ERP sistemine geçecek olan inşaat şirketlerinin yöneticilerine ve çalışanlarına yönelik hazırladığımız yazı dizinin 4. parçasını okuyorsunuz.
16. Organizasyon şemanızı ve şantiye yönetim şemanızı gözden geçirin ve iyileştirin
İmplementasyon sırasında önemli kararlar almanız gerekli.
Organizasyon şemanızla ilgili alacağınız kararlar da bu önemli kararlar arasında.
ERP sistemine geçmeden önce zaten bir organizasyon şemanız var. Bu şema belki çok net ve anlaşılabilir belki de tam olarak kimin hangi konudan sorumlu olduğu ve yetkileri o kadar da net değil.
ERP implementasyonu organizasyon şemanızı gözden geçirmeniz ve iyileştirmeniz için en büyük fırsatınız.
İmplementasyon sırasında organizasyon şemanız ERP sisteminde kurgulanacak.
Merak etmeyin, ERP sistemine aktardığınız organizasyon şemanızda zaman içerisinde değişiklikler yapabileceksiniz. Ancak en başta işleyen ve sağlıklı bir organizasyon şeması oluşturmaya ve bu şemanın sizin şirket ve proje gerçekliğinizi yansıtmanısına özen gösterin.
ERP sistemi seçerken sistemin size proje bazında farklı organizasyon şemaları kullanmanıza imkan verdiğinden emin olun.
Yönettiğiniz projeler tip ve büyüklük bakımından birbirinden farklılık gösterecektir. 10 milyon dolarlık bir projeyle 100 milyon dolarlık bir proje aynı şantiye organizasyon şemasıyla yönetilemez. İçinde yer alan kadro pozisyonları farklıdır, onay hiyerarşisi farklıdır. Bu nedenle ERP sisteminizi seçerken ve kurarken birbirinden tip ve büyüklük bakımından farklı olan projelerinizi nasıl yöneteceğinize iyi karar verin. (e-MOR’un inşaat şirketleri için geliştirdiği ERP sistemi bu konuda bulabileceğiniz en güçlü çözüme sahip. e-MOR’da proje organizasyon şablonu oluşturabiliyorsunuz, daha sonra her bir yeni projenizde bu şablondan hareketle farklı organizasyon şemaları oluşturabiliyorsunuz.)
Organizasyon şemanızda almanız gereken en önemli kararlar onay süreçleriyle ilgilidir.
Malzeme satınalma talepleri, taşeron talepleri, teklif değerlendirme tabloları, siparişler, hakedişler, faturalar, ödemeler, izinler, vb. alanlarda onay süreçlerinizin nasıl olacağının kurallarını kesinleştirin. Unutmayın, bu aldığınız kararları sonradan güncelleyebilirsiniz, ancak kararları ne kadar erken düşünmeye başlar ve ne kadar erken yürürlüğe alırsanız implementasyonunuz o kadar hızlı gerçekleşecek.
Onay süreçlerinizi kurgularken aklınızdan çıkmaması gereken şey, onay sürecinizi yavaşlatacak, dolayısıyla şantiyenizi yavaşlatacak bir kurgudan kaçınmanızdır.
17. Çalışanlarınıza ERP sistemine neden geçiş yaptığınızı iyi benimsetin
Gerek seçim, gerek implementasyon, gerekse kullanım aşamalarında çalışanlarınızın ERP sistemi ile ilgili yeterli bilince sahip olmaları gerekiyor.
Neden ERP sistemi kullanıyorsunuz. Size ne faydalar getiriyor. Planlamadan ödemeye (procure-to-pay) süreçlerinizi nasıl yürütüyorsunuz. Hangi veriler neden belirli bir formatta işleniyor. Neden eksik veri işlemek kabul edilmiyor. Üst yönetime çıkan raporlar hangi formatta çıkıyor ve hangi verileri içeriyor. Yönetime çıkan raporların aksamaması için nelere dikkat etmek gereli. Bu saydıklarımız gibi birçok konuyu nedenleriyle beraber çalışanlarınıza aktarmanız gerekiyor.
Eskilerin bir sözü var, emeksiz yemek olmaz diye.
Evet, biliyoruz. Personel sirkülasyonunuz yüksek.
Biliyoruz sürekli şantiye açıp kapatıyor, çok sayıda yeni personel işe alıyorsunuz. Böylesine bir sirkülasyonda her kullanıcınızı aynı bilince kavuşturmanız zor gözüküyor.
Zor gözükebilir, ancak bunu yapmak zorundasınız. Sonuçta bu sizin şirketiniz, sizin projeleriniz, sizin geleceğiniz. Siz kendi şirketinizde profesyonel bir yapı kurmak zorundasınız, aksi takdirde şirkette kaos olur ve büyümeyi sürdüremezsiniz. Potansiyelinizi yakalayabilmeniz süreçlerinizi oturtabilmenize bağlıdır.
Hatırlayın, hep söylediğimiz bir şey var. ERP sistemi projesi bir Bilgi Teknolojileri projesi değildir. Bir Yönetim projesidir. Şu 3 alanla ilgilidir:
- Süreçler,
- Sistemler,
- İnsanlar.
Personelinizi ERP sistemini belirlediğiniz yöntemlerle kullanır hale getirmelisiniz.
Oryantasyon programınızı gözden geçirin. Muhasebeye yeni bir kişi işe aldığınız zaman nasıl bir oryantasyondan geçiriyorsunuz. Proje müdürü aldığınızda nasıl bir oryantasyondan geçiriyorsunuz. Planlamacı aldığınızda, depocu aldığınızda nasıl bir oryantasyondan geçiriyorsunuz.
Oryantasyon programınıza ERP sistemini de ekleyin. Oryantasyon sırasında hem ERP sistemi ve işleyişiyle ilgili bilgilendirme, hem de sistemin kullanımıyla ilgili eğitim sunabilirsiniz.
Eğitim kitapçıkları ve eğitim videoları hazırlayın. Bu dünyada inşaat şirketlerinin en sık uyguladığı yöntem. Yeni işe aldıkları çalışanlara oryantasyon sırasında ERP sisteminin işleyişini benimseten eğitim kitapçıkları ve sistemin kullanımını anlatan kısa videolar veriyorlar. Siz de öyle yapın ve kitapçıklar ve eğitim videoları oluşturun, bunları yeni işe aldığınız çalışanlarınıza verin.
Ayrıca, anahtar kullanıcılarınızı yeni işe alınan personele destek olmaları konusunda görevlendirin ve motive edin. Anahtar kullanıcı bir departmanda o departmanın ERP kullanımına hakim kişidir. Örneğin, muhasebe departmanında bir anahtar kullanıcı bulunur, personel departmanında bir anahtar kullanıcı bulunur, teknik ofiste bir anahtar kullanıcı bulunur, satınalma departmanında bir anahtar kullanıcı bulunur, vb.
18. ERP implementasyonu sırasında projeyi yönetecek bir kişiyi mutlaka bulundurun
ERP implementasyonu iyi yönetilirse zevkli ve tatmin edici, kötü yönetilirse kaotik ve yorucu bir süreçtir.
Siz ve çalışanlarınız zaten projelerle ilgili yoğunluk nedeniyle koştururken bir de üstüne ERP sisteminin implementasyonuna zaman ayırmak kulağa ilk etapta hoş gelmeyebilir.
Unutmayın, koşuşturmanızın bir çoğu ERP sisteminiz olmadığı için harcadığınız gereksiz enerjidir. Eğer sistemleriniz ve süreçleriniz oturmuş olsaydı koşuşturmanızın en azından bir kısmı azalmaz mıydı?
Evet, azalırdı. Bu nedenle ERP implementasyonuna zaman ayırmayı dert edinmeyin. Kendinize öncelik edinin.
ERP implementasyon ekibinde ERP sağlayıcınızdan da sizin yöneticilerinizden ve çalışanlarınızdan da kişiler bulunur.
Sakın bütün işi ERP sağlayıcısının yapacağı, sizin bir şey yapmayacağınız yanılgısına düşmeyin. Tam tersi, ERP sisteminizin başarısını belirleyecek olan sizsiniz. ERP sağlayıcınız (eğer doğru ve deneyimli sağlayıcıyı seçtiyseniz tabi ki) daha önce sizin gibi birçok firmaya implementasyon yapmıştır ancak sizin şirketinizin ilk deneyimi olması bakımından neyi nasıl yapmanız gerektiğini tam olarak siz bilmeyebilirsiniz. Ayrıca, ERP sağlayıcınız size örnekler gösterecek ve neyin nasıl olması gerektiğiyle ilgili elinizden tutup size yön gösterecektir.
ERP implementasyonlarını derinden etkileyen şey otorite ve sorumluluk boşluğudur. Sizin şirketinizden bir kişinin kendi içinizde implementasyonla ilgili faaliyetleri koordine etmesi ve yönetmesi gerekli. Hangi departman hangi işi hazırlayacak, kim ne zaman eğitim alacak, hangi evraklar ne zamana kadar hazırlanacak, ilerleme ne durumda, şantiyelerdeki hazırlıklar ne alemde, nerede takılmıştık nasıl aşarız, üst yönetim hangi konulara müdahale etmeli gibi işlerin takibi kritik. Eğer içinizden bir kişiyi bunları yönetmeye ve koordine etmeye atarsanız rahatlayacaksınız. İnsanımız belirsizlikten hoşlanmaz, atılması gereken adımları ve yapılması gereken şeyleri belirleyen, insanlara bildiren ve takip eden bir kişinin implementasyonu sizin adınıza yönetmesi ve koordine etmes şart. Bu çalışanınız ERP sağlayıcınızın gönderdiği danışmanlarla yakın koordinasyon içinde olacaktır. İmplementasyonun planlanan zamanda planlanan bütçeyle tamamlanmasında hayati rol oynayacaktır. Ayrıca, bu yazı dizimizdeki daha önceki yazılarımızda bahsettiğimiz kapsam kayması riskini öngörecek ve kapsam kayması oluşturabilecek konuları üst yönetiminizdeki proje sponsorunun önüne getirecektir.
ERP projesini yönetecek çalışanınızın iyi iletişim becerilerine sahip olması şart. Gerek ERP sağlayıcınızın danışmanlarıyla gerekse kendi içinizdeki her kademedeki kişilerle görüşme halinde olacağı için pozitif ilişkiler kullanabilen, karşısındaki kişinin anlattığını özenle dinleyip anlamaya çalışan, kendi düşüncelerini de çok iyi ifade edebilen bir kişi olmalıdır.
19. İmplementasyon sırasında periyodik değerlendirme toplantıları yapın
ERP implementasyonunuz bir projedir. Ve bir proje gibi yönetilmelidir.
Bütçesi vardır, atanan kaynakları vardır, yapılacak aktiviteleri vardır, kilometre taşları vardır ve zamansal hedefleri vardır.
İmplementasyon sürecinde periyodik olarak değerlendirme toplantıları gerçekleştirmelisiniz. ERP implementasyon ekibiniz günlük işlere yetişmeye çalışırken kafasını kaldırıp ne durumda olduğunu, hangi aşamaya geldiğini, önünde ne engeller kaldığını göremeyebilir.
Periyodik değerlendirme toplantıları düzenleyerek ne durumda olduğunuzu, planladığınız ilerlemelerin neresine geldiğinizi, nerelerde sıkışıklıklar yaşadığınızı tespit edebilirsiniz. Ve önünüzdeki dönem için proje planında gerekli revizyonları yapabilirsiniz. Gerekli kaynaklar ayrılmıyorsa proje sponsoruna bu durumu bildirerek gerekli aksiyonu almasını sağlayabilirsiniz. Veya ek kaynağa ihtiyaç duyuyorsanız proje sponsorunun onayına sunabilirsiniz.
Periyodik değerlendirme toplantılarınızı aylık veya ayda iki kere olacak şekilde organize edebilirsiniz. Değerlendirme toplantılarınıza hem proje implementasyon ekibinizi (gerek ERP sağlayıcınızın danışmanları ve proje yöneticisi, gerekse kendi çalışanlarınızı) ve proje sponsoru olan yöneticinizi dahil etmelisiniz.
Toplantı sırasında istenirse implemente edilmiş kısımların demosunu da gerçekleştirebilirsiniz. Bu sayede proje sponsorunuz da somut olarak ilerlemeyi görmüş ve diğer üst düzey yöneticilerle konuşurken ilerlemeyi daha rahat paylaşabilmiş olur.
20. ERP kullanımı sırasında kullanıcıların sorunlarına cevap verecek, sistemi ayakta tutup işlerliğini devam ettirecek, ERP sağlayıcısıyla yürüyen teknik işlerin takibini yapacak (en az bir) personeli bünyenizde bulundurun
ERP sisteminizi iyi kötü bir şekilde implemente ettiniz. Belki beklentilerinizin ötesinde belki de beklentilerinizin biraz altında bir implementasyon oldu. Ama kullanılabilir, ne olursa olsun sizi eskisine göre çok daha iyi bir seviyeye taşıyan bir sisteminiz var artık.
Sıra geldi sisteminizi kullanmaya.
Unutmayın, şirketiniz yaşayan bir organizmadır. Çevre şartlarınız değişir, kanunlar değişir, regülasyonlar değişir, çalışanlarınız ve yöneticileriniz değişir. Sisteminiz zaman içerisinde bu değişikliklere cevap verebilmeli. Sisteminizin zaman içerisinde yaşanan değişikliklere cevap verebilmesi, güncel ihtiyaçlarınıza cevap verebilmesi için onunla ilgilenmelisiniz.
Nasıl ki bir bahçeyi ektikten sonra ona bakım yapmalı, sulamalı, gübrelemeli, ilaçlamalı, budamalı, bazı yerlerini yeniden düzenleyerek daha da güzelleştirmeliyseniz, ERP sisteminizi de aynı şekilde güncel tutmalı, bakımını yapmalı, kullanılırlığını sağlamalı, daha da güzelleştirmelisiniz.
Kullanım sırasında birçok durumla karşılaşacaksınız. Belki yeni bir mevzuat çıkacak, belki bir şantiyenizi farklı bir şekilde yönetmeniz gerekecek, belki bir sürecinizi daha iyi yönetebilmenin yöntemini keşfedecek, belki de yöneticileriniz aldıkları raporlarda değişiklikler isteyecek. Çalışanlarınızın bazıları değişecek ve yeni çalışanlarınız gelecek. Bu gibi durumlarda ERP sisteminin kullanılırlığını, yaygınlığını ve gelişimini sağlayacak bir kişiye ihtiyacınız var.
Kullanıcılarınız sistemi kullanırken bazı verileri yanlış işleyecekler, işledikleri zaman bu kişiye sorup doğrusunu öğrenecek ve düzeltecekler. Onay sürecinizde değişiklik yapmaya karar verdiğiniz zaman bu kişi sistemde bu değişikliği gerçekleştirecek. Sistemde daha önce olmayan yeni bir rapor yapılmasını istediğinizde bu kişi raporun yapılmasını ve testlerden geçmesini koordine edecek. Gerekirse yeni işe aldığınız çalışanlarınıza sistem kullanım eğitimleri verecek. ERP sağlayıcınıza aktardığınız taleplerinizin durumlarını bu çalışanınız takip edecek.
Evet, bir söz vardır, hayatta 3 seçenek vardır. Ya ileri gidersiniz, ya yerinizde durursunuz ya da geri gidersiniz. Ancak iş hayatında 3 seçenek yoktur, 2 seçenek vardır. Ya ileri gidersiniz ya da geri gidersiniz. Ortası yoktur. ERP sisteminizin kullanım seviyesi de bu şekildedir. Sürekli ileriye taşımanız gerekir. Çünkü sistemin ne kadar yaygınlaştırırsanız o kadar büyük fayda sağlarsınız. Maliyetlerinizi o kadar çok azaltırsınız. Karınızı o kadar çok artırırsınız.
Zaman içerisinde yeni şantiyelerinizden bazıları sistemi kullanmak istemeyebilir, buna müsaade etmeyin. Bu şirketinizin sistemi ve tüm şantiyelerinizde kullanılması lazım.
Zaman içerisinde bazı departmanlarınız sistemi daha az işlem için kullanmak isteyebilir, buna müsaade etmeyin.
Siz bu gibi şeylere müsaade etmezseniz göreceksiniz, ERP sisteminizi kullanmaya başladığınızda aslında birçok kişi kullanımın artması ve daha da yaygınlaşması için öneriler getirecek.
Şu işleri ERP sisteminden takip ediyoruz, tıpkı onlar gibi bu işlerimizi de ERP sisteminden takip edelim. Şu tarihe kadar bunları da sistemden alalım. Şu bilgileri de sisteme işleyelim. Şu raporu da sistemden alalım gibi birçok öneri önünüze gelecek.
Kullanımı korumak ve yaymak için en az bir personeli bünyenizde bulundurmalısınız. Eğer uluslararası işler yapan ve belirli bir ölçeğe ulaşmış bir inşaat şirketiyseniz bir personel bile yetmeyecektir, bu işleri yönetecek bir departman ve birkaç personele ihtiyacınız olacaktır. Merak etmeyin, bu kişilere yapacağınız maliyeti kat kat kar olarak alacaksınız.
