artırabilmelisiniz. Büyümeyi sürdürülebilir hale getirebilmelisiniz. Süreçlerinizi standartlaştırarak tek bir platformda yönetirseniz büyümeyi başarılı gerçekleştirebilirsiniz. Standart süreçlere sahip olduğunuz zaman yeni işe aldığınız çalışanları da hızla üretken hale getirebilirsiniz. Tüm çalışanlarınızın aynı kalitede çalıştıklarından, istismarlar yapmadıklarından emin olabilirsiniz. Tüm şirketinizin belirlediğiniz kurallar ve politikalar dahilinde çalıştığından emin olabilirsiniz.

Temel İhtiyaç 10: Dağınık yapının getirdiği hantallıktan kurtulma ve entegre yapının hızlılığını yakalama ihtiyacı.

Süreçlerinizi tek bir platformda yönetmiyorsanız, şirketinizin farklı yerlerinde farklı paket programlar kullanıyorsanız, spreadsheet dosyaları üzerinden çalışıyorsanız dağınık yapının getirdiği büyük problemleri yaşıyorsunuz demektir. Süreçlerinizi tek bir platformda entegre yönetirseniz birçok probleminizi ortadan kaldırabilirsiniz. Tüm süreçlerinizi tek bir platformda kayıt altına almalı ve raporlarınızı tek bir platformdan almalısınız. Şantiyeleriniz ve merkeziniz arasında entegrasyon köprüsü sayesinde tüm şirket tek bir vücut olarak çalışabilirsiniz. Günümüz dünyasında en önemli meziyet hızlı hareket edebilmektir. Entegrasyon sizi hiç olmadığınız kadar hızlandıracaktır.

Temel İhtiyaç 11: Geçmiş deneyimlerden yararlanma ihtiyacı.

Gerçekleştirdiğiniz her proje bir sonraki projeniz için deneyim kaynağı olmalı. Elde ettiğiniz deneyimleri yeni projelerinizde kullanarak karlılığınızı artırmalısınız. Geçmiş projelerinizde oluşturduğunuz deneyimleri çalışmalarınıza yansıtarak rakiplerinizin önüne geçebilirsiniz. Birim fiyat analizleri, geçmiş satın alma koşulları, tedarikçilerinizin ve taşeronlarınızın performansları, aktivite bazlı performans analizleri, kilit performans alanları, birim fiyatların zamana, mevsimlere, ülkelere, şehirlere göre dalgalanmaları, ödeme alışkanlıkları vb. birçok bilgiden yeni projelerinizde yararlanabilirsiniz.

Temel İhtiyaç 12: Karmaşadan ve belirsizlikten uzaklaşma ihtiyacı.

Önünüzü görebilmelisiniz. Projelerinizde şu anda ne oluyor, ne olmalıydı, maliyet gerçekleşmeleriniz ne durumda, planladığınız maliyetlerinizle gerçekleşen maliyetleriniz arasında ne kadar fark var, varlıklarınız ne durumda, vb. birçok bilgiye anlık olarak erişebilmeli, belirsizlikleri ortadan kaldırabilmelisiniz. İş kuralları oluşturmalı, süreçlerinizin belirlediğiniz iş akışları ve iş kuralları çerçevesinde sorunsuz işlemelerini sağlamalısınız. Çalışanlarınızın yetkilerini etkili yönetebilmeli, belirlediğiniz yetkilerin dışına çıkmadıklarından emin olmalısınız.

Temel İhtiyaç 13: Taşeronlarla, tedarikçilerle, işverenlerle, müşterilerle, iş ortaklarıyla, kurumlarla ve personelle ilişkileri etkili yönetme ihtiyacı.

Çok sayıda taşeronla, tedarikçiyle, işverenle, kurumla çalışıyor olabilirsiniz. Bu durum bir kaos oluşturmamalı. İlişkide bulunduğunuz tüm kurumlarla ve kişilerle etkili ve hızlı çalışmalar yapabilmelisiniz. Çalışanlarınız ve yöneticileriniz bu kurum ve kuruluşlarla ilgili yetkileri dahilindeki tüm bilgilere anlık olarak erişebilmeli. Göndermeniz gereken tüm bilgilieri otomatik olarak üretebilmeli ve profesyonel bir formatta ilgili kurumlarla ve kişilerle paylaşabilmelisiniz.

Temel İhtiyaç 14: Erken uyarı mekanizmaları kurarak riskleri yönetme ihtiyacı.

Sizin için kritik konuları belirleyebilmeli, bu konularla ilgili erken uyarı mekanizmaları kurarak riskleri önceden tespit edebilmelisiniz. Gerekli hamleleri zamanında yaparak birçok gereksiz maliyeti bertaraf edebilirsiniz. Daha düzenli çalışabilir, aksaklıkların oluşmasını önleyebilirsiniz. Erken uyarı mekanizmaları sayesinde yapmanız gereken işleri hep zamanında tamamlamanız hayal değil.

Yönetimsel Muhasebe ve Finansal Muhasebe Yönetimi

e-MOR ERP sisteminin içerisinde hem yönetimsel muhasebe hem de finansal muhasebe yönetimi çözümü mevcuttur. Hesap planlarınızı isterseniz çok detaylı, isterseniz az detaylı olarak takip edebilirsiniz. Yönetimsel muhasebenizi detaylı olarak tutabilir, birçok alt detayı takip ve kontrol etmek isteyebilirsiniz. Finansal muhasebeniziyse daha az detaylı, yatırımcıların ve devletin istediği standart detayda takip edebilirsiniz.

Muhasebe Yönetimi ve Diğer Tüm Süreçlerin Tam Entegrasyonu

e-MOR ERP sisteminde muhasebe yönetimi süreçleriyle diğer iş süreçleriniz arasında tam bir entegrasyon vardır. e-MOR’da bilgiler süreçlerden muhasebeye akar. Yani muhasebe bir işlemin geldiği son duraktır ve işlemin geçmişini sistemden sorgulayabilir, denetleyebilirsiniz. Örneğin, gelen bir faturanın hangi irsaliyle ilgili olduğunu, depo girişinin hangi siparişe istinaden olduğunu, siparişin öncesindeki teklifin ne olduğunu, talebin ne olduğunu kontrol edebilirsiniz. Bu entegrasyon sayesinde muhasebe departmanınızın yükü de hafifleyecek. Ve daha denetleyici bir yapıya kavuşacak.

Fatura Yönetimi

Satınalma faturalarınızı, iade faturalarınızı, satış faturalarınızı, hakediş faturalarınızı, fiyat farkı faturalarınızı, gider yansıtma faturalarınızı, farklı tipteki faturalarınızı e-MOR ERP sisteminin muhasebe yönetimi sistemi sayesinde kayıt altına alıp kolayca takip edebilirsiniz.

e-Fatura, e-Defter ve e-Arşiv Çözümleri

e-MOR ERP sistemi e-Fatura, e-Defter ve e-Arşiv süreçlerinizi destekleyen tam bir muhasebe yönetimi çözümü sunmaktadır. e-Fatura çözümü sayesinde efatura mükelleflerine fiziksel fatura kesmez, efatura keser ve anlaşmalı özel entegratörler üzerinden efaturanızın otomatik gönderimini gerçekleştirirsiniz. Eğer gelen efaturalarınızı da anlaşmalı özel entegratörlerden sisteminize otomatik çekmek isterseniz bunu da e-MOR e-fatura çözümünün opsiyonel versiyonuyla gerçekleştirebilirsiniz. e-MOR ERP sistemi ile e-deftere uygun kayıtlar oluşturabilir, kayıtlarınızı anlaşmalı özel entegratörlerin sistemine göndererek e-defterlerinizi oluşturabilir ve bildirebilirsiniz. Eğer müşterilerinize e-arşiv faturaları oluşturup göndermek isterseniz, bunları da e-MOR’un e-Arşiv çözümü ve anlaşmalı özel entegratörler üzerinden rahatça oluşturup gönderebilirsiniz.

Proje Hesap Planları

Projelerinizin hesap planlarını, gider şablonlarını ve gider kalemlerini kolayca oluşturup takip edebilirsiniz. Proje hesap planlarınızı ve gider şablonlarınızı standartlaştırarak hem kurumsal bir iş yapma standardı yakalayabilir, hem de konsolide raporlamalarınızı rahatça gerçekleştirebilirsiniz. e-MOR ERP sistemi projelerinizin maliyetlerini detaylı bir şekilde takip etmenize yardımcı özellikler sunmaktadır.

Sigorta Poliçeleri

Sigorta poliçelerinizi oluşturup takip edebilirsiniz. Aynı şekilde, sigorta poliçelerinize zeyilnameler de yapabilir ve sigorta poliçesi zeyilnamelerinizi de rahat bir şekilde takip edebilirsiniz. Sigorta poliçelerinizi ve masraflarınızı projelerinizle, masraf merkezlerinizle ilişkilendirebilirsiniz.

Amortismanlar

Sahip olduğunuz duran varlıkların amortismanlarını da e-MOR ERP sistemi ile takip edebilirsiniz. Amortismana tabi varlıklarınızı tanımlayabilir, amortismanlarınızı oluşturup takip edebilir ve amortisman maliyetlerinizi ilgili projelerin aktivitelerine dağıtabilirsiniz.

Proje Planlarınızı Yönetin

İnşaat projelerinizde yakaladığınız karı artırmak istiyorsanız, iyi bir proje planlama süreci yürütmeniz şart. Planlamayı az mı detaylı yapacaksınız, çok mu detaylı tutacaksınız, orası size kalmış. e-MOR İnşaat ERP sistemi ister çok detaylı, isterseniz az detaylı olan proje planlarınızı başarıyla oluşturup yönetmeniz için güçlü bir platform sunar. Üstelik, proje planlarınızı MS Project veya Primavera planlama araçlarında geliştirebilir, hazır entegrasyon sayesinde planlarınızı otomatik bir şekilde e-MOR ERP sistemine çekebilirsiniz.

Bütçelerinizi, Aktivitelerinizi ve Kaynaklarınızı Yönetin

Projelerinizde gerçekleştireceğiniz aktiviteleri, bu aktivitelerin bütçelerini ve aktivitelerde kullanılacak kaynakları planlayabilirsiniz. e-MOR ERP sistemi bütçe, aktivite ve kaynak yönetimi ile ilgili size çok sayıda imkanlar sunar.

Bütçelerinizi Kontrol Altında Tutun

Bütçelerinizi oluşturduktan sonra bütçelerinizi kontrol altında tutabilmeniz için mekanizmalar kurabilirsiniz. Örneğin, belirli bir bütçeniz var ve bu bütçede kullanacağınız kaynakların satın alınmasını talep ediyorsunuz. e-MOR ERP sistemi talep esnasında ilgili bütçe kontrollerini gerçekleştirerek talebin bütçeye uygun olup olmadığını sorgular. Bütçe aşımı ise gerçekleşecek ise bütçelerinizin revizyonunu oluşturmanız konusunda sizi uyaracaktır.

Gerçekleşen Maliyetleri ve İmalatları Takip Edin

e-MOR sayesinde proje aktivitelerinizin gerçekleşen maliyetlerini ve gerçekleşen imalatları yakından takip edebilirsiniz. Maliyetleriniz aktivite bazlı olarak satınalma siparişinden veya malzeme kullanım fişlerinden (depo çıkışları), taşeron hakedişlerinden, personel giderlerinden, makina ekipman giderlerinden ve genel giderler gibi tüm ilgili gider kalemlerinizden otomatik hesaplanır. İmalatlarınızı da e-MOR’daki saha ilerleme fişlerini kullanarak takip edebilirsiniz.

Zamanında Müdahaleler Yaparak Projelerinizi Rayında Tutun

Projelerinizin rayından çıkmaması için iyi bir takip ve kontrol sistemine ihtiyacınız var. e-MOR ERP sistemi tam da bu konuda size aradığınız çözümü sunuyor. Projelerinizin gidişatını takip edebilir, detaylı raporların inceleyebilirsiniz. Süreçlerin izlenebilirliği sayesinde bir maliyetin geçmişini sorgulayabilirsiniz. Örneğin, bir ödeme talebini oluşturan faturanın depo girişini, depo girişinin siparişini, siparişin tekliflerini, teklifin toplandığı satın alma talebini bir zincir halinde sorgulayabilirsiniz. Ayrıca, gereksiz malzeme satın alınmasının önüne geçmenize yardımcı uygulamalardan, gereksiz ödemelerin önüne geçmenize yardımcı uygulamalardan faydalanabilirsiniz.

Planlanan-Gerçekleşen Takibi Yapın

Projelerinizin plananan-gerçekleşen takibini detaylı olarak gerçekleştirebilirsiniz. e-MOR ERP sisteminde aktivite ve kaynak bazında planlanan bütçe, gerçekleşen maliyet takibini yapabilirsiniz. Bütçe revizyonlarınızı da takip edebilirsiniz.

Proje Yönetimi Raporları ve Proje Takip Panoları (Dashboard)

Projelerinizi çeşitli proje yönetim raporları aracılığıyla gerek detaylı (tek tek proje bazında), gerekse konsolide (proje portföyü bazında) takip edebilirsiniz. e-MOR’un bütçe, kaynak, maliyet, ilerleme, aktivite, nakit akışı gibi alanlarda sunduğu raporlara tek bir tuşla erişmenin konforunu yaşayabilirsiniz. Ayrıca, proje takip panoları oluşturarak önemli proje verilerinizi tablolar ve grafikler halinde tabletlerinizden görüntüleyebilirsiniz.

İnşaat şirketinizin farklı coğrafyalarda yürüttüğü projeleri yakından takip edebilmeniz için iyi bir veri toplama ve proje yönetimi raporlama sistemine ihtiyacınız var.

Merkezi olmayan dağınık yazılımlarıyla, Excel dosyalarıyla verileri toplamaya çalışmak, verileri kopyala yapıştır yaparak Excel’ler arasında taşımak ve yönetime sunmak pek de modern bir yaklaşım değil. Ayrıca, verilerde hata yapmaya açık bir iş yapış yöntemi bu.

Projelerinizle ilgili verileri belirli standart formatlarda ve şirket içinde belirlediğiniz iş kuralları doğrultusunda toplayabilmeniz için birimlerinizi entegre eden bir ERP sistemi kullanmanız şart.

Ayrıca, farklı birimlerinizin projelerinizle ilgili topladıkları veriler merkezi veritabanınızda yer almalı, raporlama sisteminiz bu verileri kullanarak proje yönetimi raporları oluşturmalı.

e-MOR ERP sistemi sayesinde hem güncel proje verilerinizi standart şablonlarla sağlıklı bir şekilde toplayabilir, hem de verilerden hareketle proje yönetimi raporlarına tek tuşla erişebilirsiniz.

İnşaat şirketleri için e-MOR ERP sistemini kullanarak aşağıdaki 5 kategorideki proje yönetim raporlarına erişebilirsiniz.

Proje Özet Raporları

Projelerinizle ilgili görmek istediğiniz özet bilgileri aldığınız raporlardır. Bu türdeki raporlara bakarak projenizin genel gidişatına hızlı bir şekilde vakıf olabilirsiniz.

Konsolide – Firma Bazında Raporlar

Tek bir projenize değil, birden fazla projenize ait bilgileri görebildiğiniz raporlardır. Bu sayede proje portföyünüzle ilgili konsolide bir bakış açısına sahip olabilirsiniz.

Bütçe ve Nakit Akışı Raporları

Projenizin bütçeleriyle ve nakit akışıyla ilgili bilgileri görebildiğiniz raporlardır. Bütçenizin neresinde olduğunuzu, aşıp aşmadığınızı detaylı olarak görebilirsiniz.

Aktivite / Mahal Raporları

Projelerinizin aktiviteleri ve mahalleriyle ilgili bilgileri görebildiğiniz raporlardır. Hangi aktivitede ne kadar bütçe planlamıştınız, ne kadar maliyet gerçekleşti görebilirsiniz. Aktivitelerinizi sadece maliyet bazında değil, ilerleme bazında da takip edebilirsiniz.

Kaynak Raporları

Projelerinizde kullandığınız kaynaklarla ilgili raporlardır. Ne kadar kaynak planlamıştınız, ne kadar kaynak kullandığınız, ne zaman hangi kaynaktan ne kadar ihtiyaç duyacaksınız, gibi birçok bilgiyi takip edebilirsiniz.

Eğer aynı anda birden fazla sayıda projeyi yürüyorsanız, üstüne üstlük projeleriniz farklı coğrafyalardaysa, projelerinizin bütçelerini ve maliyetlerini takip etmeniz için iyi bir ERP sistemi kullanmanız şart.

e-MOR ekibi olarak 13 yıldır büyük ve orta ölçekli inşaat şirketlerine farklı coğrafyalarda ERP yazılımı desteği veriyoruz.

İnşaat şirketlerinin farklı coğrafyalarda yürüttükleri projelerinin maliyetlerini detaylı ve konsolide bir şekilde takip etmeye çalışırken yaşadıkları zorlukları biliyoruz.

e-MOR ERP sistemini kullanarak projelerinizin maliyetlerini aktivite, kaynak bazında detaylı takip edebilir, konsolide bir şekilde proje portföyünüzün maliyetlerini de izleyebilirsiniz.

e-MOR ERP sistemiyle malzeme maliyet takibi

e-MOR ERP sistemi içerisinde çok sayıda inşaata özgü süreç barındırmaktadır. Projelerinizin aktivitelerinde kullanacağınız malzemelerin maliyetlerini bütçelendirip detaylı olarak takip edebilirsiniz.

Malzeme kaynağını ne kadar birim fiyata aldınız, ne zaman kimden aldınız, önceki projelerinizde ne kadar birim fiyata mal etmiştiniz görebilirsiniz.

Hangi aktivitede hangi malzemeden ne kadar planlamıştınız, ne kadara mal oldu gibi sorguları yapabilirsiniz. Depolarınızda duran malzemelerin maliyetlerini de kolayca görebilirsiniz.

e-MOR ERP sistemiyle taşeron maliyet takibi

Taşeronlarınızdan aldığınız malzeme, işçilik gibi hizmetlerin maliyetlerini de detaylı bir şekilde takip edebilirsiniz. e-MOR ERP sistemi içerisinde detaylı bir taşeron maliyet yönetimi uygulaması barındırmaktadır. Taşeron maliyetlerini taşerona verdiğiniz kalemlerin bütçeleriyle kıyaslayabilirsiniz. Taşeron maliyetlerini oluşturan hakedişleriniz sistemden otomatik olarak hesaplanmaktadır. Taşeron sözleşmelerinden ve sahadaki imalatlardan hareketle, ilgili kesintileri ve yansıtmaları otomatik olarak yaparak maliyetleri hesaplayan e-MOR, taşeron maliyetlerinizi takip etmenizi kolaylaştıracak.

e-MOR ERP sistemiyle personel maliyet takibi

Personelinizin – ister beyaz yaka olsun ister mavi yaka – maliyetlerini de e-MOR ERP sistemi sayesinde kolayca takip edebilirsiniz. Bir projede hangi aktivite hangi personel ne kadar iş yaptı takip edebilir, aktiviteye yansıyan personel maliyetlerini de görebilirsiniz. Ayrıca, beyaz yaka personelinizin maliyetlerini de eğer isterseniz, belirlediğiniz dağıtım katsayı anahtarını kullanarak proje aktivitelerinize dağıtabilirsiniz.

e-MOR ERP sistemiyle makina-ekipman maliyet takibi

Eğer projelerinizde makina-ekipman varlıkları kullanıyorsanız, bu varlıklarınızın da maliyetlerini aktivite bazında takip etmelisiniz. Hangi aktivitede hangi iş makinasını ne kadar kullandınız takip edebilir, o aktiviteye makina maliyetlerini yansıtabilirsiniz. Bakım, onarım, yakıt, amortisman gibi giderlerinizi proje aktivitelerinize sağlıklı bir şekilde yansıtabilirsiniz.

e-MOR ERP sistemiyle genel gider takibi

e-MOR ERP sistemi sayesinde direkt giderlerinizi takip edebildiğiniz gibi, endirekt giderlerinizi de detaylı bir şekilde takip edebilirsiniz.

e-MOR sayesinde aktivite bazında planlanan bütçe – gerçekleşen maliyet kıyaslamasını sağlıklı bir şekilde gerçekleştirebilirsiniz.

Bu sayede projelerinizin maliyetlerini yakından takip edebilir, gereksiz maliyetlerin önüne geçebilir, karınızı artırabilirsiniz.

ERP implementasyonlarının %75’i bütçe aşımı, veya zaman aşımı, veya beklentilerin karşılanamamasıyla sonuçlanır.

Daha önce hiç ERP implementasyon deneyimi olmayan kişiler bunun teknik bir iş olduğunu, başarısızlıkların teknik nedenlerden kaynaklandığını zannedebilir.

Oysa ki durum çok farklıdır.

ERP implementasyonu teknik bir iş olmaktan çok, süreç sadeleştirmesi ve standartlaştırması, organizasyonel değişim ve insan faktörünün yönetimiyle ilgilidir.

Yapılan araştırmalar ERP implementasyonlarındaki başarının ya da başarısızlığın %10-20’sinin teknik faktörleriyle ilgili olduğunu, %80-90’ının ise süreç yönetimi, organizasyonel değişim ve insan faktörlerinin yönetimiyle ilgili olduğunu ortaya koymaktadır.

ERP implementasyonuna girişirken lütfen bu durumu göz önünde bulundurun.

Ortanizasyonel değişimi yönetme planınızı, süreç sadeleştirme ve standartlaştırma planınızı, kullanıcı eğitim planınızı oluşturun. Kullanıcı eğitimleri sadece yazılım sisteminin kullanılacak ekranlarının eğitimi değildir. ERP felsefesinin de eğitimidir. Şirket için öneminin ve şirkete neler kazandıracağının da eğitimidir. Süreçlerin eğitimidir. Herhangi bir problem yaşanırsa nasıl davranılması gerektiğinin, kime nasıl danışılması gerektiğinin eğitimidir.

Çok sayıda projeyi aynı anda yürütüyorsanız ve projelerinizde taşeronlar kullanıyorsanız, taşeron hakedişi sürecinizi kontrol altına almanın öneminin farkındasınızdır.

Hakediş sürecinizi daha etkili yönetebilmeniz için, iyi bir ERP sistemi kullanmanızı tavsiye ediyoruz. Hakediş uygulamanızı ERP sisteminizin içerisinden gerçekleştirdiğiniz zaman birçok kayıp kaçağın önüne geçebilecek, daha sorgulanabilir, kendi içinizde denetlenebilir bir yapıyla erişeceksiniz.

Kağıt tabanlı hakediş ortamından çıkın, yazılım tabanlı hakediş ortamına geçin

Hakedişlerinizi çeşitli Excel dosyalarında takip etmek, eğer belirli bir ölçeğin üzerindeki bir şirketseniz hiç de kolay değildir. Dosyaları kağıt ortamına atmak, kağıt ortamında veya email olarak yöneticilere atmak, sonradan dosyalarda değişiklikler yapıldığında değişikliklerden ilgili kişilerin haberdar olmaması, vb. konular işlerinizi karmaşıklaştırır. Ayrıca, sorgulanabilirlik ve denetlenebilirlik de azalır. Kağıt tabanlı hakediş ortamından çıkarak bir sistem kurmalı ve hakedişlerinizi dijital ortamda takip etmelisiniz. Oluşturulan hakedişi şirket içerisinde dijital onay sürecinden geçirmeli, yöneticilerinizin ilgili hakediş dosyalarına ve raporlarına kolayca erişebilmelerini sağlamalısınız.

Taşeron sözleşmelerinizin ve hakedişlerinizin çıktılarını sistem üzerinden otomatik üretin

Sözleşmelerinizi standartlaştırmalısınız. Hukuk departmanınızla biraraya gelin ve taşeron sözleşme tiplerini oluşturun. Hangi tip işte hangi sözleşmeyi kullanacağınızı, sözleşmenin formatını, içerisindeki sabit maddeleri ve değişken maddeleri belirleyin. Ve sözleşmeleri sisteme tanıtın. Çalışanlarınız taşeronlarla yapacakları sözleşmelerde bu şablonları kullanacak ve bu şablonlar dışında hareket edemeyeceklerdir. Ayrıca, hakedişlerinizi de belirli denetim kurallarıyla kontrol altına almalısınız. Hakedişleriniz sözleşmelerle ve sözleşme zeyilnameleriyle birebir bağlantılıdır. Sözleşmedeki ve zeyilnamedeki şartlardan, sahadaki ilerlemeden hareketle oluşur. Bu nedenle, hakedişlerinizi de sistemden oluşturmalı (sözleşme/zeyilname şartlarından ve saha imalat ilerlemelerinden hareketle), çıktılarını sistemden bastırmalısınız. Bu sayede yanlışlık – kayıp – kaçak risklerini azaltabilir, daha kurumsal hareket edebilirsiniz.

Proje planı – Sözleşme – İmalat – Hakediş – Fatura – Ödeme Talebi – Ödeme zincirinizi entegre edin

Taşeron hakediş yönetimi aslından birçok süreçle entegre halinde yürümeli. Eğer iyi bir ERP sisteminiz varsa bir taşerona yapılmış ödemenin hangi ödeme talebine istinaden, hangi hakediş faturasına karşılık yapıldığını görebilir, hakedişine kolayca ulaşabilir, hakedişe baz oluşturan imalatları, kesintileri, yansıtmaları, sözleşmeleri ve zeyilnameleri inceleyebilirsiniz. Bu sayede hakediş sürecinizi kontrol altına alabilirsiniz.

ERP sadece yazılım değildir.

Yazılım, süreçler ve insan boyutlarının yer aldığı bütünsel bir sistemdir.

ERP sektöründe çalışırsanız çok sayıda firma tanır, çok sayıda insanla tanışır, farklı birçok iş yapma modeli görür, süreçlerle ilgili problemleri anlar, farklı çözümleri tecrübe eder, tecrübelerinizle insanlara yön gösterirsiniz.

Farklı departmanların süreçlerini öğrenirsiniz. Farklı departmanların birbirleriyle olan iş akışlarını ve bilgi alış verişlerini keşfedersiniz.

Kendinizi işletmecilik alanında sürekli olarak geliştirirsiniz.

Belki başka bir iş yapsaydınız daha az çalışmanız gerekebilirdi. Belki başka iş yapsaydınız kısa zamanda bu kadar çok öğrenmeniz beklenmeyebilirdi.

Ama olsun.

ERP sistemi tüm işletmelerin ihtiyacı.

Ve bu alanda tecrübeli uzman sayısı yetersiz. Bu nedenle tecrübeli ERP uzmanları çok kıymetli. Ve öyle olmaya uzun bir süre devam edecekler.

İnşaat şirketinizi büyütürken birçok sorunla karşı karşıya kalabilirsiniz.

Süreçlerinizi kontrol altında tutamamaktan kaynaklanan bu sorunlar sizi ciddi mali kayıplara sürükleyebilir. Ve ne kadar kaybettiğinizin farkına iş işten geçtikten sonra varırsınız, kayıpları telafi etmenizin bir yolu olmaz.

Eğer büyüme trendinde olan bir inşaat şirketiyseniz, hızla şu 9 süreci kontrol altına almalı ve kayıplara-kaçaklara müsaade etmemelisiniz.

1. Satınalma sürecinin ERP sistemiyle kontrol altına alınması.

Projelerinizdeki maliyetlerinizin önemli bir kısmını malzeme maliyetleriniz oluşturur. Satın alma maliyetlerinizi kontrol altına almazsanız hiç beklemediğiniz kayıplara ve kaçaklara maruz kalabilirsiniz. Satınalma maliyetlerinizin hızla kontrolden çıkmaması için talep, teklif toplama, teklif değerlendirme, sipariş, depo girişi, malzeme kullanım, fatura, ödeme zincirinizi entegre etmelisiniz. Bu sayede satın alma süreçlerinizde mali kayıp risklerini minimize etmiş olursunuz.

2.Depo sürecinin ERP sistemiyle kontrol altına alınması.

Eğer birden fazla projeyi aynı anda yürütüyorsanız, depolarınıza tam anlamıyla hakim olmanız gerektiğinin farkındasınızdır. Hangi deponuzda hangi malzemeden ne kadar var sisteminizde görebilmelisiniz. Bu sayede eksik malzeme yüzünden şantiyeniz durmaz. Eksik malzeme yüzünden acil sipariş açmak zorunda kalmaz ve acil siparişlerin getireceği yüksek maliyetlerden kurtulursunuz. Eksik malzeme riskine karşılık emniyet stokunuzu da yüksek tutmanıza ve fazladan malzeme sipariş etmenize gerek kalmaz.

3.Taşeron sözleşmelerinin ERP sistemiyle kontrol altına alınması.

Taşeronlarınızla olan sözleşmelerinizi ve zeyilnamelerinizi sistematik bir şekilde yürütebilmelisiniz. Sözleşmelerinizi standartlaştırmalısınız. Sözleşmelerinizi standartlaştırmazsanız birçok nokta gözünüzden kaçabilir, farklı projelerde farklı uygulamalara gidebilir, mali ve hukuki risklere maruz kalabilirsiniz.

4.Taşeron hakedişlerinin ERP sistemiyle kontrol altına alınması.

Taşeron hakedişlerinizi etkili bir biçimde yönetmelisiniz. Taşeronlarınıza gereksiz ödeme yapmamak için proje planı, sözleşme, hakediş, fatura, ödeme zincirini entegre etmelisiniz. Hakedişte gerekli kesintileri otomatik olarak yansıtabilmeniz, hakedişinizi şirket içinde dijital ortamda onayda dolaştırabilmeniz taşeron hakedişlerinizle ilgili mali ve hukuki risklerinizi azaltacaktır.

5.Ödemelerin ERP sistemiyle kontrol altına alınması.

İş hayatında popüler bir deyiş vardır. Karsızlık kanser gibidir, şirketi yavaş yavaş öldürür; nakit problemiyse kalp krizi gibidir, şirket ödemelerini yapamaz ve birden ölür. Çok sayıda tedarikçi ve taşerona yapacağınız ödemeleri kontrol altına almalısınız. Kime ne kadar borcunuz var, ne zaman ne kadar ödemeniz gerekiyor bunları çok iyi takip edebilmelisiniz. Ödeme sürecinizi diğer iş süreçlerinizle entegre ederek ödeme sürecinizde oluşabilecek risklerin önüne geçebilirsiniz.

6.Bütçelerin ERP sistemiyle kontrol altına alınması.

Projelerinizin bütçelerini detaylı olarak takip edebilmelisiniz. Hangi aktiviteye ne kadar bütçe ayırdınız, hangi aktivitede hangi kaynaktan ne kadar kullanılacak, bugüne kadar aktiviteye ne kadar harcandı, bundan sonra ne kadar harcanabilir takip edebilmelisiniz. Bütçe aşımlarıyla ilgili kontrol ve denetim mekanizmaları kurabilmelisiniz. Bu sayede bütçe disiplini yakalayabilirsiniz.

7.İş makinalarının ve ekipmanların ERP sistemiyle kontrol altına alınması.

Eğer çok sayıda iş makinanız varsa, makinalarınızla ilgili maliyetlerinizi etkili bir şekilde takip edebilmelisiniz. Yakıt masrafları, bakım ve onarım masrafları gibi masraflarınızı takip edebilmeli, bu alanlarda kayıp ve kaçakları engellemelisiniz. İş makinalarınızın puantajlarını da tutarak hangi aktivitede ne kadar iş yaptıklarını sisteminizde kayıt altına almalısınız. Bu sayede bütçelerinizi daha iyi takip edebilirsiniz.

8.Personelin ERP sistemiyle kontrol altına alınması.

Personelinizle ilgili maliyetlerinizi yakından takip edebilmelisiniz. Hangi aktivitede hangi personel kaç saat çalıştı, personelin maliyeti nedir, aktiviteye yansıtılan maliyeti nedir çok iyi görebilmelisiniz. Sadece mavi yaka personelinizin değil, beyaz yaka personelinizin de maliyetlerini proje aktivitelerine dağıtabilir, bütçe takip ve kontrolünüzü daha sağlıklı bir şekilde gerçekleştirebilirsiniz. Eğer yurt dışında da projeleriniz varsa, personelle süreçleriniz ve maliyetleriniz daha fazla çeşitlenmektedir. Personel seyahat süreçleri, seyahat masrafları, kamp süreçleri, kamp masrafları, taşeron personel maliyetleri, vb. birçok konuyu da kontrol altına almanız gerekir.

9.Satışın ERP sistemiyle kontrol altına alınması.

Eğer konut, ofis gibi üstyapılar üretiyor ve kendi satış ofisiniz üzerinden bunların satışını yapıyorsanız, satış sürecinizi ERP sisteminizle entegre etmelisiniz. Müşteri listenizi (customer master data), satış ofisinizde yapılan görüşmeleri, verilen teklifleri, yapılan sözleşmeleri, opsiyonları merkezinizden takip edebilmelisiniz. Teklif, opsiyon ve sözleşmeler için kurallar ve denetimler oluşturarak yanlışlıkların, kayıpların ve kaçakların önüne geçebilmelisiniz.