ERP kullanıcılarınızın değişiklik taleplerine nasıl yaklaşmalısınız
Gerek implementasyon, gerekse kullanım evresinde kullanıcılar birçok fikir ve öneriyle gelecekler.
Bunların bir kısmı çok yararlı, bir kısmı önemsiz, bir kısmı gereksiz, bir kısmıysa çok tehlikeli olacaktır.
Kullanıcılarınızdan gelen her değişiklik talebini aşağıdaki 4 kategoriden birisine yerleştirmelisiniz:
- Olmalı,
- Olursa iyi olur,
- Önemsiz,
- Tehlikeli.
Değişiklik taleplerinin yönetimi bilgi yönetim sistemleri alanının en önemli konularından birisi.
Birçok ERP projesini sıkıntıya düşüren şey kullanıcılardan gelen değişiklik taleplerinin yönetilememesidir.
ERP sistemi yatırımının birinci hedefi kullanıcılara konfor sağlamak değildir. Eğer böyle düşünüyorsanız, kullanıcılara ne verirseniz verin kullanıcıların tatmin olmayacağını bilmelisiniz.
Yatırımı üst yönetim yaptığına göre ERP sisteminde değişiklik taleplerinin
- üst yönetimin ihtiyaçlarına,
- süreçlerin belirli standartlarda yönetilmesine,
- süreçlerin hızlanmasına
- ve raporlama sistemine
olan etkilerini öncelikli değerlendirmelisiniz.
ERP sisteminizi 15 yılı aşkın bir süre kullanacaksınız. Zaman içerisinde yeni yeni ihtiyaçlarınız ortaya çıkacak.
ERP sisteminizi de sürekli olarak çalışır, yeni ihtiyaçlarınıza cevap verir, yeni kabiliyetlerle daha da güçlendirir hale gelmelisiniz.
Ancak bunu yaparken dikkatli olun, çünkü değişiklikleri yönetmek bazen sorunlara yol açabiliyor.
Periyodik değerlendirme toplantıları yaparak değişiklik taleplerini değerlendirin. Değişiklik talepleri arasından seçtiklerinizi takvimlendirin ve takvim planına uygun bir şekilde geliştirerek canlı kullanıma alın.
Hangi değişiklikleri planınıza alıp hangilerini almayacağınıza iyi karar verin. Çünkü değişiklikler maliyetli olabilir. Zaman alabilir. Her değişikliği yapmaya çalışırsanız karmaşaya kapılabilir, yapmanız gereken asıl değişiklikleri yapamayabilirsiniz.
İstenen bir değişiklik talebi ilk bakışta masum görünebilir. Ancak iyi irdelenmelidir. Çünkü değişiklikler birden fazla birimin çalışmasını ve çeşitli raporları etkileyeceği için, değişikliğin nerelere etki yapacağını ve diğer birimlerin de bu değişikliği kabul edip etmediklerini değerlendirmeniz şart.
Ayrıca, yaptığınız değişiklikler eğer ERP sisteminizin standart versiyonunun çok dışında işlerse, ERP’nizi upgrade ederken sorunlar yaşayacaksınız. ERP sisteminizin standardından uzak değişiklikler yeni versiyonla uyumsuz olacak, değişikliğin etki ettiği formlarda ve raporlarda aksaklıklara yol açacak. Aksaklıkları tespit etmeniz ve düzeltmeniz, zaman, kaynak ve maliyet ihtiyacı doğuracak.
Eğer başınız ağrımasın istiyorsanız değişiklik taleplerini iyi inceleyin ve gerekli olan değişiklikleri yapın. Yapılsa güzel olur, önemsiz ve tehlikeli kategorilerindeki değişiklik taleplerinden mümkün olduğunca uzak durun.
