Hakediş sürecini ERP yazılımıyla yönetme sanatı
Çok sayıda projeyi aynı anda yürütüyorsanız ve projelerinizde taşeronlar kullanıyorsanız, taşeron hakedişi sürecinizi kontrol altına almanın öneminin farkındasınızdır.
Hakediş sürecinizi daha etkili yönetebilmeniz için, iyi bir ERP sistemi kullanmanızı tavsiye ediyoruz. Hakediş uygulamanızı ERP sisteminizin içerisinden gerçekleştirdiğiniz zaman birçok kayıp kaçağın önüne geçebilecek, daha sorgulanabilir, kendi içinizde denetlenebilir bir yapıyla erişeceksiniz.
Kağıt tabanlı hakediş ortamından çıkın, yazılım tabanlı hakediş ortamına geçin
Hakedişlerinizi çeşitli Excel dosyalarında takip etmek, eğer belirli bir ölçeğin üzerindeki bir şirketseniz hiç de kolay değildir. Dosyaları kağıt ortamına atmak, kağıt ortamında veya email olarak yöneticilere atmak, sonradan dosyalarda değişiklikler yapıldığında değişikliklerden ilgili kişilerin haberdar olmaması, vb. konular işlerinizi karmaşıklaştırır. Ayrıca, sorgulanabilirlik ve denetlenebilirlik de azalır. Kağıt tabanlı hakediş ortamından çıkarak bir sistem kurmalı ve hakedişlerinizi dijital ortamda takip etmelisiniz. Oluşturulan hakedişi şirket içerisinde dijital onay sürecinden geçirmeli, yöneticilerinizin ilgili hakediş dosyalarına ve raporlarına kolayca erişebilmelerini sağlamalısınız.
Taşeron sözleşmelerinizin ve hakedişlerinizin çıktılarını sistem üzerinden otomatik üretin
Sözleşmelerinizi standartlaştırmalısınız. Hukuk departmanınızla biraraya gelin ve taşeron sözleşme tiplerini oluşturun. Hangi tip işte hangi sözleşmeyi kullanacağınızı, sözleşmenin formatını, içerisindeki sabit maddeleri ve değişken maddeleri belirleyin. Ve sözleşmeleri sisteme tanıtın. Çalışanlarınız taşeronlarla yapacakları sözleşmelerde bu şablonları kullanacak ve bu şablonlar dışında hareket edemeyeceklerdir. Ayrıca, hakedişlerinizi de belirli denetim kurallarıyla kontrol altına almalısınız. Hakedişleriniz sözleşmelerle ve sözleşme zeyilnameleriyle birebir bağlantılıdır. Sözleşmedeki ve zeyilnamedeki şartlardan, sahadaki ilerlemeden hareketle oluşur. Bu nedenle, hakedişlerinizi de sistemden oluşturmalı (sözleşme/zeyilname şartlarından ve saha imalat ilerlemelerinden hareketle), çıktılarını sistemden bastırmalısınız. Bu sayede yanlışlık – kayıp – kaçak risklerini azaltabilir, daha kurumsal hareket edebilirsiniz.
Proje planı – Sözleşme – İmalat – Hakediş – Fatura – Ödeme Talebi – Ödeme zincirinizi entegre edin
Taşeron hakediş yönetimi aslından birçok süreçle entegre halinde yürümeli. Eğer iyi bir ERP sisteminiz varsa bir taşerona yapılmış ödemenin hangi ödeme talebine istinaden, hangi hakediş faturasına karşılık yapıldığını görebilir, hakedişine kolayca ulaşabilir, hakedişe baz oluşturan imalatları, kesintileri, yansıtmaları, sözleşmeleri ve zeyilnameleri inceleyebilirsiniz. Bu sayede hakediş sürecinizi kontrol altına alabilirsiniz.
