İnşaat şirketinizi ERP sistemine geçirmeyi düşünüyorsunuz.
Sizin için bir yazı dizisi başlattık. ERP seçimi, kurulumu ve kullanımı sırasında nelere dikkat etmeli ve neyi nasıl yapmalısınız sizinle paylaşıyoruz. Bu yazımızda ilk 5 tavsiyemizi paylaşıyoruz. Geri kalan tavsiyelerimizi de diğer yazılarımızda takip edebilirsiniz.
1. Problemlerinizi ve hedeflerinizi iyi belirleyin
Piyasada duyuyorsunuz. Şu firma ERP kullanmaya başlamış, şu firmada şu sistem varmış diye. Hep duydunuz, belki daha önce çalıştığınız firmada da kullandınız. Şimdi çalıştığınız firmadaysa ciddi ciddi düşünüyorsunuz, firmayı ERP sistemine geçirme zamanı geldi diye.
İşleriniz büyüyor. Şantiye sayınız artıyor. İşlerinizi takip etmek zorlaşıyor. Şirketinizin yakın zamanda gerçekleştirdiği projelerde çeşitli sıkıntılar ve kayıplar yaşandı. Bu tür aksaklıkların ve kayıpların bir daha olmamasını istiyorsunuz.
Önünüzde büyük ve önemli projeler var. Bunlara başlarken çalışma sisteminizi iyileştirmenin tam zamanı, ERP sistemine geçmenin tam zamanı diye düşünüyorsunuz.
ERP sistemi şirketinize ve projelerinize çok sayıda fayda getirecek. Ancak unutmamak gerekir ki ERP sistemi, veya herhangi başka bir yazılım sihirli bir değnek değil. ERP sistemine yapacağınız yatırımdan maksimum fayda sağlamak için atmanız gereken ilk adımlar şunlar:
- yaşadığınız problemleri incelemek ,
- bu problemleri nasıl çözmek istediğinizi düşünmek,
- amaçlarınızı belirlemek
- ve hedefler koymaktır.
ERP sistemi bir tedavidir. Bir çözümdür.
Probleminizi tespit etmeden, hastalığınızı teşhis etmeden tedaviye başlayamazsınız.
Bu nedenle problemlerinizi belirlemeli, iyileştirmek istediğiniz alanlara karar vermelisiniz. Şu anda hangi alanlarda ne sıkıntılar yaşıyorsunuz, bunlar nelere mal oluyor. Hangi alanlar size para kaybettiriyor, hangi alanlar size zaman kaybettiriyor, hangi alanlar risklere açık tespit etmelisiniz.
Tıpkı tıpta olduğu gibi, eğer şirketinize doğru tanı koyarsanız doğru tedaviye başlayabilirsiniz.
Bu nedenle belirleyin. Satınalma sürecinizde ne aksaklıklar var. Maliyetlerinizi takip ederken hangi sıkıntılarla karşılaşıyorsunuz. Ödeme sürecinizdeki problemler nelerdir. Depolarınızdaki malzemelere ne kadar hakimsiniz. Taşeronlarınızla ilgili ne gibi dertler yaşıyorsunuz.
Problemlerinizi belirledikten sonra amaçlarınızı oluşturabilirsiniz. Ödeme sürecinizi nasıl iyileştirmek istiyorsunuz, depolarınızı nasıl takip edebilirsiniz. Düzeninizin nasıl olmasını istediğinizi belirleyebilirsiniz.
Örneğin, yurt dışı merkezli bir uluslararası müteahhit olan bir müşterimiz, personelinin yurt dışına çıkış, seyahat süreçlerinin takibi alanında büyük finansal risklere sahip olduklarını ERP arayışına daha hiç geçmeden belirlemişti. Bu alandaki problemlerini çok iyi anlamıştı. Ve amaçlarını belirlemişti, 5,000’i aşkın personelin takip edildiği seyahat sürecindeki en önemli riskleri kapatacaktı. Bu amacı ERP implementasyon amaçlarının içerisine yerleştirdik, implementasyonda planlamasını yaptık ve implementasyon sonunda da bu amaca ulaşıp ulaşamadığımızı kontrol ettik. Artık şirket günümüzde 7,000’i aşkın personelinin seyahat süreçlerindeki riskleri minimize etmiş, yıllık potansiyel onbinlerce dolarlık kaybın önüne geçmişti.
2. Süreçlerinizi iyi anlayın
Evet. Daha sistematik çalışmanız gerektiğinin farkındasınız. Şartlar sizi kaçınılmaz bir şekilde iş yapma biçiminizi iyileştirmeye zorluyor.
Peki, işinizi şu anda nasıl yürütüyorsunuz? Bir malzemenin satın alımını nasıl gerçekleştiriyorsunuz? Farklı büyüklükteki şantiyelerinizde farklı satınalma prosedürleriniz var m? Veya malzeme grubu bazında onay rotası değişiklikleriniz? Şantiyelerinizden talepler nasıl akıyor? Hangi işlem kimin tarafından ne kadar sürede gerçekleştiriliyor? ERP projenize başlamadan önce bu gibi detaylara hakim olmanız gerekli. Neyi neden yaptığınıza, şartlarınıza hakim olmanız gerekli.
İşletme okullarında ilk öğrettikleri kural şudur: “Satış problemi diye bir şey yoktur, üretim problemi diye bir şey yoktur, İK problemi diye bir şey yoktur, bunların hepsi birbirine bağlıdır. İşletme problemi diye bir şey vardır. Problemleri tek boyutuyla ele alamazsınız, tüm boyutlarıyla ele alırsanız çözebilirsiniz.”
Bir inşaat şirketi yöneticisi olarak süreçlerinizde dikkat etmeniz gereken belki de en önemli unsur süreçlerinizde birden fazla birimin rol aldığıdır.
Örneğin, satınalma maliyetlerinizi düşürmek isterseniz sadece satınalma biriminizin kendi içinde yürüttüğü işlerle sınırlı kalmamalısınız. Planlama biriminiz, teknik ofisiniz, depolarınız, muhasebe biriminiz ve satınalma biriminiz iç içedir. Bu saydığımız bütün birimlerin satınalma maliyetlerine etkisi vardır. Eğer gereksiz satınalmaları engellemek istiyorsanız, planlama biriminizin planladığı malzemelere ve bütçelere göre satınalma gerçekleştirmelisiniz. Bunu gerçekleştirmek için satınalma biriminizle planlama biriminiz, teknik ofisiniz ve depolarınız arasındaki iletişim had safhada olmalıdır.
Birimlerinizden bir tanesi bu tür bir veri akışını kurmamakta direnebilir. Veya bu bilgileri bir sistem aracılığıyla paylaşmaya üşenebilir. Bu gibi bir yaklaşıma müsaade etmeyin. Unutmayın, süreçleriniz birbiriyle bağlı ve birden fazla birimin koordinasyonuyla yürüyor. Dört tekerlekli bir araba nasıl üç tekerlekle yol alamazsa, süreçler de eksik birimler olursa verimli yürüyemez.
Çok ince detaylı olmasa bile süreç haritalarınızı çıkartırsanız, hangi süreçlerin ve bu süreçlerin hangi adımlarının önemli olduğunu, nerelerde aksaklık olduğunu ve nereleri düzeltmek istediğinizi belirleyebilirsiniz.
Bu sayede teşhisi iyi koyabilir, tedaviye başlayabilirsiniz
3. Beklentilerinizi ve bütçenizi gerçekçi oluşturun
ERP projenizden beklentilerinizi ve bu işe yapacağınız yatırımı oluştururken gerçekçi olun.
ERP sistemi şirketinize birçok fayda getirecek. Eğer verimli kullanırsanız şirketinize çağ atlatacak. Şirket tarihçeniz ERP sistemi öncesi ve ERP sistemi sonrası olarak ikiye ayrılacak. Çalışanlarınız ERP sistemi öncesi biz nasıl iş yapıyormuşuz diye kendi kendilerine soracak ve daha önce işleri nasıl yürütebildiklerine şaşıracaklar.
Ancak ERP sisteminin bir dönüşüm projesi olduğunu unutmayın. Bu dönüşüm bir günde gerçekleşmiyor. Zaman alıyor. Emek ve bütçe gerektiriyor.
ERP sistemine ne verirseniz onu alırsınız. Ne kadar emek verirseniz sisteminiz o kadar başarılı geri dönüş alırsınız. Ne kadar bütçe ayırırsanız o kadar başarılı olursunuz.
Eğer bu kılavuzumuzda yer alan diğer maddeleri de okuduysanız ve uyguladıysanız, beklentileriniz daha somut ve gerçekçi hale gelmiştir. Maliyet takip sisteminizin nasıl olacağını, şantiyelerden hangi verilerin nasıl akacağını, raporlama sisteminizin nasıl olacağını, onay sisteminizin nasıl olacağını, ödemeleri nasıl kontrol altına alacağınızı belirlemişsinizdir.
ERP sisteminizi on beş yıl ve belki de daha uzun süre kullanacaksınız. Zaman içerisinde çalışma yöntemleriniz değişecek, buna bağlı olarak da istekleriniz ve ihtiyaçlarınız da değişecek.
Bu şu anlama geliyor: ERP sistemine düzenli olarak yatırım yapmanız gerek. Nasıl ki bahçenizi düzenli olarak sular, düzenli olarak bakımını yapar, zaman zaman bahçe içinde yeni düzenlemeler gerçekleştirirseniz, sisteminizi de düzenli olarak gözden geçirir, aksayan noktaları tespit edip düzeltir, yeni düzenlemeler yaparsınız. Bu nedenler ERP sistemi yalnızca bir defa yatırım yapılıp sonra unutulan ve bir daha ilgilenilmeyen bir varlığınız değildir.
Bütçenizi bu gerçeği göz önünde bulundurarak oluşturmalısınız.
Bütçenizi de ne kadar kısmaya çalışırsanız, o kadar başarısız olursunuz ve yatırımlarınız boşa gider.
4. Süreçlerinize uygun bir ERP sistemi seçin
ERP sistemi seçerken 3 tane hedefiniz olmalı:
- Süreçlerinize en uygun sistemi seçmek,
- Üzerinde uyarlama ve geliştirme yapılması kolay bir sistem seçmek,
- Sizi anlayan, size benzer firmalarada defalarca kurulum yapmış bir ERP sağlayıcısını seçmek.
Başarılı olmak istiyorsanız yukarıdaki 3 hedefe de erişmelisiniz. Bir tanesini bile eksik bıraksanız başınız ağrır.
ERP sistemi seçimi sırasında yapabileceğiniz en büyük yanlış seçiminizi yaparken ihtiyaçlarınıza bakmamak ve modaya uymak.
Ne demek istiyoruz?
Hiçbir firma birbiriyle birebir aynı değildir. Sizinle aynı sektörde aynı ürünleri/hizmetleri üreten bir rakibinizle bile birebir aynı değilsiniz. Evet, benzerlikleriniz var. Ancak birebir aynı değilsiniz. Bu nedenle ERP seçiminizi yaparken başkası da şu sistemi aldı veya şu marka çok popüler şeklinde davranmamalısınız.
Sistemleri detaylı olarak incelemelisiniz. Sizin iş süreçlerinizi nasıl karşılıyor, hedeflerinize nasıl cevap verecek, hangi alanlarda ne kadar uyarlama gerektirecek, ne gibi raporlar alabileceksiniz, yazılım ne kadar geliştirilebilir, uyarlaması ne kadar kolay, yazılım sağlayıcısı sizinle aynı dilden konuşabiliyor ve sizin dertlerinizi anlıyor mu bu gibi kriterleri sorgulamalısınız.
Bir teknoloji veya bir marka popüler oldu diyerek seçim kararınızı buna göre yönlendirirseniz kaçınılmaz felakete hazırlıklı olun.
Örneğin, inşaat şirketlerinin çalışma biçimine uygun olmayan, başka sektörler için üretilmiş ancak inşaat sektöründeki şirketlere de satılmaya çalışılan sistemlerden uzak durmalısınız. Bunları kendinize uyarlamanız çok uzun zaman alır ve gereksiz maliyetlere yol açar, ayrıca çıkan sonuç da büyük ihtimalle başarısız olacaktır. Veya ihtiyaçlarınızdan çok uzak olan ancak sırf web tabanlı ve arayüzleri biraz daha albenili diye bir seçim yaparsanız da felakete davetiye çıkarmış olursunuz. Bu gibi yazılımları çok iyi ve ciddi bir stres testinden geçirmeniz gerekiyor.
Size önerimiz, genel bir demo aldıktan sonra tedarikçilere belirlediğiniz senaryoları vermeniz.
Ve onların verdiğiniz senaryoları canlı olarak uygulamaları. İstediğiniz raporları gösterebilmeleri.
Örneğin, bir inşaat projenizin planını verin. Bunu sisteme aktarsınlar. Proje planınızda yer alan aktivitelerin birisini kendiniz imal edin, diğerini ise bir taşerona verin. Makina çalıştırın, işçi çalıştırın, maaşlar ödeyin. Malzeme satın alın. Taşeron seçin. Hakediş oluşturun, hakediş faturasını muhasebenize işleyin. Ödeme talebi oluşturun. Talebi onaya sunun. Ve bütün senaryoyu yürütürken bakın, kendi imal ettiğiniz aktiviteyi ne kadara planlamıştınız, ne kadara gerçekleşmiş. Taşere ettiğiniz aktiviteyi ne kadara planlamıştınız ne kadara gerçekleşmiş.
Gerçek bir senaryoyu size baştan sonra gösteremeyen bir sistemi seçmemenizi tavsiye ederiz.
5. Yakın çalışabileceğiniz, sizinle aynı dili konuşan, size iyi destek verebilecek bir ERP sağlayıcısı seçin
Siz bir ekipsiniz. Çalışanlarınız, yönetiminiz, ve tabi ki ERP sağlayıcınız.
ERP’de başarı yakalamak için hem yönetiminizin hem çalışanlarınızın hem de ERP sağlayıcınızın bir ekip olarak kendi üzerlerine düşen sorumlulukları yerine getirmesi gerekir.
Piyasada bir çok ERP sistemi ve birçok ERP sağlayıcısı vardır.
İtalya’yı ele alalım. İtalya’da irili ufaklı toplam 2,000’in üzerinde ERP sağlayıcısı var. Bu kadar çok seçenek varken doğru tercihi yapmak çok önemli.
Ülkemizde de İtalya’daki kadar yüksek sayıda seçenek olmasa da çok sayıda seçenek mevcut. Peki herhangi bir ERP sağlayıcısını seçebilir misiniz? Hayır, bu riski göze almak istemezsiniz.
ERP sağlayıcılarıyla konuştuğunuzda, görüştüğünüzde anlayacaksınız. Sizi anlayan, süreçlerinizde uzman en fazla birkaç tane ERP sağlayıcısı bulabileceksiniz.
Çünkü inşaat sektörü başka sektörlere benzemez.
Kendi dinamikleri vardır. Kendi jargonları vardır. Kendine özgü işleyişleri vardır.
İş süreçleri başka sektörlere göre çok farklıdır. Problemleri başkadır. Prosedürleri başkadır.
Bu nedenle başka sektörlerde uzman ERP sağlayıcıları inşaat sektöründe başarılı olamazlar. İnşaat şirketinizin karşılaştığı problemleri öğrenmeleri, anlamaları ve ona uygun çözümler üretmeleri çok zaman alır. Ve tabi çok büyük maliyetler alır. Bu büyük maliyet kayıplarını yaşamak istemiyorsanız inşaat şirketlerinde uzman ve deneyimli bir sağlayıcı seçmelisiniz.
