ERP sistemine geçecek olan inşaat şirketlerinin yöneticilerine ve çalışanlarına yönelik hazırladığımız yazı dizinin 5. parçasını okuyorsunuz.
21. İmplementasyon sonasında 3 aylık veya 6 aylık değerlendirme toplantıları yapın
ERP sisteminiz sizin şirketinizin artık ayrılmaz bir parçası.
En az 15 yıl projelerinizi bu sistemle yönetecek, kullandığınız raporları bu sistemden alacak, maliyetlerinizi bu sistemden takip edeceksiniz.
Önümüzdeki 15 yıl boyunca birçok çalışanınız ve yöneticiniz şirketinizden ayrılacak, yerine başkaları gelecek ancak sisteminiz hep sizinle olacak.
Bu nedenle sisteminizi her daim güncel ve işler halde tutmalısınız.
Bir bahçeyi ele alın. Eğer bahçeyi sulamazsanız, gübrelemezseniz, ilaçlamazsanız, yeni çiçekler ve ağaçlar dikmezseniz zaman içerisinde ne hale gelir?
Veya bir aracı ele alın. Araca periyodik bakım yaptırmadıkça, yağını suyunu kontrol etmedikçe, lastiklerini gerektiğinde değiştirmedikçe o araçtan hayır gelir mi?
Evet, ERP sistemi de böyledir. Bakımını yapmalısınız. İşler halde tutmalısınız.
ERP sisteminiz geliştirilebilir bir sistem olduğu için zaman içerisinde ihtiyaç duyduğunuz değişiklikleri de üzerinde gerçekleştirebilirsiniz. Yani iş süreçlerinizde yenilikler yapmanız gerektiğinde bunları ERP sisteminize yansıtabilirsiniz.
Bu bir fırsattır. Şirketinizinde süreç yönetimi kültürünü artırmanız için bir fırsat. Peki, bu durumu nasıl değerlendirebilirsiniz?
Periyodik olarak ERP sistemi ve süreçler teması altında toplantılar gerçekleştirin. Bu toplantılara iş süreçlerinize yön veren çalışanlarınızın ve yöneticilerinizin yanında ERP sağlayıcınızın danışmanlarını da katın. ERP sağlayıcınızın danışmanları başka şirketlerde de projeler gerçekleştirdikleri ve sürekli bir süreç Ar-Ge çalışmasının parçası oldukları için size aktaracakları know-how vardır. Onların know-how’ından faydalanın.
3 ayda (veya 6 ayda) bir yaptığınız değerlendirme toplantılarının ajandası şu başlıklardan oluşacaktır: Sistemin kullanılışıyla ilgili sıkıntılar nedir ve bunlar nasıl aşılmalı, önümüzdeki dönemde hangi süreçlerinizle ilgili yapmayı hedeflediğiniz iyileştirmeler nelerdir, kanunlarda ve mevzuatlarda değişiklikler olacak mı olacaksa bunlara nasıl hazırlık yapılacak, personeliniz sistem kullanımıyla ilgili durumu nedir ve aksaklıklar oluyorsa bunu nasıl gidereceksiniz, sisteminizin güncellemeleri nelerdir ve güncellemelerin hangilerini şirketinize adapte edeceksiniz, vb.
Eğer periyodik değerlendirme toplantıları gerçekleştirir ve aldığınız kararları aksiyona dönüştürürseniz emin olun ERP sisteminizi maksimum düzeyde kullanacak ve şirketinizin işleyişini iyileştirerek rakiplerinize kıyasla büyük avantajlar sağlayacaksınız.
22. Şantiyelerinizde kimsenin derebeyliği ilan etmesine izin vermeyin
İnşaat şirketinizde ERP sistemi kullanmanızın ana sebeplerinden birisi şantiyelerinizle merkezinizi entegre etmek istemeniz değil miydi?
Şantiyelerde işlerin nasıl gittiğini takip edebilmek? Herhangi bir aksaklık varsa bunu önceden tespit edebilmek? Koordinasyonsuzluk nedeniyle şantiyelerin yavaşlamasını engellemek? Maliyetleri daha yakından takip ederek maliyetleri kontrol altına almak?
Evet, şantiyelerinizle merkez entegrasyonunuz çok önemli. Ancak şantiye açık kapatıyor, personel çıkarıp yerine yeni personel alıyorsunuz. Bu arada yeni gelen bazı şantiyeler sisteminizi benimsemek istemeyebilir. Çeşitli nedenler ve bahaneler üretebilir. Bunlara aldanmayın. Şirketinizin bir işleyişi var ve her şantiyeniz bu işleyişe uymak zorunda. Her şantiyeniz en azından belirlediğiniz verileri asgari şekilde sisteme girmeli.
Şantiyelerinizden bazıları sistem dışına çıkmak istediklerinde neler olabileceğini düşündünüz mü?
ERP sisteminiz sayesinde projelerinizin maliyetlerini kontrol ediyorsunuz. ERP sisteminin dışına çıkan şantiyelerin maliyetlerini kontrol edemeyeceksiniz. Belki gereksiz bir sürü satınalma yapacaklar ve siz bunu şantiye kapatılıncaya kadar fark edemeyeceksiniz. Belki bazı taşeronlarınıza gereksiz ödemeler yaptıracaklar ve siz bunu tespit edemeyeceksiniz. Eğer maliyet kontrol sisteminizin düzgün işlemesini istiyorsanız şantiyelerinizin kendi derebeyliklerini ilan etmelerine izin vermeyin.
Şantiyelerinizin derebeyliği ilan etmemeleri için yapmanız gereken işlerin başında şantiyeye sisteminizi bilen muhasebe, depo, teknik ofis, personel birimlerinin iyi çalışanlarını kaydırmalısınız. Eğer şantiyede yeni birisi işe alınıyorsa oryantasyon için ona hızlı bir şekilde süreçlerinizin ve sisteminizin eğitimini sağlamalısınız.
23. Çalışanlarınızı Excel gibi spreadsheet uygulamalarından mümkün olduğunca uzak durmaya motive edin
İtiraf edelim. Hepimiz Excel gibi spreadsheet uygulamalarını seviyoruz. Kolay ve pratik.
Ancak unutmayalım ki spreadsheet uygulamaları kişisel uygulamalar, kurumsal uygulamalar değil.
Yapılan araştırmalar çalışanların Excel dosyalarında çok sayıda yanlışlar yaptıklarını, bu yanlışların da firmalara büyük mali kayıplara yol açabildiğini gösteriyor. Ayrıca, bu gibi uygulamalar kurumsal uygulamalara göre üzerinde veri manipülasyonu ve veri kaybı yapılmaya çok daha müsait.
Yapmanız gereken, çalışanlarınıza Excel gibi spreadsheetlerin kullanımını azaltmaları konusunda yön göstermeniz.
ERP sisteminiz birçok veriyi içeriyor. Verilere buradan bakabilmeliler. Birçok ERP sisteminde kullanıcılar kendi raporlarını veri setleri içerisinden oluşturabiliyor. Bu durum da Excel’e olan ihtiyacı azaltıyor.
Eğer çalışanlarınızın ERP sistemi alışkanlığını artırır ve Excel alışkanlığını azaltırsanız sisteminizin verimli kullanılması için gerekli ortamı sağlamış olursunuz. Aksi takdirde insanlar Excel kullanmaya devam eder ve ERP sistemine yaptığınız yatırımdan beklediğiniz geri dönüşü alamayabilirsiniz.
24. Teklif hazırlama ekibinize ERP sisteminizin veritabanında yer alan önceki projelerde gerçekleşmiş satınalma fiyatlarından ve gerçekleşmiş aktivite maliyet verilerinden yararlanma imkanı sunun
Teklif hazırlama ekibinizin sağlıklı teklifler hazırlaması ve size kar edebileceğiniz ihaleler kazandırması şart.
Hepsi çok çalışkan ve kısa zamanda çok sayıda teklif hazırlamak için ellerinden geleni yapıyorlar. Ve iyi işler de çıkarıyorlar.
Şimdi onlara şu soruyu sormanızı istiyoruz:
Geçmiş projelerinizde gerçekleşmiş satınalma maliyetlerini, birim fiyatlarını, aktivitelere harcanan işçilik maliyetlerini, makina maliyetlerini, genel gider maliyetlerini görme imkanı isterler mi? Bu veriler işlerine yarar mı?
Evet, lütfen gidin ve sorun. Bu soruya istemiyoruz yanıtı verecek bir teklif ekibi yoktur. Gözlerinin içindeki parıldamayı gördünüz mü?
ERP sisteminiz sizin gerçekleşen maliyetlerinizi detaylı bir şekilde tutmaktadır.
Teklif ekibiniz yeni bir ihaleye hazırlanırken yapacağı çalışmada ERP sisteminde yer alan verileri kullanabilir. Daha önce benzer projede hangi kalem ne kadar maliyet doğurmuştu, birim maliyetler ne olmuştu, aynı coğrafyada bir önceki projede işçilik maliyeti ne olmuştu, vb. birçok kıymetli bilgiyi analiz edebilirler. Bu sayede daha başarılı teklifler hazırlayabilir, size daha karlı ve daha fazla iş kazandırabilirler.
25. Yöneticilerinize tabletlerinden erişebilecekleri yönetici bilgi panoları (dashboard) sunun
ERP sisteminiz sizin projelerinizle, maliyetlerinizle ve faaliyetlerinizle ilgili bilgileri topladığınız ana sisteminizdir.
Yöneticilerinize ulaşan raporların verilerinin kaynağı ERP sisteminiz olmalıdır.
Artık mobilite çağında yaşıyoruz. Herkesin elinde akıllı telefonlar ve tabletler var.
Yöneticileriniz her an şirket içinde değiller. Sıkça seyahat halindeler. Onlara ihtiyaç duydukları bilgilere her an rahatça erişebilme imkanı sunmalısınız.
Kabul edelim. Yöneticilerinizin ihtiyaç duydukları veriler belli.
Üst düzey bir yönetici asla büyük bir bilgi kalabalığına bakmak istemez.
Görmek istediği bilgiler bellidir.
Hangi bilgileri hangi formatta görmek istiyorsa onu sunmalısınız.
Bunu da tabletlerinden erişebilecekleri yönetici bilgi panoları (dashboard) aracılığıyla sağlayabilirsiniz.
Yönetici bilgi panolarında hangi bilgileri tablo, hangilerini nasıl grafikler olarak görmek istiyorlarsa belirleyin.
Yöneticilerinize sunduğunuz mobil yönetici bilgi panolarınız sizin ERP sisteminizin görülen yüzü olacaktır. Üst yönetiminizin sisteminize daha fazla sahip çıkmasını sağlayacaktır.
