Hakediş Sisteminizi 7 Adımda Nasıl Düzene Kavuşturursunuz?

Taşeron hakediş yönetimi birçok ana yüklenici için baş ağrılarına sebep olabiliyor. Taşeronlarınızla olan sözleşme ve hakediş süreçlerinizi bir yazılım sistemiyle daha etkili yönetmek istemez misiniz?

1. Adım: Taşeronlarla yaptığınız sözleşmeleri standartlaştırın ve sisteminizde kayıt altına alın

Taşeronlarınızla yaptığınız sözleşmeleri standartlaştırmalısınız. Tüm şantiyeleriniz de sizin standart sözleşme şablonlarınızı kullanmalı. Bu sayede farklı şantiyelerinizde aynı işle ilgili birbirinden çok farklı sözleşmelerle boğuşmak zorunda kalmazsınız. Hukuk departmanınız da sözleşmelerinizin standartlaştırılmasında size yardımcı olarak sizi zarara uğratabilecek maddelerin sözleşmelerde geçmemesini sağlayacaktır.

Taşeron sözleşmelerinizi standartlaştırmanızın ve bu standardı korumanızın bir ayağı kullandığınız sözleşme ve hakediş yazılım sisteminin taşeron sözleşmelerini otomatik üretmesidir. Taşeron sözleşmelerinizi sistemde kayıt altına alır ve imzalatılacak sayfaları da sistemden yazıcıya gönderirseniz standartlarınızı şirket içinde daha rahat oturtabilirsiniz.

Sözleşmelerinizin sisteminizde kayıt altına alınması tek başına yetmez. Zaman içerisinde sözleşmelerinize zeyilnameler de yapabilirsiniz. Sisteminiz zeyilnameleri de kayıt altına alabilmeli ve zeyilname çıktılarını üreterek yazıcıya gönderebilmeli.

2. Adım: Projelerinizde gerçekleşen iş ilerlemelerini kayıt altına alın

Sözleşme ve hakediş yönetimi süreçlerinizin sağlıklı yürüyebilmesi için taşeronlarınızın projelerinizde gerçekleştirdikleri iş ilerlemelerini düzenli olarak kayıt altına almalısınız.

Bu sayede taşeronlarınızın hangi aktiviteyle ilgili ne kadar iş yaptıklarını takip edebilirsiniz.

İş ilerlemelerini günlük, haftalık veya aylık olarak ilerleme fişleriyle sahadan toplayabilmelisiniz. İlerlemeleri mümkün olduğunca sık toplamaya çalışmanız daha çok veri toplamanıza ve projenizi ve taşeronunuzu daha yakından takip etmenize olanak sağlar. Ancak unutmayalım, her proje farklıdır. Her projenin şartları farklıdır. Bu nedenle bazı projelerinizde günlük ilerleme tutmanız gerekirken bazılarında haftalık (ve hatta malesef aylık) ilerleme fişi doldurmanız söz konusu olabilir. Sözleşme ve hakediş programınız bu gibi esneklikleri de size sunabilmeli.

3. Adım: Hakedişi sözleşme şartlarını baz alarak ilerleme fişlerinden hareketle otomatik hesaplayın

Hakediş oluştururken yanlış hesaplama riskini minimuma indirmek ve hesaplamayı daha kolay gerçekleştirmek için yazılım sisteminize başvurabilirsiniz.

Sözleşmede yer alan şartlara uygunluğunun korunması, hesaplamaların doğru tutulması, gerekli kesintilerin yapılması, yansıtmaların yapılması işlemlerini kolaylaştıracak bir ERP sistemine sahip olmanız gereklidir. Sisteminiz taşeronla yaptığınız sözleşmeye bakacak, sahada gerçekleşen ilerleme bilgisine bakacak ve hakedişi oluşturacaktır.

Bu sayede taşeronunuz yapmadığı işler için gereksiz hakediş faturası kesemeyecektir. Sözleşme şartlarına uygunsuz hakedişler oluşturulması riski azaltılacaktır.

4. Adım: Hakediş çıktılarını sistemden otomatik üretin

Hakedişinizde yeşil defter, icmal, ihzarat tutanağı, vb. birçok belgeyi oluşturmanız gerekli. Bu belgeleri yazılım sisteminiz otomatik olarak üretmeli.

Bu sayede çalışanlarınızın yapabilecekleri yanlışlıkları veya atlamaları minimuma indirebilirsiniz. Hakediş çıktılarını hazırlama süreniz kısalacaktır. Ayrıca, sizin için çalışan taşeronlarınız da kurduğunuz sistem nedeniyle sizin kurumsal işleyişinize uygun hareket etmeye çalışacak, her alanda belirli bir kalite standardını yakalamaya çalışacaktır.

5. Adım: Hakediş onay sürecinizi dijital ortamda yürütün

Taşeron hakedişleriniz için bir onay süreciniz varsa, onay süreçlerinizi dijital ortamda yürütmeyi denemenizi tavsiye ediyoruz. Bu sayede hakediş onay sürecinizi daha da hızlandırabilirsiniz.

Ayrıca, yöneticileriniz ofis dışındalarken de hakediş onay isteklerini inceleyebilir ve onay verebilirler. Bu da yöneticilerinizin değerli ve kısıtlı zamanlarından tasarruf sağlamanıza yarar. Üstelik, hakediş onayda dolaşırken yöneticileriniz ilgili hakediş belgelerine ve diğer çeşitli verilere sisteminizden ulaşabilir ve yorumlar yapabilirler.

6. Adım: Sözleşme – Hakediş – Fatura – Ödeme zincirinizi entegre yönetin

Hakediş yönetiminin en önemli noktası belki de burası.

Entegrasyon.

Hakediş süreciniz şirketinizin diğer süreçleriyle bağlantılıdır. Bu bağı sağlıklı kuramadığınız ve koruyamadığınız zaman birçok kayba maruz kalırsınız.

Taşeron sözleşmeniz, sözleşmeye istinaden hakedişiniz, hakedişinizin faturası, ve hakediş faturasına bağlı ödeme süreciniz (ödeme talep sistemi, ödeme planı ve ödemenin gerçekleşmesi) birbiriyle entegre olmalı. Sisteminiz bu bağları kurmalı. Siz de denetim (audit) yaparken ödemeden başlayıp geriye doğru sorgulama yapabilir ve herhangi bir usulsüzlük veya yanlışlık olup olmadığını tespit edebilirsiniz.

7. Adım: Sözleşme ve Hakediş Raporlama Sistemi Kurun

Taşeron sözleşmeleriniz ve hakedişlerinizle ilgili bir raporlama sistemi kurun. İhtiyaç duyduğunuz raporlara sisteminiz üzerinden rahatça erişin. Geçmişe yönelik sorgulamalar yapın.

Eğer projelerinizin maliyetlerini yakından takip etmek istiyorsanız, taşeron maliyetlerinizi de detaylı görebilmelisiniz. Raporlama sisteminiz taşeronlarınızla ilgili maliyet verilerini (hem planlanan, hem de gerçekleşen) detaylı olarak önünüze getirebilmeli.

Projelerinizde aktivite bazında maliyet yönetimi yapmak istiyorsanız hakediş maliyetlerinizi de aktivite bazında süzebilmelisiniz.

Bonus! 8. Adım: Sözleşmelerinizi, Hakediş Belgelerinizi ve Taşeronlarınızla Yazışmalarınızı Doküman Yönetiminde Arşivleyin

Taşeronlarınızla yaptığınız sözleşmelerinizi, hakediş sırasında oluşan belgelerinizi ve taşeronlarınızla yaptığınız yazışmalarınızı doküman yönetimi sisteminizde arşivleyin.

Bu sayede aradığınız dokümanlara kolayca ulaşabilirsiniz. Doküman yönetim sisteminize ofis dışında da bağlanarak belgelerinize erişmenin kolaylığını yaşayabilirsiniz. Taşeronunuzla bir sıkıntı yaşadığınızda arşivlediğiniz yazışmalarınıza erişerek yazışmalarınızı delil olarak kullanabilirsiniz.

—–

Hakediş sisteminiz şirketinizin diğer süreç ve sistemlerinden bağımsız değildir. Aslında diğer birçok süreçle bağı vardır. Ve eğer diğer süreçlerle olan bağını kurar ve korursanız verimliliğinizi artırabilir, risklerinizi azaltabilirsiniz.

e-MOR ekibi olarak Türkiye’nin önde gelen inşaat şirketlerine Türkiye, Rusya, Türkmenistan, Cezayir, Orta Asya, Orta Doğu, Kuzey Afrika gibi bölgelerde inşaat yazılımı çözümleri sunuyoruz.

Hakediş yönetimi sistemi e-MOR ERP sisteminin içerisinde bir parça. e-MOR yazılım çözümleri planlama, proje yönetimi, satınalma, depo, muhasebe, finans, personel, bordro, sözleşme, hakediş, makina ekipman, bakım onarım yönetimi süreçleri, Yönetici Bilgi Panoları (Dashboard), doküman yönetimi sistemi, müşteri ilişkileri yönetimi gibi çözümleri barındırmaktadır.

Eğer siz de daha detaylı bilgi almak istiyorsanız 444 54 92 no’lu telefondan bize ulaşın.